Надходження в натуральній формі: обліковуємо як треба

 Також після розбирання (демонтажу) списаного майна залишаються придатні для подальшого використання вузли, деталі чи матеріали. Та й про лишки, які виявляють під час проведення інвентаризації, не слід забувати. Все це – типові приклади надходжень у натуральній формі. І кожен з цих випадків вимагає складання і подання до Казначейства Довідки про надходження у натуральній формі. Але до її складання «натуралку» необхідно оцінити, оформити документально і відобразити в бухобліку. Як це правильно зробити ви дізнаєтесь з цієї статті. 

Вже з самої назви «надходження в натуральній формі» зрозуміло, що ні про які грошові кошти під час проведення цієї операції не йдеться. Тобто операція в натуральній формі — це господарська операція, не пов’язана з обігом грошових коштів у готівковій чи безготівковій формі.

Прикладами таких надходжень є:

• отримання благодійної допомоги (у формі матеріальних цінностей, у вигляді робіт та послуг);
• виявлення під час інвентаризації лишків матеріальних цінностей;
• вилучення активів (у тому числі й необоротних) у результаті ліквідації необоротних активів, які залишаються для потреб установи.

У разі здійснення розпорядниками бюджетних коштів операцій в натуральній формі такі операції повинні проводитися лише в межах планових показників та відображатися в бухгалтерському обліку виконання бюджетів (п. 11.17 Порядку № 1407 та п. 12.7 Порядку № 938).

А ч. 5 ст. 56 БКУ вимагає усі надходження та витрати бюджету відображати на рахунках у хронологічному порядку. Причому всі бухгалтерські записи повинні бути підтверджені документально.

З огляду на це, у разі отримання «натуралки» бюджетні установи повинні скласти і подати до органів Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це потрібно не пізніше останнього робочого дня місяця. Форма довідки наведена у додатку 37 до Порядку № 1407 та в додатку 25 до Порядку № 938.

Казначейство у своїх листах неодноразово наголошувало на необхідності подання цієї довідки у всіх випадках безоплатного надходження матеріальних цінностей (робіт та послуг). Річ у тім, що для отримання активів від розбирання непридатних активів, лишків чи благодійної допомоги у натуральній формі бюджетні установи не здійснюють жодних витрат. Фінансування на такі цілі також не надходить. Відповідно, рух грошових коштів на рахунках Казначейства не відбувається. Як наслідок, Казначейство просто «не бачить» цих операцій.

Казначейство може контролювати тільки грошові потоки установ, а облік майна не веде. Тож щоб виконати вимоги п. 11.17 Порядку № 1407 та п. 12.7 Порядку № 938, розпорядники при отриманні надходжень в натуральній формі повинні проінформувати Казначейство і відобразити в обліку додатково рух грошових коштів — надходження і витрати на одну й ту ж суму вартості отриманого майна (робіт, послуг). Таким чином виходить, що операції в натуральній формі призводять до касових надходжень і касових видатків. Ось чому так важливо надати казначеям інформацію про такі операції.

Увага! Неподання Довідки про надходження у натуральній формі є порушенням бюджетного законодавства (п. 33 ч. 1 ст. 116 БКУ). Недотримання вимог щодо ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів загрожує зупиненням операцій з бюджетними коштами (п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

Всі види надходжень у натуральній формі визнаються доходами спеціального фонду(ст. 13 БКУ). Таки надходження не мають постійного характеру. Зрозуміло, що запланувати обсяг безоплатно отриманих активів неможливо. Тож такі надходження є завжди понад план. Отже, окрім подання Довідки про надходження у натуральній формі, у разі фактичного отримання «натуралки» необхідно ще внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями і всіх пов’язаних документів.

Підтвердженням цього є абз. 10 п. 47 Порядку № 228, відповідно до якого зміни до кошторису та пов’язаних документів вносяться внаслідок перевищення надходжень відповідного фонду порівняно з надходженнями, врахованими у бюджеті.

Для цього слід подати розпоряднику вищого рівня копії довідок про зміни до кошторису за власними надходженнями. Ці довідки обов’язково мають бути завірені відповідним органом Казначейства. Цього вимагає п. 49 Порядку № 228.

