Розрахунок відпускних 2024 - шпаргалка з прикладами

Формула розрахунку відпускних

Перше, що тут потрібно засвоїти: при розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані дні відпустки) бухгалтер повинен керуватися Порядком № 100.

З п. 7 цього Порядку випливає, що

для визначення відпускних необхідно середньоденний заробіток помножити на кількість календарних днів відпустки

У свою чергу, для розрахунку середньої заробітної плати потрібно сумарний заробіток за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період (розрахунковий період) поділити на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду (за винятком законодавчо встановлених святкових і неробочих днів). При цьому з розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100).

У вигляді формули розрахунок відпускних виглядає так:

В = Д x ЗП : (К - Св - Ч),

де В — сума відпускних;

Д — кількість календарних днів відпустки;

ЗП — сума заробітної плати за розрахунковий період;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);

Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;

Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.

Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:

— розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;

— виплати, що нараховані за розрахунковий період і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

Зверніть увагу. На сайті в розділі Бланки - Розумні бланки в екселі, можна завантажити розрахунок відпускних в екселі

Розрахунковий період

Усі дані щодо порядку визначення розрахункового періоду наведемо у таблиці.

Визначення розрахункового періоду

Загальний випадок

У загальному випадку обчислення середньої зарплати для оплати часу відпустки проводимо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.

Як визначити розрахунковий період у такому загальному випадку, покажемо на прикладі.

Приклад 1. Працівника прийнято до установи у січні 2018 року. Із 1 червня 2021 року він йде у щорічну основну відпустку.

Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати буде червень 2020 року — травень 2021 року. Тобто останні повні 12 місяців перед місяцем настання відпустки.

Менше року у трудових відносинах

Працівникові, який пропрацював у роботодавця менше року, «середню» обчислюємо виходячи з виплат за фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця надання відпустки. Тобто враховуємо тільки повністю відпрацьовані місяці.

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу з 19 жовтня 2020 року. Із 7 червня 2021 року він йде у щорічну основну відпустку.

Як бачите, працівник пропрацював в установі менше 12 календарних місяців. Тому відпускні слід обчислювати за фактичний час роботи з першого по перше число місяця, що передує місяцю надання відпустки.

Отже, розрахунковим періодом буде листопад 2020 року — травень 2021 року.

Перший робочий, але не перший календарний

Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо в розрахунковий період як повний. Про це чітко зазначено у п. 2 Порядку № 100.

Як працює це правило, розглянемо на умовному прикладі.

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу з 4 січня 2021 року (перший робочий день в установі). 10 червня він іде у щорічну основну відпустку.

У цій ситуації січень 2021 року є «повноцінним» місяцем, а тому його слід включити до розрахункового періоду. Тож розрахунковим періодом буде січень — травень 2021 року.

Відсутній розрахунковий період

Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то рахуємо «середню» виходячи з його окладу. Проте якщо такий оклад нижчий за мінзарплату, тоді обчислення проводимо з МЗП, установленої на час розрахунку.

Приклад 4. Працівниця відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років йде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2021 року. Її оклад у червні становить 6461 грн. У розрахунковому періоді їй зарплата не нараховувалася.

Працівниця не мала заробітку в розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року). При цьому її оклад (6461 грн) вищий за МЗП, що діє у місяці початку відпустки (6000 грн). Тож середньоденну зарплату розраховуємо з окладу: 6461 х 12 : (365 - 11) = 219,02 (грн).

Майте на увазі: якщо працівника прийнято на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводимо з окладу/МЗП, обчислених пропорційно зайнятості.

Приклад 5. Працівника з 1 червня 2021 року прийнято на роботу на 0,5 штатної одиниці. 17 червня 2021 року він звільняється. При звільненні йому має бути виплачена компенсація за 1 к. дн. невикористаної відпустки. Оклад працівника — 5260 грн.

Працівник не відпрацював жодного дня у 12-місячному періоді, що передує місяцю звільнення. Розрахунок середньоденної зарплати проводимо з окладу, але не нижче за МЗП. Також враховуємо зайнятість. Оклад працівника (5260 грн) нижчий за МЗП (6000 грн).

