Поліпшення орендованого майна: документування та бухоблік

Поліпшення орендованого майна: які документи оформлюємо?

Порядок документального оформлення операцій, пов’язаних з поліпшенням орендованого майна, має певні особливості. Зупинимося на них детальніше.

По-перше, питання поліпшення майна установа-орендар має узгодити з орендодавцем та отримати від нього відповідні підтвердні документи. Детальніше про це читайте в матеріалі «Поліпшення орендованого майна: планування видатків» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 31).

По-друге, перед початком виконання робіт з поліпшення орендованого майна установі-орендарю не потрібно складати ані Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ, ані Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ за типовими формами. Позаяк об’єкт оренди не обліковують на балансі установи-орендаря.

Втім, це не означає, що поліпшення орендованого майна не потребує від установи-орендаря документального оформлення взагалі. Так, після завершення робіт з поліпшення такого об’єкта установа-орендар має оформити Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою. Це пов’язано з тим, що у разі поліпшення орендованого майна установа-орендар створює в бухобліку новий окремий об’єкт інших необоротних матеріальних активів.

Крім того, на такий об’єкт необхідно відкрити нову Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ типової форми та зазначити строк експлуатації такого об’єкта, виходячи зі строку договору оренди.

По-третє, після завершення робіт з поліпшення орендованого майна установа-орендар має надати орендодавцю та балансоутримувачу (у разі його наявності) інформацію про завершення виконання робіт, перелік і вартість виконаних робіт та копії документів про виконані роботи (акти приймання виконаних робіт). Це випливає з припису п. 1 розд. IV Порядку № 910*.

* Порядок надання орендарю згоди орендодавця державного майна на здійснення невід’ємних поліпшень орендованого державного майна, затверджений наказом Фонду держмайна від 18.08.2022 № 910.

І декілька слів про документальне оформлення взаємовідносин установи-орендаря з підрядною організацію — виконавцем робіт з поліпшення. Вочевидь етапи виконання робіт з поліпшення орендованого майна будуть такі ж самі, як у разі поліпшення власного майна. Про етапи виконання таких робіт читайте в матеріалі «Поліпшення власного майна: документування та бухоблік» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 31).

Поліпшення орендованого майна: особливості бухобліку

Відображення в бухобліку операції з поліпшення орендованого майна також має низку особливостей. Далі наведемо ключові правила, на які слід звернути увагу установі-орендарю.

Правило 1. Кошти, отримані бюджетною установою-орендарем для здійснення поліпшення (модернізації, добудови, реконструкції та реставрації) орендованого об’єкта є різновидом цільового фінансування. Для обліку таких коштів установа-орендар має застосовувати субрахунок 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів».

Правило 2. Витрати на поліпшення об’єкта операційної оренди (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо) орендар відображає як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів. Саме такий підхід до обліку витрат на поліпшення об’єкта оренди передбачено п. 2 розд. ІІІ НП(С)БО 126*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 126 «Оренда», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

Отже, всі витрати, пов’язані з поліпшенням орендованого майна, з початку і до закінчення робіт, визнаються незавершеними капітальними інвестиціями. Такі витрати установа-орендар має накопичувати за дебетом субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи».

Правило 3. Після завершення робіт із поліпшення орендованого майна установа-орендар зараховує такі витрати до складу інших необоротних матеріальних активів як окремий об’єкт обліку. До вартості такого об’єкта обліку слід включати всі витрати, пов’язані з виконанням таких робіт.

Для обліку таких об’єктів слід застосовувати субрахунок 1118 «Інші необоротні матеріальні активи».

При цьому безпосередньо майно, отримане в операційну оренду, установа-орендар продовжує обліковувати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів».

Правило 4. Інші необоротні матеріальні активи, створені в результаті поліпшення об’єкта операційної оренди, підлягають амортизації у загальному порядку. При цьому установа-орендар має нараховувати амортизацію за прямолінійним методом з урахуванням строку використання об’єкта оренди відповідно до договору оренди. Таким є припис п. 7 розд. V Методрекомендацій з обліку ОЗ.

З огляду на це, амортизацію на такі об’єкти починаємо нараховувати з місяця, наступного за місяцем їх введення в експлуатацію. Але у цьому разі строк використання таких об’єктів слід установлювати, виходячи зі строку дії договору оренди.

Приклад. Установа-орендар звернулася до балансоутримувача з клопотання про отримання згоди на поліпшення об’єкта оренди — реконструкцію котельні в орендованій будівлі. Після отримання згоди від балансоутримувача на замовлення установи-орендаря проєктна організація виготовила проєктно-кошторисну документацію (далі — ПКД) для проведення реконструкції котельні. Вартість робіт з виготовлення ПКД — 35500 грн.

Для виконання робіт з реконструкції котельні було укладено договір з підрядною організацією на суму 320000 грн. Умовами договору передбачено внесення авансу в розмірі 30 %.

Остаточний розрахунок із підрядником здійснено після підписання сторонами без зауважень Акта приймання виконаних будівельних робіт за формою № КБ-2в та Довідки за формою № КБ-3.

Після закінчення робіт з реконструкції такий об’єкт введено в експлуатацію, на підтвердження чого комісія установи оформила Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою. Також було відкрито Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ.

ВИСНОВКИ

• Витрати, пов’язані з поліпшення орендованого майна, установа-орендар відображає як капітальні інвестиції у створення інших необоротних матеріальних активів.
• Після закінчення робіт з поліпшення орендованого майна установа-орендар формує окремий об’єкт інших необоротних матеріальних активів. Для обліку такого об’єкта доцільно застосовувати субрахунок 1118.
• Амортизацію інших необоротних матеріальних активів, створених у результаті поліпшення об’єкта оренди, слід нараховувати за прямолінійним методом з урахуванням строку використання об’єкта оренди відповідно до договору оренди.