Премії та річна винагорода у розрахунку відпускних

Середньоденну зарплату для оплати днів відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) розраховують за алгоритмом, установленим Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100). Про нього розповідали у статті «Розрахунок відпускних у 2025 році: все, що потрібно знати» // «Податки & бухоблік», 2025, № 41. У цій статті наголошувалось, що у розрахунку середньоденної зарплати беруть участь серед інших виплат і премії та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період (далі для зручності називатимемо їх усі преміями). Водночас премії зустрічаються й серед виплат, які не враховують при обчисленні відпускної середньої. Отже, визначимося з тим…

…які премії (не) потрапляють до розрахунку

Звернемося до пп. 3 і 4 Порядку № 100. З їх норм випливає, що

в обчисленні середньоденної відпускної зарплати беруть участь премії, що не мають разового характеру, а виплачуються працівникам на постійній основі (систематично)

Однак як відрізнити разову премію від премії, що має систематичний характер? Законодавство не надає чітких критеріїв для цього. Тож радимо звертати увагу на суть премії та на те, у зв’язку з якою подією / метою й на якій підставі її нараховано.

Систематичні премії. Систематичними вважаються премії та інші заохочувальні виплати, які виплачуються за певний період — за місяць, квартал, півріччя тощо. Вони включаються до розрахунку відпускних. Навіть якщо локальні документи підприємства передбачають, що їх виплата здійснюватиметься лише за наявності грошових коштів.

Наприклад, положенням про преміювання передбачено виплату премії щомісячно за наявності фінансових можливостей. Через їх відсутність роботодавець нарахував премію лише в одному місяці, що увійшов до розрахункового періоду. В цьому випадку така премія буде враховуватись у розрахунку середньоденної зарплати, оскільки вона є за своєю суттю систематичною, а не одноразовою (див. лист Мінсоцполітики від 04.10.2016 № 1374/13/8416).

Зауважте, що премію (винагороду) за підсумками роботи за рік, так звану тринадцяту зарплату, для цілей обчислення відпускних не можна вважати одноразовою, хоч вона й виплачується раз на рік. Таку виплату включають до розрахунку відпускних. На це звертав увагу спеціаліст Мінекономіки в статті «Винагороди та премії: розрахунок середньої» // «Податки & бухоблік», 2021, № 15.

Одноразові премії. Серед виплат, які не потрапляють до розрахунку середньоденної зарплати відповідно до п. 4 Порядку № 100, оскільки є одноразовими, зазначені:

• премії (виплати), пов’язані з святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
• премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності).

Такі премії не беруть участі в розрахунку відпускних. Тож залишаємо їх за бортом, а далі говоримо про систематичні премії й про порядок їх включення до розрахунку.

Порядок включення премій

За загальним правилом суми нарахованої зарплати, лікарняних, допомоги по вагітності та пологах враховуємо до середнього заробітку в тому місяці, ЗА який вони нараховані (абзац другий п. 3 Порядку № 100). А ось премії становлять виняток з цього правила. Так,

при розрахунку середньоденної зарплати премію ураховуємо в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вона нарахована, починаючи з місяця, в якому вона нарахована

Тобто якщо це премія за:

• місяць, то її враховуємо в заробіток 1 місяця, а саме того, в якому вона нарахована;
• квартал, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 3 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 2 місяці);
• рік, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 12 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 11 місяців).

Увага! Не має значення, потрапив місяць нарахування премії до розрахункового періоду чи ні. Частина премії візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які розподіляється премія (див. лист Мінекономіки від 21.09.2021 № 4711-06/46416-07).

Після того, як розібралися з місяцями врахування премії, визначаємо розрахунково частину премії, яка додається до заробітку таких місяців, що входять до розрахункового періоду. Для цього фактичну суму премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована, та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період. І так за кожним місяцем, що увійшов до розрахункового періоду та на який розподіляється премія.

Розподілили премію? Що ж, не зупиняймося! Якщо період, за який нараховано премію працівником, відпрацьований:

• частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховуємо суму премії в розмірі не більше її фактично нарахованої суми;
• повністю — суму премії, отриману розрахунково, враховуємо в повному обсязі.

Розберемо на прикладах, як це працює. Почнемо зі щомісячних премій.

Премії за місяць у розрахунку

Приклад 1. Працівник йде у щорічну відпустку з 16 червня 2025 року на 24 к. дн. Розрахунковий період: червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн. У розрахунковому періоді працівнику була нарахована зарплата з окладу в розмірі 240000 грн та щомісячні виробничі премії (виплата передбачена за наявності фінансових можливостей):

1) у квітні 2025 року (відпрацьований повністю, 22 роб. дн.) за квітень 2025 року в сумі 9500 грн;

2) у травні 2025 року (відпрацьований частково через непрацездатність, а саме 12 роб. дн.) за травень 2025 року в сумі 5200 грн.

Працівнику нараховувалися премії в поточному місяці за поточний.

1. Премію за квітень (9500 грн), яка була нарахована у квітні, враховуємо у складі заробітку квітня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії складе:

9500 : 22 х 22 = 9500 (грн).

