Об’єднаний звіт: «Звітний» як «Довідковий»
Навіщо потрібен?
Мабуть, кожен із вас вже знає відповідь на запитання: «навіщо?». На цей довідковий Розрахунок чекають:
— Пенсійний фонд, у разі призначення пенсії працівникові вашого підприємства;
— ФСС, якщо застрахована особа претендує на виплати з цього Фонду (допомогу по тимчасовій непрацездатності, допомогу по вагітності та пологах, страхові виплати у зв’язку з нещасним випадком або профзахворюванням тощо). Разом з тим довідковий Розрахунок немає потреби формувати, якщо, наприклад, працівник хворів, але період хвороби оплачується за рахунок коштів роботодавця (хвороба тривала не більше 5 календарних днів);
— Центр зайнятості, якщо особа, яка раніше працювала у вас, стає на облік як безробітна з виплатою допомоги по безробіттю. Якщо ж працівник, що звільняється, планує самостійно працевлаштовуватися, то формувати довідковий Розрахунок не потрібно. У випадку якщо його плани зміняться, ви, за потреби, просто отримаєте звернення від Центру зайнятості про необхідність подання Розрахунку.
Узагальнюємо сказане. Довідковий Розрахунок потрібен тоді, коли у фондів не вистачає даних за окремими місяцями для обчислення та призначення виплат застрахованим особам, а Розрахунок з типом «Звітний» за цей період ще не подано.
Строки подання
Нагадаємо, що Податковий розрахунок з типом «Звітний» подається за звітний (податковий) квартал. На його подання дано 40 календарних днів, що йдуть за останнім днем звітного кварталу.
А ось для довідкового Розрахунку такого суворого строку не встановлено Порядком № 4. Його слід подавати протягом звітного кварталу в разі настання події, що вимагає такого подання (призначення пенсії або інших соціальних виплат застрахованій особі).
Тобто, наприклад, у разі призначення пенсії у травні 2021 року довідковий Розрахунок з інформацією про нараховані доходи та сплачений ЄСВ у квітні 2021 року (тобто місяці, що передує місяцю призначення пенсії), є можливість подати до кінця червня 2021 року.
Такий же граничний термін, а саме до кінця червня 2021 року, матимемо й у разі подання заяви на призначення пенсії у червні 2021 року. Проте до розрахунку увійде інформація про нараховані доходи у квітні та травні 2021 року.
Якщо ж підприємство не встигає подати довідковий Розрахунок до кінця червня, то далі за ІІ квартал 2021 року подає Розрахунок з типом «Звітний».
Окремо формувати довідковий Розрахунок після закінчення звітного кварталу за місяці звітного кварталу, не потрібно.
Особливості формування та заповнення
Почнемо з питань формування.
Довідковий Розрахунок формуєте окремо на кожну застраховану особу, інформацію щодо якої зазначаєте
Тобто якщо у вас, наприклад, у травні 2021 року захворіли два працівники, то для фінансування виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС на кожного працівника слід сформувати окремий довідковий Розрахунок.
Він складатиметься безпосередньо з самого Розрахунку та додатків, необхідних для призначення пенсії чи матеріального забезпечення застрахованій особі.
Зверніть увагу, що у довідковому Розрахунку заповнюємо лише рядки 01 — 06 заголовної частини. А ось інші рядки, як і показники у розділі І, заповнювати роботодавцям не потрібно.
Тип Розрахунку.Довідковий Розрахунок має подвійний тип. При його формуванні проставляєте в заголовній частині Розрахунку та відповідному додатку дві позначки: в рядках 011 — тип «Звітний» та 014 — тип «Довідковий».
Причину подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий», а саме для призначення пенсії чи матеріального забезпечення, страхових виплат, указуєте в «шапці» відповідного додатка (у Д1 — це рядок 035, у Д5 — рядок 036, у Д6 — рядок 034), який подаєте в складі такого Розрахунку.
Додатки Розрахунку.Довідковий Розрахунок:
— для призначення пенсії обов’зково міститиме додаток Д1 за місяці у межах звітного кварталу, за які подається інформація. Якщо особа зі спецстажем, то також формуєте Д6. А ось Д5 додаєте до скаладу довідкового Розрахунку лише у випадку, якщо інформація, що міститься у ньому, може вплинути на розрахунок пенсійних виплат;
— для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат складатиметься з Д1 за місяці у межах звітного кварталу, за які подається інформація. За потреби (наприклад, якщо ви прийняли/звільнили працівника, надали чи у нього закінчилися «декретні*» відпустки, що може вплинути на суму виплат) формуєте також Д5.
* У зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 (від 3 до 6) років.
А ось 4ДФ до складу довідкового Розрахунку потрапити не повинен.
Інформацію в додатках до Розрахунку відображаєте в загальному порядку.
Помилки.Якщо в поданому довідковому Розрахунку виявили помилку, просто повторно подайте такий Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» із правильними відомостями на особу.
Увага! Подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» на працівника не скасовує обов’язку роботодавця зазначити ці ж дані у Розрахунку з типом «Звітний». Тобто під час подання Розрахунку за звітний квартал до нього та його додатків необхідно включати відомості про нарахування ЄСВ щодо осіб, стосовно яких раніше було надано податковий розрахунок типу «Довідковий» (див. лист Пенсійного фонду від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832).
Закріпимо теорію на конкретних прикладах.
Практика покаже
Приклад 1. Працівник (повна зайнятість, основне місце роботи, спецстаж не формується) був прийнятий на роботу 12 квітня 2021 року сторожем. 24 травня він подав заяву на призначення пенсії і повідомив про це роботодавця. База нарахування за квітень — 8000 грн (ЄСВ — 1760 грн).
Для обчислення та призначення пенсії Пенсійному фонду знадобляться відомості щодо бази нарахування ЄСВ за квітень 2021 року, визначеної за працівником, та суми ЄСВ, нарахованого на неї, які відсутні в Держреєстрі загальнообов’язкового соціального страхування на день подання заяви.
Тож роботодавець сформує Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», який буде складатися безпосередньо із самого Розрахунку із заповненими рядками 01 — 06 заголовної частини та двох додатків: Д1 за квітень 2021 року з сумами ЄСВ та Д5 з відомостями про прийняття працівника на роботу.
Наведемо приклад заповнення додатків на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменти Д1 та Д5 до Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»
Приклад 2. Працівник (повна зайнятість, основне місце роботи, спецстаж не формується) хворів з 1 по 9 червня 2021 року. Листок непрацездатності надано роботодавцеві 10 червня, а лікарняні за ним призначені комісією із соцстрахування 14 червня 2021 року.
Для перевірки правильності визначення страхового стажу за працівником та розрахунку суми допомоги ФСС знадобляться, серед іншого, дані щодо бази нарахування ЄСВ за квітень та травень 2021 року, які відсутні в Держреєстрі загальнообов’язкового соціального страхування.
Тож роботодавцеві слід сформувати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», який буде складатися безпосередньо із самого Розрахунку з заповненими рядками 01 — 06 заголовної частини та додатків Д1 за квітень та травень 2021 року.
Припустимо, що у квітні працівник увесь місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати у зв’язку з карантином.
Травень відпрацьовано ним повністю. Загальна сума зарплати за травень — 10000 грн (ЄСВ — 2200 грн).
Наведемо приклад заповнення додатків на рис. 2.
Рис. 2. Фрагменти Д1 до Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»
Боршовська Валентина, заступник директора департаменту з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Пенсійного фонду України, Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці
