Подписание договора и документов, подтверждающих его выполнение
Как было указано ранее учредительными документами предприятия устанавливается, какие лица имеют полномочия на подписание договоров от имени такого предприятия.
Подписи сторон
Чаще всего при подписании договора и документов, подтверждающих исполнение обязательств по нему, возникают вопросы в тех случаях, когда лицо, в полномочия которого входит подписание того или иного документа, отсутствует на работе. Если, например, речь идет о руководителе предприятия, то полномочия на подписание документов в случае его отсутствия могут быть возложены на его заместителя или другое должностное лицо приказом самого руководителя (если такая возможность предусмотрена учредительными документами).
ДСТУ 4163-2003 предусматривает, что при отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указываются должность и фамилия лица, которое подписало документ, например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель». Однако обратим внимание: без доверенности или специальной оговорки в уставе исполняющий обязанности или заместитель договоры подписывать не может.
Оптимальным признается вариант, когда в уставе полномочия на подписание договоров предоставлены не только директору, но и, например, его заместителю. Договором можно предусмотреть специальный порядок уведомления контрагента о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу.
Необходимо также обратить внимание на то, что согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ «представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом». Следовательно, лицо, являющееся директором на одном предприятии и одновременно выступающее директором на другом предприятии, но на условиях совместительства, либо физическим лицом — предпринимателем, либо выступающее в договоре как «простое» физлицо, не может подписывать договор от лица обеих его сторон (см., например, постановление ВХСУ от 09.09.2008 г. № 12/122).
Теперь о том, кто может подписывать документы, оформляемые в ходе выполнения договора.
Подпись лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и составление первичного документа, является обязательным его реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).
По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).
В то же время, как указано в абзаце втором п. 2.13 Положения № 88, «руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено». Из данного предписания следует, что в приказе, которым утверждается перечень уполномоченных на подписание документов лиц, необходимо указывать конкретных людей, а не просто названия должностей, занятие которых дает право на подписание первичных документов. Оптимальным на практике признается вариант, когда в приказе указывается название должности и фамилия, имя, отчество лица, которое ее занимает и имеет право подписывать определенные первичные документы.
В случае изменения перечня лиц, уполномоченных на подписание определенных документов (в связи с увольнением, нахождением в отпуске, в командировке) издается приказ о наделении полномочиями на подписание соответствующих документов других лиц.
В некоторых случаях законодательством предусмотрен специальный порядок уведомления контрагента в отношениях о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу. Наиболее яркий пример такой ситуации приведен в Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Она, в частности, предусматривает механизм уведомления банка о временной передаче полномочий на подписание документов, связанных с использованием банковского счета, другим лицам вместо руководителя или главного бухгалтера, чьи подписи изначально были указаны в карточке с образцами подписей. В этом случае в банк подается удостоверенная нотариально новая временная карточка только с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности руководителя или главного бухгалтера (п. 18.15 этой Инструкции).
Если первичный документ был подписан не уполномоченным на это должностным лицом, то в договорных отношениях это может привести к невозможности доказать осуществление той или иной хозяйственной операции, имеющей юридическое значение. Например, поставщик в случае подписания товарно-транспортной накладной лицом, не уполномоченным на принятие товаров от имени предприятия-заказчика, фактически лишается возможности доказать, что договор поставки был им исполнен.
6.2. Использование факсимиле
Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*.
* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов.
Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению «факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу» (см. определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845
