Коригуємо Об’єднаний звіт: ситуації з практики

Ази виправлення

Перш ніж перейти до розгляду конкретних ситуацій, наведемо ази виправлення.

Тип Розрахунку. Податковий розрахунок має 3 типи: «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий».

Якщо необхідно відкоригувати прийнятий Податковий розрахунок з типом «Звітний» чи «Звітний новий» до закінчення строку його подання, то формуєте Розрахунок з типом «Звітний новий».

Для виправлення помилок після закінчення строку подання звітності за період, в якому помилилися, в загальному випадку формуєте Розрахунок з типом «Уточнюючий». Виняток — ситуації, коли необхідно в Д1 виправити сумові помилки або ж виключити зайво введений (додати пропущений) рядок. Такі помилки можна виправити як у складі уточнюючого Розрахунку, так і в Податковому розрахунку за поточний звітний період з типом «Звітний».

Якщо формуєте коригувальний Розрахунок з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий», то в його заголовній частині заповнюєте обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01 — 05. Крім того, в рядку 06 наводите інформацію про додатки, у яких буде проводитися коригування.

Якщо додаток не коригуєте, то його в рядку 06 основної частини Розрахунку не вказуєте та відповідно не подаєте

Механізм виправлення. Почнемо з ЄСВшного додатка Д1. Якщо після завершення періоду для звітування самостійно виявили, що допустили в Д1 сумову помилку або ж пропустили (зайво зазначили) рядок, який потрібно додати (виключити), то для виправлень використовуємо графу 09 «Код типу нарахувань» Д1. У цій графі зазначаєте код:

• «2» — у випадку, коли донараховуєте базу та/або ЄСВ чи додаєте рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
• «3» — у разі, коли зменшуєте базу та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.

У всіх інших випадках помилки в Д1, табличній частині розд. І додатка 4ДФ та в додатку Д5 виправляйте за допомогою графи «Ознака (0, 1)».

Для виключення помилкового рядка копіюєте його один в один, без змін, і вказуєте в графі «Ознака (0, 1)» — «1» — рядок на виключення.

Для введення нового або пропущеного рядка створюєте його та в графі «Ознака (0, 1)» зазначаєте — «0» — рядок на введення.

Для виправлення помилки в прийнятому рядку формуєте два рядки. Один — на виключення (повтор помилкового рядка з ознакою «1»), другий — на введення (введення рядка з правильними даними з ознакою «0»).

Далі розберемо конкретні ситуації з практики, з якими зверталися бухгалтери до електронного помічника «Розумчика».

Загубили рядок у Д1

Підприємство не відобразило працівника в додатку Д1 до Об’єднаного звіту. Як виправити помилку?

Розглянемо порядок виправлення залежно від того, коли помилка виправляється.

Варіант 1. Помилку в Д1 виправляєте до завершення періоду для подання звітності за відповідний місяць. Формуєте з типом «Звітний новий» Податковий розрахунок та Д1 до нього.

У Д1 створюєте рядок, який потрібно додати. У графі 25 проставляєте «0» — рядок на введення.

Приклад 1. Підприємство 07.07.2025 виявило, що в поданому та прийнятому Об’єднаному звіті за червень 2025 року не зазначило двох працівників:

• Антоненка Олега Петровича (основне місце роботи, повна зайнятість, має інвалідність), який перебував весь місяць у відпустці за свій рахунок і не мав нарахувань;
• Зайченка Семена Івановича (основне місце роботи, неповна зайнятість), заробітна плата якого становила 17000 грн (ЄСВ — 3740 грн).

Підприємство виправляє помилку 07.07.2025 за допомогою Податкового розрахунку та Д1 з типом «Звітний новий», оскільки помилка виявлена до завершення періоду для звітування за червень 2025 року. Д1 буде заповнений так, як показано на рис. 1.

Якщо коригувальний рядок у Д1 має сумові показники (заповнені графи 16, 17, 18, 20), то контролюєте, щоб вони потрапили у відповідні рядки розд. І основної частини Податкового розрахунку.

