Облік запасів: організовуємо правильно

Облік запасів у бухгалтерській службі ведуть у кількісному і сумовому вимірах за одиницями обліку запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб у оборотних відомостях. При цьому дані про первісну вартість запасів заносять до оборотних відомостей окремо за кожним субрахунком. За підсумками звітного місяця у оборотних відомостях підраховують обороти і виводять залишки запасів на початок наступного місяця.

Аналітичний облік запасів ведеться у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та видів запасів. Для такого обліку застосовують Картки (книги) складського обліку запасів, Журнали реєстрації битого посуду, оборотні та накопичувальні відомості. 

Також майте на увазі: бухгалтерська служба установи обов’язково повинна забезпечити ведення окремого аналітичного обліку запасів у розрізі джерел їх надходження (за рахунок коштів загального, спеціального фондів, за операціями з внутрішньовідомчої передачі, як гуманітарна та благодійна допомога тощо) (п. 14 розд. ІІІ Методрекомендацій з обліку запасів).

Додатково установи можуть здійснювати облік запасів за номенклатурними номерами (п. 37 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів).

Під номенклатурним номером слід розуміти умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.

Порядок присвоєння номенклатурних номерів запасів:

                         1515                                        1                                       123        

           Номер субрахунку                   Ознака джерела                   Порядковий номер

                                                               надходження                               у групі

Номенклатурний номер складається з восьми знаків: перші чотири знаки означають номер субрахунку згідно з Планом рахунків, п’ята цифра – ознаку джерела надходження, а останні три – це порядковий номер конкретного виду матеріальних цінностей в межах групи (виду).

Водночас варто пам’ятати, що застосування номенклатурних номерів для обліку запасів – це не обов’язкова вимога, а лише право установи.

Проте замало просто вести облік запасів, необхідно забезпечити достовірність облікових даних. Для цього потрібно час від час проводити перевірку фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання шляхом інвентаризації матеріальних цінностей.

Порядок здійснення інвентаризації та вимоги до оформлення її результатів визначено Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

А для відображення результатів інвентаризації призначені типові форми первинних документів, затверджені наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572. 

Розкриття інформації про запаси у наказі про облікову політику та примітках до фінзвітності

З метою організації бухобліку запасів установи в наказі про облікову політику наводять особливості його ведення. Основні вимоги щодо складання такого наказу визначені в Методичних рекомендаціях щодо облікової політики.

Зокрема, у наказі про облікову політику установи повинні знайти своє відображення такі елементи, як:

— порядок обліку (ідентифіковано або в цілому) ТЗВ, застосування окремого субрахунку обліку ТЗВ;

— метод оцінки вибуття запасів;

— періодичність визначення середньозваженої собівартості одиниці запасів;

— порядок аналітичного обліку запасів;

—  одиниця натурального виміру запасів для кожної одиниці бухгалтерського обліку.

А от правила документообігу та технологію обробки облікової інформації, порядок контролю за рухом запасів і відповідальність посадових осіб слід прописати у наказі про організацію бухобліку установи. У додатку до цього наказу слід також навести форми первинних документів, самостійно розроблені установою для оформлення руху запасів.

З метою впорядкованості руху та своєчасного відображення у бухобліку даних первинних документів потрібно розробити і затвердити графік документообігу.

І особливу увагу при його розробці слід приділити питанню встановлення строків передачі документів до бухгалтерії для їх обробки. Необхідно визначити для кожного документа такий строк передачі, аби він не надійшов до бухгалтерії запізно. Разом з тим не варто встановлювати занадто стислі строки подання документів після їх оформлення, щоб уникнути одночасного накопичення у бухгалтерії великої кількості документів.

При цьому рекомендуємо затвердити графік документообігу окремим наказом керівника, а не як частину наказу про облікову політику установи. В такому разі графік можна буде відкоригувати в будь-який момент за необхідності.

У примітках до фінансової звітності бюджетні установи повинні показати таку інформацію, як:

— балансова вартість запасів у розрізі окремих класифікаційних груп;

— балансова вартість запасів, які відображені за чистою вартістю реалізації;

— балансова вартість запасів, відображених за відновлювальною вартістю;

— балансова вартість запасів, переданих в переробку, на комісію, у заставу;

— методи оцінки запасів;

— сума збільшення чистої вартості реалізації, за якою проведена оцінка запасів відповідно до п. 5 розд. III НП(С)БО 123;

— сума зменшення чистої вартості реалізації, за якою проведена оцінка запасів відповідно до п. 4 розд. III НП(С)БО 123;

— вартість запасів, які вибули внаслідок:

• безоплатної передачі (внутрівідомча передача);
• безоплатної передачі (крім внутрівідомчої передачі);
• вартість запасів, визнаних витратами протягом періоду. 

