Оплачувані відпустки в Об’єднаному звіті

Варіанти нарахування відпускних

На практиці звичайні підприємства застосовують два варіанти нарахування відпускних. 

Відпускні нараховують:

• варіант 1 — у тому місяці, в якому їх виплачують;
• варіант 2 — у тому місяці, на який припадають календарні дні відпустки.

Обраний роботодавцем варіант нарахування відпускних впливатиме на порядок їх відображення в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.

Що стосується трудового додатку Д5, то початок та закінчення оплачуваних відпусток, які ми розглядаємо, у ньому не відображають.

Розглянемо як відпускні, нараховані за кожним з варіантів відобразити в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.

Д1 до Податкового розрахунку

У Д1 не відображається кількість днів відпустки чи її період, проте зазначається сума оплати за період відпустки. Відпускні вносимо до додатку, сформованого за той місяць, в якому вони були фактично нараховані у бухобліку. 

Почнемо з першого варіанта нарахування відпускних.

Варіант — відпускні нараховують в місяці виплати.

Якщо відпускні наступного місяця (наприклад, березня) виплачують і нараховують у поточному місяці (лютому), то їх відображаємо в Д1 за місяць нарахування (лютий). Але при цьому в графі 10 зазначаємо місяць, за який вони нараховані (березень).

Переходимо до варіанту 2. 

Варіант — відпускні нараховані місяць в місяць.

Якщо відпускні наступного місяця (наприклад, березня) виплачують авансом у поточному місяці (лютому), а нараховують у наступному місяці (березні), то в Д1 за лютий їх суми потрапити не повинні. Такі відпускні слід відобразити в Д1 за березень.

При цьому незалежно від обраного підприємством варіанта нарахування у Д1 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках, проставляючи в графі 09 код типу нарахувань «10».

Зауважимо, що з кодом типу нарахувань «10» у графі 09 відображаємо будь-які відпускні, нараховані працівнику. Тобто не лише оплату за період щорічної відпустки, а й відпускні, що нараховані за період інших оплачуваних відпусток, як-то відпустки на дітей, бойової відпустки, навчальної відпустки тощо.

У графі:

• 08 проставляємо той самий код категорії застрахованої особи, з яким відображаємо зарплату, нараховану такій особі (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за особами з інвалідністю, які працюють у звичайних юросіб і ФОП, — «2»);
• 10 — місяць і рік, за які нараховані відпускні.

Переходимо до 4ДФ. 

4ДФ до Податкового розрахунку

В 4ДФ відпускні відображаємо у складі зарплати з ознакою доходу «101». Окремо їх виділяти не потрібно. 

Варіант — відпускні нараховують в місяці виплати.

Якщо відпускні нараховуємо в тому в місяці, в якому їх виплачуємо, то всю суму нарахованих і виплачених відпускних та утримані/перераховані ПДФО і ВЗ відображаємо в 4ДФ за такий місяць, навіть якщо відпускні нараховано за дні наступного місяця.

Варіант — відпускні нараховані місяць в місяць.

У разі застосування цього варіанта, на наш погляд, безпечнішим є підхід, коли виплачені в поточному місяці, але ще не нараховані відпускні відображають у графі 3 розділу І 4ДФ за той місяць, у якому така виплата фактично здійснена. У свою чергу, у графі 3а відпускні показують у періодах їх нарахування в бухобліку. Тобто показники граф 3а і 3 (4а і 4, 5а і 5) розділу І 4ДФ відрізнятимуться.

А тепер розглянемо все на прикладі.

Приклад 1. Остапенку Ігорю Петровичу (основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності) в лютому 2025 року надано щорічну відпустку з 05.02.2025 по 28.02.2025 та соціальну додаткову відпустку як батьку двох дітей віком до 15 років з 01.03.2025 по 10.03.2025. 

Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні лютого — 3000 грн. 

Загальна сума відпускних — 24219,22 грн, у тому числі:

• за 24 календарні дні щорічної відпустки, що припали на лютий 2025 року, — 17095,92 грн;
• за 10 календарних днів відпустки на дітей, що припали на березень, — 7103,30 грн.

Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні березня — 16000 грн.

Розглянемо, як будуть заповнені Д1 та 4ДФ за лютий та березень 2025 року в залежності від обраного варіанту нарахування відпускних.

Варіант . Усю суму відпускних за лютий та березень підприємство нараховує в лютому.

Сума відпускних, нарахована у лютому за дні:

• лютого — 17095,92 грн;
• березня — 7103,30 грн.

Фрагмент Д1 за лютий і березень 2025 року. Відпускні нараховані у місяці виплати

У Д1 за лютий відпускні будуть відображені в окремих рядках у прив’язці до місяця, за дні якого вони нараховані. В графі 09 за рядками з відпускними зазначаємо код типу нарахувань «10». Сума відпускних, нарахованих за дні лютого, — 17095,92 грн, за дні березня — 7103,30 грн. У графі 10 зазначаємо відповідно місяць і рік, за дні відпустки яких нараховані відпускні.