Переходимо до наступного варіанта.

Варіант 2. Помилку в Д1 виправляєте після завершення періоду для подання звітності за відповідний місяць. Тоді або створюйте Розрахунок з типом «Уточнюючий» за той звітний місяць, в якому помилилися, або проводьте коригування в складі Податкового розрахунку з типом «Звітний» за поточний звітний період. На ваш вибір.

У додатку Д1 створюєте рядок, який потрібно додати, та в графі 09 зазначаєте код типу нарахувань «2» — введення інформації.

Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що помилка була виявлена та виправляється в серпні 2025 року за допомогою уточненки.

Помилка виявлена та виправляється після завершення періоду для звітування за червень 2025 року. У Д1 з типом «Уточнюючий» за червень 2025 року підприємством сформовані відомості на працівників так, як показано на рис. 2.

Також контролюєте, щоб сумові показники з Д1 потрапили до рядків 4 — 4.4.3, розд. І основної частини Податкового розрахунку. За потреби заповнюєте рядок 5 розд. І Розрахунку.

Зайва додаткова база

Як у звіті з ЄСВ зняти помилково відображену з типом нарахування «13» додаткову базу нарахування ЄСВ?

Як і у випадку, що розглядався вище, важливо, коли виявили помилку.

Варіант 1. Помилку виправляєте за допомогою Розрахунку з типом «Звітний новий». Тоді в додатку Д1 до нього повторюєте помилковий рядок без змін та в графі 25 зазначаєте «1» — рядок на виключення.

Варіант 2. Помилку виправляєте за допомогою уточненки за місяць, в якому помилилися, чи у складі Розрахунку за поточний місяць з типом «Звітний». Незалежно від обраного варіанта в додатку Д1 повторюєте рядок з помилкою. У графі 09 код типу нарахувань «3» — зайво нараховані суми.

Приклад 3. Працівник Левицький Олег Павлович (основне місце роботи) в травні 2025 року перебував частину місяця на лікарняному. Зарплата за травень склала 7500 грн. У Д1 за травень роботодавець сформував на працівника два рядки: один із зарплатою, а інший — з додатковою базою нарахування ЄСВ (500 грн).

Лікарняні за травень нараховані в червні 2025 року. З урахуванням лікарняних фактична база нарахування за травень вища за мінімальну зарплату.

Припустимо, що роботодавець виявив помилку в липні 2025 року, коли формував звітність за червень. Ним прийнято рішення виправити помилку в складі звітного Податкового розрахунку за червень 2025 року. Тоді в Д1 за червень 2025 року з типом «Звітний» він сформує коригувальний рядок так, як показано на рис. 3.

Важливий момент. У графі 08 коригувального рядка проставляємо той самий код категорії застрахованої особи, з яким раніше відображали додаткову базу нарахування ЄСВ, що сторнується.

У будь-якому випадку контролюємо, чи відобразилися проведені коригування в розд. І основної частини Податкового розрахунку.

На майбутнє. Якщо працівник хворів у поточному місяці, а лікарняні будуть нараховані в наступному, то ЄСВ за поточний місяць сплачуйте з фактичної бази нарахування ЄСВ. Формувати додаткову базу не потрібно.

І тільки якщо після нарахування та розподілу лікарняних база нарахування ЄСВ за місяць, на який припала хвороба, виявиться меншою за мінімальну зарплату, виникає потреба донарахувати ЄСВ. Звісно, якщо йдеться про працівника, прийнятого роботодавцем за основним місцем роботи (основний працівник).

Водночас якщо вже поспішили й потрібно зменшити чи прибрати раніше відображену додаткову базу нарахування ЄСВ, то порядок дій перед вами.

Розділяємо виплати

У попередньому місяці в додатку Д1 показали в одному рядку нараховану зарплату та лікарняний (5 днів). Як правильно зробити уточнюючий звіт і показати окремо зарплату та лікарняний?

Якщо помилку виправляєте за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», то дієте так. Формуєте Розрахунок та додаток Д1 до нього за той звітний період, в якому помилилися.

