4950 0

Подписание договора и документов, подтверждающих его выполнение

17.02.11

Как было указано ранее учредительными документами предприятия устанавливается, какие лица имеют полномочия на подписание договоров от имени такого предприятия.

Начало читать тут

Подписи сторон

Чаще всего при подписании договора и документов, подтверждающих исполнение обязательств по нему, возникают вопросы в тех случаях, когда лицо, в полномочия которого входит подписание того или иного документа, отсутствует на работе. Если, например, речь идет о руководителе предприятия, то полномочия на подписание документов в случае его отсутствия могут быть возложены на его заместителя или другое должностное лицо приказом самого руководителя (если такая возможность предусмотрена учредительными документами).

ДСТУ 4163-2003 предусматривает, что при отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указываются должность и фамилия лица, которое подписало документ, например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель». Однако обратим внимание: без доверенности или специальной оговорки в уставе исполняющий обязанности или заместитель договоры подписывать не может.

Оптимальным признается вариант, когда в уставе полномочия на подписание договоров предоставлены не только директору, но и, например, его заместителю. Договором можно предусмотреть специальный порядок уведомления контрагента о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу.

Необходимо также обратить внимание на то, что согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ «представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом». Следовательно, лицо, являющееся директором на одном предприятии и одновременно выступающее директором на другом предприятии, но на условиях совместительства, либо физическим лицом — предпринимателем, либо выступающее в договоре как «простое» физлицо, не может подписывать договор от лица обеих его сторон (см., например, постановление ВХСУ от 09.09.2008 г. № 12/122).

Теперь о том, кто может подписывать документы, оформляемые в ходе выполнения договора.

Подпись лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и составление первичного документа, является обязательным его реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).

По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).

В то же время, как указано в абзаце втором п. 2.13 Положения № 88, «руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено». Из данного предписания следует, что в приказе, которым утверждается перечень уполномоченных на подписание документов лиц, необходимо указывать конкретных людей, а не просто названия должностей, занятие которых дает право на подписание первичных документов. Оптимальным на практике признается вариант, когда в приказе указывается название должности и фамилия, имя, отчество лица, которое ее занимает и имеет право подписывать определенные первичные документы.

В случае изменения перечня лиц, уполномоченных на подписание определенных документов (в связи с увольнением, нахождением в отпуске, в командировке) издается приказ о наделении полномочиями на подписание соответствующих документов других лиц.

В некоторых случаях законодательством предусмотрен специальный порядок уведомления контрагента в отношениях о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу. Наиболее яркий пример такой ситуации приведен в Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Она, в частности, предусматривает механизм уведомления банка о временной передаче полномочий на подписание документов, связанных с использованием банковского счета, другим лицам вместо руководителя или главного бухгалтера, чьи подписи изначально были указаны в карточке с образцами подписей. В этом случае в банк подается удостоверенная нотариально новая временная карточка только с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности руководителя или главного бухгалтера (п. 18.15 этой Инструкции).

Если первичный документ был подписан не уполномоченным на это должностным лицом, то в договорных отношениях это может привести к невозможности доказать осуществление той или иной хозяйственной операции, имеющей юридическое значение. Например, поставщик в случае подписания товарно-транспортной накладной лицом, не уполномоченным на принятие товаров от имени предприятия-заказчика, фактически лишается возможности доказать, что договор поставки был им исполнен.

 

6.2. Использование факсимиле

 

Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*.

* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов.

Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению «факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу» (см. определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845\08).

Как раз последний тезис является наиболее дискуссионным: всегда ли факсимиле может заменить собственноручную подпись?

Согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Признают возможность использования факсимиле при подписании договора и документов, которыми оформляется их выполнение, и суды (см. постановления ВХСУ от 24.09.2009 г. № 19/75пд, от 20.01.2010 г. № 19/42-09-1275).

В связи с этим субъектам хозяйствования перед проставлением факсимиле в договорах и на первичных документах целесообразно оформить соглашение о его применении, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Сделать это можно как путем подписания отдельного документа либо включения дополнительного раздела в договор, так и путем обмена письмами. Отметим, что использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Цель использования факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. Однако при этом не исчезает требование о том, что подписать документ — то ли собственноручно, то ли с использованием такого аналога — должно конкретное должностное лицо, поскольку именно на него возложена данная обязанность и именно оно несет ответственность за достоверность подписываемого документа.

В отношении возможности проставления факсимиле на первичных документах (даже при наличии заключенного между контрагентами соглашения о возможности его использования) необходимо обратить внимание на некоторые существенные моменты.

Во-первых, нормативно-правовые акты могут содержать прямой запрет на использование факсимиле. Так, в табл. 6.1 приведены примеры документов, при подписании которых не может использоваться факсимиле.

Таблица 6.1

 

Запрет на использование факсимиле в документах

Документ

Текст нормы, устанавливающей запрет на факсимиле

Нормативный акт

1

2

3

Денежный чек

Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается (п. 7)

Гл. 1 разд. III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337

Расчетные документы при безналичных расчетах в национальной валюте

При подписании расчетного документа не разрешается использование факсимиле, а также исправление и заполнение расчетного документа в несколько приемов (п. 2.8).
Чек заполняется чекодателем собственноручно либо с использованием технических средств.
Не разрешается внесение в чек исправлений и использование вместо подписи факсимиле (абзацы второй и третий п. 7.6).
Банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек либо реестр чеков заполнены с нарушением требований этой главы либо есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле (п. 7.20)

Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22

 

Во-вторых, из положений Закона о бухучете и Положения № 88 видно, что они различают понятия «личная подпись» и «подпись с применением факсимиле». Так, Закон о бухучете среди обязательных реквизитов первичных документов называет личную подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции
(
ч. 2 ст. 9).

