Спецстаж в Об’єднаному звіті: нюанси для доглядової відпустки

Відразу відповімо — так, потрібно, і не тільки в Д6. Далі пояснимо чому.

Спецстаж та держстаж

Спеціальний стаж — це період роботи в певних умовах праці чи на посадах, з якими законодавець пов’язує пільгове (або за особливими правилами) пенсійне забезпечення (див. постанову ВСУ від 14.03.2017 у справі № 21-1753а16).

До стажу роботи, що дає право держслужбовцям на призначення пенсії, зараховуються періоди роботи на посадах, віднесених до категорій посад держслужби. При цьому відпустка для догляду за дитиною не перериває тривалість стажу роботи на посаді держслужби. Період такої відпустки зараховується як до загального, так і до безперервного стажу роботи і до стажу роботи за спеціальністю. Про це чітко зазначено у ч. 2 ст. 181 КЗпП.

Про те, що час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років зараховується до страхового стажу та пільгового стажу, що дає право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, зазначають фахівці ГУ ПФУ в Чернігівській області.

Крім того, час перебування держслужбовця у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох (шести) років зараховується до стажу держслужби (ч. 2 ст. 46 Закону про держслужбу* та п. 4 Порядку № 229**). Від наявного стажу держслужби залежить розмір надбавки за вислугу років та тривалість додаткової відпустки держслужбовців.

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

* Порядок обчислення стажу державної служби, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 № 229.

Далі з’ясуємо, як наявність спецстажу у працівниці, яка оформила доглядову відпустку, впливає на заповнення додатків до Податкового розрахунку. Для цього розглянемо приклад за умовами запитання читача, доповнивши його необхідними даними.

Приклад. Працівниця-держслужбовець Сніжко Тетяна Петрівна (основне місце роботи) одразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ від 23.04.2024 № 17), а саме з 28.08.2024, пішла у відпустку для догляду за дитиною до 3 років (наказ від 26.08.2024 № 35). У липні та серпні 2024 року (III квартал 2024 року) немає жодних нарахувань. Адже сума допомоги по вагітності та пологах, нарахована у квітні 2024 року і розподілена за наступними місяцями, у кожному з цих місяців, включаючи серпень, перевищує розмір МЗП. Тому ЄСВ на додаткову базу нараховувати не потрібно.

Заповнюємо Д1

У загальному випадку працівники, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до 3 років та від 3 до 6 років, потрапляють у Д1 за наявності у них доходів, що входять до бази нарахування ЄСВ. Якщо в місяці звітного кварталу база нарахування = 0, то на працівника пустий рядок з кількістю днів у трудових відносинах не формуємо.

Виняток із цього правила — працівники, які до виходу у відпустку для догляду за дитиною працювали на посадах (роботах), робота на яких зараховується до спецстажу (згідно з додатком 3 до Порядку № 4*), і цей стаж продовжує рахуватися під час такої відпустки.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Це як раз наш випадок, тому на працівницю у Д1 формуємо рядок без сумових показників, але з кількістю календарних днів у трудових відносинах у графі 14.

У графі 08 («Код категорії ЗО») зазначаємо код «25» (наймані працівники, які працюють на посадах, робота на яких зараховується до стажу, що дає право на одержання пенсії відповідно до окремих законів України) або «32» (якщо працівниця з інвалідністю).

У графі 23 («Ознака наявності спецстажу») проставляємо ознаку «1 — так».

Далі на рис. 1 покажемо приклад заповнення Д1 за серпень 2024 року за умовами нашого запитання. До речі, Д1 за липень та вересень 2024 року (III квартал) будуть мати аналогічний вигляд. Адже у цих місяцях також відсутні зарплатні нарахування.

Рис. 1. Фрагмент Д1 за серпень 2024 року

Формуємо Д5

У Д5 Об’єднаного звіту роботодавці повинні відображати початок та закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Зазначаємо цю відпустку у Д5 в окремому рядку. У графі 07 такого рядка вказуємо категорію особи «6», кадрові графи 13 — 15 не заповнюємо.

Якщо працівниця одразу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами йде у доглядову відпустку, то в Д5 на неї формуємо два рядки:

— перший — з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

— другий — з датою початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

При заповненні рядка із датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у графі 07 вказуємо категорію особи «5», графи 13 — 15 також не заповнюємо.

Далі на рис. 2 покажемо приклад заповнення Д5 за III квартал 2024 року.

Рис. 2. Фрагмент Д5 за III квартал 2024 року

Заповнюємо Д6

Д6 до Податкового розрахунку заповнюють та подають тільки ті роботодавці, в яких є робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу.

Однією з підстав для заповнення Д6 є наявність спецстажу за роботу на посадах, пенсія за якими встановлюється згідно із Законом про держслужбу. Як ми вже з’ясували, період відпустки для догляду за дитиною зараховується до спецстажу та стажу держслужби.

Крім того, в абз. 3 п. 6 розд. IV Порядку № 4 зазначено, що відомості про осіб, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до трьох років та з трьох до шести років, подаються у складі Д6 на загальних підставах. Відповідно працівниця-держслужбовець, яка перебуває у доглядовій відпустці, має бути відображена у Д6.

Що стосується заповнення граф Д6, то тут немає жодних особливостей.

У графі 07 («Код підстави для обліку спецстажу») проставляйте код відповідно до Довідника кодів, наведеного в додатку 3 до Порядку № 4. Для держслужбовців у цій графі зазначайте код ЗДС037А1. Тобто протягом усього періоду доглядової відпустки в Д6 вказуйте той код спецстажу, який вказували щодо працівниці до моменту виходу її в таку відпустку.

Інші графи Д6 також заповнюються у загальному порядку.

Також до Д6 повинен потрапити увесь період перебування працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з тим самим кодом ЗДС037А1. Проконтролюйте цей момент.

Далі на рис. 3 покажемо приклад заповнення Д6 за серпень 2024 за умовами нашого запитання. У свою чергу, Д6 за липень та вересень 2024 (III квартал) заповнюються аналогічно.

Рис. 3. Фрагмент Д6 за серпень 2024 року

Висновки

• Період відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років зараховують до спецстажу.
• Під час доглядової відпустки на держслужбовця потрібно продовжувати щомісячно заповнювати Д1 з позначкою «1» у графі 23.
• Початок та закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років відображаємо у Д5 окремим рядком з категорією особи «6» у графі 07.
• Протягом усього періоду доглядової відпустки в Д6 на держслужбовців вказуйте код спецстажу ЗДС037А1.