Допомога по вагітності та пологах: як розрахувати середньоденну зарплату?

У цій статті говоримо про нюанси обчислення середньоденної зарплати для визначення суми допомоги по вагітності та пологах роботодавцями, які не є резидентами Дія Сіті.

Допомогу по вагітності та пологах нараховують за календарні дні, що підлягають оплаті згідно з рішенням, прийнятим страхувальником чи уповноваженими ним особами із соціального страхування.

Для визначення суми допомоги потрібно обчислити середньоденну зарплату. Це обов’язкова опція. З неї й почнемо.

Середня зарплата у формулах

Обчислення середньоденної заробітної плати здійснюємо відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266). Як формула це має такий вигляд:

ЗП_сер = ЗП : К_рп,

де ЗП — зарплата в розрахунковому періоді, з якої справлявся ЄСВ;

К_рп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Якщо ж розрахунковий період відсутній, оскільки страховий випадок настав у перший день роботи, чи у розрахунковому періоді відсутній заробіток з поважних причин, то середньоденну зарплату знаходимо так:

ЗП_сер = О : 30,44,

де О — оклад (ставка або їх частина, якщо неповний робочий час), встановлена працівниці на день настання страхового випадку;

30,44 — середньомісячна кількість календарних днів.

Звісно, у переважній більшості випадків для розрахунку середньоденної зарплати використовуватиметься перша формула. Тож зосередимося на ній, а точніше на її показниках. Почнемо з розрахункового періоду.

Розрахунковий період та дні в ньому

Для наочності правила визначення розрахункового періоду наведемо в таблиці нижче.

До речі, якщо маєте справу з працівницею-сумісницею, то визначаєте розрахунковий період та обчислюєте допомогу по вагітності та пологах окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом.

Після того, як визначили розрахунковий період, підраховуємо у ньому кількість календарних днів, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. Це показник К_рп у першій формулі. При підрахунку не враховуємо календарні дні, на які припала дія таких поважних причин:

1) тимчасова непрацездатність;

2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

3) відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років;

4) відпустка без збереження заробітної плати;

5) призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією рф проти України;

6) період проходження військової служби, протягом якого відповідно до закону зберігалося місцем роботи та посада й не зберігався середній заробіток.

Усі інші календарні дні, не охоплені поважними причинами, зокрема й вихідні дні, включаємо до загальної кількості днів у розрахунковому періоді. Виняток з цього правила може з’явитися після внесення КМУ змін до п. 3 Порядку № 1266. Відповідний проєкт постанови оприлюднив СПО профспілок. Якщо цей проєкт стане постановою, то п. 3 Порядку № 1266 буде доповнено новим абзацом, відповідно до положень якого місяці розрахункового періоду, в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця), виключаються з розрахункового періоду. Тож слідкуйте за нашими публікаціями. Як тільки зміни відбудуться, ми вас про них оперативно проінформуємо. Наразі ж дотримуємося правила: з розрахунку виключаємо виключно дні, що охоплені поважними причинами.

З днями розібралися, переходимо до заробітку в розрахунку.

Зарплата в розрахунку середньої

При визначенні виплат, що братимуть участь у розрахунку середньої, рекомендуємо працювати з додатками Д1 до Об’єднаної звітності за періоди, що увійшли до розрахункового періоду + 1 місяць до його початку, якщо ви нараховуєте відпускні наперед.

До уваги беремо зарплату (зокрема й відпускні) в сумі, що увійшла до бази нарахування ЄСВ (графа 17 Д1)

Єдиний виняток — розрахунок середньоденної зарплати суміснику. У такому разі за сумісництвом зарплату включаємо в розрахунок таким чином, щоб сумарна зарплата, з якої розраховується допомога по вагітності та пологах, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не перевищувала розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (див. приклад 5).

Що стосується нарахованих у розрахунковому періоді лікарняних та допомоги по вагітності та пологах, то їх суми при розрахунку середньоденної зарплати не враховуємо.

