5176 1

Виправляємо сумові помилки у Звіті з ЄСВ

19.10.15
Помилки в сумових показниках призводять до перекручення персоніфікованих даних ваших працівників і можуть негативно вплинути на розмір пенсій, страховий стаж. Крім того, іноді вони можуть призвести до серйозних штрафів. Тому, використовуючи народну мудрість «Розумний і помилиться, і виправиться», виправлятимемо свої помилки. Як? Прямо зараз розповімо про це.

Автор: Скрипкіна Катерина, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua

ЄСВ, внески до ПФУ

Розпочнемо з того, що нагадаємо всі види сумових помилок (можливо, ви знайдете серед них і свою). Отже, це помилки, які виникли у зв’язку з:

— неправильним відображенням бази справляння ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду (ПФ) — до 2011 року), у тому числі з неправильним застосуванням максимальної величини бази справляння ЄСВ (максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачувалися внески до ПФ, — до 2011 року) і з неправильним визначенням додаткової бази нарахування ЄСВ;

— застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ (внесків до ПФ — до 2011 року), у тому числі із застосуванням неправильного розміру понижуючого коефіцієнта;

— необхідністю провести донарахування (зменшення) ЄСВ за попередні звітні періоди через збільшення (зменшення) класу професійного ризику виробництва.

Загальні правила виправлення помилок усіх часів

Виявили сумову помилку, що закралася у Звіті з ЄСВ? Виправити її потрібно в чинній формі № Д4 за той звітний місяць, в якому були виправлені допущені помилки.

 

Таким чином, усі помилки в сумових показниках, виявлені, наприклад, у вересні, виправляєте у формі № Д4 за вересень 2015 року. Нагадаємо, що ця форма затверджена наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 і подається з травня цього року. Звіт за формою № Д4 з коригуваннями подаєте, як завжди, до своєї ДПІ (навіть у тому випадку, якщо виправляєте старі помилки).

При виправленні сумових помилок дотримуйтеся таких правил:

1) розрахунок ЄСВ за минулі періоди слід проводити виходячи з розміру ЄСВ, що діяв на день нарахування зарплати (доходу), на яку нараховується єдиний внесок ( п.п. 4 п. 1 розд. IV Інструкції № 449*);

Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

2) при визначенні бази справляння ЄСВ нарахований доход порівнюєте з максимальною величиною бази справляння, що діяла в місяці, за який нарахована виплата;

3) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ виплати слід враховувати в такій послідовності: (1) зарплата; (2) винагороди за цивільно-правовими договорами; (3) лікарняні та декретні (з 01.07.2013 р.);

4) «перехідні» виплати (лікарняні, декретні, відпускні) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ і виконання вимоги про ЄСВ з МЗП відносять до місяців, за які вони нараховані.

Далі переходимо безпосередньо до порядку виправлення помилок. Механізми виправлення помилок, допущених у періодах сплати пенсійних внесків (помилки допущені до 2011 року) і ЄСВ (помилки допущені за періоди починаючи з січня 2011 року), відрізняються. Тому їх ми розглянемо окремо.

Усуваємо помилки, допущені починаючи з січня 2011 року

Усі сумові помилки, допущені починаючи з січня 2011 року і виявлені сьогодні, виправляєте через таблиці 1 і 6 Звіту за формою № Д4 за місяць, в якому ця помилка була виявлена. Детальніше про те, за допомогою яких рядків і граф виправити помилку, див. у таблиці.

Таблиця форми № Д4

Рядки/графи таблиці

Що вказуємо

Таблиця 1

Рядок 6 (6.1 — 6.4)

Заповнюєте, якщо потрібно донарахувати ЄСВ. У відповідних рядках (6.1 — 6.3) вказуйте суму донарахованого внеску, у рядку 6.4 — суму доходу, на яку донараховано ЄСВ (за необхідності*)

Рядок 7 (7.1 — 7.4)

Заповнюєте, якщо потрібно зменшити нарахований (утриманий) ЄСВ. У відповідних рядках (7.1 — 7.3) вказуйте суму сторнованого внеску, у рядку 7.4 — суму доходу, на яку помилково був нарахований ЄСВ (за необхідності*)

Рядок без номера «Зміст помилки»

Вказуєте причину помилки, період її допущення

Таблиця 6

Графи 10 і 11 (у тому числі, але не виключно)

На працівника, у даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, вказуючи серед іншого:

— у графі 10 — код типу нарахувань (далі — КТН) : «2» — якщо донараховуєте ЄСВ, «3» — якщо зменшуєте надміру нарахований/утриманий ЄСВ;

— у графі 11 — місяць і рік, в якому припустилися помилки, що виправлялася.