2. Премію за травень (5200 грн), яка була нарахована у травні, враховуємо у складі заробітку травня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії дорівнює:

5200 : 12 х 12 = 5200 (грн).

Як бачите, в обох випадках розрахункова сума премії дорівнює її фактично нарахованій сумі. Чому так? Бо кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який нарахована премія, та місяця, в якому вона нарахована до виплати, збігаються. Звідси висновок —

якщо премія нараховується місяць у місяць, то її включаємо до розрахунку середньоденної зарплати у розмірі фактично нарахованої суми

Відповідно сума середньоденної зарплати становить:

(240000 + 9500 + 5200) : 365 = 697,81 (грн/к. дн.).

Сума відпускних за 24 к. дн. дорівнює:

697,81 х 24 = 16747,44 (грн).

Отже, порядок включення до розрахунку премій, які нараховують місяць у місяць, простий. Що ж стосується премій, які нараховують в поточному місяці за попередній, то тут все набагато складніше. Дивимося наступний приклад.

Приклад 2. Працівник йде у щорічну відпустку з 9 червня 2025 року на 10 к. дн. Розрахунковий період: червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн. З урахуванням наявних фінансових можливостей, працівнику були нараховані щомісячні виробничі премії:

1) у грудні (відпрацьований повністю, 22 роб. дн.) за листопад (відпрацьований повністю, 21 роб. дн.) — 8000 грн;

2) у лютому (відпрацьований повністю, 20 роб. дн.) за січень (відпрацьований повністю, 23 роб. дн.) в сумі 8000 грн;

3) у квітні (відпрацьований повністю, 22 роб. дн.) за березень (відпрацьований частково через щорічну відпустку, а саме 10 роб. дн.) — 3809,52 грн.

Зарплата з окладу за розрахунковий період — 330000 грн.

Працівнику нараховувалися премії в поточному місяці за попередній.

1. Премію за листопад, яка нарахована у грудні, враховуємо в заробіток грудня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії дорівнює:

8000 : 21 х 22 = 8380,95 (грн).

Ця сума (8380,95 грн) більша за фактично нараховану суму премії (8000 грн). Але оскільки листопад (місяць, за який нарахована премія) відпрацьований повністю, то в розрахунку вся сума премії, отримана розрахунково, тобто 8380,95 грн.

2. Премію за січень, яка нарахована у лютому, враховуємо в заробіток лютого (місяця нарахування). Розрахункова сума премії становить:

8000 : 23 х 20 = 6956,52 (грн).

Саме у такій сумі її буде додано до заробітку лютого.

3. Премію за березень, яка нарахована у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії складе:

3809,52 : 10 х 22 = 8380,94 (грн).

Березень (місяць, за який нарахована премія) був відпрацьований частково. Тож застосовуємо обмеження — під час обчислення середньої заробітної плати враховуємо суму премії в розмірі не більше фактично нарахованої, тобто не більше ніж 3809,52 грн. Таким чином, у розрахунку середньоденної зарплати у складі зарплати квітня візьме участь премія за березень в сумі 3809,52 грн.

Середньоденна зарплата становитиме:

(330000 + 8380,95 + 6956,52 + 3809,52) : 365 = 956,57 (грн/к. дн.).

Сума відпускних за 10 к. дн. дорівнює:

956,57 х 10 = 9565,70 (грн).

Підсумуємо.

Розрахункова сума премії, яка додаватиметься до заробітку відповідного місяця розрахункового періоду, може бути як нижчою, так і вищою за її фактично нараховану суму

Проте обрізаємо розрахункову суму премії до фактично нарахованої лише тоді, коли місяць, за який нарахована премія, відпрацьований частково.

Далі в центрі нашої уваги — включення премій за квартал до розрахунку відпускних.

Як урахувати премії за квартал

Приклад 3. Працівник йде у щорічну відпустку з 10 червня 2025 року на 10 к. дн. Розрахунковий період: червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн. На підприємстві запроваджено щоквартальне преміювання, але премії виплачуються лише у разі досягнення певних виробничих показників. Працівнику були нараховані:

1) у квітні 2024 року — премія за І квартал 2024 року в сумі 12000 грн (квартал відпрацьований повністю, 65 роб. дн.);

2) у липні 2024 року — премія за ІІ квартал 2024 року в сумі 15000 грн (квартал відпрацьований частково через відпустку без збереження зарплати, а саме 60 роб. дн. з 65 роб. дн.).

Зарплата з окладу за розрахунковий період — 485000 грн.

1. Премія за І квартал 2024 року, що нарахована у квітні 2024 року, для цілей Порядку № 100 має враховуватися в заробіток таких 3 місяців — квітня (місяця нарахування премії), травня і червня. Проте до розрахункового періоду потрапляє лише 1 місяць — червень (відпрацьовано 20 роб. дн.).

