14067 8

Помилки та проблеми при електронних закупівлях

26.09.16
Ось уже більше місяця, як уся держзакупівельна спільнота перейшла на електронні рейки. Чи є нині проблеми в застосуванні е-торгів? Які помилки замовників та учасників трапляються частіше? Що варто зробити для удосконалення механізму реалізації електронних закупівель у певних випадках? На ці та інші запитання даємо відповіді сьогодні.

Автор: Дуброва Ярослава, консультант з публічних закупівель

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ

Закон № 922 — Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2016 р. № 922.

Наказ № 490 — наказ Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 р. № 490.

ВИКОРИСТАНІ СКОРОЧЕННЯ

ЕЦП — електронний цифровий підпис.

Напевно, ніхто не буде сперечатися, що електронні закупівлі збільшили в рази відкритість та прозорість закупівель держави. І це великий плюс реформи. Та, на жаль, не всі замовники, та й учасники теж, прагнуть такої відкритості та прозорості. І щоб ці особи долучилися до системи «Прозорро», їх треба хіба що за шию туди затягувати й показувати переваги електронних закупівель над паперовими. Може, вони бояться всього нового, а не тільки «Прозорро»? Та, як кажуть, насправді люди бояться не нового, вони бояться втратити добре відоме їм старе!

Тож однією з проблем застосування е-торгів в Україні поки що залишається недовіра окремих суб’єктів ринку закупівель до електронних новацій. Проте практика показує, що чим далі, тим більше учасників реєструються в системі «Прозорро», беруть участь в торгах, а замовники все частіше проводять електронні допорогові закупівлі у «Прозорро». Тож маємо надію, що проблема недовіри скоро вичерпає себе.

Неузгодженість у реалізації

Слід зазначити, що найбільше питань виникає щодо реалізації на практиці в електронній системі закупівель положень законодавства про публічні закупівлі. На жаль, не завжди в системі реалізація норм та вимог можлива так, як це прописано в законодавчому акті. Розглянемо деякі позиції.

1. Оприлюднення звіту про укладені договори

Розпочнемо з допорогових закупівель.

Нагадаємо, що в силу положень Закону № 922 застосування електронної системи закупівель «Прозорро» при допорогових закупівлях не є обов’язковим. Але якщо замовник укладає прямий договір поза системою, то він має оприлюднити в системі звіт про укладені договори, форму якого затверджено наказом № 490. Зауважте, на такий звіт передбачено накладення ЕЦП. Здавалося б, що складного в тому, щоб заповнити певні графи в системі, створивши один документ, та накласти на нього ЕЦП?

Виявляється, не все так просто та швидко! Для того, щоб ваш допороговий звіт по укладеному договору система оприлюднила, необхідно спочатку заповнити на електронному майданчику (на якому зареєстрований замовник) сам звіт, накласти на нього ЕЦП. Потім заповнити інформацію про так званого «переможця» торгів (напевно, мається на увазі контрагент за договором), після чого накласти ЕЦП. Далі прикріпити файли зі звітом та з договором. При цьому система знову вимагає від замовника накладати ЕЦП.

Отже, замість вчинення двох дій: створення одного документа і накладення на нього один раз ЕЦП, замовнику потрібно вчиняти декілька дій, створюючи та прикріплюючи в системі документи, та на кожен з яких накладати ЕЦП. А якщо таких звітів у замовника сотня чи тисяча?

Зауважте, що на рівні Закону № 922 та наказу № 490 не передбачено в обов’язках замовника такого алгоритму дій. Тож така реалізація в системі оприлюднення звіту про укладені договори, звичайно, потребує змін з метою, дійсно, полегшення роботи в електронних закупівлях, про що постійно заявляють реформатори. Особливо якщо зважати, що додаткове навантаження у вигляді організації допорогових закупівель працівникам замовників, напевно ж, не оплачують.

2. Оприлюднення річного плану закупівель та додатка до нього, змін до них

Нагадуємо, що форма річного плану закупівель затверджена наказом № 490. При цьому згідно з цим же наказом додаток до річного плану закупівель складають за формою річного плану.

Зауважте, що в системі ви не знайдете назви «додаток до річного плану закупівель», оскільки він в системі називається так, як і річний план: «форма річного плану закупівель». По факту оприлюднюються як річні плани, так і додатки до них без поділу на два різних сегменти, тобто всі підряд. І лише за очікуваною вартістю можна зрозуміти, де річний план, а де додаток до нього. Але ж не забуваємо про замовників, для яких є інші пороги щодо застосування Закону № 922, тож вартість предмета закупівлі в додатку до річного плану може бути вищою ніж 200 тис. грн.

Деякі замовники є вигадливими й у пункті 9 (Примітки) форми річного плану закупівель зазначають: «додаток до річного плану». Наприклад: Управління державної охорони України, закупівля № UA-P-2016-08-25-001025-b.

Інші ж замовники у пункті 7 (Процедура закупівлі) форми річного плану закупівель зазначають «Допорогові закупівлі». Наприклад: Служба автомобільних доріг у Київській області: Закупівля № UA-P-2016-08-12-000331-b. Та ми б не радили такого робити, оскільки перелік процедур публічних закупівель визначений у ст. 12 Закону № 922. Водночас у законодавстві про публічні закупівлі відсутній такий вид процедури закупівлі, як «допорогова закупівля».