Крім цього під час надходження «натуралки» виникає ще одне питання: чи потрібно вносити зміни до паспортів бюджетних програм? Відповідь на нього надав Мінфін у листі від від 15.02.2019 р. № 05110-05-2/4473. Так, головне фінансове відомство зазначило, що надходження у натуральній формі призводять до коригування спецфонду кошторису бюджетної установи в частині власних надходжень бюджетних установ. Якщо при цьому виникають нові завдання бюджетної програми, то згідно з абз. 9 п. 1.10 розд. І Правил № 836зміни до паспортів потрібні. В усіх інших випадках, коли нових завдань не буде, перезатверджувати паспорти Мінфін не бачить необхідності.

Далі – про особливості обліку різних видів натуральних надходжень. 

Благодійна допомога у вигляді матеріальних цінностей (робіт, послуг) 

Вимоги до отримання, використання та обліку благодійних внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами встановлено Порядком № 1222.

Благодійники можуть надавати благодійні внески у грошовій формі, а також як товари, роботи, послуги. Якщо благодійник не зазначив конкретні цілі використання коштів, то шляхи їх спрямування визначаєкерівник установи. Напрямки використання благодійних внесків визначають виходячи з першочергових потреб, пов’язаних виключно з основною діяльністю установи.

При цьому благодійні внески не можуть заміняти плату за надання установами платних послуг (п. 3 Порядку № 1222).

Для оформлення операцій з безоплатного отримання основних засобів та інших необоротних матеріальних активів застосовується Акт приймання-передачі основних засобів. Його типова форма затверджена наказом № 818. У разі отриманні основних засобів як гуманітарної допомоги, дарунка чи безповоротної допомоги акт складає комісія установи, яка приймає основні засоби. У цьому випадку акт може бути складений в одному примірнику. Акт обов’язково має затвердити керівник установи — отримувача благодійної допомоги.

Для оформлення приймання благодійної допомоги у вигляді запасів на сьогодні не існує законодавчо затвердженої типової форми, адже наказ № 130, яким було завтерджено форму Акту про приймання матеріалів, втратив чинність 02.02.2021 р. Тож, установи після цієї дати мали розробити і затвердити власні форми документів для оформлення операцій із запасами. Порядок документування операцій із запасами має бути прописаний у наказі про організацію бухобліку.

Всі надані благодійником первинні документи необхідно обов’язково прикласти до відповідних актів приймання відповідних матеріальних цінностей.

Що стосується благодійної допомоги у вигляді виконаних робіт чи наданих послуг, то чинним законодавством також не передбачено ані типової, ані примірної форми документа для оформлення її приймання. Як правило, оприбуткування такої допомоги проводять на підставі Акта приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг). Такий акт складають у довільній формі із зазначенням переліку робіт (послуг) та їх вартості. Не зайвим також буде звернутися до благодійника з проханням надати будь-які підтвердні документи про вартість виконаних робіт та використаних матеріалів.

Первісною вартістю необоротних активів, отриманих безоплатно від фізичних та юридичних осіб, є їх справедлива вартість на дату отримання (п. 5 розд. ІІІ Методрекомендацій з обліку ОЗ). Водночас первісною вартістю таких активів може бути вартість, указана у первинних документах, якщо благодійник їх надав.

Аналогічні вимоги встановлено і щодо оцінки запасів, отриманих безоплатно від юридичних та фізичних осіб (п. 24 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів). Тобто їх також слід оцінювати за справедливою вартістю або виходячи з вартості, зазначеної у первинних документах.

Причому всі додаткові витрати на доставку матеріальних цінностей, монтаж, налагодження тощо слід також включати до їх первісної вартості.

Приймання і оцінку матеріальних цінностей, отриманих у вигляді безповоротної допомоги чи дарунка, проводить комісія установи. Така комісія створюється за наказом керівника установи. До її складу обов’язково включають працівника бухгалтерської служби.

А от з оцінкою безоплатно виконаних робіт чи наданих послуг дещо складніше, адже законодавством не визначено порядок їх оцінки. Тому при визначенні вартості таких робіт (послуг) комісія установи має враховувати їх обсяги, складність, ринкові ціни на відповідні види робіт та вартість витрачених матеріалів. За потреби до роботи комісії можна залучати сторонніх фахівців — експертів у відповідній галузі. Якщо йдеться про масштабні та складні будівельні роботи або роботи з ремонту спеціального обладнання, має сенс провести незалежну оцінку.

За результатом оцінки комісія установи оформляє Акт оцінки матеріальних цінностей (робіт, послуг) довільної форми.