Решта граф (крім граф 13 — 16) заповнюються в загальному порядку*

* Якщо ви не коригуєте базу (помилка пов’язана з неправильним розміром ЄСВ), то не заповнюйте:

— у таблиці 1 — рядок 6.4 (7.4);

— у таблиці 6 — графи 17 — 19.

 

Важливо! Виняток із загального правила — випадки виправлення помилок у сумах ЄСВ у частині нарахувань на базу справляння ЄСВ (у тому числі додаткову базу) за звітні періоди до травня 2015 року. Такі помилки виправляють виключно за допомогою рядків 6 та/або 7 таблиці 1 Звіту за формою № Д4. Якщо ЄСВ утримано правильно, а помилка закралася у сумі ЄСВ у частині нарахувань, окремі рядки з КТН «2» і «3» в таблиці 6 не формуйте.

Такий порядок виправлення помилок, допущених у звітних періодах до травня 2015 року, пов’язаний з тим, що дані про суми ЄСВ у частині нарахувань, у тому числі на додаткову базу, роботодавці почали відображати в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 тільки починаючи зі Звіту за травень 2015 року. До цього суми ЄСВ у частині нарахувань вказувалися тільки в таблиці 1 форми № Д4 без поділу за застрахованими особами.

 

У поточному місяці ви виявили, що не нарахували належну працівнику виплату або, навпаки, надміру нарахували якусь суму? У такому разі свою (а може, і чужу) помилку потрібно виправити шляхом донарахування або сторнування відповідної суми. Коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці поточного місяця. Тому у Звіті за формою № Д4 такі коригування не поширюються на минулі періоди та відповідно не виправляються як помилки.

На особливу увагу заслуговує ситуація, коли за дні, коли працівник фактично хворів, помилково нараховано зарплату. Порядок її виправлення передбачений у  п. 9 розд. IV Порядку № 435**. У такому разі в місяці, коли виявили помилку, у таблиці 6 потрібно заповнити:

** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

— один рядок на виключення нарахованої зарплати за дні, коли працівник перебував на лікарняному, і нарахованого (утриманого) на неї ЄСВ (зі знаком «-» у графах 17, 18, 20 і 21);

— другий — із сумою нарахованих лікарняних, у тому числі за дні, за які помилково було нараховано зарплату.

Зверніть увагу: у разі сторнування сум відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 такі суми також треба відображати зі знаком «-».

Виправляємо помилки у звітних періодах 2010 року

У 2010 році роботодавці замість ЄСВ сплачували внески до ПФ і соцфондів. Помилки, допущені при справлянні пенсійних внесків, можна виправити у формі № Д4 через додаток до таблиці 1 і таблицю 6.

У додатку до таблиці 1 заповнюєте:

— рядки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), вказуючи суму пенсійних внесків, і 3.2, зазначаючи суму доходу, на яку вони донараховані, — якщо донараховуєте внески;

— рядки 3.3 (3.3.1, 3.3.2), вказуючи суму пенсійних внесків, і 3.4, зазначаючи суму доходу, на яку вони надміру нараховані, — якщо зменшуєте нараховані/утримані внески;

— рядок 3.5, вказуючи, чи спричинять коригування зміни в персоніфікованому обліку застрахованих осіб;

— рядок 3.6, зазначаючи причину помилки, період її допущення.

У таблиці 6 на застраховану особу формуєте коригуючий рядок, де, крім «загальних» граф, заповнюєте:

— графу 10 з КТН «6», якщо донараховуєте пенсійні внески, або з КТН «7», якщо зменшуєте їх;

— графу 11, вказуючи період, за який виправляєте помилку по пенсійних внесках.

 

Якщо помилки припустилися у розмірі ставки внеску (база справляння визначена правильно), то рядок 3.2 (3.4) додатка до таблиці 1, а також графи 17 і 18 таблиці 6 не заповнюйте. Через них коригують базу нарахування минулих періодів, а вам у такому разі це не потрібно.

Також не потрібно заповнювати графи 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 і 25 таблиці 6 Звіту за формою № Д4. Річ у тім, що в пенсійній звітності, яка подається за звітні місяці 2010 року, в цій таблиці такі графи були відсутні.

Виправляємо старі помилки (допущені до 2010 року)

Такі помилки виправляєте універсальним способом: через додаток до таблиці 1 і таблицю 6 (див. попередній розділ). Водночас необхідно врахувати низку нюансів, якщо помилка, яка була допущена у звітних періодах до 2010 року, вплинула на персоніфіковані дані працівника щодо його нарахувань. До таких «промахів» належать помилки у базі справляння внеску, сумі внеску в частині утримань.

Виявили саме таку помилку? Тоді вам необхідно:

1) ініціювати проведення перевірки ПФ (подаєте заяву довільної форми). Річ у тім, що виправлення помилкових даних за періоди до 2011 року пенсійники мають право здійснити тільки після проведення перевірки;

2) заповнити форму ІНДАНІ (додаток 13 до Інструкції № 16-6***) за звітний рік, в якому припустилися помилки.

