Уповноважена особа замість тендерного комітету

Перехідний період — до кінця 2021 року

Наразі закупівельну діяльність в установі може здійснювати одночасно як тендерний комітет (далі — ТК), так і уповноважена особа (далі — УО). При цьому кожен виконує свою роботу. ТК займається організацією та проведенням процедур закупівель замовників. А ось проведення спрощених закупівель — виключно на УО.

Безумовно, такий «симбіоз» можливий лише за умови, що кожен із них відповідає за організацію та проведення конкретних закупівель. Але одночасне існування ТК та УО триватиме лише до кінця 2021 року. Оскільки вже з нового року закупівельними питаннями в установах керуватимуть виключно УО. Таку кінцеву дату діяльності ТК прописано в п. 4 розд. X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 922.

Щоб остаточно розібратися, хто має опікуватися закупівельними питаннями до кінця цього року, а хто має це робити з наступного року, пропонуємо вам таблицю-підказку.

Хто здійснює закупівельну діяльність

З огляду на це, до кінця 2021 року в установі абсолютно на законних підставах можуть продовжують працювати ТК. І саме до кінця цього року комітет має передати всі свої закупівельні справи УО.

Насамперед для цього необхідно визначити, хто виконуватиме функції УО з 01.01.2022 конкретно у вашій установі. Також цю особу необхідно ознайомити зі станом усіх справ та надати їй усю необхідну інформацію про закупівлі. Як це зробити правильно та які документи слід оформити? Пояснимо це далі.

Підготовчий етап

Аби не проґавити ключові моменти та головне — не ускладнити ситуацію із закупівлями наприкінці 2021 та початку 2022 років, пропонуємо такий алгоритм дій.

Ліквідуємо ТК

Для цього оформлюємо наказ (розпорядження) керівника про ліквідацію ТК. Цей документ оформлюємо з урахуванням вимог, передбачених у Типовій інструкції № 55¹ та зазначаємо інформацію, зокрема, про:

¹ Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.

• припинення діяльності ТК;

• втрату чинності наказу про створення ТК;

• втрату чинності положення про ТК;

• визначення особи, які відповідатиме за завершення закупівель, розпочатих ТК у 2021 році, але незавершених. Кого доцільно призначити, читайте далі;

• передачу даних про закупівлі, які були розпочаті ТК. Для цього радимо скласти перелік закупівель, які були розпочаті у 2021році, але не завершені до 31.12.2021;

• скасування доступу членів ТК до електронного кабінету замовника в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) тощо.

Власне, цей наказ стосується виключно припинення діяльності ТК та передачі його повноважень УО. Натомість у цьому документі не потрібно змішувати інші питання, які теж стосуються організації закупівельної діяльності установи. Наприклад, немає потреби окремим пунктом призначати УО. Чому? Тому що призначення такої особи слід прописати в окремому розпорядчому документі.

Призначення УО

На цьому етапі може бути декілька варіантів розвитку ситуацій.

Почнемо із ситуації, коли в установі не було призначено УО і всю закупівельну діяльність було покладено на ТК. Безумовно, це не найкращий варіант. Але зараз, як не крути, призначити УО все ж таки доведеться. І зробити це необхідно якомога швидше. На нашу думку, найкраща кандидатура — це секретар ТК.

Інша річ, якщо в установі одночасно працювали і ТК, й УО. У такому разі клопоту буде трохи менше, але розпорядчу документацію на таку УО все одно слід оновити.

І майже ідеальний варіант стосується тих установ, де закупівельною діяльністю весь час займалась виключно УО.

Таким установам доведеться лише визначитись: чи буде така УО виконувати ці повноваження й надалі — після 01.01.2022.

Окрім вищезазначених питань, замовник має:

1) визначити, скільки УО потрібно для організації та проведенням закупівель у конкретній установі.

Знайте, що Закон № 922 не обмежує кількість УО, які працюватимуть в установі. А тому керівник установи має право призначити декілька УО, за умови, що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення окремих процедур закупівель.

Така можливість чітко передбачена в ч. 3 ст. 11 Закону № 922. Отже, ви можете визначити достатню кількість УО з урахуванням потреби та обсягів закупівель вашої установи.

До речі, для визначення орієнтовної кількості УО ви можете скористатись онлайн-калькулятором². Орієнтовний розрахунок проводиться на підставі інформації про публічні закупівлі конкретного замовника.

² Див. за посиланням: cep.kse.ua.

При цьому варто врахувати, що Закон № 922 покладає на УО чималу кількість функції та обов’язків. Наведемо їх у таблиці.

Основні завдання (функції) УО

2) оформити або поновити організаційно-розпорядчу документацію щодо призначення та повноважень УО.

Для цього необхідно:

по-перше, оформити наказ про призначення УО (або декількох УО);

по-друге, затвердити положення про УО. Якщо прийнято рішення про призначення кількох УО, у цьому документі варто розподілити обов’язки між ними. Також доцільно відразу прописати порядок заміни УО на час її відсутності.

При розробленні свого положення про УО керуйтеся вимогами ст. 11 Закону № 922 та Примірним положенням³.

³ Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономи від 08.06.2021 № 40.

На затвердження зазначених документів часу у вас зовсім обмаль. Оскільки УО необхідно не тільки прийняти справи від ТК, але й пройти обов’язкове тестування.

Тестування УО