Коригування в Об’єднаному звіті

* «Коригуючий Податковий розрахунок: його форма, тип, період та номер у «шапці» // «Оплата праці», 2025, № 5.

Механізм виправлення помилок

Загальні правила виправлення помилок у Об’єднаному звіті прописані у розд. V Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Починаючи з січня 2025 року знову маємо місячний Об’єднаний звіт. А отже, і проводити коригування треба виходячи саме з місячної звітності. Маємо вас заспокоїти — нових суттєвих змін щодо виправлень помилок тут немає. Ба більше, механізм виправлення помилок, допущених як у місячній формі звітності, так і у квартальній, ідентичний.

Правило 1. Виправлення помилок у поданому і прийнятому контролерами Об’єднаному звіті проводимо у діючій на момент коригування формі звіту. Наразі діє місячна форма звітування. Отже, саме її використовуємо для виправлення.

Правило 2. Тип коригуючого Податкового розрахунку залежить від того, чи сплив строк подання Об’єднаного звіту, інформація щодо якого виправляється. Якщо строк подання звітного Податкового розрахунку:

• триває — коригування проводимо через Податковий розрахунок з типом «Звітний новий»;
• сплив — подаємо коригуючий Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий».

До речі, деякі помилки, допущені у додатку Д1 за минулі періоди, можна виправити у поточному звітному Податковому розрахунку.

Правило 3. Коригуючий Податковий розрахунок з типами «Звітний новий» та «Уточнюючий» повинен містити лише ті додатки, в яких проводиться коригування.

Правило 4. Коригуючі додатки (Д1, 4ДФ, Д5, Д6) з типами «Звітний новий» або «Уточнюючий» повинні містити лише рядки, які уточнюємо, додаємо чи виключаємо. Рядки з правильною інформацією дублювати в них не потрібно, оскільки інформація з поданого і прийнятого звіту сідає у систему ПФУ. Інформація з наступного поданого коригуючого звіту за цей період («Нового звітного» або «Уточнюючого») не затирає попередні дані, а лише виправляє неправильно подані дані, додає неподані дані та/або видаляє помилкові.

Податковий розрахунок

Дотаблична частина (шапка). У дотабличній частині Податкового розрахунку з типами «Звітний новий» або «Уточнюючий» заповнюємо тільки рядки 01 — 05, а в рядку 06 проставляємо відомості про подання того додатка, який коригуємо.

Інші рядки заголовної частини залишаємо порожніми (у паперовому варіанті — прокреслюємо).

На жаль, помилки можна припуститися не тільки в табличній частині Податкового розрахунку та його додатках, але і в шапці звіту. Найчастіше помилки наздоганяють бухгалтерів при заповненні рядків з чисельністю працівників (101 — 108). Це важливі показники, від яких залежить, зокрема, розрахунок виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю та середньої зарплати для визначення критичності підприємства. Якщо помилилися при їх заповненні, то виправитися шляхом подання коригуючого звіту неможливо.

Таблична частина. Таблична частина Податкового розрахунку формується на підставі даних додатка Д1. Якщо коригуючий Податковий розрахунок не містить Д1 і виправлення проводимо в інших додатках (4ДФ, Д5, Д6), то його таблична частина буде порожньою.

Якщо ж коригування проводимо в додатку Д1, то таблична частина Податкового розрахунку:

• буде порожньою при виправленні тільки несумових помилок;
• будуть заповнені рядки 1 — 1.5, 2 — 2.5, 3 — 3.6 та 7, якщо виправляли сумові помилки у Д1 з типом «Звітний новий»;
• буду заповнні рядки 4 — 4.4.3, 6 — 6.4.3 та 7, якщо виправляли занижену або завищену суму ЄСВ у попередніх звітних періодах із застосуванням коду типу нарахувань (КТН) «2» та/або «3» у графі 09 додатка Д1.

Далі розглянемо коригування даних у додатках Податкового розрахунку.

Коригування даних додатка Д1

Шапка додатка. Дотаблична частина цього додатка досить проста. У ній маємо зазначити тип коригуючого додатка («Звітний новий» або «Уточнюючий»), період, за який проводимо коригування, та індивідуальні дані платника ЄСВ, який цей додаток формує.

Таблична частина Д1. Якщо виправляємо самостійно виявлену помилку у додатку Д1 за умови, що в інших додатках усе правильно, то:

• формуємо коригуючий Податковий розрахунок та Д1 до нього (без інших додатків):
• у Д1 вносимо тільки ту інформацію, яку коригуємо. Рядки з правильною інформацією не повторюємо.

Механізм проведення коригувань у Д1 залежить від типу коригуючого додатка та виду помилки (див. табл. 1).

Таблиця 1. Правила виправлення помилок у додатку Д1

Для виправлення сумової та/або несумової помилки у Д1 з типом «Звітний новий» діємо так. Якщо треба:

• вилучити рядок, якого там бути не повинно, — повністю повторюємо рядочок із помилкою та в графі 25 зазначаємо «1» — рядок на видалення;
• додати рядок, який забули, — формуємо рядок із правильною інформацією і в графі 25 зазначаємо «0» — рядок на введення;
• замінити інформацію — формуємо два рядки: один на вилучення помилкових даних (повторюємо інформацію неправильного рядка і у графі 25 зазначаємо «1»), другий на додавання правильних даних (формуємо рядок із правильною інформацією, у графі 25 якого зазначаємо «0».

Зауважте, у Д1 з типом «Уточнюючий» просто додати без вилучення або вилучити без додавання рядок із застосуванням ознаки «1»/«0» не вийде. У цьому типі звіту можна виправити несумову помилку, одночасно вилучаючи рядок (ознака «1» у графі 25) та вводячи інший (ознака «0» у графі 25).

Тому іноді несумову помилку в уточнюючому Д1 виправляємо за принципом сумової (із застосуванням КТН «2»/«3»). Про такі випадки ми розповімо окремо.

Для донарахування або зменшення суми ЄСВ у попередніх звітних періодах у Д1 при самостійно виявленій помилці застосовуємо КТН «2» (донараховуємо) або «3» (зменшуємо).

Застосовуємо ці коди за таким механізмом. На працівника, до бази нарахування якого припустилися помилки:

• формуємо рядок з базою та сумою ЄСВ, які потрібно «зняти», та в графі 09 зазначаємо КТН «3». При цьому сумові показники зазначаємо без знака «-»;
• формуємо рядок з базою та сумою ЄСВ, які потрібно «додати» та в графі 09 зазначаємо КТН «2».

Коригування додатка 4ДФ

Шапка додатка. У заголовній частині коригуючого додатка 4ДФ маємо заповнити таку інформацію:

— тип додатка. Він буде або «Звітний новий», або «Уточнюючий»;

— період, за який подаємо додаток (рік та місяць), та номер додатка. Ці реквізити відповідатимуть аналогічним даним Податкового розрахунку. Як нумерувати коригуючий 4ДФ при виправлення 4ДФ квартального звіту 2021 — 2024 року та квартальної форми 1ДФ до 2021 року, читайте у матеріалі, посилання на який наведене на початку статті;

— реєстраційні дані податкового агента (повна назва, податковий номер, код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу);

— працювало за трудовими договорами (ознака 101) та працювало за ЦПД (ознака 102). Ці дані повторюємо із поданого і прийнятого раніше додатка, який коригуємо (якщо не треба саме їх виправляти).

Зауважте, що є можливість виправляти помилки в шапці 4ДФ (наприклад, рядка 032). Та це можна зробити, якщо таблична частина цього додатка міститиме якусь інформацію. Проте якщо у ній нема чого правити, то можна штучно ініціювати виправлення помилки без штрафних наслідків, тобто вилучити і додати один рядок без зміни інформації у ньому (сумовий результат буде нульовим).

Розділ І табличної частини додатка. Якщо коригуємо інформацію тільки у додатку 4ДФ, то:

— формуємо Податковий розрахунок за місяць, за який проводимо коригування, та додаток 4ДФ;
— у табличній частині коригуючого 4ДФ подаємо тільки ту інформацію, яку виправляємо. Решту правильних рядків не повторюємо.

Механізм проведення коригувань у 4ДФ однаковий для усіх типів коригуючого додатка та видів помилок (див. табл. 2).

Таблиця 2. Правила виправлення помилок у розділі І додатка 4ДФ

Механізм виправлення помилки у цьому додатку нескладний. У табличній частині розділу І коригуючого 4ДФ вносимо наступне. Якщо треба:

— додати рядок, який помилково не формували, — формуємо його з потрібними даними, а у графі 10 зазначаємо «0» — рядок на введення;

— вилучити повністю рядок з помилково поданою інформацією, — повторюємо повністю неправильний рядок, а у графі 10 зазначаємо «1» — рядок на вилучення;

— змінити дані у раніше поданому рядку — формуємо два рядки: у першому повторюємо некоректний рядок, зазначивши «1» (вилучення) у графі 10, у другому рядку вносимо правильні показники та у графі 10 зазначаємо «0» (додаємо).