Додаток Д1 має містити 2 рядки:

• один — із сумою, на яку завищено заробітну плату у зв’язку з віднесенням до її складу лікарняних. У графі 09 проставляєте код типу нарахувань «3» — зменшення сумових показників;
• другий — із лікарняними. У графі 09 — код типу нарахувань «2» — збільшення сумових показників.

Приклад 4. Підприємство в Д1 за червень 2025 року за працівником Басарабом Сергієм Михайловичем зазначило лікарняні за червень в складі зарплати за червень. Сума лікарняних за 5 днів непрацездатності — 5000 грн.

Припустимо, що помилка виявлена в кінці серпня та виправляється за допомогою уточненки. Тоді підприємство сформує в Д1 коригуючі рядки так, як зазначено на рис. 4.

Зверніть увагу, що в Д1 не потрібно знімати всю суму зарплати. З кодом типу нарахувань «3» прибираємо тільки ту суму, на яку таку виплату було завищено.

Після заповнення Д1 перевіряєте, щоб суми ЄСВ потрапили до відповідних рядків 4 — 4.4.3, 6 — 6.4.3 та рядка 7 розд. І основної частини Податкового розрахунку.

Помилка в статусі «основний / сумісник»

Як виправити помилку в Об’єднаному звіті, якщо основного працівника показали, як сумісника?

Про статус працівника — основний чи сумісник — роботодавці повідомляють контролерів за допомогою граф:

• 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» додатка Д1;
• 07 «Категорія особи» (1 — наймані працівники (з трудовою книжкою), 2 — наймані працівники (без трудової книжки)) додатка Д5.

Незалежно від того, в якому з додатків ви помилилися (в Д1 чи Д5), порядок виправлення буде однаковим. Також не має значення, за допомогою звітного нового чи уточнюючого Розрахунку ви виправляєтеся. Дієте так.

У додатку, в якому зазначили помилковий статус працівника, формуєте два рядки:

• один — на виключення. Копіюєте старий рядок. У графі «Ознака (0, 1)» — «1»;
• другий — на додавання. Створюєте рядок із правильною інформацією. У графі «Ознака (0, 1)» — «0».

Приклад 5. Працівник Матвієнко Максим Сергійович був прийнятий на роботу з 12.05.2025 за основним місцем роботи. Проте в Д1 та Д5 за травень його помилково показали як сумісника. Помилка виявлена після того, як Об’єднаний звіт був прийнятий контролерами.

Для виправлення помилки підприємство сформує коригуючий Податковий розрахунок та два додатки до нього: Д1 й Д5. Тип Розрахунку («Звітний новий» чи «Уточнюючий») буде залежати від того, коли помилка виправляється (див. вище).

Коригуючі Д1 та Д5 підприємство сформує так, як показано на рис. 5.

Ще більше про виправлення помилок в Об’єднаній звітності читайте в статтях «Виправляємо помилки в додатку 4ДФ та формі № 1ДФ» // «Податки & бухоблік», 2025, № 15 та «Виправляємо помилки у звітності з ЄСВ» // «Податки & бухоблік», 2025, № 19.

Висновки

• Розрахунок з типом «Звітний новий» формуєте, якщо коригуєте Податковий розрахунок з типом «Звітний» чи «Звітний новий» до закінчення строку його подання.
• Розрахунок «Уточнюючий» подаєте, якщо виправляєте помилки після закінчення строку подання звітності за період, в якому помилилися.
• Якщо додаток не коригуєте, то його в складі Розрахунку з типом «Звітний новий»/«Уточнюючий» не подаєте.
• Помилки в розд. І додатка 4ДФ та в додатку Д5 виправляєте за допомогою графи «Ознака (0, 1)».
• Порядок виправлення самостійно виявлених помилок у Д1 Об’єднаного звіту залежіть від того, коли таку помилку виявили: до чи після завершення граничного строку для подання звітності за відповідний період, та виду помилки.

"Податки & бухоблік", 2025, № 49