Соціальні відпустки в Об’єднаній звітності

Перелік соціальних відпусток визначено у п. 4 ч. 1 ст. 4 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. До них належать:

1) відпустка у зв’язку з усиновленням дитини;

2) додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (відпустка на дітей);

3) відпустка при народженні дитини;

4) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

5) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Перші три види відпусток зазначають в Об’єднаній звітності за загальними правилами, аналогічними до тих, що застосовуються, зокрема, для щорічних відпусток. Детально це питання розглянуто у статті «Оплачувані відпустки в Об’єднаному звіті».

Натомість відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до 3 років мають свої особливості відображення в Об’єднаній звітності, на яких і зосередимося далі. До речі, про правила надання цих відпусток дізнавайтеся із статей «Допомога по вагітності та пологах: строки призначення, розрахунок, обмеження» та «Надаємо відпустку для догляду за дитиною до 3 років».

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами в Об’єднаному звіті

Додаток Д1. За період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці виплачують допомогу по вагітності та пологах за рахунок коштів ПФУ.

Суму допомоги по вагітності та пологах відображають у Д1 у тому місяці, в якому її нараховано у бухобліку, не загальною сумою, а з розподілом за місяцями, на які припадають дні непрацездатності по вагітності та пологах, пропорційно таким дням

У рядках із сумою допомоги у графі 08 звичайні роботодавці зазначають код категорії застрахованої особи:

• «42» — якщо ЄСВ нараховується за ставкою 22 %;
• «43» — якщо застосовується ставка 8,41 %.

Місяць і рік, за який проводиться нарахування, відображають у графі 10, а кількість календарних днів відповідного місяця, за які нараховано допомогу, — у графі 15.

Одночасно заповнюють графу 14, де зазначають кількість днів перебування у трудових відносинах. Завдяки цьому в наступних місяцях не потрібно формувати «нульові» рядки лише для відображення таких днів. Виняток із цього правила — випадок, коли період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами зараховується до спецстажу. Оскільки додатки Д1 та Д6 пов’язані контролями, то протягом періоду такої відпустки, що формує спецстаж, доведеться зазначати рядки без сумових показників, але з днями у трудових відносинах.

Інші графи за рядками з допомогою по вагітності та пологах заповнюють у загальному порядку.

Додаток 4ДФ. У цьому додатку суму допомоги по вагітності та пологах відображають окремим рядком, зазначаючи її загальною сумою без розбивки за місяцями з ознакою доходу «128».

Зверніть увагу: така виплата не підлягає оподаткуванню ані ПДФО, ані військовим збором відповідно до п.п. 165.1.1 та п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Додаток Д5. Якщо у звітному періоді працівниці надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами або вона закінчилася, такі події відображають у додатку Д5.

У цьому випадку заповнюють, зокрема, такі графи:

• у графі 07 зазначають категорію особи «5» — для осіб, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
• у графі 10 — дату початку або закінчення відпустки, що припадає на звітний період;
• у графі 16 — реквізити документа, на підставі якого надано відпустку.

Водночас графи 13 — 15 у рядку з інформацією про початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретна відпустка) не заповнюють.

Приклади заповнення Об’єднаного звіту: декретна відпустка

Приклад 1. Гончарюк Вікторії Миколаївні (основне місце роботи, повна зайнятість, ЄСВ — 22 %) надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 8 червня 2026 року (листок непрацездатності № 13678782-3024677821-1, окремий наказ про надання такої відпустки не видавався). Сума допомоги становить 151200 грн, у тому числі за 23 к. дн. червня — 27600 грн, 31 к. дн. липня — 37200 грн, 31 к. дн. серпня — 37200 грн, 30 к. дн. вересня — 36000 грн, 11 к. дн. жовтня — 13200 грн. Зарплата за фактично відпрацьований час у червні 2026 року — 8200 грн.

Інформацію щодо працівниці роботодавець відобразить у додатках Д1, 4ДФ і Д5 так, як показано на рис. 1 — 3.

Зверніть увагу: якщо відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами надано на підставі листка непрацездатності, у графі 16 додатка Д5 зазначають реквізити такого листка. Що стосується наказу (розпорядження) про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, то законодавство не вимагає його обов’язкового оформлення (див. лист Мінекономіки від 21.05.2025 № 4701-05/38100-09).

Рис. 1. Фрагмент Д1. Декретна відпустка

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ. Декретна відпустка

Рис. 3. Фрагмент Д5. Декретна відпустка

Відпустка для догляду за дитиною до 3 років в Об’єднаному звіті

Додаток Д1. У загальному випадку відображення у Д1 працівника у відпустці для догляду за дитиною до 3 років залежить від наявності в нього бази нарахування ЄСВ у звітному місяці.

Якщо протягом місяця працівнику не нараховувалися виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, і за нього не здійснювалася доплата до мінімального страхового внеску, у Д1 його не відображаємо.

Формувати у Д1 за працівником, що перебуває у доглядовій відпустці, рядок без сумових показників лише для того, щоб показати кількість днів перебування у такій відпустці, не потрібно

Інформацію щодо періоду такої відпустки ПФУ отримає з додатка Д5 Об’єднаного звіту (див. нижче).

