Договір оренди в електронному вигляді: нюанси укладення

Що можна підписати «електронним» підписом?

ФДМУ передбачив, що кваліфікованим електронним підписом (далі — КЕП) можна підписати:

— договори оренди, які укладаються (продовжуються) за результатами проведення електронних аукціонів;

— договори оренди, які укладаються (продовжуються) без проведення аукціонів;

— акти приймання-передачі об’єкта оренди.

Як підписати договір КЕП?

Для вашої зручності наведемо коротку інструкцію підписання договорів оренди за допомогою КЕП*.

* Повну версію Інструкції про порядок підписання документів кваліфікованим електронним підписом можна переглянути за посиланням: orenda.gov.ua/wp-content/uploads/2022/06/instruktsiia-do-doruchennia-_4.5-.pdf

Тож далі розглянемо покроково дії балансоутримувача, орендодавця та переможця аукціону (орендаря).

Крок 1

Орендодавець перевіряє факт сплати авансового внеску та забезпечувального депозиту переможцем аукціону (у разі якщо така сплата вимагається).

Крок 2

Орендодавець формує договір у форматі pdf.

Такому договору орендодавець присвоює реєстраційний номер та підписує його КЕП. Для цього слід використовувати сервіс sign.diia.gov.ua.

Після таких дій орендодавець надсилає на електронну адресу балансоутримувача:

— підписаний орендодавцем договір та квитанцію про підписання КЕП;

— проєкт акта приймання-передачі орендованого майна у форматі Word (якщо цей документ вимагається);

— запрошення (лист у форматі pdf із присвоєним йому реєстраційним номером). Примірний зміст запрошення та інструкцію з підписання документа КЕП можна переглянути за посиланням, яке ми наводили вище.

Крок 3

Строк для підписання балансоутримувачем договору і акта приймання-передачі (за наявності) орендодавець установлює до п’яти робочих днів. Надання роз’яснень щодо підписання зазначених документів проводиться в телефонному режимі.

Крок 4

Зверніть увагу: цей крок стосується випадків, коли станом на третій робочий день після затвердження орендодавцем протоколу про результати аукціону переможець не сплатив авансовий внесок та/або забезпечувальний депозит. При цьому переможець аукціону вирішив скористатися правом сплатити ці кошти протягом 20 робочих днів із моменту формування протоколу.

У такому разі орендодавець здійснює дії, передбачені кроками 2 та 3. При цьому він підписує договір за допомогою КЕП після того, як балансоутримувач підписав (за допомогою КЕП) договір оренди і акт приймання-передачі та надіслав їх на електронну адресу орендодавця. Інший варіант — орендодавець підписує договір після того, як фіксує відмову балансоутримувача від підписання договору шляхом складення акта, і після того, як переможець аукціону сплатив на рахунок орендодавця авансовий внесок і забезпечувальний депозит.

Крок 5

Балансоутримувач підписує за допомогою КЕП договір оренди й акт приймання-передачі та надсилає їх на електронну адресу орендодавця. При цьому також застосовується сервіс sign.diia.gov.ua.

Крок 6

Орендодавець надсилає отриманий підписаний договір і акт приймання-передачі на електронну адресу переможця аукціону (орендаря). Водночас орендодавець надсилає запрошення (pdf-копію листа, підписаного орендодавцем), примірний зміст якого та інструкція з підписання наведені за посиланням, зазначеним вище.

Крок 7

Для підписання переможцем аукціону (орендарем) договору і акта приймання-передачі орендодавець установлює строк до п’яти робочих днів. Також орендодавець телефонує переможцю аукціону (орендарю) для надання роз’яснень щодо порядку підписання зазначених документів КЕП.

Крок 8

У такому разі переможець аукціону (орендар) наполягає на підписанні зазначених документів у письмовій формі. Про таке рішення він повідомляє орендодавця у відповіді на надісланий ним електронний лист.

Крок 9

Після підписання договору оренди та акта приймання-передачі орендованого майна за допомогою КЕП переможець аукціону (орендар) надсилає підписані документи на електронну адресу орендодавця.

Крок 10

Може статися так, що протягом п’яти робочих днів із моменту надіслання запрошення орендодавця переможець аукціону:

— відмовився від підписання договору;

— не підписав договір у встановлений строк;

— не повідомив про своє рішення підписати договір у письмовій формі.

У таких випадках орендодавець складає і завантажує до електронної торгової системи (далі — ЕТС) акт про відмову переможця аукціону від підписання договору оренди.

Крок 11

Орендодавець фіксує відмову балансоутримувача від підписання договору шляхом складення акта у випадках, якщо:

— орендодавець не отримав від балансоутримувача у встановлений строк договір і акт приймання-передачі, підписані КЕП;

— отримав відмову балансоутримувача від підписання договору.

Крок 12

Після складання акта, зазначеного у кроці 11, орендодавець формує двосторонній договір** і додатково складає акт приймання-передачі, де особою, яка передає орендоване майно, є орендодавець. Далі дії орендодавця відповідають крокам 2 — 7.

** Форму двостороннього договору можна знайти за посиланням: orenda.gov.ua/formy-dokumentiv/lyst-shchodo-ukladennia-dvostoronnoho-dohovoru-orendy-mizh-orendarem-i-orendodavtsem/.

Крок 13

Переможець аукціону має право підписати договір оренди і відмовитися від підписання акта приймання-передачі у разі, якщо:

— станом на дату підписання акта приймання-передачі орендар не отримав від балансоутримувача фактичного доступу до об’єкта оренди;

— запевнення, передбачені пп. 9.1.1 і 9.1.2 Примірного договору***, не відповідають дійсності і переможець аукціону бажає це зазначити в акті;

— є інші підстави, про які має бути зазначено в листі переможця аукціону орендодавцю.

У таких випадках орендодавець запрошує орендаря і балансоутримувача узгодити зміни або доповнення до акта приймання-передачі. Якщо ж балансоутримувач відмовився від підписання договору, то орендодавець погоджує зміни/доповнення до акта приймання-передачі з переможцем аукціону без участі балансоутримувача.

*** Примірний договір оренди нерухомого або іншого окремого індивідуально визначеного майна, що належить до державної власності, затверджений постановою КМУ від 12.08.2020 № 820.

Крок 14

Якщо орендар безпідставно відмовляється від підписання акта приймання-передачі, орендодавець вживає заходів для припинення договору оренди, передбачених п.п. 12.6.3 Примірного договору (ср. USER_SHOW_ID). Такий договір вважається припиненим на 5-й або 15-й робочий день після підписання договору оренди залежно від того, хто саме є переможцем аукціону (орендарем).

Крок 15

Після отримання від переможця аукціону (орендаря) підписаних ним договору оренди та акта приймання-передачі орендованого майна орендодавець завантажує ці файли разом із квитанціями про підписання документів до ЕТС.

У разі якщо акт приймання-передачі не підписано не з вини орендаря, орендодавець завантажує до ЕТС договір оренди разом із квитанцією про підписання документа без акта приймання-передачі.

Одночасно орендодавець вживає заходів для усунення перешкод для підписання акта приймання-передачі орендованого майна.