Відрядження: надаємо документи після повернення
Дії після відрядження
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний (п. 11 розд. ІІ та п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59*):
1) заповнити і подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом МФУ від 28.09.2015 № 841 (далі — Звіт);
2) надати документи, які підтверджують здійснені у відрядженні витрати;
3) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів** (за наявності).
** Під надміру витраченими коштами розуміють суми витрат, які перевищують витрати на відрядження, визначені відповідно до п. 170.9 ПКУ, та/або які не підтверджені документально.
Зупинимося на кожному з цих пунктів детальніше.
Звіт
Коли подавати. З 1 квітня 2023 року у п.п. 170.9.4 ПКУ зазначено, що подавати Звіт обов’язково лише у наступних випадках:
- за наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
- у разі використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Ба більше, якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу Звіт узагалі можна не складати та не подавати.
Разом з тим п. 17 розд. ІІ Інструкції № 59 вимагає складати та надавати Звіт в усіх без винятків випадках. Але оскільки цей документ обов’язковий до виконання виключно бюджетними установами, тому:
- госпрозрахункові підприємства при поданні Звіту можуть орієнтуватися на норми п.п. 170.9.4 ПКУ (прописати відповідні норми у Положенні про службові відрядження);
- бюджетники та комерційні підприємства, що орієнтуються на норми Інструкції № 59, мають виконувати вимоги п. 17 розд. ІІ Інструкції № 59.
Водночас ті комерційники, які вирішать орієнтуватися на норми ПКУ, повинні пам’ятати, що відсутність Звіту має свої недоліки. Оскільки:
- працівнику все одно доведеться складати перелік (опис) документів, що підтверджують його витрати на відрядження, а бухгалтерії — розписку про їх отримання;
- керівник буде змушений затверджувати витрати, здійснені відрядженим працівником, якимось іншим (окремим) документом;
- витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі, тоді у працівника може виникнути оподатковуваний дохід. Тоді працівник так чи інакше буде вимушений подати Звіт.
Тому радимо госпрозрахунковим підприємствам поки що не відмовлятися від подання Звіту в усіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження.
Звіт самостійно складає відряджений працівник. Причому він може подати такий документ як у паперовій, так і в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу).
Строки подання. Відповідно до п.п. 170.9.3 ПКУ працівник повинен надати підтвердні документи у разі безготівкових розрахунків з використанням корпоративних чи особистих платіжних інструментів (наприклад, банківських карток) або їх реквізитів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження (п.п. 170.9.3 ПКУ). Водночас якщо працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк може бути продовжений ще на місяць.
Що стосується подання документів, що підтверджують готівкові витрати, то у п. 170.9 ПКУ не встановлено строків для їх надання. Тому вважаємо, що їх необхідно подавати одночасно зі Звітом.
Оскільки тут мова йде про строки подання Звіту, встановлені ПКУ, то ними можуть скористатися виключно госпрозрахункові підприємства.
Бюджетним установам, організаціям та госпрозрахунковим підприємствам, що орієнтуються на Інструкцію № 59, слід орієнтуватися на інші строки.
Так, п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, п. 5 постанови № 98* встановлено, що працівник зобов’язаний подати Звіт разом із підтвердними документами до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи.
При отриманні авансу готівкою — протягом 3 банківських днів. У разі коли під час службового відрядження працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, строк подання Звіту може бути подовжений до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Підтвердні документи
Незалежно від того, подав відряджений працівник Звіт чи ні, він має надати документи, що засвідчують вартість понесених витрат у службовій поїздці.
Витрати на відрядження, не підтверджені документально, або не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням таких сум до оподатковуваного доходу працівника.
Нагадаємо, що до підтвердних документів відносять (п.п. 170.9.1 ПКУ):
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
- страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Ну а якщо під час відрядження працівник застосовував особисті чи корпоративні платіжні інструменти (їх реквізити), то вартість таких витрат засвідчується випискою та/або відомостями з рахунку (п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 14 розд. І Інструкції № 59).
Подавати підтвердні документи можна як в електронній, так і в паперовій формі.
Зауважте, що у переліку підтвердних документів, визначених п.п. 170.9.1 ПКУ, з 01.04.2023 немає посадкового талона. А ось п. 12 розд. ІІ та п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59 вимагають його наявності для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка. Відповідно бюджетники мають подбати про наявність такого документа.
Зверніть увагу! З 01.04.2023 сума добових (як і фактична кількість днів перебування у відрядженні) визначається згідно з наказом про відрядження та за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (п.п. 170.9.1 ПКУ, п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59).
За відсутності відповідних підтвердних документів добові включаються до оподатковуваного доходу платника податку (деталі — у статті «Відрядження бюджетників: добові без документів» // «Оплата праці», 2023, № 13, ср. 025135600).
Щоб цього не сталося, відряджений працівник має надати документальні докази перебування у відрядженні. А саме (п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59):
- рахунки на проживання;
- довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
- службові записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником тощо.
До речі, ці документи можуть використовувати й госпрозрахункові підприємства як доказ фактичного перебування працівника у відрядженні.
Повертаємо кошти
Строки повернення суми надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів з 01.04.2023 встановлені лише при здійсненні у відрядженні безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів.
Так, відповідно до п.п. 170.9.3 ПКУ у цих ситуаціях у загальному випадку повернення коштів має здійснюватися до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо ж відряджений використав для проведення розрахунків платіжні інструменти і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.
Щодо готівкових розрахунків, то вочевидь їх потрібно повернути до або під час подання Звіту.
Водночас Інструкцією № 59 передбачені інші строки для повернення надміру витрачених коштів. А саме (п. 5 постанови № 98):
- до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, якщо аванс видавався безготівково;
- до закінчення 3-го банківського дня, якщо аванс було видано готівкою.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (п. 11 розд. ІІ та п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59).
А отже, знов-таки строки повернення коштів для бюджетників та госпрозрахункових підприємств відрізняються.
Водночас податківці у своїх роз’ясненнях щодо строків повернення надміру витрачених коштів зазвичай спираються на норми Інструкції № 59 (див. роз’яснення у категорії 103.17 ЗІР), не акцентуючи уваги на тому, що для комерційних підприємств цей документ має лише рекомендаційний характер. Тому обов’язково приділіть увагу цьому моменту, складаючи Положення про відрядження.
Висновки
- Після повернення зі службової поїздки працівник має скласти та подати Звіт разом із документами, які підтверджують здійснені у відрядженні витрати, а також повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (за наявності).
- При визначенні строків подання Звіту і повернення коштів бюджетні установи орієнтуються на вимоги Інструкції № 59, госпрозрахункові підприємства — на п.п. 170.9.3 ПКУ або Інструкцію № 59.