Згідно з ч. 4 ст. 13 БКУ благодійні внески, гранти та дарунки належать до першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетних установ. Такі надходження слід відображати за кодом класифікації доходів бюджету 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки».

Для обліку доходів від безоплатно отриманих активів, послуг (робіт) Порядком № 1219 призначено субрахунок 7511 «Доходи за необмінними операціями». 

Для обліку операцій з нарахування доходів спеціального фонду, у тому числі отриманих у вигляді благодійної допомоги, призначений меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду суб’єктів державного сектору». Його форма затверджена наказом № 755. На кожен вид доходів спецфонду відкривають окремі меморіальні ордери. Їх нумеруються відповідно № 14-1, 14-2, 14-3.

Приклад 1. Заклад освіти отримав від благодійника комп’ютерну техніку для кабінету інформатики. Зокрема, надійшло 7 персональних комп’ютерів вартістю 21000 грн кожен, на загальну суму 147000 грн. Згідно з первинними документами, отриманими разом із комп’ютерами, до складу кожного з них входять моноблок, клавіатура та миша.

Також отримано вертикальні жалюзи для вікон. За інформацією з первинних документів, наданих благодійником, вартість подарунка становить 7500 грн.

Факт отримання благодійної допомоги оформлено Актом приймання-передачі основних засобів.

Згідно з наказом про облікову політику вартісний критерій для ОЗ встановлено на рівні 20 тис. грн. З огляду на це, отриману комп’ютерну техніку зараховано до складу ОЗ на субрахунок 1014, а жалюзі зараховано до складу МНМА на субрахунок 1113. 

За даними цього прикладу складемо Довідку про надходженння в натуральній формі.

Додаток 25
до Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів
(пункт 12.7 глави 12)

ДОВІДКА
ПРО НАДХОДЖЕННЯ У НАТУРАЛЬНІЙ ФОРМІ

                                                                   за жовтень 2021 року
                                                                         (місяць)

Установа Гарна бюджетна установа

Територія Дані установи

Код та найменування відомчої класифікації видатків та кредитування бюджету головного розпорядника бюджетних коштів Дані установи

Код та найменування програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів або код Типової програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів) Дані установи

(грн)

Лишки матеріальних цінностей, виявлені в результаті інвентаризації 

Основним нормативним документом, що визначає порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів, є Положення № 879.

Відповідно до п. 4 розд. IV цього Положення всі необоротні матеріальні та нематеріальні активи, а також інші оборотні матеріальні цінності, виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню на баланс установи.

Лишки матеріальних цінностей та нематеріальних активів, виявлені під час інвентаризації, фіксують у інвентаризаційних описах. У цих описах указують всі відомості про такі об’єкти та їх технічні характеристики. Далі на основі описів інформацію про лишки відображають у звіряльних відомостях результатів інвентаризації. І насамкінець кількість та вартість лишків, що підлягають оприбуткуванню, наводять у протоколі інвентаризаційної комісії. Типові форми цих документів затверджені наказом № 572.

Активи, виявлені під час інвентаризації як лишки, оцінюють за справедливою вартістю (пп. 1.5, 2.3 розд. ІІІ Положення № 879). Оцінку проводить інвентаризаційна комісія. Результати оцінки відображають в Акті оцінки матеріальних цінностей довільної форми. Цей акт додають до протоколу інвентаризаційної комісії.

Відповідно до п. 4 розд. IV Положення № 879 виявлені у результаті інвентаризації лишки слід відносити на збільшення доходів спеціального фонду бюджетної установи.

Для відображення доходів від оприбуткування основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, виробничих запасів, МШП та інших нефінансових активів, які виявлені в результаті інвентаризації, отримані внаслідок демонтажу, отримані в результаті списання майна тощо та будуть використовуватись для потреб установи, слід використовувати код класифікації доходів бюджету 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». Саме цей код для ситуації, що розглядається, запропонував Мінфін в своєму листі від 01.10.2019 р. № 35120-04-3/24616.

Тобто такі доходи прирівнюются до надходжень бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності. А це друга підгрупа першої групи власних надходжень (ч. 4 ст. 13 БКУ).

Для обліку доходів від оприбуткування основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, виробничих запасів, МШП та інших нефінансових активів, виявлених в результаті інвентаризації, слід застосовувати субрахунок 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі».