Висновки

1. Організація обліку запасів

• Забезпечуйте збереження матеріальних цінностей і достовірність обліку.

• Основні умови: правильне оформлення операцій, належне зберігання запасів, кількісний облік МВО, перевірка фактичної наявності.

2. Первинні документи

• Використовуйте типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431.

• Власнорозроблені форми мають містити всі обов’язкові реквізити та бути додатком до наказу про організацію бухобліку.

• За автоматизованого обліку дотримуйтесь законодавства про електронні документи.

3. Матеріально відповідальні особи (МВО)

• Призначаються наказом керівника; укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

• Договір можливий лише з повнолітніми працівниками, посади та роботи яких є у затвердженому переліку (постанова № 447/24).

4. Облік запасів за місцями зберігання

• МВО ведуть Картки (книги) складського обліку запасів.

• Облік ведеться у день операції, після кожного запису виводиться залишок.

• Щомісяця проводиться звірка з бухгалтерським обліком.

5. Оперативний облік МШП

• Після передачі в експлуатацію МШП списуються з балансу, але ведеться оперативний кількісний облік за місцями використання (крім канцтоварів).

• Порядок ведення визначається в наказі про облікову політику: форма обліку, відповідальні особи, перелік або вартісний критерій МШП.

6. Аналітичний облік у бухгалтерії

• Ведеться у кількісному й сумовому вимірах у розрізі субрахунків, МВО, місць зберігання, джерел надходження.

• Можна застосовувати номенклатурні номери (не обов’язково).

7. Контроль і інвентаризація

• Проводьте періодичну інвентаризацію згідно з Положенням № 879.

• Результати оформлюйте типовими формами (наказ № 572).

8. Розкриття інформації

• У наказі про облікову політику зазначайте порядок і методи оцінки запасів, періодичність розрахунку собівартості, аналітичний облік.

• У наказі про організацію бухобліку — документообіг, контроль, відповідальність осіб, форми документів.

• У примітках до фінзвітності — балансова вартість запасів, методи оцінки, вибуття (передача, списання тощо).

Щоб краще орієнтуватися у бухоблікових задачах та з легкістю знаходити рішення, ми підготували для вас курс підвищення кваліфікації для бухгалтерів бюджетних установ «Облік матеріальних цінностей у бюджетних установах» 

Ми розробили програму для бухгалтерів на основі реальних практичних кейсів і актуальних змін у законодавстві.

Це програма з видачею  сертифіката від Національного юридичного університету ім. Ярослава Мудрого та трьома кредитами ЄКТС.

Наш курс містить максимально корисну інформацію з легкою та зрозумілою подачею та багато практичних прикладів «як у житті».

Програма курсу складається з чотирьох модулів:

• перший – «Облік основних засобів»,
• другий – «Облік запасів»,
• третій – «Надходження в натуральній формі»,
• четвертий – «Ревізія в установі: що потрібно знати бухгалтеру».

У кожному модулі по кілька тематичних занять, після вивчення яких ви зможете з легкістю:

• відображати в обліку та оформлювати операції з надходження, списання та передачі основних засобів;
• нараховувати амортизацію;
• відрізняти поточні ремонти від капітальних та обліковувати їх;
• проводити переоцінку основних засобів, встановлювати ліквідаційну вартість та відображати ці операції в бухобліку;
• визначати умови визнання запасів активами та використовувати відповідні субрахунки;
• документально оформлювати та відображати в бухобліку надходження та списання запасів;
• використовувати методи оцінки вибуття запасів;
• організовувати аналітичний облік запасів та контролювати їх рух;
• вести облік матеріальних цінностей, отриманих як благодійна допомога або у процесі ліквідації активів;
• готувати установу до ревізії фінансово-господарської діяльності;
• виявляти, аналізувати та усувати порушення, встановлені під час ревізії.

І це лише частина знань, умінь та навичок, які ви отримаєте після навчання.

Тож записуйтесь на навчання — буде цікаво і для вас, і корисно для професії!

РЕЄСТРАЦІЯ НА НАВЧАННЯ