Нашi сайти:
17.02.11

Подписание договора и документов, подтверждающих его выполнение

Как было указано ранее учредительными документами предприятия устанавливается, какие лица имеют полномочия на подписание договоров от имени такого предприятия.



Начало читать тут

Подписи сторон

Чаще всего при подписании договора и документов, подтверждающих исполнение обязательств по нему, возникают вопросы в тех случаях, когда лицо, в полномочия которого входит подписание того или иного документа, отсутствует на работе. Если, например, речь идет о руководителе предприятия, то полномочия на подписание документов в случае его отсутствия могут быть возложены на его заместителя или другое должностное лицо приказом самого руководителя (если такая возможность предусмотрена учредительными документами).

ДСТУ 4163-2003 предусматривает, что при отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указываются должность и фамилия лица, которое подписало документ, например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель». Однако обратим внимание: без доверенности или специальной оговорки в уставе исполняющий обязанности или заместитель договоры подписывать не может.

Оптимальным признается вариант, когда в уставе полномочия на подписание договоров предоставлены не только директору, но и, например, его заместителю. Договором можно предусмотреть специальный порядок уведомления контрагента о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу.

Необходимо также обратить внимание на то, что согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ «представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом». Следовательно, лицо, являющееся директором на одном предприятии и одновременно выступающее директором на другом предприятии, но на условиях совместительства, либо физическим лицом — предпринимателем, либо выступающее в договоре как «простое» физлицо, не может подписывать договор от лица обеих его сторон (см., например, постановление ВХСУ от 09.09.2008 г. № 12/122).

Теперь о том, кто может подписывать документы, оформляемые в ходе выполнения договора.

Подпись лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и составление первичного документа, является обязательным его реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).

По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).

В то же время, как указано в абзаце втором п. 2.13 Положения № 88, «руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено». Из данного предписания следует, что в приказе, которым утверждается перечень уполномоченных на подписание документов лиц, необходимо указывать конкретных людей, а не просто названия должностей, занятие которых дает право на подписание первичных документов. Оптимальным на практике признается вариант, когда в приказе указывается название должности и фамилия, имя, отчество лица, которое ее занимает и имеет право подписывать определенные первичные документы.

В случае изменения перечня лиц, уполномоченных на подписание определенных документов (в связи с увольнением, нахождением в отпуске, в командировке) издается приказ о наделении полномочиями на подписание соответствующих документов других лиц.

В некоторых случаях законодательством предусмотрен специальный порядок уведомления контрагента в отношениях о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу. Наиболее яркий пример такой ситуации приведен в Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Она, в частности, предусматривает механизм уведомления банка о временной передаче полномочий на подписание документов, связанных с использованием банковского счета, другим лицам вместо руководителя или главного бухгалтера, чьи подписи изначально были указаны в карточке с образцами подписей. В этом случае в банк подается удостоверенная нотариально новая временная карточка только с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности руководителя или главного бухгалтера (п. 18.15 этой Инструкции).

Если первичный документ был подписан не уполномоченным на это должностным лицом, то в договорных отношениях это может привести к невозможности доказать осуществление той или иной хозяйственной операции, имеющей юридическое значение. Например, поставщик в случае подписания товарно-транспортной накладной лицом, не уполномоченным на принятие товаров от имени предприятия-заказчика, фактически лишается возможности доказать, что договор поставки был им исполнен.

 

6.2. Использование факсимиле

 

Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*.

* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов.

Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению «факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу» (см. определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

 
Журнал «Податки та бухгалтерський облік»


Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

Коментарі (0)
Залишити коментарі:
Ваше ім`я
Коментарі