Зарплатні виплати під час розрахунку відносимо до тих місяців, з якими вони були зазначені в графі 10 Д1. Про це свідчать роз’яснення, наведені ПФУ у листах від 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23, від 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 та від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106.

Відповідно якщо ви коригували відомості в Д1 за допомогою кодів типу нарахувань «2» чи «3» або відображали в Д1 за поточний місяць окремими рядками виплати за минулі / майбутні місяці, обов’язково беріть цей факт до уваги.

Увага! Поки не прийняли зміни до п. 3 Порядку № 1266, про які говорили вище, дотримуємося такого правила щодо невідпрацьованого місяця. Якщо у працівниці в розрахунковому періоді є місяць, не відпрацьований через поважні причини, які:

• тривали весь місяць, то зарплатні виплати, що нараховані в такому місяці, не враховуємо. Тобто з розрахунку виключаємо й дні, й виплати, що нараховані в такому місяці;
• переривалися, наприклад, вихідними днями, то дні, не охоплені поважними причинами, та виплати, що були нараховані в такому місяці, беруть участь у розрахунку середньої.

До розрахунку середньої зарплати включаємо виплати, які нараховані працівнику за тим трудовим договором, за яким призначено допомогу по вагітності та пологах. Так, наприклад, якщо працівниця — внутрішня сумісниця і їй призначено допомогу за обома місцями роботи, то й розрахунковий період визначаємо окремо, й виплати — окремо.

Середньоденна зарплата в прикладах

Приклад 1. Працівницю прийнято на роботу з 14.04.2025. З 24.04.2025 їй відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах. Проте вона вирішила попрацювати по 09.05.2025 та піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 10.05.2025.

Працівниця в трудових відносинах менше календарного місяця. Розрахунковий період для визначення середньоденної зарплати — фактична кількість календарних днів перебування у трудових відносинах перед настанням страхового випадку, а саме період з 14.04.2025 по 23.04.2025 (10 к. дн.).

Відтермінування дати початку відпустки за наявності сформованого листка непрацездатності не впливає на порядок визначення розрахункового періоду

Припустимо, що за період з 14.04.2025 по 23.04.2025 працівниці нарахована зарплата в сумі 12000 грн. Цей період відпрацьований нею повністю.

Середньоденна зарплата становить:

12000 : 10 = 1200 (грн/к. дн.).

Приклад 2. Працівницю прийнято на основне місце роботи з 02.09.2024 (01.09.2024 — вихідний день). З 30.04.2025 їй відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах.

Працівниця в трудових відносинах менше календарного року. Розрахунковий період — жовтень 2024 року — березень 2025 року (182 к. дн.), тобто фактичні календарні місяці перебування у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Вересень до розрахункового періоду не потрапляє.

Припустимо, що відповідно до Д1 Об’єднаного звіту зарплата за розрахунковий період, з якої сплачено ЄСВ, становить 212000 грн. При цьому весь січень 2025 року (31 к. дн.) працівниця не працювала у зв’язку з відпусткою за свій рахунок. Водночас у цьому місяці їй була нарахована винагорода за підсумками роботи за 2024 рік у сумі 12000 грн.

За таких умов середньоденна зарплата становить:

(212000 - 12000) : (182 - 31) = 1324,50 (грн/к. дн.).

Оскільки поважна причина, а саме відпустка за свій рахунок, тривала весь січень, то з розрахунку викидаємо як дні такої відпустки (31 к. дн.), так і винагороду (12000 грн), що була нарахована в цьому місяці.

Приклад 3. Працівниця перебуває в трудових відносинах з підприємством з 2020 року. З липня 2023 року по грудень 2024 року дію її трудового договору було призупинено. З 01.01.2025 працівниця вийшла на роботу. З 26 по 31 березня (6 к. дн.) вона хворіла, проте їй помилково було нараховано за ці дні зарплату в сумі 4000 грн. У квітні зарплата була відсторнована й нараховані лікарняні, що відображено в Д1 за квітень. З 30.04.2025 працівниці відкрито лікарняний по вагітності та пологах.