Середньоденна становитиме:

6000 х 0,5 х 12 : (365 - 11) = 101,69 (грн).

Святкові і неробочі дні

З розрахункового періоду, що припадає на період з 24.03.2022 до закінчення воєнного стану, святкові та неробочі дні не вилучаємо, адже на цей період вони скасовані.

Не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки. Так, при визначенні тривалості розрахункового періоду виключають, зокрема, святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП. Це ви вже зрозуміло із останніх двох прикладів.

У нашій країні нині всього 11 святкових і неробочих днів. Перелічимо їх:

1 січня - Новий рік
8 березня - Міжнародний жіночий день
1 травня - День праці
8 травня - День пам'яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939 - 1945 років
28 червня - День Конституції України
5 липня - День Української Державності
24 серпня - День незалежності України
1 жовтня - День захисників і захисниць України
25 грудня - Різдво Христове.

один день (неділя) - Пасха (Великдень)
один день (неділя) - Трійця

Приклад 6. Працівнику установи надано щорічну основну відпустку із 31 травня 2021 року. Розрахунковий період: травень 2020 року — квітень 2021 року (365 к. дн).

Кількість днів, що беруть участь у розрахунку відпускних:

365 - 10 = 355 (к. дн.).

Зверніть увагу: оскільки Пасха (Великдень) у 2020 і 2021 роках припала на різні місяці (у 2020 році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня), на 12-місячний розрахунковий період травень 2020 року — квітень 2021 року припадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів.

Інші періоди, які виключають

Крім святкових і неробочих днів, із розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). У такому разі в розрахунку середнього заробітку для оплати відпустки не беруть участі:

• дні простою не з вини працівника (у тому числі на період карантину), за які за працівником частково зберігався заробіток. Якщо за час простою за працівником зберігалася середня заробітна плата, то такий «простійний» період візьме участь у розрахунку відпускних (див. лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07);

• дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин. Інша річ, якщо працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий тиждень. При визначенні «середньої» робочі дні, протягом яких він не працював у зв’язку з таким режимом роботи, із розрахунку не виключаємо. На цьому нещодавно наголошували і фахівці Мінекономіки (див. лист від 01.04.2021 р. № 4711-06/19889-07);

• дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);

• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком).

Зауважимо: раніше дозволялося не включати до розрахункового періоду також час, не відпрацьований працівником з інших поважних причин (наприклад, через стихійні лиха, бойові дії тощо). Проте у грудні 2020 року до Порядку № 100 було внесено зміни, які виключили таку можливість. Тепер дні такого невідпрацювання повинні залишатися в розрахунку.

Розглянемо декілька прикладів.

Приклад 7. Працівник установи іде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2021 року. У розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року) він із 1 жовтня по 15 листопада 2020 року перебував у карантинній відпустці за свій рахунок (46 к. дн).

Спочатку із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді (365 к. дн.) виключаємо святкові та неробочі дні (11 к. дн). Отримуємо:

365 - 11 = 354 (к. дн.).

Потім прибираємо кількість днів відпустки за свій рахунок, але не всі 46 календарних днів, а за мінусом одного святкового дня, що припав на її період (14 жовтня). Адже такий день ми вже виключили з розрахунку разом з іншими святковими та неробочими днями.

Таким чином, у розрахунку відпускних візьмуть участь:

354 - (46 - 1) = 309 (к. дн.).

Приклад 8. Працівниця установи з 14 червня 2021 року йде в щорічну відпустку. У розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року) вона:

• з 01.06.2020 р. по 30.09.2020 р. (122 к. дн.) перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;
• • з 01.10.2020 р. по 30.11.2020 р., перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, працювала в режимі неповного робочого дня (4 години на день);
• • з 01.12.2020 р., перервавши «доглядову» відпустку, вийшла на роботу на повний робочий день.

Оскільки з 01.06.2020 р. по 30.09.2020 р. жінка не працювала і за нею не зберігався заробіток, цей час виключаємо з розрахункового періоду.

А ось час роботи в режимі неповного робочого дня і подальший час роботи після виходу з відпустки для догляду за дитиною потрапить до розрахунку в загальному порядку.

Таким чином, кількість календарних днів у розрахунковому періоді становить:

365 - 11 - (122 - 3) = 235 (к. дн.),

де 3 — кількість святкових (неробочих) днів, які припали на період відпустки для догляду за дитиною (7 червня, 28 червня та 24 серпня) та вже виключені з розрахункового періоду у загальній кількості святкових (неробочих) днів.

 Як визначити середньоденну зарплату та розрахунковий період зручна таблиця

Виплати, що включаються до розрахунку

Щоб визначити сумарний заробіток за розрахунковий період для обчислення суми відпускних, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а які туди потрапляти не повинні. Інформацію про це дає Порядок № 100. Так, п. 3 цього Порядку говорить про виплати, що включаються до розрахунку, а п. 4 — про ті, які не включаються.

Зауважимо: п. 3 Порядку № 100 віднедавна став дуже лаконічним. Так, у ньому говориться, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються:

— усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім перелічених у п. 4 Порядку № 100 та крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період. Включення премій в розрахунок буде наведено далі.

— лікарняні та декретні.

Нагадаємо, що виплати, які включаються до фонду оплати праці, регламентовано розд. 2 Інструкції № 5. На них і потрібно орієнтуватися, визначаючи «зарплатні» виплати, що включаються до розрахунку середнього заробітку для обчислення суми відпускних (звичайно, з оглядом на п. 4 Порядку № 100).

Майте на увазі: суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.

Виплати, що не беруть участі в розрахунку відпускних

Як враховувати премії?

При розрахунку «середньої» суми нарахованої зарплати відносимо до тих місяців, за які вони нараховані. Наприклад, якщо роботодавець у вересні 2021 року донарахував забуту «вислужну» надбавку за серпень, то при розрахунку «середньої» таку виплату відносимо до серпня (місяця, за який її нараховано).

А ось із преміями (у тому числі за місяць) та іншими заохочувальними виплатами за підсумками роботи за певний період (квартал, півріччя, 9 місяців тощо) ситуація зовсім інша. Для них новою редакцією абз. 3 п. 3 Порядку № 100 передбачено новий механізм включення.

Відтепер у цій нормі зазначено: «премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період».

По-перше, премії при розрахунку «середньої» слід розподіляти між місяцем їх нарахування і наступними за ним місяцями. При цьому кількість місяців розподілу дорівнює кількості місяців, за які нарахована премія.

Тобто якщо премія — квартальна, то вона враховується в заробіток тримісячного періоду (нарахована за три місяці). А враховувати її потрібно починаючи з місяці нарахування та у наступних двох місяцях (1_{місяць нарахування} + 2_{наступні місяці}). Якщо ж премія нарахована за пів року, то період, в якому вона враховується, дорівнює шести місяцям (1_{місяць нарахування} + 5_{наступні місяці}). І так само за аналогією для інших періодів.

По-друге, для визначення частини премії, що припадає на відповідний місяць розрахункового періоду, проводимо пропорційні розрахунки. Для цього спочатку суму премії за підсумками роботи за певний період ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована. Потім отриману суму множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період.

Формула включення пермій в розрахунок

Якщо зазначене перевести у формулу, то вона матиме такий вигляд:

П_м = П_п : РД_п х РД_м,

де П_м — частина премії, яка припадає на відповідний місяць розрахункового періоду;

П_п — сума премії, нарахованої за певний період;

РД_п — загальна кількість відпрацьованих робочих днів у періоді, за який нарахована премія;

РД_м— кількість відпрацьованих робочих днів у відповідному місяці розрахункового періоду.

Проте, на жаль, дехто з бухгалтерів пішов хибним шляхом і проводив обчислення «середньої» неправильно.

Про це, зокрема, свідчать варіанти розрахунків, наведені у групі «Спільнота бухгалтерів бюджетних установ» у Facebook. Масла у вогонь підливали роз’яснення деяких незалежних експертів. Саме тому довелось чекати роз’яснень Мінекономіки. І дуже тішить те, що фахівці Міністерства повністю підтвердили правильність нашого трактування оновленого п. 3 Порядку № 100.

