Новий закупівельний рік: з чого почати?

Звітуємо про минулорічні договори

На початку кожного року замовникам доводиться звітувати про виконання договорів про закупівлю, укладених у попередньому році. Адже Законом № 922 (п. 12 ч. 1 ст. 10) передбачено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в системі закупівель інформацію про закупівлю, а саме звіт про виконання договору про закупівлю (далі — звіт).

При цьому відзвітувати необхідно протягом 20 робочих днів із дня:

• або виконання сторонами договору про закупівлю,

• або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами,

• або його розірвання.

Будьте уважні! Згадування у зазначеній нормі формулювання «або» надає вам право самостійно обирати, з якої події розпочинати відлік строку для звітування про виконання договору про закупівлю.

Обчислюємо такий строк за правилами, визначеними ст. 253 ЦКУ. Відтак перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок.

А ось якщо останній день оприлюднення припадає на неробочий (святковий) день, керуємось ч. 5 ст. 254 ЦКУ. Зокрема, у такому разі днем закінчення строку буде перший за вихідним (святковим, неробочим) робочий день.

Таким чином, якщо останній день строку для оприлюднення звіту припадає на вихідний, відзвітувати потрібно у перший робочий день після закінчення такого строку.

Про які договори звітуємо?

Така вимога стосується виключно закупівельних договорів. Тобто договорів, які укладено між замовником і учасником за результатами проведення процедур закупівель (відкриті торги, торги з обмеженою участю, конкурентний діалог, переговорна процедура) або спрощених закупівель та які передбачають платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.

З огляду на це, уповноваженим особам (далі — УО) доведеться звітувати у 2022 році про:

1) договори, які були укладені у 2021 році, але з певних причин залишились невиконаними;

2) договори, строк виконання яких закінчився 31.12.2021 (за умови, що сторони виконали свої зобов’язання у 2021 році, але про такі договори не був оприлюднений звіт);

3) договори, які були укладені у грудні 2021 року в обсязі, що не перевищує 20 % суми початкового договору про закупівлю.

Увага! Відзвітувати потрібно щодо договорів, укладених за результатами як процедур закупівель, так і спрощених закупівель. Перелік інформації, що має містити звіт, наведено у ст. 42 Закону № 922.

Про які договори НЕ звітуємо?

З кожного правила є винятки. Звісно, це стосується і виконання деяких договорів, звіт про які оприлюднювати немає необхідності.

Наведемо їх:

1) договори, укладені без застосування електронної системи закупівель у випадках, зазначених у ч. 3 ст. 3 Закону № 922 (договори, вартість яких не перевищує 50 тис. грн);

2) договори, укладені без застосування спрощеної закупівлі у випадках, наведених в ч. 7 ст. 3 Закону № 922 (договори, вартість яких від 50 до 200 тис. грн);

3) договори, укладені відповідно до ч. 5 та 6 ст. 3 Закону № 922 (договори, на які не поширюється дія цього Закону).

Такий висновок пояснити просто: вищезазначені договори не відповідають визначенню «договір про закупівлю». А тому замовник не повинен оприлюднювати звіт про їх виконання.

Однак при укладанні прямих договорів у першому та другому випадках УО має скласти звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи.

А щоб ви точно не заплуталися, коли та про які договори слід оприлюднювати звіт, наведемо нижче п’ять правил успішного звітування.

П’ять правил успішного звітування про виконані договори

Звіт не оприлюднили: чи є відповідальність?

Відповідальність за порушення закупівельного законодавства передбачена ч. 1 ст. 164¹⁴ КУпАП.

Отже, за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту УО може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Тому будьте уважні та не проґавте строки звітування за такими договорами.

Штрафи за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту

Плануємо закупівлі на 2022 рік

Частково плануванням закупівель на 2022 рік замовники почали займатись ще наприкінці минулого року. Насамперед це стосується закупівель товарів та послуг, у яких є постійна потреба в розпорядника коштів. Наприклад, це комунальні та телекомунікаційні послуги, продукти харчування тощо.

Та вже наразі у січні кожній УО доведеться виважено зайнятись плануванням річної потреби в закупівлі товарів, робіт та послуг. Звичайно, самотужки з цим завданням їй не впоратись. Тому доведеться «підключити» до цього відповідального процесу працівників інших структурних підрозділів установи.

Хто передає такі документи УО для формування річного плану, за якою формою та в які строки? Механізм взаємодії між структурними підрозділами під час планування закупівель варто визначити в окремому внутрішньому розпорядчому документі. Наприклад, таким документом може бути Порядок (Положення) взаємодії між структурними підрозділами під час планування та проведення закупівель¹.