Також у системі немає розмежування на первинний річний план (чи додаток до нього) і зміни до річного плану (додатка). Тож можна впункті 9 (Примітки) форми річного плану закупівель зазначити: «Зміни».

Цікаво, що в разі перевірки контролерами вчасності оприлюднення замовником змін до річного плану і додатка їм доведеться «перелопачувати» великий масив інформації в системі «Прозорро», оскільки саме на веб-порталі Уповноваженого органу мають бути оприлюднені зазначені документи. Вважаємо, що належним доказом оприлюднення є наявність документів на www.prozorro.gov.ua. Тож замовникам та учасникам радимо слідкувати, чи в повному обсязі та чи взагалі «підтягується» з електронних майданчиків уся інформація в систему «Прозорро», в тому числі й файл з ЕЦП (оскільки на практиці траплялися випадки, коли замовник накладав ЕЦП, але в системі «Прозорро» «висвічувалося»: Електронний цифровий підпис не накладено. Також траплялися випадки, коли учасники підкріплювали з майданчика документи, але в системі «Прозорро» їх не було видно.

3. Оприлюднення тендерної документації, змін до неї

На практиці як у замовників, так і в учасників виникають запитання щодо оприлюднення тендерної документації та змін до неї. Так, замовники по-різному розуміють, як необхідно відобразити в системі закреслені дані тендерної документації. А учасники ставлять собі запитання: то якою ж тендерною документацією необхідно керуватися, яка є в остаточній редакції зі змінами?

ДОВІДКА

Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 23 Закону № 922 зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Положення тендерної документації, до яких вносяться зміни, відображаються у вигляді закреслених даних та повинні бути доступними для перегляду після внесення змін до тендерної документації.

Зауважте: в разі внесення змін до тендерної документації у системі має бути видно такі три документи:

1

нова тендерна документація, викладена в новій редакції

2

документ з переліком змін до тендерної документації

3

документ, у якому зазначена попередня редакція положень, які змінюються, — у вигляді закреслених даних

При цьому учасники можуть керуватися як оновленим варіантом тендерної документації, так і файлом з переліком змін до документації, — зважаючи на те, як зручніше.

Далі на слайді (с. 4) видно реалізацію зазначеного у системі.

А от на наступному слайді (с. 4) видно, що замовник не оприлюднив у системі документ з переліком змін до тендерної документації, що може призвести до запитань від контролерів у майбутньому.

4. Помилки на етапі подання тендерних пропозицій

За Законом № 922 учасники можуть звернутися до замовника на етапі подання пропозицій із запитанням та з вимогою про усунення порушень. Також на цьому етапі учасник може оскаржити закупівлю до органу оскарження.
На практиці трапляється, коли або учасники при заповненні відповідних полів плутають в системі вимогу зі скаргою, або ж система сама через технічні збої, наприклад, присвоює вимозі статус скарги. Як наслідок, орган оскарження, по-перше, має витратити час на прийняття рішення про відмову в розгляді такої псевдоскарги, а по-друге, учасник може втратити час як для подання повторної вимоги замовнику, так і подання нової справжньої скарги до органу оскарження. Зверніть на це увагу.

Враховуйте, що замовник надає відповіді на запитання через електронний майданчик, з якого він оголосив відповідні торги.

 

 

Слід зважати: якщо на момент закінчення періоду подання тендерних пропозицій залишиться запитання без відповіді замовника, система автоматично заблокує проведення закупівлі й аукціон не буде проведено до розблокування. Тож для розблокування закупівлі замовник має відповісти на запитання (або вимогу про усунення порушень). При цьому кінцевий строк періоду подання тендерних пропозицій продовжиться не менше ніж на 7 календарних днів згідно з абз. 3 ч. 2 ст. 23 Закону № 922.

Трапляються також випадки, коли учасник не встигає подати вчасно тендерну пропозицію, оскільки відкладає таке подання на крайній строк, не враховуючи можливості виникнення таких нюансів, як:

1

відключення або поганий інтернет-зв’язок

2

відключення електроенергії

3

необхідність тривалого часу для завантаження даних у систему через їх великий розмір

4

банальне «зависання» комп’ютера тощо

Тож на зазначене варто зважати. Не зайвим буде взяти до уваги наведені ризики й замовникам при оприлюдненні того чи іншого документа: не відкладайте це на останню годину останнього дня строку!

5. Участь в аукціоні

Аукціон система визначає автоматично. Відбувається він у робочий день та робочий час. Замовник на цьому етапі буде просто спостерігачем за перебігом аукціону, а от учасникам варто зважати на таке.

Так, учасникам бажано уточнити та не проґавити час початку аукціону; зважати на наявність стабільного інтернет-зв’язку. Аукціон триває від 30 хвилин до 1 години, тож не варто відволікатися на щось інше, аби не проґавити перемогу.

