Інвентаризація у воєнний час: як провести?
Інвентаризація в «бойових умовах»: чи обов’язково?
Чи обов’язково цього року бюджетним установам проводити річну інвентаризацію? Чи стосується ця вимога тих установ, майно яких знаходиться на тимчасово окупованій території, в районі проведення активних бойових дій?
Одразу зазначимо: відповіді на запитання стосовно проведення інвентаризації як у мирний час, та і в період воєнного стану, передусім слід шукати в Положенні № 879*.
Тож інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності — обов’язкова процедура для всіх установ. Ба більше, звільнення від обов’язку проведення інвентаризації для установ, майно яких знаходиться на тимчасово окупованій території та в районах ведення воєнних (бойових) дій, Положенням № 879 не передбачено.
УВАГА!
Положення № 879 нікого не звільняє від обов’язку проведення щорічної інвентаризації
Та оскільки провести інвентаризацію на зазначених територіях фактично неможливо, для таких установ Мінфін відтермінував проведення цієї процедури.
Так, установи, які знаходяться в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану або майно яких розташоване на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію тільки тоді, коли стане можливим безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, необхідних первинних документів і регістрів бухобліку. Пряму вказівку на це містить абз. 1 п. 8 розд. І Положення № 879.
Нагадаємо: перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії, та територій, тимчасово окупованих збройними формуваннями РФ, визначено законодавством. На сьогодні визначення районів проведення воєнних (бойових) дій здійснюєть відповідно до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією Такий документ необхідно використовувати у редакції станом на дату прийняття рішення про проведення щорічної інвентаризації.
Отже, якщо населений пункт, де розташована ваша бюджетна установа, потрапив до зазначеного переліку, дійте таким чином:
1) проведіть річну інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, наступного за місяцем усунення небезпеки та перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку;
2) відобразіть результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.
Аналогічні норми щодо проведення інвентаризації в умовах воєнного стану прописав Кабмін і в Положенні № 419*.
* Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419.
Члени комісії працюють дистанційно/на простої: як провести інвентаризацію?
Три члени інвентаризаційної комісії закладу освіти виконують свої обов’язки дистанційно, а двом — оформлено простій. Як провести інвентаризацію за таких умов та долучити їх до цього процесу?
З початку війни левова частка працівників бюджетної сфери працює дистанційно або ж оформила простій. На цей випадок державні гарантії для працівників сфери освіти передбачено в ч. 1 ст. 571 Закону № 2145*.
* Закон України «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII.
Розглянемо, як правильно за таких умов залучити членів інвентаризаційної комісії до участі в проведенні щорічної інвентаризації. Спочатку поговоримо про тих працівників, які працюють дистанційно.
Для цього зазирнемо до самого визначення дистанційної роботи, наведеного в ст. 602 КЗпП*. Так, це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
* Кодекс законів про працю України від 10.12.71.
Причому за погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи може поєднуватися з виконанням працівником роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця. Це прописано у вищезгаданій статті КЗпП.
ЦІННА ПОРАДА!
Чітко пропишіть у трудовому договорі про дистанційну роботу можливість поєднання дистанційної роботи працівників — членів інвентаризації комісії з виконанням ними роботи на робочому місці
Зокрема, п. 5 розд. І Типового договору* передбачено можливість сторін зафіксувати такі умови:
— працівник може поєднувати виконання дистанційної роботи з виконанням роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця;
— особливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця зазначають окремо. Для цього зазначають час та/або інші умови, коли працівник виконує роботу у приміщенні чи на території роботодавця.
Саме цей пункт Трудового договору дає можливість роботодавцю врегулювати питання присутності членів інвентаризаційної комісії, які працюють дистанційно, на робочому місті під час проведення щорічної інвентаризації.
А як діяти у випадку, коли Трудовий договір не було укладено, а виконання дистанційної роботи передбачено лише наказом керівника установи? Про такий варіант зазначено в ч. 11 ст. 602 КЗпП. У такому разі діємо аналогічно. Тобто в окремому пункті наказу варто передбачити поєднання дистанційної роботи із роботою на території установи.
Таким чином, наявність у трудовому договорі про дистанційну роботу чи відповідному наказі вищезазначених норм буде достатнім для вирішення цього питання. За таких умов варто лише повідомити, коли саме (конкретна дата та час) такі працівники (члени інвентаризаційної комісії) мають бути присутніми на робочому місці для проведення інвентаризації.
