Обчислюємо лікарняні: в розрахунковому періоді не відпрацьований місяць

Всього 6 поважних причин!

При обчисленні непрацездатної середньої (для допомоги по тимчасовій непрацездатності від ПФУ та оплаті перших 5 днів хвороби роботодавцем) керуємося правилами, встановленими Порядком № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Непрацездатну середню розраховуємо діленням виплат розрахункового періоду, на які нараховувався ЄСВ, на кількість календарних днів цього періоду без урахування днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку № 1266). Перелік поважних причин є вичерпним. Наведемо його.

Період відсутності через будь-які інші причини, навіть якщо роботодавець вважає їх поважними, не виключаємо з розрахунку лікарняних.

Відсутність з поважних причин всі робочі дні місяця

Календарний місяць, у якому всі робочі дні не відпрацьовані з поважних причин, виключається з розрахункового періоду.

Тобто якщо поважні причини, які тривали цілий місяць, перервані вихідними днями, то з розрахунку виключаємо цей місяць з 1 до останнього числа.

Адже з 18.07.2025 п. 3 Порядку № 1266 містить такий абзац:

Місяці розрахункового періоду, в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця), виключаються з розрахункового періоду

Трохи історії щодо скасування, а потім повернення цього правила, а також про позицію ПФУ щодо цього ви можете прочитати у статті «Невідпрацьований місяць у розрахунку лікарняних: думка фахівців ПФУ» // «Оплата праці», 2025, № 16 (ср. 025135600).

Розглянемо приклади виключення поважних причин при обчисленні лікарняних.

Цілий місяць поважні причини відсутності, але з перервою на вихідні

Приклад 1. Працівник хворів з 5 по 12 листопада. У розрахунковому періоді листопад 2024 — жовтень 2025 він не працював через тимчасову непрацездатність, підтверджену у встановленому порядку, з 1 по 10 жовтня, з 13 по 24 жовтня та з 27 по 31 жовтня. 11, 12, 25 та 26 жовтня вихідні дні за графіком його роботи. Зарплатних нарахувань у жовтні не мав (окрім лікарняних).

Рис. 1. Поважні причини, перервані вихідними днями

Чи можна з розрахункового періоду виключити весь жовтень 2025 року? Питання виникає тому, що у жовтні не покриті поважними причинами 4 календарних дні. Ці дні для працівника є вихідними. Проте їх немає у переліку поважних причин для виключення з розрахунку.

Поряд із цим є рятівний абзац 2 п. 3 Порядку № 1266. Згідно з ним ми можемо виключити з розрахунку повністю 31 календарний день жовтня (з першого до останнього числа календарного місяця). Оскільки не працювала особа (у робочі дні) з поважних причин, а у вихідні дні вона не мала працювати взагалі.

Отже, у цій ситуації виключаємо повний місяць (31 календарний день) з розрахунку лікарняних.

Виключаємо всі календарні дні місяця, але є нарахована премія

Приклад 2. Скористаємося умовами попереднього прикладу щодо хвороби. Припустимо, що у жовтні 2025 року працівнику нарахована премія за вересень 2025 року (згідно з Положенням про преміювання). Чи включати в розрахунок премію за вересень 2025 року, яка нарахована в жовтні?

Правила включення виплати до розрахунку лікарняних прописані у Порядку № 1266. Не в будь-якому іншому, а саме в цьому нормативному документі.

У бухчатах іноді майоріє питання включення премій у розрахунок лікарняних. Чому? Бо ще й досі деякі бухгалтери плутають розрахунок середньої відпускної зарплати і середньої непрацездатної. Так от, правила обчислення відпускних регулює інший нормативний документ, в якому, зокрема, премія враховується по-особливому. Для лікарняних — орієнтиром є Порядок № 1266.

Відповідно до п. 3 Порядку № 1266 до розрахунку включаємо виплати, на які нарахований ЄСВ. Згідно з п. 32 Порядку № 1266 виплати включаємо у розрахунок непрацездатної середньої на підставі додатка Д1 Податкового розрахунку.

