Застаріла бібліотечна література: коли та як списати?

Якими документами керуємось?

Загальна процедура списання ОЗ та ІНМА (до складу яких відносимо й бібліотечний фонд) визначена в Порядку № 1314¹. Але цей документ містить більшою мірою загальні вимоги до порядку списання об’єктів державної власності та зовсім не враховує специфіку бібліотечних фондів. Тому керуватися виключно Порядком № 1314 при списанні бібліотечних фондів недоцільно.

¹ Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314.

Вирішити питання зі списанням бібліотечних фондів навчальним закладам допоможе спеціальний документ — Інструкція № 1686² Саме в цьому документі зібрано єдині вимоги до комплектування та обліку підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I — II рівнів акредитації державної і комунальної форм власності.

² Інструкція про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I — II рівнів акредитації, затверджена наказом МОН 02.12.2013 № 1686.

Також при списанні бібліотечних фондів бухгалтеру стануть у пригоді такі документи:

— Закон³;

— Інструкція № 22⁴;

— НП(С)БО 121 та Методрекомендації з обліку ОЗ⁵;

— наказ № 818⁶.

³ Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 № 32/95-ВР.

⁴ Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мінкультури від 03.04.2007 № 22.

⁵ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

⁶ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Натомість особливості ведення та оформлення облікових документів варто прописати в організаційно-розпорядчих документах бібліотеки навчального закладу. Наприклад, це можуть бути: окрема Інструкція про облік бібліотечних фондів бібліотеки навчального закладу, Правила користування бібліотекою навчального закладу, Інструкція про порядок розрахунків користувачів за втрачені (пошкоджені) бібліотечні фонди тощо. Такі документи корисно мати кожній бібліотеці.

Коли можемо списати бібліотечні фонди?

Визначимо, у яких випадках бібліотека може списати бібліотечну літературу. Серед основних причин є такі:

1) непридатність для подальшого використання, фізична зношеність — зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації;

2) застарілість за змістом — такими вважаються документи, що втратили свою інформативність і актуальність;

3) пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;

4) закінчення строку зберігання — списанню по закінченні строку зберігання підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання;

5) втрата користувачами або абонентами — втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках;

6) виявлення в результаті інвентаризації як нестача — зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також у результаті переобліку бібліотечного фонду;

Отже, література, що знаходиться в бібліотеці, може бути списана з різних причин. Та у кожному випадку навчальний заклад самостійно вирішує, що є підставою для списання таких об’єктів. Разом з тим загальна процедура списання та організаційні питання мають подібний алгоритм дій.

Списання бібліотечних фондів: організаційні моменти

Списання бібліотечних фондів, які непридатні для подальшого використання, фізично зношені, застарілі за змістом, відбувається в такому порядку.

Крок 1. Встановлюємо факт непридатності, зношеності, застарілості

Передусім працівник бібліотеки проводить підготовчу роботу. Для цього здійснює відбір бібліотечних фондів, які можуть бути зношені, застарілі за змістом шляхом суцільного перегляду бібліотечного фонду.

Після цього факт непридатності бібліотечних фондів для подальшого використання встановлює комісія зі списання навчального закладу. При цьому члени комісії приймають рішення щодо кожного документа, ретельно вивчаючи причини списання. До речі, склад комісії затверджує керівник закладу своїм розпорядчим документом. До такої комісії обов’язково необхідно включити представників бібліотеки та бухгалтерії навчального закладу. Найчастіше такі повноваження покладають на щорічну інвентаризаційну комісію.

Крок 2. Оформлюємо документи на списання

Оформлення документів на списання бібліотечних фондів також здійснює комісія зі списання. Так, після уважного перегляду бібліотечної літератури складають Описи на вилучення бібліотечних фондів (далі — Опис). Саме в Описі наводять детальну інформацію про документи, які вилучають з бібліотечного фонду: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості.

Будьте уважні: такі Описи складають окремо на кожну причину списання бібліотечної літератури. А вже після цього комісія узагальнює інформацію про бібліотечні фонди, які підлягають списанню.

Для цього частіше за все бібліотеки застосовують один з варіантів оформлення документів для списання бібліотечних фондів:

1) складають Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду, типова форма якого затверджена наказом № 818.

Цей Акт застосовують для оформлення списання вилучених з бібліотечного фонду документів, які морально застарілі, фізично зношені, непрофільні, дублетні та втрачені користувачами;

2) складають Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури за типовою формою, наведеною в додатку 4 до Інструкції № 1686.

Зазначимо, що на відміну від попереднього документа, форма цього Акта не передбачає списання непрофільних, дублетних та втрачених користувачами екземплярів бібліотечної літератури. До того ж цю форму використовують установи, на яких поширюється Інструкція № 1686;

3) складають власно розроблені Акти списання бібліотечних фондів, які оформлені на підставі типової форми, наведеної в наказі № 818.

З огляду на це, при розробці організаціїйно-розпорядчих документів бібліотеки навчального закладу варто передбачити перелік документації, яку складають при списанні бібліотечної літератури, та зазначити, за якою формою складають Акт на списання такої літератури.

Складають такий Акт у 2 екземплярах. Перший примірник разом з Описом передають до бухгалтерської служби, а другий — залишають у матеріально відповідальної особи (бібліотекаря).

Заключний етап — затвердження Акта списання вилучених документів з бібліотечного фонду. Цим питанням займається посадова особа, якій делеговані такі повноваження. Як правило, це право надано керівнику навчального закладу.