Визначаємо частину суми квартальної премії, яка буде додана до заробітку червня 2024 року. Для цього загальну суму квартальної премії (12000 грн) ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів кварталу, за який вона нарахована (65 роб. дн.), та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів червня (20 роб. дн). Отримуємо:

12000 : 65 х 20 = 3692,31 (грн).

2. Сума премії за ІІ квартал 2024 року (15000 грн), що нарахована у липні 2024 року, розподіляється на 3 місяці — липень (місяць нарахування премії, відпрацьовано 23 роб. дн.), серпень (22 роб. дн.) і вересень (21 роб. дн.). Усі ці місяці входять до розрахункового періоду.

Обчислимо суму премії, яка буде віднесена до заробітку:

• липня 2024 року: 15000 : 60 х 23 = 5750 (грн);
• серпня 2024 року: 15000 : 60 х 22 = 5500 (грн);
• вересня 2024 року: 15000 : 60 х 21 = 5250 (грн).

ІІ квартал 2024 року був відпрацьований частково. Тому порівнюємо загальну суму розподіленої премії з її фактичною сумою. Розподілена сума премії (5750 + 5500 + 5250 = 16500 (грн)) вища за фактичну суму премії (15000 грн). Тож у розрахунку середньоденної зарплати — фактична сума премії за ІІ квартал 2024 року — 15000 грн.

Середньоденна зарплата становитиме:

(485000 + 3692,31 + 15000) : 365 = 1379,98 (грн/к. дн.).

Сума відпускних дорівнює:

1379,98 х 10 = 13799,80 (грн).

Переходимо до винагороди за підсумками роботи за рік.

Винагорода за рік у розрахунку

Винагороду (премію) за підсумками роботи за рік включаємо в заробіток 12 місяців — місяця нарахування та 11 наступних місяців. Якщо такі місяці потрапляють до розрахункового періоду, то визначаємо частину винагороди, яку потрібно буде віднести до них. Звісно, не забуваємо про обмеження, якщо рік, за який нарахована винагорода, відпрацьований не повністю (див. вище).

Приклад 4. Працівник йде у відпустку з 18 червня 2025 року на 14 к. дн. Розрахунковий період: червень 2024 року — травень 2025 року. У квітні 2025 року працівник був у відпустці за свій рахунок. Тож кількість календарних днів, що бере участь в розрахунку середньої — 335 к. дн.

Щороку у січні на підприємстві нараховують винагороду за підсумками роботи за попередній рік. У січні:

• 2024 року працівнику нарахована винагорода за 2023 рік у сумі 38400 грн. У 2023 році було відпрацьовано 240 роб. дн. з 260 роб. дн. (через непрацездатність та щорічну відпустку);
• 2025 року працівнику нарахована винагорода за 2024 рік у сумі 48300 грн. У 2024 році було відпрацьовано 230 роб. дн. з 262 роб. дн. (через відпустку без збереження зарплати, щорічну відпустку та непрацездатність).

Зарплата з окладу за розрахунковий період — 495000 грн.

У розрахунку середньоденної зарплати візьме участь частина винагороди за підсумками роботи за:

1) 2023 рік, що була нарахована у січні 2024 року та враховується у червні — грудні 2024 року;

2) 2024 рік, що була нарахована у січні 2025 року та враховується у січні — травні 2025 року.

Суми винагороди, розподілені за місяцями, що увійшли до розрахункового періоду, наведені у таблиці нижче.

Розподіл винагороди за рік за місяцями розрахункового періоду

Проведемо порівняння загальних сум розподілених винагород за 2023 та 2024 роки з їх фактичною сумою, оскільки і 2023 рік, і 2024 рік відпрацьовані частково.

Фактична сума винагороди за 2023 рік (38400 грн) вища за загальну розподілену на місяці розрахункового періоду: червень — грудень 2024 року (21920 грн). У розрахунку відпускних візьме участь розподілена сума винагороди за 2023 рік — 21920 грн.

Фактична сума винагороди за 2024 рік (48300 грн) вища за загальну розподілену на місяці розрахункового періоду: січень — травень 2025 року (18060 грн). Тож до обчислення середньоденної зарплати потрапляє розподілена сума винагороди за 2024 рік — 18060 грн.

Середньоденна зарплата становить:

(495000 + 21920 + 18060) : 335 = 1596,96 (грн/к. дн.).

Сума відпускних за 14 к. дн. дорівнює:

1596,96 х 14 = 22357,44 (грн).

Висновки

• До розрахунку відпускних включаємо премії, що не мають разового характеру, а виплачуються на постійній основі, тобто систематично.
• Премії під час обчислення відпускної середньоденної ураховуємо в заробіток місяця їх нарахування та наступних за ним місяців.
• Премія візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які вона розподіляється.
• До заробітку місяця, на який розподіляється премія, додається частина такої премії. Її визначають діленням фактичної суми премії на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, до якого вона додається.
• Якщо період, за який нарахована премія, відпрацьований неповністю, то до розрахунку відпускних потрапляє загальна сума премії, розподіленої на місяці розрахункового періоду, в розмірі, що не перевищує фактичну суму премії.

Податки & бухоблік Травень, 2025/№ 41