У Д1 за березень зазначаємо тільки зарплату за фактично відпрацьовані дні березня.

Нараховано та виплачено у лютому 27199,22 грн (3000 грн зарплата + 24199,22 грн відпускні). 

Нараховано та виплачено у березні 16000 грн.

Фрагмент 4ДФ за лютий і березень 2025 року. Відпускні нараховані у місяці виплати

В 4ДФ за лютий відпускні будуть відображені в загальній сумі зарплати (в графах 3а та 3 загальна сума доходу за лютий з ознакою «101» — 27199,22 грн. (зарплата за лютий (3000 грн) + загальна сума відпускних (24199,22 грн)).

В 4ДФ за березень тільки зарплата за березень.

Варіант  Підприємство нараховує відпускні у тому місяці, на який припадають календарні дні відпустки, тобто місяць в місяць.

Сума відпускних нарахована місяць в місяць:

• в лютому за дні відпустки лютого — 17095,92 грн;
• в березні за дні відпустки березня — 7103,30 грн

Фрагмент Д1 за лютий і березень 2025 року. Відпускні нараховані місяць в місяць

В Д1 за лютий потраплять відпускні за дні щорічної відпустки у лютому — 17095,92 грн.

А ось відпускні за березень (7103,30 грн) будуть нараховані у березні й відображені в Д1 за березень 2025 року.

У лютому нараховано 20095,92 грн (3000 грн зарплата + 17095,92 грн відпускні).

За лютий  виплачено 27199,22 грн (3000 грн зарплата + 17095,92 грн відпускні за лютий + 7103,30 грн відпускні за березень)

У березні нараховано 23103,30 грн (16000,00 грн зарплата + 7103,30 грн відпускні за березень).

За березень виплачено 16000 грн зарплати.

Фрагмент 4ДФ за лютий і березень 2025 року. Відпускні нараховані місяць в місяць

Графи 4 ДФ за лютий та березень заповнені за фактом нарахування та виплати. В 4ДФ за лютий у графі 3а зазначено загальною сумою нараховані в цьому місяці зарплату  та відпускні за лютий. В 4ДФ за березень в графі 3а — загальна сума зарплати за березень та відпускних березня. В графах 3 зазначаємо фактично виплачені суми у відповідному місяці.

З відображенням відпускних розібралися. Пропонуємо вам розглянути ще одну дуже цікаву ситуацію: працівник «перегуляв» відпустку і звільняється.

Відрахування відпускних при звільненні

Працівник звільняється. При проведенні остаточного розрахунку виявлено, що працівник «перегуляв» відпустку. 

Розглянемо як відобразити в Д1 суму відрахувань при звільненні працівника за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої ним частини робочого року. 

Д1 до Податкового розрахунку

Формуємо окремий рядок для сторнування відпускних. В ньому проставляємо:

• у графі 09 — код типу нарахувань «10»;
• у графі 10 — місяць і рік, за які раніше були нараховані «перегуляні» відпускні;
• у графах 16 і 17 — суму сторнованих відпускних зі знаком «мінус»;
• у графі 20 — також зі знаком «мінус» суму ЄСВ, який був нарахований на суму сторнованих відпускних.
• Графи 21 — 24 заповнюємо в загальному порядку.

Додаток 4ДФ

Що стосується 4ДФ, то відсторнована сума відпускних зменшить суму заробітної плати поточного місяця, в якому таке сторнування проведене.

Наведемо приклад.

Приклад 2. Котенка Ігоря Івановича (основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності) звільнено 26.03.2025. Зарплата за фактично відпрацьований час до звільнення — 15300 грн. 

При проведенні остаточного розрахунку було виявлено, що працівник надміру використав 2 календарні дні щорічної основної відпустки. У цій відпустці він перебував з 1 по 24 листопада 2024 року. Сума надміру нарахованих відпускних становить 1006,02 грн. 

Фрагмент Д1 за березень 2025 року. Перегуляні відпускні 

Сторновані відпускні зазначені в окремому від зарплати за березень рядку. У графі 09 якого зазначений код «10». У графі 10 – місяць за який такі відпускні сторновані. В наведеному випадку це листопад 2024 року.

Увага! Оскільки «перегуляні» відпускні прив’язані до місяця, за який вони були нараховані, то їх сума зменшить базу нарахування ЄСВ такого місяця. Якщо після цього сума доходу виявиться менше мінімальної заробітної плати, може виникнути необхідність доплатити ЄСВ до мінімального страхового внеску. 

Тепер 4ДФ.

Зарплата за березень становить 14293,98 грн (15300 грн зарплата – 1006,02 надмірна сума відпускних) 

Фрагмент 4ДФ за березень 2025 року. Перегуляні відпускні

В 4ДФ відображаємо суму зарплати за березень з урахуванням відсторнованих відпускних.