Чи можна утримати матеріальну допомогу, яку виплатили помилково?

Розмір допомоги на оздоровлення

Медичним працівникам в обов’язковому порядку виплачують допомогу на оздоровлення. Її розмір дорівнює посадовому окладу відповідного працівника. Виплату «оздоровчих» проводять при наданні щорічної основної відпустки (абз. 4 п. 2 постанови КМУ «Питання оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 11.05.2011 № 524).

Майте на увазі: допомога на оздоровлення надається медичним працівникам державних та комунальних установ незалежно від відомчого підпорядкування. Тому, незалежно від того факту, що медична сестра працює у закладі освіти, як медичному працівнику їй виплачується обов’язкова допомога на оздоровлення згідно із нормами постанови № 524.

Якщо медична сестра працює на умовах неповного робочого часу (на 0,25; 0,5; 0,75 ставки тощо), то розмір допомоги на оздоровлення визначають від фактично зайнятого посадового (неповного) окладу (див. лист МОЗ від 02.03.2017 № 10.1-13/Д-1/697-17/6006). У цьому випадку розмір оздоровчої допомоги обчислюють шляхом множення посадового окладу, встановленого в місяці надання щорічної відпустки, на частину зайнятості працівниці. 

До якої частини відпустки надавати допомогу?

Щорічну відпустку на прохання працівника можна поділити на частини за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Це встановлено ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Якщо керівник установи погодиться, аби працівнику поділили щорічну відпустку на частини, допомогу на оздоровлення працівник має отримати тільки один раз у розмірі посадового окладу, установленого на момент виходу у відпустку. Таку допомогу можна надавати до будь-якої частини відпустки.

Відпустку працівникам надають відповідно до графіку відпусток, а конкретний її період узгоджують між працівником і роботодавцем у межах строків, визначених графіком.

Матеріальна допомога на оздоровлення нележить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат. Це зафіксовано у пп. 2.3.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 № 5.

А ст. 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР відносить таки виплати до складових заробітної плати.

Тож якщо бухгалтер помилково виплатив працівниці матеріальну допомогу на оздоровлення в розмірі посадового окладу двічі на рік, то суму однієї з таких виплат треба повернути. 

Зарплата завищена: чи можна виправити?

Виправити помилку, пов’язану із зайвими нарахуванням та виплатою працівнику заробітної плати, у тому числі матеріальної допомоги як її складової частини, можна не завжди.

Порядок відрахування таких сум із зарплати працівника встановлює ст. 127 КЗпП.

Відповідно до цієї норми утримати у працівника помилково виплачене можна за одночасного виконання таких умов:

1) зайва виплата відбулася у результаті лічильної помилки;

2) працівник не оспорює підстави та розмір відрахування. При цьому згоду краще зафіксувати письмово (у вигляді окремої заяви або безпосередньо у наказі (розпорядженні) про проведення відрахувань із заробітної плати);

3) наказ роботодавця про відрахування видається не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Що належить до лічильних помилок? Відповідь на це питання знаходимо в п.п. 1 п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 № 13. Так, це неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за той самий період тощо.

Увага! Не можуть вважатися лічильними не пов’язані з обчисленнями помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору.

Таким чином, до лічильних можна віднести:

• механічні помилки (наприклад, уведення недостовірних даних до бухгалтерської програми, неправильне написання суми);
• арифметичні помилки (зокрема, отримано неправильний результат під час підсумовування складових зарплати);
• помилки через збій бухгалтерської програми (наприклад, дворазове нарахування заробітної плати).

У свою чергу, не є лічильною помилкою:

• неправильне обчислення середньої зарплати через недотримання встановленого порядку її розрахунку;
• оплата часу роботи у вихідний день у подвійному розмірі у разі надання іншого дня відпочинку;
• застосування відмінного від зазначеного в колективному договорі процента для розрахунку суми премії або доплати за роботу у вечірній час тощо.

Як діяти залежно від типу виявленої помилки? Про це розповімо далі. 

Лічильні помилки

Якщо всі умови, установлені ст. 127 КЗпП (див. вище), виконуються, то проблем із виправленням помилки не буде.

Все починається з доповідної (за потреби — пояснювальної) записки.

У бухгалтерській довідці бухгалтерія визначає суму, яку потрібно утримати (тобто зайво виплачену працівнику на руки).

Далі видається наказ про відрахування зайво виданої суми із зарплати працівника. Як ми зазначили раніше, зробити це слід не пізніше місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Важливо! Статтею 128 КЗпП встановлено обмеження на розмір відрахувань із «чистої» суми, що підлягає виплаті працівнику на руки. Так, загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % зарплати, що підлягає виплаті, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 %. Якщо сума, яку потрібно утримати, більша, доведеться розтягнути відрахування на кілька місяців. Крім того, врахуйте, що не можна проводити утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).

Щоправда, можна домовитись із працівником про добровільне відшкодування зайво виплачених йому сум на підставі заяви. Він може внести кошти до каси, перерахувати на рахунок установи чи попросити утримати їх із зарплати. За такого підходу зазначені вище обмеження щодо розміру відрахувань не застосовуватимуться.