Отже, дистанційна робота аж ніяк не привід для відсутності будь-кого з членів інвентаризаційної комісії під час її здійснення, і поготів, для непроведення річної інвентаризації.
Тепер щодо ситуації з членами інвентаризаційної комісії, яким оформлено простій. З такими працівниками ситуація практично аналогічна.
Приписом ст. 34 КЗпП передбачено: простій — це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.
Як бачимо, в згаданій нормі КЗпП не визначено, де в період простою повинні знаходитись працівники установи: вдома чи на робочому місці. Виходить, що це питання повністю віддано на відкуп керівнику установи. А отже, при документальному оформленні простою, в самому наказі про простій слід, зокрема, прописати необхідність (або її відсутність) перебування працівників під час простою на робочих місцях.
Наприклад, якщо простій уводять для всієї установи, доцільно зазначити щось на кшталт: «…крім керівника, головного бухгалтера, членів інвентаризаційної комісії».
Інвентаризація без МВО: чи можливо?
Як провести інвентаризацію за відсутності матеріально відповідальних осіб (далі — МВО). Такі особи зараз знаходяться в іншому місті, ніж розташована установа.
Мабуть, це одне з найболючіших питань для бухгалтерів. Та, на жаль, в Положенні № 879 годі й шукати універсальної відповіді на всі життєві ситуації.
ВАЖЛИВО! За загальним правилом інвентаризація проводиться у присутності МВО
Таку вимогу прописано в п. 1 розд. II та п.п. 4.2 п. 4 розд. III Положення № 879. Тож, як не крути, а такі особи мають бути обов’язково присутні при перевірці фактичної наявності матеріальних цінностей у місцях їх знаходження. При цьому абсолютно не важить, з якої причини зазначена особа відсутня на момент проведення інвентаризації.
Розглянемо декілька практичних ситуації та запропонуємо варіанти їх розв’язання.
Зрозуміло, що МВО можуть бути відсутні на момент проведення інвентаризації з різних причин. Наприклад, як у мирний час, так і в нинішніх військових умовах це може відбуватись у разі: відпустки, відрядження або хвороби.
У таких випадках період відсутності МВО є більш-менш очікуваною та передбачуваною подією, тому проведення інвентаризації доведеться відкласти, допоки така особа повернеться до виконання своїх прямих обов’язків. За таких умов керівник установи своїм розпорядчим документом має призначити нову дату проведення інвентаризації.
Тоді як у період воєнного стану МВО може бути відсутня тривалий час і передбачити дату, коли вона зможе і чи зможе взагалі повернутися до виконання своїх прямих обов’язків, абсолютно неможливо. Передусім це може бути пов’язано з мобілізацією такого працівника або ж виїздом до іншого міста, країни.
У такому разі вирішувати питання слід, спираючись на інші норми Положення № 879.
По-перше, в цій ситуації не потрібно нікого чекати та відкладати цю справу у довгу шухляду. Тож тільки-но керівник установи дізнався про такі обставини, необхідно передати матеріальні цінності інший особі. Зрозуміло, що цінності варто передати іншому працівнику установи, або у крайньому разі — керівникові установи.
По-друге, передачу ТМЦ від однієї МВО до іншої здійснюють за підсумками інвентаризації, яка в цьому випадку має обов’язковий характер. Нагадаємо: вимоги щодо обов’язкової інвентаризації у разі зміни МВО прописано в абз. 4 п. 7 розд. І Положення № 879.
Для цього складають Акт приймання-передачі ТМЦ від особи іншому працівнику. Такий акт складають у день передачі справ від «старої» МВО. Як вчинити, якщо таку інвентаризацію неможливо провести за участю «старої» МВО? Вочевидь, у подібних ситуаціях взагалі відмовлятись від проведення інвентаризації — не вихід.
Ба більше, її все одно необхідно провести. І жодних винятків Положення № 879 для таких випадків не містить. Вважаємо, що у такому разі інвентаризацію має провести відповідна комісія установи без участі МВО в порядку, визначному керівником установи.
Таким чином, на момент, коли в установі буде проводитися річна інвентаризація, ТМЦ уже не висітимуть у повітрі, а будуть закріплені за конкретною МВО. І саме у присутності такої «нової» МВО комісія установи проводитиме стандартну інвентаризаційну процедуру.
Бюджетна бухгалтерія, листопад, 2022/№ 42