Слід мати на увазі, що першим знижує ціну своєї пропозиції під час кожного з раундів аукціону той учасник, пропозиція якого найдорожча, на суму, не меншу за крок аукціону, відносно своєї попередньої ціни (ставки). Мінімальний крок аукціону замовник зазначає в оголошенні про проведення закупівлі.

До врахування: учасник може й не знижуватися, а залишити ціну незмінною взагалі або ж у певному раунді аукціону.

Учасники мають уважно стежити за часом ходу в аукціоні. Так, коли прийде час такого ходу, внизу екрана відкривається активна форма для введення ціни пропозиції. Для ходу система надає 2 хвилини, тож думати та рахувати необхідно швидко (а знаючи крок аукціону з оголошення, можна наперед прорахувати свої можливі ходи під час аукціону на пониження). Після чергового ходу учасник має впевнитись, що система надіслала йому повідомлення «Ваша пропозиція прийнята».

Зауважте, що при закупівлі з поділом на лоти система проводить аукціон по кожному з лотів окремо. При цьому система розкриє інформацію про учасників лише після завершення останнього аукціону по певному лоту в торгах.

Важливо! У кожному з раундів останній хід робить той учасник, який подав пропозицію з найнижчою ціною. Тож для збільшення шансів на перемогу учаснику варто подати цінову пропозицію, нижчу за очікувану вартість, на скільки це можливо.

6. Перевірка тендерних пропозицій

Як і раніше, у паперових торгах замовнику головне не допустити помилки при прийнятті рішення, що тендерна пропозиція повністю відповідає вимогам тендерної документації та немає підстав для її відхилення.

Увага! Тендерні пропозиції бачать усі, а неправильне рішення замовника може дуже швидко відгукнутись для нього оскарженням.

Також не забуваймо, що незважаючи на електронізацію закупівель, рішення тендерного комітету замовника приймається на його засіданнях та оформлюється у вигляді протоколу. Тож паперова робота в «тендеристів» нікуди не зникає.

Зауважте, що, наприклад, протокол розгляду тендерних пропозицій, який секретар тендерного комітету заповнює в системі при міжнародних торгах, — це не є протокольне рішення тендерного комітету. Натомість це форма, яка має бути оприлюднена за результатами прийняття відповідного рішення комітетом на своєму засіданні. Тож як рішення про розгляд пропозицій по міжнародних торгах, так і рішення про розгляд пропозиції переможця при українських торгах мають бути оформлені протокольно секретарем комітету за правилами ч. 4 ст. 11 Закону № 922.

Наостанок…

Цікаву інфографіку щодо питання застосування на практиці нецінових критеріїв можна побачити за посиланням: https://prozorro.gov.ua/ua/category/faq/technical/. Наприклад, щодо підстав застосування нецінових критеріїв та щодо того, як це виглядає на практиці; розібратися з тим, що таке «приведена ціна» і за якою формулою вона розраховується; що таке коефіцієнт корекції та яка формула його розрахунку тощо. Відповіді на такі запитання замовник знайде в мережі Інтернет за адресою: http://infobox.prozorro.org/knowledge-base/view/600?q=#p7.

А якщо ви не досить добре розібралися в алгоритмі проведення відкритих торгів або ж якщо замовник проводить таку процедуру закупівлі вперше, а учасник вперше хоче взяти участь у торгах, то їм у нагоді стане рубрика «Доступно про публічні закупівлі» на інфобоксі «Прозорро» в мережі Інтернет за адресою: http://infobox.prozorro.org/knowledge-base/view/636?q=#p5.

 



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (8)
Валентина
26.09.2016
Це не прозоро цілий позор для України!!! Часто й густо в таких аукціонах беруть участь підставні фірми які звісно "підсувають" неякісний товар і получається що ми купуємо "кота в мішку" Чому немає якоїсь електронної бази де можна перевірити переможця аукціону про його наявність і можливість з ними укладати договір т.д. І взагалі з цим "прозоро" хочеться "обняти" і плакать.........
Алекс Валентина
26.09.2016
https://usr.minjust.gov.ua/ http://court.gov.ua/ https://youcontrol.com.ua/ http://www.007.org.ua/ http://spending.gov.ua/ http://sfs.gov.ua/businesspartner если этих баз вам покажется мало, пишите... что нибудь придумаем.
Інна
26.09.2016
Роби безкоштовно,а штраф від 11000 до 17000 грн........якому телепню пришло таке в голову))))
Хххз
26.09.2016
Який це ідіотизм... коли немає коштів на закупівлю, мізер, а щоб прилюднити йде 3-дні Карл! Мовчу про так звані класифікатори! Пуля в лоб! Отакоі! "Дурний дюбить роботу, а робота його"..
милка
27.09.2016
Идиотская программа - кто её придумал посадить и пусть сделает закупку. Подаст 100 документов и заплатит деньги за участие, а потом окажется что больница закупает у своего поставщика у которого цена больше всех.
Галина
29.09.2016
Зчого починаємо працювати в прозорро
Пітекантроп
29.09.2016
Чотко! З цим бл**ским Прозоро немає часу робити основну роботу.
Надежда
02.11.2016
Да уж ,это точно ненужная головная боль,а куда деваться?