Крок 3. Підсумкова робота з документами

Після затвердження Актів списання вилучених документів з бібліотечного фонду не забудьте зробити відповідні записи про списану літературу в окремих регістрах обліку таких об’єктів. Маємо на увазі такі документи, як:

— Книга сумарного обліку бібліотечного фонду — в частині 2 «Вибуття з фонду» в окремих графах;

— Інвентарна книга — в окремій графі зазначаємо номер та дату Актів;

— Інвентарна картка групового обліку ОЗ — зазначаємо інформацію про вибуття бібліотечних фондів, щодо яких застосовували груповий облік.

Списання бібліотечних фондів: облікові питання

1. Списуємо бібліотечні фонди з балансу

У бухгалтерському обліку бібліотечні фонди класифікують як ОЗ та входять до групи ІНМА. Навчальні заклади обліковують такі об’єкти на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».

А тому при списанні бібліотечних фондів з балансу керуємось загальними правилами списання ІНМА, передбаченими НП(С)БО 121 та Методрекомендаціями з обліку ОЗ.

По-перше, при списанні таких об’єктів з балансу навчальний заклад повинен нарахувати другу частину амортизації, тобто решту 50 % первісної вартості одиниці обліку бібліотечних фондів. І вже тільки після цього такі фонди слід списати з балансу.

По-друге, при списанні бібліотечних фондів списуємо первісну вартість таких об’єктів.

2. Оприбутковуємо макулатуру

Макулатура, що утворилась внаслідок списання бібліотечних фондів, повинна бути оприбуткована на баланс навчального закладу. На якому субрахунку краще її обліковувати? Тут є декілька варіантів.

Але все залежить від того, як у подальшому навчальний заклад планує використовувати отриману макулатуру: заклад використовує у своїй діяльності або здає спеціалізованим підприємствам, які займаються збором та переробкою такого виду вторинної сировини.

Так, якщо матеріальні цінності, одержані у результаті списання бібліотечних фондів, заклад планує використати для потреб закладу (наприклад, для опалювання), то їх слід зарахувати на субрахунок 1518 «Інші виробничі запаси».

Інша справа, якщо заклад має намір отриману макулатуру у подальшому реалізувати спеціалізованим суб’єктам господарювання. Тоді отриману макулатуру оприбутковуємо на інший субрахунок з обліку запасів. Це буде субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

За якою вартістю оприбутковувати таку макулатуру на баланс? У цьому питанні слід орієнтуватися на п. 6 розд. ІІ НС 123. Так, якщо відсутня достовірна інформація щодо первісної вартості запасів, ми визначаємо її на рівні справедливої вартості на дату отримання. Тобто потрібно визначити, яку суму грошових коштів могла б виручити установа на конкретну дату від продажу такої макулатури. Тож орієнтуватись варто на ринкову вартість такої вторсировини в приймальних пунктах. Цим питанням займається комісія установи. Результати такої оцінки фіксуємо в Акті оцінки. Цей документ складайте за довільною формою або застосовуйте наш варіант⁷.

⁷ Завантажити Акт оцінки можна за посиланням buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.

3. Визнаємо дохід від реалізації

Водночас при зарахуванні на баланс вторинної сировини (макулатури) на відповідну суму показуємо дохід за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів». Такий порядок відображення зазначеної операції передбачено п. 3.12 Типової кореспонденції.

Та приготуйтесь до того, що в нашій ситуації відображати дохід на субрахунку 7211 «Доходи від реалізації активів» доведеться двічі. Перший раз — при оприбуткуванні макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів. На користь цього свідчить п. 3.12 Типової кореспонденції № 1219 .

А також вдруге слід показати дохід, коли макулатуру буде реалізовано відповідному суб’єкту господарювання. Це зумовлено тим, що датою визнання доходу від продажу є дата передачі суттєвих ризиків, пов’язаних із контролем над активом. На це вказує п. 2.6 розд. ІІ НП(С)БО 124⁸.

⁸ Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 124 «Доходи», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

4. Довідка про надходження в натуральній формі + зміни до спецфонду

Також на вартість оприбуткованої макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів, навчальному закладу необхідно скласти і подати в органи Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це необхідно не пізніше останнього робочого дня місяця.

Кошти, отримані від реалізації вторсировини (у тому числі макулатури), є складовою частиною доходів спецфонду. Зокрема, такі надходження належать до підгрупи 4 першої групи власних надходжень бюджетних установ. Конкретно цьому виду надходжень відповідає код доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Майте на увазі: якщо надходження від здачі макулатури не заплановано у кошторисі, необхідно внести зміни до кошторису за спеціальним фондом. Протягом бюджетного періоду розпорядники вносять зміни до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі довідки про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки. Цього вимагає абз. 5 п. 49 Порядку № 228⁹.

⁹ Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

5. Передачу макулатури оформлюємо документально

При реалізації вторсировини (макулатури) оформляємо накладну, яку складаємо у двох примірниках. Один примірник накладної після оформлення передачі матеріальних цінностей залишається у матеріально-відповідальної особи, а другий — передають покупцю такої вторсировини.

Приклад. Комісією зі списання здійснено перевірку бібліотечного фонду та прийнято рішення про списання та вилучення літератури з обліку. За фактом списання комісія навчального закладу склала Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду.

Згідно з даними обліку усього підлягає списанню бібліотечних фондів, непридатних для подальшого використання та морально застарілих, на загальну суму 12500 грн. Первісна вартість бібліотечної літератури — 12500 грн, сума нарахованого зносу — 6250 грн.

У Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду зроблено відповідні записи про вилучену літературу.

Списаний бібліотечний фонд оприбутковано в кількості 440 кг як макулатуру та здано до приймального пункту вторсировини за ціною 5 грн/кг. Факт передачі макулатури засвідчено накладною. Від реалізації макулатури навчальний заклад отримав на спеціальний реєстраційний рахунок 2200 грн.