У листі від 21.09.2021 р. № 4711-06/46416-07 вони розглянули таку ситуацію:

«Працівнику надано щорічну відпустку у вересні 2021 року. Розрахунковий період: вересень 2020 року — серпень 2021 року. У січні 2021 року йому нараховано винагороду за підсумками роботи за 2020 рік. До заробітку яких місяців розрахункового періоду слід додати частини суми такої винагороди при розрахунку середнього заробітку?»

Відповідь Мінекономіки: винагорода за підсумками роботи за 2020 рік, яка нарахована в січні 2021 року, враховуватиметься при обчисленні «середньої» шляхом додавання до заробітку працівника частини винагороди протягом січня — грудня 2021 року.

Якщо ж працівник йде у відпустку у вересні 2021 року, то при розрахунку відпускних враховується частина винагороди із січня по серпень 2021 року. І логіка Міністерства цілком зрозуміла, адже саме у січні 2021 року працівнику нарахована річна винагорода, а у серпні закінчується розрахунковий період.

Ну що ж, сподіваємось, офіційне роз’яснення від компетентного органу розставило всі крапки над «і».

Премія за місяць у розрахунку відпускних

Порядок урахування

На відміну від зарплати та непрацездатних виплат, які при обчисленні середньоденної зарплати відносять до місяців, за які вони нараховані,

премії за місяць ураховуємо в заробіток місяця її нарахування

Наприклад, премію, нараховану у квітні, включаємо в заробіток квітня. При цьому не має значення, за який місяць вона нарахована, — за попередній (у квітні за березень тощо) або ж за поточний (у квітні за квітень).

Щодо суми премії. Абзац третій п. 3 Порядку № 100 зобов’язує визначати суму премії, що візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, розрахунково. Як саме? Потрібно премію за відповідний місяць поділити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який вона нарахована, та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, в якому враховуємо премію. Причому якщо місяць, за який нараховано премію, відпрацьовано:

— частково, то суму премії, отриману розрахунково, враховуємо в розмірі не більше фактично нарахованої суми премії;

— повністю, — суму премії, отриману розрахунково, враховуємо в повному обсязі.

Дивимося, як це працює, на прикладі.

Числові приклади

Приклад 1. Працівник йде у щорічну відпустку з 6 травня 2024 року. Розрахунковий період: травень 2023 року — квітень 2024 року. У квітні 2024 року (відпрацьовано 22 робочих дні) йому нарахована щомісячна виробнича премія за квітень 2024 року в сумі 8000 грн.

Премію за квітень, що нарахована у квітні, враховуємо у складі заробітку квітня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії складе:

8000 : 22 х 22 = 8000 (грн).

Як бачите, у випадку з премією поточного місяця за поточний місяць кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який вона нарахована, та місяця, в якому вона нарахована, збігаються. Тож

якщо премію за місяць нараховуєте в поточному місяці за поточний місяць, то знаходити її суму розрахунково для цілей Порядку № 100 не має сенсу

В такому щасливому випадку премія завжди увійде до розрахунку в фактично нарахованій сумі.

Якщо ж премія в поточному місяці нараховується за попередній місяць, то маємо «танці з бубном». Дивимося наступний приклад.

Приклад 2. Працівник йде у щорічну відпустку з 1 травня 2024 року. Розрахунковий період: травень 2023 року — квітень 2024 року. У квітні 2024 року йому нарахована премія за березень 2024 року в сумі 8400 грн. Березень та квітень 2024 року відпрацьовані повністю (21 та 22 роб. дн. відповідно).

Премію за березень, що нарахована у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Обчислимо розрахунково суму премії, яка візьме участь у розрахунку середньоденної відпускної зарплати:

8400 : 21 х 22 = 8800 (грн).

Зверніть увагу, що отримана розрахунково сума премії, яка братиме участь у розрахунку середньоденної зарплати у складі заробітку квітня (8800 грн), вища за фактично нараховану (8400 грн). Проте нас це хвилювати не повинно.

