Відшкодування працівникові вартості проїзду за умови часткової компенсації стороною, що приймає

В яку чергу здійснити видатки?

Передусім у період дії воєнного стану необхідно з’ясувати, в яку чергу можливо здійснити видатки на відрядження. Для цього необхідно звернутися до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

При цьому слід пам’ятати, що в цей період першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Перелік таких видатків наведено у п. 19 Порядку № 590.

До речі, про останні зміни щодо розширення кола видатків другої черги читайте у матеріалі «Перелік дозволених видатків розширено» // «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 16.

Це прямо передбачено п. 19 Порядку № 590.

Отже, жодних проблем зі здійсненням видатків на відрядження не буде.

Також нагадаємо, що видатки на оплату будь-яких товарів, робіт та послуг можливо здійснити за умови їх закупівлі в межах реалізації проєктів, виконання програм допомоги за підтримки ЄС, урядів іноземних держав, іноземних фінансових та донорських установ і міжнародних фінорганізацій, в т. ч. на умовах співфінансування.

Відшкодування проїзду відрядженому

Щодо відшкодування відрядженому працівникові вартості проїзду звернемося до норм п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Так, згідно з п.п. «а» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59 за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати, зокрема, на проїзд (у т. ч. на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).

Також відповідно до п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

При цьому, як випливає з цього ж п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59, витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість цих витрат, а саме:

— транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, які підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в т. ч. на чартерні рейси;

— рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання;

— страхових полісів тощо.

До речі, витрати на проїзд відрядженого працівника повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами. Про це прямо зазначено у п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 (ср. USER_SHOW_ID).

Також зауважте, що у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

— розрахунковий документ або документ, який підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера);

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут / квитанція);

— відривна частина посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Отже, з огляду на зазначене, установа, яка направляє працівника у відрядження, повинна відшкодувати повну суму фактичних витрат на проїзд, зменшену на суму, яку вже компенсувала сторона, яка приймає.

Тобто, наприклад, працівник придбав квитки вартістю 480 євро, з яких 300 євро йому компенсувала сторона, яка приймає. У такому разі установа повинна відшкодувати працівникові різницю — 180 євро.

Як підтвердити сплачену стороною, що приймає, суму?

Щоб правильно врахувати оплачене стороною, що приймає, часткове відшкодування вартості проїзду, працівник має надати підтвердний документ, який засвідчує отриману суму. Який це може бути документ? Це може бути:

— офіційна довідка від організатора прийому із зазначенням суми компенсації (наприклад, «відшкодовано 300 євро за проїзд»);

— виписка з банку або розрахунковий документ, який підтверджує зарахування коштів;

— лист-запрошення, в якому безпосередньо зазначено про взяття на себе частини витрат на проїзд (якщо міститься інформація про грошову компенсацію) тощо.

Такі документи працівник має долучити до звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, після повернення з відрядження.