Працівник у відпустці за свій рахунок та в Об’єднаному звіті

Автор: Вишневський Михайло, податковий експерт.

Що в додатках?

Додаток Д1. За загальним правилом, незалежно від того, частину місяця чи весь місяць працівник перебував у відпустці за свій рахунок, на нього обов’язково формуємо рядок e Д1 з кількістю днів такої відпустки (графа 13) та кількістю днів у трудових відносинах протягом звітного місяця (графа 14).

Єдиний виняток із цього правила — відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною від 3 до 6 років, що надається на підставі п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Повні бездохідні місяці перебування працівника в такій відпустці в Д1 не зазначаємо, оскільки про початок та закінчення цієї відпустки роботодавець інформує ПФУ за допомогою трудового додатка Д5. Детально про цю відпустку будемо говорити у статті «Об’єднана звітність та відпустка для догляду за дитиною» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94.

Додаток 4ДФ. У цьому додатку працівника, який перебував у відпустці за свій рахунок, зазначаємо виключно у випадку, коли у звітному місяці йому нараховувалися або виплачувалися доходи.

Якщо працівник весь місяць був у відпустці без збереження зарплати й в такому місяці немає нарахувань / виплат, порожній рядок на нього в 4ДФ не формуємо

Додаток Д5. У Д5 відомості про відпустку без збереження зарплати (крім відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років) не вказуємо.

Розглянемо на прикладах порядок відображення в додатках до Податкового розрахунку інформації про надані відпустки без збереження зарплати.

Бездохідний місяць

Приклад 1. Працівник:

— Іванчук Орест Андрійович (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ 22 %) перебував у відпустці за свій рахунок весь листопад 2025 року (30 к. дн.). Зарплата не нараховувалась;

— Ковальчук Максим Семенович (основне місце роботи, неповна зайнятість, ставка ЄСВ 8,41 %) був прийнятий на посаду економіста (код КП 2441.2) з 27.11.2025 (наказ від 26.11.2025 № 87/к). У листопаді зарплата йому не нараховувалася, оскільки 27 та 28 листопада (2 к. дн.) він перебував у відпустці за свій рахунок.

Роботодавець сформує на працівників у додатку Д1 рядки без сумових показників так, як показано на рис. 1. При цьому в графі 08 зазначить той код категорії застрахованої особи, що відповідає оплаті праці, а саме за:

— Іванчуком О. А. — «1» — найманий працівник на загальних підставах, оплата праці, ставка ЄСВ 22 %;

— Ковальчуком М. С. — «2» — працююча особа з інвалідністю, оплата праці, ставка ЄСВ 8,41 %.

До 4ДФ за листопад обидва працівники не потраплять. Відсутність нарахованого / виплаченого доходу в листопаді закриває працівникам шлях до цього додатка. Формувати на Ковальчука М. С. рядок без сумових показників, але за датою прийняття на роботу не потрібно. На це також звертають увагу податківці в БЗ 103.25.

Водночас інформацію про прийняття на роботу Ковальчука М. С. буде зазначено в Д5 Об’єднаного звіту (див. рис. 2).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за листопад 2025 року. Приклад 1

Рис. 2. Фрагмент Д5 за листопад 2025 року. Приклад 1

Якщо є дохід у звітному місяці

Приклад 2. Бондар Іван Іванович (основне місце роботи, повна зайнятість, ЄСВ — 22 %) з 3 по 14 листопада 2025 року (12 к. дн.) перебував у відпустці без збереження зарплати. Зарплата за фактично відпрацьований час у листопаді склала 10000 грн.

Підприємство сформує на працівника рядки в Д1 та 4ДФ так, як показано на рис. 3 та 4 відповідно.

Зверніть увагу, що в Д1 кількість днів відпустки без збереження зарплати зазначено за рядком із зарплатою.

Рис. 3. Фрагмент Д1 за листопад 2025 року. Приклад 2

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за листопад 2025 року. Приклад 2

Приклад 3. Запорожець Василь Васильович (основне місце роботи, повна зайнятість, ЄСВ — 22 %) з 3 по 18 листопада 2025 року (16 к. дн.) перебував у відпустці без збереження зарплати, а з 19 по 28 листопада — у відпустці на дітей. Відпускні за час оплачуваної відпустки на дітей нараховані в листопаді в сумі 9800 грн. Інших нарахувань у листопаді не було.

Почнемо з Д1. У загальному випадку кількість днів відпустки без збереження зарплати зазначають у графі 13 за рядком із зарплатою.

Якщо ж такий рядок відсутній, проте є рядки з нарахованими відпускними чи лікарняними або допомогою по вагітності та пологах, то є два можливих варіанти відображення днів безоплатної відпустки.

Варіант 1 — кількість днів відпустки без збереження зарплати зазначити за рядком із сумою відпускних чи лікарняних або допомоги по вагітності та пологах звітного місяця.

Варіант 2 — сформувати окремий рядок без сумових показників, але з кількістю днів без збереження зарплати та кількістю днів у трудових відносинах.

Якщо обираєте варіант 1, то формуйте звіт за аналогією з тим, як це зазначено на рис. 5 нижче.

Зауважимо, що відпускні в Д1 відображають окремо від інших доходів з кодом типу нарахувань «10» у графі 09. Детально про відпускні говоримо в статті «Відпускні та компенсація відпустки в Об’єднаному звіті» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94.

Що стосується 4ДФ, то працівник потрапить до цього додатка, оскільки у грудні йому нараховувався дохід (див. рис. 6).

Рис. 5. Фрагмент Д1 за листопад 2025 року. Приклад 3

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за листопад 2025 року. Приклад 3

Висновки

• За загальним правилом у Д1 кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати, що припала на звітний місяць, зазначаємо в графі 13.
• У 4ДФ працівника, який у звітному місяці перебував у відпустці за свій рахунок, зазначаємо виключно за умови, що йому в такому місяці нараховувалися / виплачувалися доходи.
• У Д5 початок та закінчення відпустки без збереження зарплати не зазначаємо. Виняток — відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років.

Податки & бухоблік Листопад, 2025/№ 94