Розрахункова сума премії може бути як менше, так і більше фактично нарахованої

Проте «обрізати» її суму до фактично нарахованої слід лише тоді, коли місяць, за який нараховано премію, відпрацьовано не повністю.

Приклад 3. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що працівник відпрацював березень не повністю у зв’язку з хворобою (фактично відпрацьовано 10 роб. дн.). У квітні 2024 року йому нарахована премія за березень 2024 року в сумі 4000 грн.

Премію за березень, що нарахована у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Обчислимо розрахунково суму премії квітня:

4000 : 10 х 22 = 8800 (грн).

Місяць, за який нарахована премія (березень), відпрацьований не повністю. Проводимо порівняння. Сума премії, отримана розрахунково (8800 грн), вища за фактично нараховану за неповністю відпрацьований місяць (4000 грн). Тож у заробіток квітня включаємо премію у фактично нарахованій сумі (4000 грн).

А тепер пропонуємо зібрати все, про що говорили вище, до купи в одному прикладі.

Приклад 4. Працівника прийнято на роботу з 06.11.2023. З 01.05.2024 він йде у щорічну відпустку на 5 календарних днів. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року — квітень 2024 року, 152 к. дн.) працівник з 22 по 31 січня (10 к. дн.) перебував у відпустці за свій рахунок. Щодо виплат, то окрім основної зарплати, працівнику нараховувалася премія:

варіант 1 — в поточному місяці за поточний;

варіант 2 — в поточному місяці за результатами роботи в попередньому місяці.

Розглянемо порядок розрахунку середньоденної зарплати залежно від обраного варіанта нарахування премії.

Варіант 1. Підприємство нараховує премію в поточному місяці за поточний.

У такому випадку щомісячні премії увійдуть до розрахунку середньоденної зарплати у фактично нарахованій сумі.

Виплати, що нараховані в розрахунковому періоді та візьмуть участь у розрахунку відпускних, наведені в табл. 1.

Таблиця 1. Виплати в розрахунку. Премія — місяць у місяць

Середньоденна зарплата складе:

139100 : (152 - 10) = 979,58 (грн/к. дн.).

Сума відпускних дорівнює:

979,58 х 5 = 4897,90 (грн).

Варіант 2. Підприємство нараховує в поточному місяці премію за результатами роботи в попередньому місяці. За такого підходу за преміями слід виконати вимоги абзацу третього п. 3 Порядку № 100.

Виплати, нараховані в розрахунковому періоді, та суми премій, у тому числі після переобчислення (графа 5) й застосування обмеження (графа 6), наведемо в табл. 2.

Таблиця 2. Виплати в розрахунку. У поточному місяці премія за попередній місяць

Середньоденна зарплата складе:

136517,14 : (152 - 10) = 961,39 (грн/к. дн.).

Сума відпускних дорівнює:

961,39 х 5 = 4806,95 (грн).

Як бачите, варіант із преміюванням у поточному місяці за результатами попереднього місяця призводить до ускладнення розрахунків. Тож краще його уникати на практиці.

Квартальна премія та розрахунок відпускних

За загальним правилом суми нарахованої зарплати враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані. Виняток із цього правила як раз стосується премій, у тому числі за квартал.

При розрахунку середньої зарплати премію за квартал враховуємо в заробіток 3 місяців (місяця нарахування + 2 наступних місяців)

Наприклад, підприємство нараховує премію за І квартал. Залежно від того, коли нараховується така квартальна премія, а саме в першому місяці наступного кварталу, тобто у квітні (рис. 1), чи в останньому місяці поточного кварталу, а саме в березні (рис. 2), залежатиме те, в заробіток яких місяців вона враховуватиметься.

Рис. 1. Премія за попередній квартал нараховується в першому місяці поточного кварталу

Рис. 2. Премія за поточний квартал нараховується в останньому місяці поточного кварталу

Цікаво, що за такого підходу не має значення, потрапив місяць нарахування квартальної премії до розрахункового періоду чи ні. Премія візьме участь у розрахунку середньої відпускної зарплати, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які вона розподіляється.

Приклад 1. Працівник іде в щорічну відпустку з 01.05.2024. Розрахунковий період — травень 2023 року — квітень 2024 року. Працівнику в останньому місяці кожного кварталу нараховувалися премії за підсумками роботи в такому кварталі.

У розрахунку середньоденної зарплати для визначення суми відпускних візьме участь премія за:

— І квартал 2023 року, що була нарахована в березні 2023 року та розподіляється на травень 2023 року. Тобто незважаючи на те, що премія за цей квартал нарахована за межами розрахункового періоду, вона у «грі», оскільки до розрахункового періоду потрапив місяць, на який вона розподіляється;

— ІІ квартал 2023 року, що була нарахована в червні 2023 року та розподіляється на червень — серпень 2023 року;

— ІІІ квартал 2023 року, що була нарахована у вересні 2023 року та розподіляєтеся на вересень — листопад 2023 року;

— ІV квартал 2023 року, що була нарахована в грудні 2023 року та розподіляється на грудень 2023 року, січень і лютий 2024 року;

— І квартал 2024 року, що була нарахована в березні 2024 року та розподіляється на березень і квітень 2024 року.

Після того, як визначилися, які квартальні премії візьмуть участь у розрахунку середньої, слід обчислити суми таких премій, що будуть віднесені до заробітку відповідного місяця.

До заробітку місяця, на який розподіляємо премію, відносимо частину суми премії, яку визначаємо так. Загальну суму квартальної премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів кварталу, за який вона нарахована, та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період (абзац третій п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100).

Приклад 2. Працівник йде у щорічну відпустку з 01.05.2024 на 24 календарних дні. Розрахунковий період — травень 2023 року — квітень 2024 року (366 к. дн.). З 2024 року на підприємстві запроваджено квартальне преміювання. У березні 2024 року працівнику було нараховано премію за підсумками роботи у І кварталі в сумі 65000 грн. Усі робочі дні І кварталу (65 роб. дн.) та місяці, на які розподіляється премія (березень 2024 року — 21 роб. дн., квітень 2024 року — 22 роб. дн.), були відпрацьовані повністю.

Обчислимо суму премії, яка буде віднесена до заробітку:

— березня 2024 року: 65000 : 65 х 21 = 21000 (грн);

— квітня 2024 року: 65000 : 65 х 22 = 22000 (грн).

Припустимо, що сума зарплати (за винятком премії) за розрахунковий період склала — 300000 грн. Тоді середньоденна зарплата дорівнює:

(300000 + 21000 + 22000) : 366 = 937,16 (грн/к. дн.).

Сума відпускних становитиме:

937,16 х 24 = 22491,84 (грн).

Увага! Якщо квартал, за який нараховано премію, відпрацьовано працівником частково, в розрахунок середньої зарплати враховуємо суму в розмірі не більше фактично нарахованої суми премії

Приклад 3. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що І квартал 2024 року відпрацьовано працівником частково у зв’язку з хворобою та відпусткою на дітей. Кількість фактично відпрацьованих робочих днів у І кварталі — 40.

Обчислимо суму премії, яка буде віднесена до заробітку:

— березня 2024 року: 65000 : 40 х 21 = 34125 (грн);

— квітня 2024 року: 65000 : 40 х 22 = 35750 (грн).

Оскільки І квартал 2024 року відпрацьовано частково, то слід порівняти загальну суму розподіленої премії з фактично нарахованою. Фактична сума премії (65000 грн) нижча за розподілену (34125 грн + 35750 грн = 69875 грн). Тож у розрахунку середньої зарплати фактична сума премії за І квартал 2024 року.

Припустимо, що сума виплат (за винятком премії) за розрахунковий період становила — 290000 грн. Тоді середньоденна зарплата дорівнює:

(290000 + 65000) : 366 = 969,95 (грн/к. дн.).

Сума відпускних становитиме:

969,95 х 24 = 23278,80 (грн).

Ще раз звертаємо вашу увагу на те, що порівняння розподіленої премії з фактично нарахованою проводимо виключно у випадку, якщо квартал, за який така премія нарахована, відпрацьовано не повністю.