Розрахунковий період — квітень 2024 року — березень 2025 року (365 к. дн.). З розрахункового періоду виключаємо кількість календарних днів, на які припала дія поважних причин. Це 275 к. дн. призупинення дії трудового договору з квітня по грудень 2024 року та 6 к. дн. тимчасової непрацездатності в березні 2025 року.

Припустимо, що відповідно до Д1 за січень — березень 2025 року зарплата, з якої сплачено ЄСВ, становила 63000 грн. Проте до розрахунку середньої беремо зарплату за мінусом тієї, що була помилково нарахована за дні тимчасової непрацездатності (4000 грн). Тобто виплати відносимо до місяців з урахуванням їх майбутнього відображення в Д1 (див. лист ПФУ від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106).

Тоді середньоденна зарплата становить:

(63000 - 4000) : (365 - 275 - 6) = 702,38 (грн/к. дн.).

Приклад 4. Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років з лютого 2023 року. З 06.05.2025 їй відкрито лікарняний по вагітності та пологах. Оклад працівниці 20000 грн. Вона працює на умовах неповної зайнятості (займає 0,5 штатної одиниці).

Розрахунковий період — травень 2024 року — квітень 2025 року. У ньому працівниця не відпрацювала жодного дня через поважну причину — відпустку для догляду за дитиною. Тож розрахунок середньоденної зарплати проводимо з окладу працівниці, встановленого на час настання страхового випадку, з урахуванням зайнятості. Середньоденна зарплата становить:

20000 х 0,5 : 30,44 = 328,52 (грн/к. дн.).

Розрахунок за сумісництвом

Як зазначалося вище, розрахунок середньоденної зарплати за сумісництвом проводиться окремо від розрахунку за основним місцем роботи. Єдине, що такі розрахунки пов’язуватиме, це вимога, що сумарна зарплата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Для того, щоб цю вимогу виконати, працівник має надати роботодавцеві за сумісництвом довідку про середню зарплату за основним місцем роботи за формою, наведеною в додатку до Порядку № 1266. Якщо у працівника декілька місць роботи за сумісництвом, то такі ж довідки він надає також з таких місць роботи, де вже розрахували лікарняні.

Приклад 5. Працівниця прийнята на роботу за сумісництвом з 04.11.2024. З 05.05.2025 їй відкрито лікарняний по вагітності та пологах. Розрахунковий період — грудень 2024 року — квітень 2025 року (151 к. дн.) відпрацьовано повністю. Працівниця надала довідку про середню зарплату з основного місця роботи. Відомості про нараховану їй зарплату за основним місцем роботи (відповідно до наданої довідки) та за місцем роботи за сумісництвом наведемо в таблиці нижче.

Середньоденна зарплата на роботі за сумісництвом становить:

85000 : 151 = 562,91 (грн/к. дн.).

Що ж, із розрахунком середньоденної зарплати визначилися. А ось про те, як визначити суму допомоги по вагітності та пологах, читайте в статті «Декретні 2025: розрахунок на прикладах» // «Податки & бухоблік», 2025, № 39. Повірте, там є про що поговорити, адже далеко не завжди розрахунок допомоги по вагітності та пологах проводиться виходячи з фактичної середньоденної зарплати працівника.

Висновки

• Для цілей визначення суми допомоги по вагітності та пологах середньоденну зарплату знаходимо, розділивши зарплату в розрахунковому періоді, з якої справлявся ЄСВ, на кількість календарних днів у такому розрахунковому періоді.
• Якщо у розрахунковому періоді працівниця з поважних причин не мала заробітку, середньоденну зарплату обчислюємо з окладу (або його частини), встановленого на день настання страхового випадку.
• У загальному випадку розрахунковим періодом, за який обчислюється середня зарплата, є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.

Податки & бухоблік Травень, 2025/№ 39