Усі виплати мають бути включені у той місяць розрахункового періоду, за який вони показані у графі 10 додатка Д1 Податкового розрахунку. Зарплата, у тому числі й премії, відображаються в Д1 у тому місяці, в якому вони нараховані, незалежно від того, за який період вони нараховані. При цьому в графі 10 (місяць, за який нарахована виплата) завжди буде поточний місяць (місяць фактичного нарахування в бухобліку).

Отже, при розрахунку лікарняної середньої премії враховуються повністю у тому місяці, в якому вони були нараховані в бухобліку і відображені в Д1.

Тобто ніякого окремого спецправила (на відміну від обчислення відпускних) щодо включення премій у розрахунок лікарняних не існує.

Поряд із цим, якщо з розрахунку виключаємо повністю всі календарні дні місяця, то і виплати цього місяця теж маємо виключити.

Тому у цьому випадку разом із виключеними з розрахункового періоду всіма календарними днями жовтня (31 к. дн.) виключаємо і премію, яка нарахована в жовтні. Тобто жовтень і за днями, і за сумою в розрахунку буде нульовим.

Цілий місяць поважні та інші причини відсутності

Приклад 3. Працівник хворів з 5 по 12 листопада. В розрахунковому періоді листопад 2024 — жовтень 2025 він не працював через тимчасову непрацездатність, підтверджену у встановленому порядку, з 1 по 10 жовтня, з 15 по 24 жовтня та з 27 по 31 жовтня. 11, 12, 25 та 26 жовтня — вихідні дні за графіком його роботи. А 13 та 14 жовтня працівник не прийшов на роботу, бо почувався погано (надав роботодавцю пояснення). Ці два дні роботодавець зазначив у табелі обліку робочого часу як «І» (дні неявок спочатку були «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин, а потім скориговані на «І» — інші причини). Зарплатних нарахувань у жовтні не мав (окрім лікарняних).

Рис. 2. Поважні причини, інші причини, вихідні дні

На відміну від прикладу 1, у цій ситуації не вийде викинути з розрахунку цілий місяць. Адже два дні 13 і 14 жовтня, коли працівник був відсутній, не підпадають під поважні причини при обчисленні лікарняних. Навіть якщо роботодавець визнав відсутність працівника поважною і працівник надав письмове пояснення. Дні відсутності через інші причини неявок, окрім перелічених у п. 3 Порядку № 1266, мають залишитися в розрахунку.

Тож за жовтень 2025 року з розрахунку викидаємо тільки 25 календарних днів, які підтверджені хворобою. Чотири вихідні дні, що не покриті хворобою, а також 2 дні з іншою причиною неявок залишаються в розрахунку. Отже, у жовтні залишиться в розрахунку 6 календарних днів при нульовій сумі виплат.

Невідпрацьований місяць та квартальна премія

Приклад 4. Скористаємося умовами попереднього прикладу 3 щодо хвороби та днів неявок з інших причин. Припустимо, що працівнику у жовтні 2025 року нарахована премія за 3 квартал 2025 року (згідно з Положенням про преміювання) у сумі 30000 грн. Чи включати в розрахунок таку премію?

Премії включаються у розрахунок лікарняних у тому місяці розрахункового періоду, в якому вони нараховані і відображені в Д1 Податкового розрахунку. При цьому неважливо, за який період нарахована така премія (хоч за місяць, хоч за квартал, хоч за рік…). Вона увійде до розрахунку у повній сумі, в якій нарахована. Тут нічого розподіляти не треба.

За умовами прикладу 4 до розрахункового періоду у жовтні 2025 року потрапляють 6 календарних днів та премія в сумі 30000 грн.

Висновки

• Перелік поважних причин для виключення днів з розрахунку лікарняних є вичерпним і включає лише 6 пунктів. Дні відсутності працівника з будь-яких інших причин залишаються в розрахунку.
• Календарний місяць можна виключити повністю (з першого до останнього числа), якщо всі робочі дні в ньому покриті поважними причинами.
• Премії включаються до розрахунку лікарняних у повній сумі і виключно в місяці їхнього нарахування, відповідно до додатка Д1. Спецправила розподілу премій, як для відпускних, не застосовуються.
• Якщо місяць повністю виключається з розрахункового періоду, то нарахована в ньому премія (навіть за попередній період) також виключається.

Оплата праці Грудень, 2025/№ 23