Проте з цього загального правила є виняток. Це працівники, які обіймають посади, робота на яких зараховується до спецстажу і цей стаж продовжує рахуватися під час доглядової відпустки. Перелік таких окремих категорій осіб наведений у додатку 3 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку.., затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

На працівників із спецстажем у Д1 формуємо рядок без сумових показників, але з кількістю календарних днів у трудових відносинах у графі 14 та з ознакою наявності спецстажу «1 — так» у графі 23

Відповідно на таких працівників формуємо рядки в додатку Д6 з кодом, який відповідає займаній посаді.

У разі нарахування будь-яких доходів, що входять до бази нарахування ЄСВ, працівника включають до Д1 у загальному порядку. Наприклад, така ситуація виникає, якщо працівник працює у доглядовій відпустці на умовах неповного робочого часу або ж у місяцях початку або закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років, коли працівник працює частину місяця тощо.

Додаток 4ДФ. Працівника у відпустці для догляду за дитиною до 3 років відображають у 4ДФ виключно за наявності нарахованого або виплаченого доходу. За відсутності таких нарахувань / виплат він у звіті не фігурує.

Що стосується показника «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», то працівників, які перебувають у доглядовій відпустці і за якими у звітному періоді не було нарахувань / виплат, до цього показника не включають.

Додаток Д5. За допомогою цього додатка повідомляють про початок або закінчення доглядової відпустки.

На працівника, якому надано / в якого закінчилася у звітному періоді відпустка для догляду за дитиною до 3 років, формуємо у Д5 окремий рядок, зазначаючи, зокрема, у графі 07 категорію особи — «6». При цьому кадрові показники у графах 13 — 15 не заповнюємо.

Приклади заповнення Об’єднаного звіту: відпустка для догляду до 3 років


Приклад 2. Павлюк Іванні Іванівні (основне місце роботи) після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (останній день відпустки — 10 червня 2026 року, листок непрацездатності № 13682824-4024672352-1, окремий наказ про надання такої відпустки не видавався) з 11 червня 2026 року надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років (наказ від 10.06.2026 № 102/к). Дохід у червні працівниці не нараховувався.

У Д5 на працівницю буде сформовано 2 рядки так, як показано на рис. 4 нижче. Перший — із датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Другий — із датою початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Водночас до Д1 та 4ДФ працівниця не потрапить, оскільки дохід їй не нараховувався.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Відпустка до 3 років

Приклад 3. Гудішевська Христина Павлівна (основне місце роботи, ЄСВ — 22 %), не перериваючи відпустку для догляду за дитиною до 3 років, з 15 червня 2026 року приступила до роботи на умовах неповного робочого часу. Зарплата за фактично відпрацьований час у червні — 10000 грн.

У Д1 за червень щодо працівниці формують рядок із сумою заробітної плати. У графі 14 зазначають загальну кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у цьому місяці (30 к. дн.), оскільки такі відносини не переривалися (див. рис. 5). Крім того, суму заробітної плати за червень слід відобразити і в додатку 4ДФ (див. рис. 6).

У додатку Д5 працівницю не показуємо, оскільки у звітному періоді не відбулося ані початку (припинення) трудових відносин, ані початку чи закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Рис. 5. Фрагмент Д1. Робота у відпустці до 3 років

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ. Робота у відпустці до 3 років

Приклад 4. Використовуючи умови прикладу 3, припустимо, що працівниця достроково припинила відпустку для догляду за дитиною до 3 років та приступила до роботи на умовах неповного робочого часу з 15 червня 2026 року (наказ від 08.06.2026 № 100/к).

У додатку Д5 за червень 2026 року щодо працівниці формують окремий рядок. У ньому, зокрема, зазначають (див. рис. 7):

• у графі 07 — категорію особи «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років);
• у графі 10 — дату закінчення відпустки (останній день відпустки) у форматі «14062026»;
• у графі 16 — реквізити наказу (розпорядження) про дострокове припинення відпустки (наказ від 08.06.2026 № 100/к).

Водночас рядок із датою початку роботи після завершення відпустки у Д5 не формуємо, оскільки трудові відносини не переривалися. Графи 13 — 15 не заповнюємо.

Додатки Д1 і 4ДФ за червень заповнюють у порядку, наведеному на рис. 5 і 6.

Рис. 7. Фрагмент Д5. Дострокове припинення відпустки до 3 років

Висновки

• Допомогу по вагітності та пологах відображають у додатку Д1 за той звітний місяць, у якому її нараховано, не загальною сумою, а з розподілом за місяцями, за які вона нарахована.
• У додатку 4ДФ допомогу по вагітності та пологах зазначають загальною сумою в окремому рядку з ознакою доходу «128».
• У додатку Д5 початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами зазначають окремим рядком із кодом категорії особи «5» у графі 07.
• Якщо у звітному місяці працівникам у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не нараховувалися виплати, що входять до бази ЄСВ, їх не зазначають у Д1. Виняток — працівники зі спецстажем.
• У 4ДФ рядки щодо працівників у відпустках для догляду за дитиною до 3 років формують лише за наявності доходу; за його відсутності їх не включають і до показника «Працювало за трудовими договорами (контрактами)».
• У додатку Д5 зазначають початок або закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років із кодом категорії застрахованої особи «6» у графі 07.

Податки & бухоблік Червень, 2026/№ 44