Розділ ІІ табличної частини додатка. У розділі ІІ 4ДФ коригуємо інформацію щодо:

— рядка «Оподаткування процентів». Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування процентів — виключення 2» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування процентів» відобразити правильну інформацію;

— рядка «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею». Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення 3» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відобразити правильну інформацію;

— рядка «Військовий збір». Виправлення у цьому рядку не стосуються помилок, допущених у періодах починаючи з 2021 року (коли ВЗ став ідентифікованим і вказувався у розділі І у графах 5а, 5). Натомість, до 2021 року ВЗ зазначався у розділі ІІ загальною сумою за квартал. І якщо треба виправити суму ВЗ, яка була зазначена у розділі ІІ (за періоди до 2021 року), то коригуємо саме цей розділ. Тоді для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення 4» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію. При цьому коригуванні (ВЗ у розділі ІІ) у розділі I додатка 4ДФ графи 5а, 5 не заповнюються.

Коригування додатка Д5

Шапка додатка. При поданні коригуючого додатка Д5 у його дотабличній частині маємо зазначити тип форми додатка: «Звітний новий» або «Уточнюючий». Далі заповнюємо період, за який подаємо додаток (рік та місяць).

Цікавий момент при коригуванні Д5 за період 2021 — 2024 років. За ці періоди Д5 подавався в цілому за квартал без розбивки за місяцями, на відміну від інших додатків. Проте у коригуючому додатку період, за який проводимо виправлення, маємо зазначити саме місяць і рік. Як це все стикується?

Орієнтуємося на місяць початку або закінчення відповідної події, за рядком з якою проводимо коригування. І саме той рік і місяць зазначаємо в уточнюючому Д5.

До 2021 року попередником Д5 була таблиця 5. Вона подавалася помісячно. Тому в уточнюючому Д5 вказуємо рік і місяць, за який проводимо коригування таблиці 5.

Також заповнюємо індивідуальні дані платника.

Таблична частина Д5. Для виправлення помилки у поданому та прийнятому Д5 Податкового розрахунку або таблиці 5 Звіту з ЄСВ за той період, в якому її допущено, то:

• формуємо коригуючий Податковий розрахунок та додаток Д5 до нього за місяць, на який припадає помилка;
• у табличній частині коригуючого Д5 зазначаємо тільки ту інформацію, яку виправляємо. Решту правильних рядків не повторюємо.

Механізм проведення коригувань у Д5 однаковий для усіх типів коригуючого додатка (див. табл. 3).

Таблиця 3. Правила виправлення помилок у додатку Д5

У табличній частині Д5 застосовуємо принцип «Ознака (0, 1)». Тобто щоб:

• виключити зайвий рядок у поданому Д5 (таблиці 5) — повторюємо його і в графі 20 «Ознака (0, 1)» проставляємо «1»;
• додати забутий рядок — формуємо його і в графі 20 проставляємо «0»;
• виправити помилкові відомості — формуємо два рядки. В одному повністю повторюємо інформацію з помилкою і в графі 20 Д5 проставляємо «1» — рядок на виключення. У другому — вказуємо правильну інформацію і в графі 20 зазначаємо «0» — рядок на введення.

Висновки

• Самостійно виявлені помилки у поданому і прийнятому контролерами звіті платник може виправити, подавши коригуючий Податковий розрахунок («Звітний новий» або «Уточнюючий»).
• Коригуючий Податковий розрахунок повинен містити лише ті додатки, в яких проводиться коригування. Коригуючі додатки повинні містити лише рядки, які уточнюємо, додаємо чи виключаємо.
• У коригуючих додатках 4ДФ розділу І, Д5, Д6 з типом як «Звітний новий», так і «Уточнюючий» та у Д1 з типом «Звітний новий» будь-яку подану з помилкою або помилково не подану інформацію табличної частини можна виправити за допомогою ознак «1» (виключення) та/або «0» (додавання).
• У Д1 з типом «Уточнюючий» несумову помилку табличної частини додатка можна виправити шляхом одночасного застосування ознак «1» (виключення) та/або «0» (додавання). Для виправлення сумової помилки застосовуємо КТН «2» (виключення) та/або «3» (додавання).