¹ Про такий документ ми розповідали в матеріалі «Уповноважена особа: готуємо документи перед стартом» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 45, с. 10).

Усі закупівлі, які ви будете здійснювати у 2022 році, повинні обов’язково знайти своє відображення в річному плані. При цьому пам’ятайте про головну умову — спочатку закупівля має бути запланована, а лише потім — проведена.

Тож, аби успішно впоратися з цим завданням, візьміть до уваги наші рекомендації щодо планування закупівель на 2022 рік. Процес планування закупівель можна розбити на такі кроки:

Алгоритм планування закупівель

1. Визначаємо потребу в закупівлі товарів, робіт та послуг.

УО отримує інформацію про потребу в тих чи інших предметах закупівель від структурних підрозділів установи. Наприклад, такі відомості працівники можуть подавати у вигляді пропозицій щодо включення до річного плану. Звичайно, на початку року не завжди є змога 100-відсотково визначити річну потребу в різних товарах, роботах та послугах. З огляду на це, при визначенні такої потреби варто проаналізувати обсяг закупівель минулого року.

При цьому пам’ятайте: Закон № 922 не містить прямої вимоги щодо планування закупівель на підставі кошторису. Разом з тим розпорядники, орієнтуючись на вимоги бюджетного законодавства, планують закупівлі саме на підставі бюджетних асигнувань, передбачених кошторисом (або тимчасовим кошторисом).

Тому майте на увазі: планувати закупівлі замовник може й без затверджених асигнувань у кошторисі (тимчасовому кошторисі). Жодного порушення бюджетного чи закупівельного законодавства з цього питання не буде. На цьому наголошувало і Мінекономіки у своєму листі «Щодо планування закупівель» від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 (ср. USER_SHOW_ID).

Водночас замовник має право укласти договір про закупівлю лише на суму бюджетних призначень, визначених у кошторисі (тимчасовому кошторисі). Інакше укладення договору може вважатись порушенням бюджетного законодавства.

2. Визначаємо параметри закупівель.

За кожною запланованою закупівлею визначаємо предмет закупівлі товарів, робіт та послуг відповідно до вимог Порядку № 708², а також орієнтовну очікувану вартість щодо кожного предмета з урахуванням Методики № 275³. Залежно від очікуваної вартості закупівлі здійснюємо вибір процедури для кожної із закупівель.

² Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708.

³ Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275.

3. Затверджуємо річний план закупівель.

Спочатку УО формує та затверджує річний план закупівель. Оформити таке рішення слід паперовим протоколом. Типової форми цього документа немає. Є лише перелік інформації, яку повинен містити річний план. Про це зазначено в ч. 2 ст. 4 Закону № 922.

Утім, для того, аби потім УО змогла оприлюднити річний план на електронному майданчику, вся необхідна інформація має бути зібрана спочатку в паперовому вигляді.

4. Оприлюднюємо річний план.

Оприлюднюємо такий документ протягом п’яти робочих днів із дня затвердження річного плану (тобто дня затвердження протоколу). Також не забуваймо, що норми законодавства вимагають накладати на цей документ ЕЦП.

Які закупівлі НЕ зазначаємо в річному плані?

До річного плану закупівель НЕ включаємо видатки, які здійснюють як:

• відшкодування (компенсація) витрат, у т. ч. таких як, наприклад, відшкодування витрат за звітами про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (на підставі авансових звітів), відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю;

• видатки на оплату праці;

• видатки на оплату адміністративних послуг, судових витрат, податків, зборів, мита, штрафів.

Також до річного плану не вносимо будь-які інші видатки, що не передбачають придбання товарів, робіт і послуг. Такий підхід до складання річного плану пояснюється тим, що план не є фінансовим документом.

У цьому документі збираємо інформацію про придбання товарів, робіт та послуг, які плануємо здійснити протягом року. Ну і звичайно, за потреби внесимо зміни до річного плану.

Річний план не склали, а договір уклали: чи є відповідальність?

Які ж наслідки можуть очікувати замовника, якщо він укладе договір, але попередньо таку закупівлю не запланує в річному плані? Наслідки абсолютно невтішні.

Насамперед невиконання цієї обов’язкової умови Закону № 922 загрожує штрафом за порушення закупівельного законодавства.

Так, у разі придбання товарів, робіт і послуг до або без проведення процедур закупівель, спрощених закупівель на службових (посадових) осіб, на УО замовника може бути накладено штраф від 25500 до 51000 грн.

Тож головні орієнтири щодо дій на початку закупівельного року ми для вас визначили. А в наступних номерах будемо розбиратися з усіма закупівельними нюансами і тонкощами.