*** Інструкція про порядок обчислення та сплати підприємствами, установами, організаціями і громадянами збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління ПФУ від 19.10.2001 р. № 16-6.

 

Увага! ІНДАНІ разом з Ярликом-розпискою подаєте до свого органу ПФ.

Тепер розберемося з помилками на практичних прикладах.

Приклад 1. Працівнику Петренку Івану Петровичу (податковий номер — 2824546585) у липні 2015 року нарахована матдопомога на оздоровлення в розмірі 1000 грн. Помилково сума допомоги не була включена до бази справляння ЄСВ і відображена у Звіті за формою № Д4 за липень 2015 року. Помилку виявлено у вересні 2015 року. Зарплата працівника за вересень 2015 року — 3000 грн. (ЄСВ у частині нарахувань — 1117,80 грн.****, у частині утримань — 108 грн.).

**** Тут і далі ставка ЄСВ у частині нарахувань (умовно) — 37,26 %.

Виправляємо помилку через таблиці 1 і 6. У таблиці 1 заповнюємо рядки:

— 6.1, 6.1.1, вказуючи суму донарахованого ЄСВ — 372,60 грн. (1000 грн. х 37,26 %);

— 6.3, 6.3.1 — суму доутриманого ЄСВ — 36 грн. (1000 грн. х 3,6 %);

— 6.4 — суму доходу, з якого помилково не справлявся ЄСВ, — 1000 грн.;

— 6 — загальну суму донарахованого і доутриманого ЄСВ — 408,60 грн.;

— «Зміст помилки» — «Сума нарахованої в липні 2015 року матеріальної допомоги на оздоровлення помилково не включена до бази справляння ЄСВ».

У таблиці 6 формуємо коригуючий рядок на Петренка І. П., де у графі 10 ставимо КТН «2», у графі 11 — 07.2015.

Рис. 1. Фрагменти таблиць 1 і 6 Звіту за формою № Д4 за вересень 2015 року до прикладу 1

<…>

Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску

<…>

6

Донараховано та/або доутримано єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 6.1 + р. 6.2 + р. 6.3)

408,60

6.1

Донараховано єдиний внесок (крім сум, зазначених у р. 6.2)

372,60

6.1.1

36,76 — 49,7 %, у т. ч. донараховано до мінімальної заробітної плати

372,60

<…>

6.3

Додатково утримано єдиний внесок

36,00

6.3.1

3,6 %

36,00

<…>

6.4

Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок

1000,00

 

Зміст помилки Суму нарахованої у липні 2015 року матеріальної допомоги на оздоровлення помилково не включено до бази нарахування єдиного внеску

 

<…>

<…>

Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам

<…>

 Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам

<…>

 

Приклад 2. У серпні 2015 року до бази справляння ЄСВ помилково була включена матдопомога на лікування, нарахована Романенку Михайлу Павловичу (податковий номер — 2734546585) у розмірі 2000 грн. (ЄСВ у частині нарахувань — 541,76 грн., у частині утримань — 72 грн.). Цього місяця до ставки ЄСВ (умовно — 37,26 %) застосували понижуючий коефіцієнт 0,727. Помилку виявлено у вересні.

У результаті допущеної помилки, по-перше, була завищена база справляння ЄСВ, по-друге, застосовано понижуючий коефіцієнт в меншому розмірі, що призвело до заниження ЄСВ у частині нарахувань.

Правильна база нарахування ЄСВ на одну застраховану особу за серпень 2015 року — 5000 грн., а середньомісячна база нарахування ЄСВ на одну застраховану особу за 2014 рік — 4000 грн. Відповідно, правильний розмір понижуючого коефіцієнта до ставки ЄСВ за серпень — 0,8. У вересні 2015 року до ставки ЄСВ також застосовували коефіцієнт 0,8.

Дані, необхідні для виправлення помилки з коефіцієнтом, наведемо в таблиці.

(грн.)

Працівники

Зарплата за серпень 2015 року

ЄСВ, фактично нарахований

ЄСВ, який має бути нарахований

ЄСВ донарахований

ЄСВ утриманий

Васенко Петро Петрович

(2924546555)

7000,00

1896,16

2086,56

190,40

252,00

Іщенко Олена Василівна

(2877546585)

6000,00

1625,28

1788,48

163,20

216,00

Пітімко Роман Вікторович (2934546445)

3500,00

948,08

1043,28

95,20

126,00

Романенко Михайло Павлович (2824546585)

3500,00

948,08

1043,28

95,20

126,00

Разом

20000,00

5417,60

5961,60

544,00

720,00

 

За вересень 2015 року працівникам підприємства нараховувалася зарплата в тому самому розмірі, що й за серпень.