Якщо ж працівник відпрацював усі робочі дні кварталу, то в розрахунку — суми розподіленої премії. Навіть якщо їх загальна сума, як у прикладі 2, більша за фактично нараховану премію. 

Враховуємо річну премію в розрахунок середньої зарплати

На прикладі розберемо ситуацію врахування річної премії в розрахунку середньої зарплати, якщо рік, за який вона нарахована, відпрацьований не повністю.

Для включення річної премії в розрахунок середньої зарплати треба мати такі вихідні дані:

• суму нарахованої премії;
• кількість фактично відпрацьованих днів у році, за який вона нарахована. А також, частково чи повністю він відпрацьований;
• місяць, в якому нараховано премію.

Річну премію враховуємо в розрахунку середньої зарплати протягом наступних 12 місяців починаючи з місяця її нарахування.

Як врахувати річну премію в розрахунок відпускних, якщо період, за який її нараховано, відпрацьований не повністю, розглянемо на прикладі.

Приклад. Працівник, якого прийняли на роботу 14 вересня 2021 року (стандартна п’ятиденка), йде у відпустку з 06.06.2022 на 10 календарних днів. Розрахунковим періодом для нарахування відпускних буде жовтень 2021 року — травень 2022 року. У розрахунковому періоді йому нараховано зарплату в сумі 53049,84 грн. Із 7 березня по 22 квітня 2022 року працівник перебував у відпустці без збереження зарплати (25 календарних днів у березні і 22 — у квітні).

Крім цього, у грудні 2021 року йому було нараховано річну премію за підсумками роботи за 2021 рік у сумі 4600,00 грн. У 2021 році він відпрацював (з моменту прийняття на роботу) 77 робочих днів.

За умовами прикладу працівнику нараховано премію за підсумками роботи за 2021 рік, але цей рік відпрацьований не повністю, оскільки працівник був прийнятий у вересні 2021 року.

На рисунку покажемо, на які місяці може бути розподілена премія, якщо вони потраплять у розрахунковий період, а також як враховуємо премію, яка потрапила у розрахунковий період за умовами наведеного прикладу.

Премія за 2021 рік у розрахунковому періоді жовтень 2021 року — травень 2022 року

Зауважте: попри те, що період, за який нарахована річна премія, менший за рік (усього 4 місяці), все одно вона має бути перерозподілена на 12 місяців (рік) починаючи з місяця її нарахування (грудня), бо є річною, і має бути врахована саме у 12 місяців, якщо ці місяці ввійдуть до розрахункового періоду. Але!

Із 29 квітня цього року при розрахунку частини премії, яка включається в розрахунковий період, треба застосовувати обмеження. Отже, ми маємо включити в розрахунок річну премію тільки в межах фактично нарахованої суми 4600 грн. Оскільки період, за який вона нарахована, відпрацьований частково. Як частини премії включаються в місяці розрахункового періоду та як застосовувати обмеження, покажемо в таблиці нижче.

Врахування річної премії при розрахунку середньої зарплати

Зауважте: з 14 вересня 2021 року (дня прийняття на роботу) і до 31 грудня 2021 року працівник відпрацював усі робочі дні за графіком роботи. Але, з погляду врахування премії, яка нараховується за підсумками роботи за рік, 2021 рік (за який премія нарахована) відпрацьований працівником частково.

Загальна сума розрахункової премії (5496,11 грн) перевищила суму фактично нарахованої премії (4600 грн). Тоді ми «обрізали» її до дозволених меж (4600 грн). При цьому в якому саме місяці розрахункового періоду зменшити суму премії, щоб «вписати» її в дозволені межі, не має значення (законодавством не визначений відповідний механізм).

Як бачите, ми її зменшили в останньому місяці розрахункового періоду. Вважаємо, що логічніше застосувати обмеження в послідовній черзі місяців розрахункового періоду. Тобто той розмір премії, що входить у дозволені межі, включаємо з початку розрахункового періоду і «відрізаємо» з його кінця. Але це не принципово.

Перейдемо до розрахунку відпускних. Визначимо кількість календарних днів, які ввійдуть до розрахункового періоду (жовтень 2021 року — травень 2022 року):

243 - 5 - (24 + 22) = 192,

де 243 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

5 — кількість святкових та неробочих днів, що припали на розрахунковий період (без урахування 24.04.2022, 01.05.2022 та 09.05.2022);

(24 + 22) — кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати (без врахування 08.03.2022, оскільки цей день виключений з розрахунку як святковий).

Розрахуємо суму заробітку для обчислення відпускних (зарплата + врахована премія):

53049,84 + 4600,00 = 57649,84 (грн).

Обчислимо середньоденну зарплату:

57649,84 : 192 = 300,26 (грн).

Розрахуємо суму відпускних:

300,26 х 10 = 3002,60 (грн).

Лікарняні та декретні в розрахунку відускних

З попереднього підрозділу ви пам’ятаєте, що при визначенні суми відпускних або компенсації за невикористану відпустку до розрахунку включають також допомогу по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100).

Водночас у загальному випадку допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування виплачують працівнику починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності. При цьому перші 5 днів оплачує роботодавець.

Чи означає це, що оплата днів хвороби за рахунок роботодавця не потрапить до розрахунку лікарняних? Зовсім ні.

До розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних включають загальну суму оплати періоду тимчасової непрацездатності.

Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Так було раніше (див. спільний лист Мінпраці і Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826) й оновлення Порядку № 100, не вплинуло на порядок включення лікарняних до розрахунку відпускної середньоденної зарплати.

Щоб краще розібратися в «лікарняних» нюансах, розглянемо приклад.

Приклад 2.6. Працівнику надають щорічну основну відпустку з 17.05.2021 р. тривалістю 24 календарних дні. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 року — квітень 2021 року.

За місяці розрахункового періоду працівникові нараховані заробітна плата в сумі 115000 грн і лікарняні за період тимчасової непрацездатності в лютому 2021 року (12 календарних днів) — 3934,44 грн.

Визначимо середньоденну заробітну плату:

(115000 + 3934,44) : (365 - 10) = 335,03 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Як бачите, і сума лікарняних, і дні, за які вони нараховані, беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. У результаті сума відпускних становить:

335,03 х 24 = 8040,72 (грн).

Від лікарняних переходимо до допомоги по вагітності та пологах. Про неї в Порядку № 100 прямо не говориться. Проте це не означає, що їй не місце в розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних. Адже допомога по вагітності та пологах компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Отже, вона підпадає під поняття виплат за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, які беруть участь у розрахунку відпускної середньоденної зарплати (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). До речі, Мінсоцполітики також «давало зелене світло» декретним у розрахунку відпускних.

Приклад 2.7. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 31.12.2020 р. по 05.05.2021 р. включно. У щорічну відпустку працівниця йде з 06.05.2021 р.

Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 року — квітень 2021 року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 95454,55 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 49573,44 грн, у тому числі за 5 днів травня 2021 року — 1967,20 грн.

Важливо! У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 47606,24 грн (49573,44 грн - 1967,20 грн).

Розрахуємо середньоденну заробітну плату:

(95454,55 + 47606,24) : (365 - 10) = 402,99 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Сума відпускних становить:

402,99 x 24 = 9671,76 (грн).

Кількість календарних днів, які включаємо в розрахунок відпускних у 2024 році 

Корисні посилання які стануть у нагоді:

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку відпускних (відпускної компенсації) у 2022 році

Тривалість щорічної основної відпустки педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників

Зарплатна помилка: чи враховувати її при обчисленні середньої

Перехідні відпускні: на що звернути увагу

При написанні шпаргалки використовувались матеріали із журналів «Оплата праці», «Податки & бухоблік», «Бюджетна бухгалтерія»

Автори:

• Володимир Будз експерт з питань оплати праці журналу «Бюджетна бухгалтерія»
• Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань,
• Савченко Олена, налоговый эксперт,
• Ушакова Лілія, експерт з кадрових і податкових питань,
• Долга Ірина, експерт з питань оплати праці