До речі, так само можна вчинити, якщо працівник був згоден із сумою та підставою для відрахувань, але роботодавець запізнився із виданням наказу. Повернути надміру отримане працівник може з доброї волі — на підставі заяви.

Увага! Якщо працівник не згоден із сумою відрахувань або вважає помилку нелічильною, утримати кошти на підставі наказу не вийде.

Але роботодавець може спробувати щастя у суді. Якщо суд стане на його бік, стягнення здійснюють на підставі виконавчого листа.

А якщо повернути надміру виплачене неможливо? Наприклад, лічильну помилку виявили вже після звільнення працівника. У цьому випадку можна стягнути завдану роботодавцю шкоду з особи, винної у скоєнні помилки. Про це докладніше поговоримо далі під час розгляду нелічильних помилок. 

Нелічильні помилки

Припустимо, виявлено факт зайво виплаченої зарплати (матеріальної допомоги) через нелічильну помилку. Складено пояснювальну (доповідну) записку. Що робити далі?

Тут слід згадати про ст. 1215 ЦКУ. Відповідно до цієї норми не підлягають поверненню безпідставно набуті зарплата, допомога, якщо їх виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника.

Тому важливо розібратися, хто був винуватцем того, що працівник отримав більшу суму доходу. Можливо, сам працівник подав якісь відомості про результати своєї роботи, які не були достовірними та призвели до завищення суми зарплати. Якщо вина працівника встановлена, його можна притягнути до матеріальної відповідальності на підставі ст. 132 КЗпП (див. нижче).

Працівник ні до чого? Тоді спробуйте поговорити із ним. Можливо, він погодиться повернути суму переплати добровільно на підставі заяви.

Якщо домовитися не вдалося, стягнути з працівника зайво виплачене навряд чи вийде. Навіть через суди.

Так, Верховний Суд у постановах від 06.05.2020 у справі № 2а-3494/09/2670 та від 10.07.2019 у справі № 210/440/16-ц зазначив, що зобов’язання щодо повернення зайво виплачених сум виникає у працівника тільки у випадку:

•  рахункової помилки особи, яка робила таку виплату,

або

•  недобросовісності набувача такої виплати.

У ситуації з відсутністю вини працівника та відмовою добровільно повернути зайво отримане залишається стягнути помилково виплачену зарплату з особи, винної у скоєнні нелічильної помилки. Зазвичай це бухгалтер, який неправильно застосував норми законодавства або положення колективного договору при нарахуванні зарплати. Головний аргумент при цьому - посадова особа не належно виконувала трудові обов’язки. На це вказує постанова Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 № 14.

Якщо вибираєте варіант зі стягненням, то, звичайно, виправити нелічильну помилку не вийде, але можна відшкодувати шкоду, завдану установі винною особою. Яку відповідальність вона несе?

Працівники, що не є посадовими особами установи, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП, п. 7 постанови Пленуму ВСУ № 14). Тобто у разі коли помилково нарахована зарплата вища за середній заробіток винної особи, вона відшкодовує лише суму в межах свого середнього заробітку.

Головному бухгалтеру як керівнику також загрожує матеріальна відповідальність, але лише у тій частині, яка не відшкодована безпосередніми винуватцями (п. 6 постанови Пленуму ВСУ № 14). Його відповідальність також обмежена середнім заробітком.

Увага! Наказ (розпорядження) про притягнення винного працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше 2 тижнів з дня виявлення заподіяної ним шкоди.

Із наказом працівника ознайомлюють під підпис.

Якщо винна особа не погоджується з відрахуванням або його розміром, вона може звернутися із заявою до комісії по трудових спорах (ст. 224 КЗпП) або до суду (ст. 233 КЗпП).

Майте на увазі! Звернення наказу про притягнення до матеріальної відповідальності до виконання можливе не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Причому під зверненням до виконання розуміють передачу розпорядження бухгалтеру за розрахунками з працівниками, а не фактичне утримання коштів.

І ще один важливий момент. Проводячи утримання з винних осіб, не забувайте про обмеження суми відрахувань із зарплати, встановлені ст. 128 КЗпП (див. вище).

Такі обмеження не застосовують, якщо утримання здійснюється на підставі відповідної заяви працівника. У цьому випадку працівник має право самостійно визначити, яку суму він дозволяє відраховувати з його заробітку. 

Висновки

• Утримання зайво виплаченої зарплати можливе лише у разі лічильної помилки та за умови, що працівник не заперечує проти відрахування; наказ про це слід видати не пізніше місяця з дня виплати.

• Нелічильні помилки не дають підстав для примусового утримання — повернення коштів можливе лише за згодою працівника або у разі його недобросовісності.

• У випадку відсутності вини працівника надміру виплачені суми можуть бути стягнуті з особи, винної у помилці, у межах її середнього місячного заробітку.

• Усі відрахування із зарплати здійснюються з урахуванням обмежень, передбачених ст. 128 КЗпП, якщо працівник не надав письмової згоди на добровільне повернення коштів.