Придбати комп і ПЗ: що в бухобліку?

Придбання комп’ютерної техніки та різних видів ПЗ — одна з поширених операцій. Нагадаємо основні принципи та порядок планування, здійснення та оформлення зазначених операцій.

Крок 1. Плануємо видатки на придбання моноблока

При плануванні видатків на придбання необоротних активів слід порівняти очікувану вартість їх придбання зі встановленим в установі вартісним критерієм визнання малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА). Це дозволить визначитися з видом видатків (поточні чи капітальні), які необхідно запланувати.

Так, якщо очікується придбання моноблока, який за вартісними ознаками підлягає зарахуванню до складу МНМА, плануємо видатки за КЕКВ 2210. Тоді як придбання ОЗ плануємо та здійснюємо за КЕКВ 3110.

Оскільки у ситуації дописувача вартість моноблока становить 19 тис. грн, вочевидь, видатки на його придбання варто було запланувати за КЕКВ 2210. Відповідно установа має зараховувати такий об’єкт до складу МНМА на субрахунок 1113.

Крок 2. Плануємо видатки на придбання ПЗ

А от при плануванні видатків на придбання ПЗ вартісний критерій не застосовуємо. Адже у цьому випадку ми маємо справу з різновидом авторського та суміжного з ним прав — комп’ютерними програмами.

Поготів, при плануванні таких витрат головним орієнтиром є обсяг прав, що отримує бюджетна установа разом із придбаним ПЗ. Здебільшого установа отримує лише права користування. Тоді як майнові права на таку програму до неї не переходять.

За таких умов видатки на придбання ПЗ слід планувати за КЕКВ 2240.

Крок 3. Формуємо первісну вартість моноблока

Зазвичай до первісної вартості активів включають усі витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням активів до стану, придатного для використання. Зокрема, крім безпосередньо суми, сплаченої постачальнику, до первісної вартості необхідно включати витрати на транспортування, установку, монтаж, налагодження відповідних об’єктів.

Як бути з витратами на придбання ПЗ? Чи варто їх додавати до первісної вартості моноблока? Вважаємо, що так робити недоцільно.

Для обліку таких витрат передбачено свої облікові правила. Про це свідчить п. 16 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку НА*. Так, витрати на придбання ПЗ слід визнавати витратами звітного періоду, в якому вони були понесені. Пояснюється це тим, що установа не отримує виключне майнове право на зазначений програмний продукт.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Крок 4. Акт введення в експлуатацію + аналітичний облік

При введенні в експлуатацію моноблока необхідно оформити Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою, затвердженою наказом № 818*. До нього вносимо інформацію про первісну вартість та коротку характеристику придбаної техніки.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818

Також моноблоку, як об’єкту МНМА, встановлюємо номенклатурний номер. Одночасно з цим відкриваємо Інвентарну картку обліку ОЗ.

Крок 5. Позабалансовий облік ПЗ

Для обліку та узагальнення інформації про отримане в користування авторське право і суміжні з ним права установа-користувач використовує позабалансовий субрахунок 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів». Таку вимогу прописано в п. 16 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку НА.

При отриманні програм у користування показуємо його вартість за дебетом субрахунку 013. А після закінчення строку користування, установленого договором, кредитуємо зазначений субрахунок.

Приклад. Бюджетна установа придбала моноблок та ПЗ. Згідно з документами постачальника:

— вартість моноблока — 19 тис. грн;

— ПЗ — 10 тис. грн (вартість ПЗ не входить до вартості моноблока).

Відповідно до наказу про облікову політику вартісний критерій визнання МНМА встановлено на рівні 20 тис. грн з урахуванням ПДВ. З огляду на це, видатки на закупівлю моноблока проведено за КЕКВ 2210, а ПЗ — за КЕКВ 2240. Придбаний моноблок оприбутковано до складу МНМА на субрахунок 1113. Ліцензійні програми отримано на правах користування, тому їх зараховано на позабалансовий облік.

При введенні в експлуатацію моноблока комісією установи оформлено Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою. Моноблоку присвоєно номенклатурний номер. Також на цей об’єкт бухгалтерською службою було відкрито Інвентарну картку обліку об’єктів ОЗ.