Помилки в податковому номері працівника: як виправити в Об’єднаному звіті

* «Помилка в П. І. Б. працівника: як виправити в Об’єднаному звіті» // «Оплата праці», 2025, № 23.

У своєму складі Податковий розрахунок має додатки. Звичайні роботодавці формують додатки Д1, 4ДФ, Д5 та за необхідності Д6. І всі ці додатки мають такий показник для відображення, як податковий номер працівника.

Помилка в податковому номері = некоректна інформація в Держреєстрі страхування. Цю інформацію формують дані додатків Д1, Д5 та Д6 (за наявності підстав). І це неабияка проблема для працівника при оформленні, зокрема, соціальних виплат.

Помилка в податковому номері працівника в додатку 4ДФ також може мати негативні наслідки, зокрема, щодо декларування його доходів.

У статті розберемо механізм виправлення помилки в податковому номері в Об’єднаному звіті.

І тут, на відміну від помилки в П. І. Б., виправлення потребує коригувань минулих звітів. Коригування відбуваються за загальним правилом, як для несумової помилки.

Тип корекційного звіту: «Звітний новий» чи «Уточнюючий»

Порядок виправлення несумових помилок у Податковому розрахунку встановлено розд. V Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

Особливістю виправлення таких помилок є те, що:

• граничні строки для їх самостійного виправлення не встановлені;
• виправити можна будь-який тип попередньо поданого і прийнятого звіту (чи то «Звітний», чи то «Звітний новий», чи то «Уточнюючий».

При цьому на визначення типу Податкового розрахунку, яким будемо виправляти несумову помилку, допущену в поданому і прийнятому звіті, впливає строк такого виправлення:

• «Звітний новий» — виправляємося до закінчення граничного строку подання звітності (20 к. дн. наступного місяця, після місяця, в якому допущено помилку);
• «Уточнюючий» — після закінчення граничного строку подання звітності.

Правило «0/1»: універсальна формула для несумових помилок

Для виправлення помилок у податковому номері працівника у додатках Д1, 4ДФ, Д5 та Д6 застосовується

універсальний принцип коригування: повне виключення помилкового рядка та повне введення правильного рядка

До речі, помилка у будь-яких персональних та облікових даних працівника (громадянство, тип трудових відносин, дні відносин тощо) класифікується як несумова і виправляється за аналогічним принципом.

При цьому механізм коригування несумової помилки не залежить від типу звіту. Він є єдиним як для типу «Звітний новий», так і для типу «Уточнюючий».

Для виключення помилкового рядка формуємо рядок з помилковою інформацією, повністю повторюючи його. У спеціальній графі «Ознака 0, 1» вказуємо «1» — рядок на виключення.

Для введення правильного рядка формуємо новий рядок із повністю коректною інформацією. У графі «Ознака 0, 1» вказуємо «0» — рядок на введення.

Усі інші рядки з правильною інформацією, подані раніше, не повторюються.

Номер графи для введення показника «Ознака 0, 1» в кожному з додатків див. у таблиці.

Показник «Ознака 0, 1» в додатках Податкового розрахунку

Приклад коригування помилки в податковому номері працівника

На прикладі помилки в податковому номері продемонструємо, як діє механізм виправлення несумових помилок. За аналогією виправляємо решту помилок, які допущені в персональних даних працівника (крім П. І. Б. працюючої особи).

Приклад. Працівника прийнято на роботу 20.10.2025. Помилково за жовтень 2025 року замість правильного податкового номера 3322556677 вказано 3222556677. Помилка за жовтень виправляється у грудні 2025 року (після граничного строку подання звіту за жовтень 2025 року).

Помилку виправлятимемо у всіх поданих і прийнятих додатках до Податкового розрахунку. Припустимо, що спецстажу працівник не має. Були подані додатки Д1, 4ДФ та Д5 Податкового розрахунку.

Тому будемо формувати:

• безпосередньо сам Податковий розрахунок. У ньому заповнюємо дотабличні рядки з 01 по 06. За сумовими показниками буде порожньо, оскільки виправляємо несумову помилку;
• додаток Д1;
• додаток 4ДФ;
• додаток Д5.

У додатках показуємо інформацію, яку виправляємо. Правильно подану інформацію щодо інших працівників не повторюємо.

Тип Податкового розрахунку з додатками буде «Уточнюючий», оскільки строк подання Об’єднаного звіту за жовтень 2025 року на момент виправлення помилки сплив.

Як заповнити за наведеними умовами прикладу коригуючий додаток Д1 за жовтень 2025 року, див. на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д1 «Уточнюючий» за жовтень 2025 року

Як виправити помилку в додатку 4ДФ, показано на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ «Уточнюючий» за жовтень 2025 року

Помилку також маємо виправити в Д5. Як це зробити — див. на рис. 3.

Рис. 3. Фрагмент Д5 «Уточнюючий» за жовтень 2025 року

До речі, у випадку з неправильним податковим номером у звіті нового працівника радимо перевірити повідомлення про прийняття на роботу, яке було на нього подане. Якщо і там ви припустилися помилки — треба виправити. Про виправлення помилки у повідомленні про прийняття на роботу ви можете прочитати у статті «Повідомлення про прийняття на роботу: виправляємо помилки» // «Оплата праці», 2024, № 24 (ср. 025135600). На сьогодні сама форма повідомлення дещо змінена, але принцип виправлення такий самий.

Висновки

• Виправлення помилки в податковому номері працівника в Об’єднаному звіті вимагає проведення коригування такого звіту (поданого та прийнятого) за минулі періоди.
• Тип коригуючого Об’єднаного звіту («Звітний новий» або «Уточнюючий») залежить від того, чи сплив строк його подання за конкретний період.
• Для виправлення помилки в податковому номері, а також усіх несумових помилок, крім П. І. Б. працюючого працівника, застосовується єдиний принцип: виключення помилкового рядка (ознака «1») та введення правильного рядка (ознака «0»).

Оплата праці Грудень, 2025/№ 23