Нарахування доходів від оприбуткування лишків слід відображати у меморіальному ордері № 14«Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду суб’єктів державного сектору».

Приклад 2. Під час проведення інвентаризації у дошкільному навчальному закладі було виявлено лишки господарських матеріалів - мило туалетне, а також два стільця.

Згідно з оцінкою інвентаризаційної комісії справедлива вартість мила становить 50 грн, а стільців - 600 грн (по 300 грн за кожен).

Результати оцінки матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації як лишки, інвентаризаційна комісія відобразила в Акті оцінки матеріальних цінностей довільної форми. Лишки будуть використані для потреб установи. 

Матеріальні цінності, отримані у результаті ліквідації необоротних активів 

Механізм списання державного майна визначено Порядком № 1314. У ньому прописано порядок поводження з матеріалами, вилученими під час ліквідації необоротних активів. Дія цього документа поширюється на державні установи і заклади. А ось комунальні установи мають керуватися нормами місцевих документів щодо списання комунального майна. Хоча вони, як правило, мало чим відрізняються від вимог Порядку № 1314.

Головне правило: усі вузли, деталі агрегати, придатні для подальшого використання, а також матеріали, отримані від ліквідації необоротних активів, необхідно оприбуткувати на баланс. Ці матеріали зараховують до складу запасів. Якщо ж у результаті списання майна були вилучені необоротні активи, їх слід оприбуткувати на відповідні рахунки обліку необоротних активів (п. 23 Порядку № 1314).

Інформацію про матеріальні цінності, отримані від розбирання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, відображають в Акті списання основних засобів (часткової ліквідації). У разі надходження матеріалів від ліквідації інших необоротних матеріальних активів, що підлягають груповому обліку, про це роблять записи в Акті списання групи основних засобів. Якщо ж матеріали отримані у результаті списання транспортних засобів, то їх показують в Акті списання транспортних засобів. У всіх цих випадках інформацію про вилучені матеріальні цінності зазначають в окремому розділі акта - «Розрахунок результатів списання об’єкта».

Типові форми цих актів затверджено наказом № 818.

Оцінку придатних вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, отриманих в результаті списання необоротних активів, проводять відповідно до п. 15 розд. II Методрекомендацій з обліку запасів. Зокрема, такі активи слід зараховувати на баланс за чистою вартістю реалізації або в оцінці можливого використання. При цьому комісія установи має враховувати ступінь їх придатності до експлуатації. Також можна брати за основу вартість подібних матеріальних цінностей (якщо такі є на балансі).

За результатами оцінки вилучених матеріалів комісія складає Акт оцінки матеріальних цінностей у довільній формі.

Сума оприбуткованих активів, отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, які залишені для ремонту та інших потреб установи, визнається доходом спецфонду установи (абз. 4 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121).

Як і доходи від оприбуткування лишків, ці суми також відносять до другої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ. Відповідно, такі доходи показують за кодом класифікації доходів бюджету 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». На цьому наголосив Мінфін у вже згаданому вище листі 01.10.2019 р. № 35120-04-3/24616.

Для обліку доходів від оприбуткування активів, отриманих у результаті списання майна, призначений субрахунок 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі».

Операцію з отримання доходів від оприбуткування матеріальних цінностей у результаті списання майна фіксують у меморіальному ордері № 14. 

Приклад 3. У результаті списання службового автомобіля було вилучено та оприбутковано запчастини, придатні для ремонту іншого автомобіля установи. Згідно з Актом оцінки матеріальних цінностей, складеним комісією установи зі списання, вартість запасних частин становить 400 грн. 

Нормативні документи 

БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.

Порядок № 1222 — Порядок отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затверджений постановою КМУ від 04.08.2000 р. № 1222.

Порядок № 1314 — Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314.

Порядок № 1407 — Порядок казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.

Порядок № 938 — Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938.

Порядок № 228 — Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Правила № 836– Правила складання паспортів бюджетних програм місцевих бюджетів та звітів про їх виконання, затверджені наказом Мінфіну від 26.08.2014 р. № 836.

Наказ № 818 — наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818.

Методрекомендації з обліку ОЗ — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Методрекомендації з обліку запасів — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Порядок № 1219 — Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.

Наказ № 755 — наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 08.09.2017 р. № 755.

Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Наказ № 572 — наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.

НП(С)БО 121 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202.