Для виправлення помилки, пов’язаної із застосуванням неправильного розміру коефіцієнта, необхідно заповнити:

— у таблиці 1 — рядки 6, 6.1, 6.1.9 і «Зміст помилки»;

— у таблиці 6 — коригуючі рядки на кожного працівника, вказавши у графі 10 — КТН «2», у графі 11 — 08.2015, у графі 21 — суму донарахованого ЄСВ.

Для того щоб виправити помилку, пов’язану з помилковим уключенням до бази справляння ЄСВ допомоги на лікування, потрібно заповнити:

— у таблиці 1 — рядки 7, 7.1, 7.1.9, 7.3, 7.3.1, 7.4 і «Зміст помилки»;

— у таблиці 6 — коригуючий рядок на Романенка М. П., вказавши у графі 10 — КТН «3», у графі 11 — 08.2015, у графах 17 і 18 — 2000 грн., у графі 20 — 72 грн., у графі 21 — 541,76 грн.

Рис. 2. Фрагменти таблиць 1 і 6 Звіту за формою № Д4 за вересень 2015 року до прикладу 2

<…>

Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску

№ з/п

Назва показника

Сума (грн)

1

2

3

1

Загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, усього (р. 1.1 + р. 1.2 + р. 1.3 + р. 1.4 + р. 1.5)

20000,00

1.1

сума нарахованої заробітної плати

20000,00

<…>

2

Сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1 + р. 2.2 + р. 2.3 + р. 2.4 + р. 2.5)

20000,00

2.1

Сума нарахованої заробітної плати, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1.1 + р. 2.1.2 + р. 2.1.3 + р. 2.1.4 + р. 2.1.5 + р. 2.1.6 + р. 2.1.7)

20000,00

2.1.1

роботодавцями відповідно до класу професійного ризику виробництва (36,76 — 49,7 %)

20000,00

<…>

3

Нараховано єдиного внеску, усього (р. 3.1 + р. 3.2 + р. 3.3 + р. 3.4 + р. 3.5)

5961,60

3.1

на суми заробітної плати, усього (р. 3.1.1 + р. 3.1.2 + р. 3.1.3 + р. 3.1.4 + р. 3.1.5 + р. 3.1.6 + р. 3.1.7)

5961,60

3.1.1

на суми заробітної плати, нарахованої роботодавцями, відповідно до класу професійного ризику виробництва (р. 2.1.1 х (36,76 — 49,7 %) х коефіцієнт)

5961,60

<…>

4

Сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, з якої утримано єдиний внесок, усього (р. 4.1 + р. 4.2 + р. 4.3 + р. 4.4)

20000,00

4.1

Сума заробітної плати застрахованих осіб, усього (р. 4.1.1 + р. 4.1.2 + р. 4.1.3)

20000,00

4.1.1

осіб, які працюють на умовах трудового договору (контракту) (3,6 %)

20000,00

<…>

5

Утримано єдиний внесок, усього (р. 5.1 + р. 5.2 + р. 5.3 + р. 5.4 + р. 5.5 + р. 5.6)

720,00

5.1

р. 4.1.1 х 3,6 %

720,00

<…>

6

Донараховано та/або доутримано єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 6.1 + р. 6.2 + р. 6.3)

544,00

6.1

Донараховано єдиний внесок (крім сум, зазначених у р. 6.2)

544,00

<…>

6.1.9

36,76 — 49,7 % х коефіцієнт

544,00

<…>

 

Зміст помилки У серпні 2015 року застосовано помилково понижуючий коефіцієнт у розмірі 0,727 замість 0,800

 

7

Зменшено суму єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 7.1 + р. 7.2 + р. 7.3)

613,76

7.1

Зменшено нарахування (крім сум, зазначених у р. 7.2)

541,76

<…>

7.1.9

(36,76 — 49,7 %) х коефіцієнт

541,76

<…>

7.3

Зменшено утримань

72,00

7.3.1

3,6 %

72,00

<…>

7.4

Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок

2000,00

 

Зміст помилки У серпні 2015 року помилково суму допомоги на лікування включено до бази нарахування єдиного внеску

 

8

Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті, усього (р. 3 + р. 5 + р. 6 - р. 7)

6611,84

 

у тому числі

 

8.1

р. 3.1.1 + р. 3.5.1 + р. 6.1.1 + р. 6.1.9 - р. 7.1.1 - р. 7.1.9 (36,76 — 49,7 %)

5963,84

<…>

8.9

р. 5.1 + р. 6.3.1 - р. 7.3.1 (3,6 %)

648,00

<…>

<…>

Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам

<…>

 Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам

<…>

buhgalter911@mail.ua

 ifactor



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (1)
люда
06.11.2015
а штрафні санкції?