Данное требование более подробно раскрыто в п. 2.5 Положения № 88. В соответствии с ним «документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. <…> Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства».

На наш взгляд, для обоснования вывода о возможности использования факсимиле, в силу прямого указания в п. 2.5 Положения № 88 на порядок, установленный актами гражданского законодательства, можно ссылаться на ч. 3 ст. 207 ГКУ. В соответствии с ней использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Например, письма Минюста от 10.01.2005 г. № 19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения № 88, проводя таким образом между ними некую параллель.

Однако не можем не отметить, что последовательным противником использования факсимиле при подписании первичных документов выступает Минфин (см. письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991). Его единственный аргумент сводится к тому, что Закон о бухучете применение факсимиле для подписания первичных документов не предусматривает.

Из изложенного выше, на наш взгляд, можно сделать следующий вывод. В общем случае, при отсутствии каких-либо специальных требований к подписанию первичного документа, использование факсимиле допускается. Если же законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа.

Так, например, согласно абзацу третьему ч. 3 ст. 5 Закона Украины «Об обращении векселей в Украине» от 05.04.2001 г. № 2374-III вексель подписывается:

— от имени юридических лиц — собственноручно руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами, подписи скрепляются печатью;

— от имени физических лиц — собственноручно указанным физическим лицом либо уполномоченным им лицом, с указанием индивидуального идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей, и паспортных данных векселедателя-трассанта. Подпись скрепляется печатью (в случае ее наличия).

В этом случае использовать факсимиле не следует, хотя не исключено, что суды будут более либеральны в своих суждениях и укажут на одинаковую
юридическую силу личной подписи и подписи с применением факсимиле.

В целом, суды достаточно лояльно относятся к возможности использования факсимильной подписи. Так, в определении от 17.05.2007 г. ВАСУ признал возможность использования факсимиле при оформлении актов приемки-передачи как первичных документов.

Достаточно последовательно (см., например, постановление ВАСУ от 18.09.2007 г.) судебные органы признают возможность проставления факсимиле и на налоговых накладных (оснований считать, что в вопросе оформления первичных документов они будут высказывать другое мнение, нет). Напомним, согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте нет оговорки о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

Высший административный суд Украины, напротив, в такой формулировке не видит указания на исключительную обязательность собственноручной подписи налогоплательщика и исходит из того, что проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной (см. определения ВАСУ от 29.05.2008 г. № К-13190/06, от 06.02.2007 г. № К-9000/06).

В одном из дел ВАСУ исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись — нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле (см. определение ВАСУ от 06.09.2006 г., постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. № 5/1961-3/213). В то же время мы рекомендуем, учитывая настойчивость налоговых органов в этом вопросе, все же не поддаваться соблазну и отдавать предпочтение «живой» подписи на налоговой накладной.

Дополнительно рекомендуем, чтобы избежать споров как со своими контрагентами, так и с проверяющими, если в нормативно-правовых актах нет специального запрета на использование факсимиле при подписании того или иного документа, оговорить возможность проставления факсимиле в договоре либо в отдельном соглашении.

Как решается вопрос о возможности использования факсимиле в наиболее часто используемых в практике договорных отношений документах, приведем в табл. 6.2.

Таблица 6.2

 

Проставление факсимиле при отсутствии специальной оговорки
о возможности/невозможности его использования

Документ

Правила оформления

Нормативный акт

Можно ли проставлять факсимиле?

1

2

3

4

Акт приемки-передачи, расходная накладная, счет-фактура

Оформляются в соответствии с общими требованиями:
«документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. <…> Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства» (п. 2.5)

Положение № 88

Суды признают возможность использования факсимиле в таких документах.
Необходимым является заключение соглашения
с контрагентом о применении факсимиле, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей и образец
оттиска факсимиле

Доверенность на получение ТМЦ

Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями и лицами, которые на это уполномочены руководителем предприятия (п. 5)

Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99

На наш взгляд, проставление факсимильного воспроизведения подписи является допустимым, если предприятие обменялось со своим контрагентом соглашением о возможности такого применения факсимиле. В то же время Минфин высказался против такой возможности (см. письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991)

Кассовые ордера

Прием наличности в кассы производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером либо лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3).
Выдача наличности из касс производится по расходным кассовым ордерам либо расходным ведомостям. Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер либо работник предприятия, который уполномочен на это руководителем (п. 3.4).
При получении кассовых ордеров либо расходных ведомостей кассир обязан проверить наличие и достоверность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости — разрешительной надписи руководителя предприятия либо уполномоченных им лиц (п. 3.12)

Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637

Из письма НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 следует, что он против проставления факсимиле на кассовых ордерах

Налоговые накладные

Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика — продавца (п. 18)

Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165

Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 высказался против использования факсимильной подписи на налоговых накладных. В то же время суды не признают недействительными налоговые накладные, на которых проставлено факсимиле. На наш взгляд, при оформлении налоговой накладной целесообразным является проставление собственноручной подписи уполномоченными лицами

 

Несмотря на то, что законодательство таких требований не содержит, руководителю предприятия не лишним будет издать приказ о порядке использования факсимильной подписи. В приказе, в частности, следует указать:

1) какие должностные лица могут подписывать документы с использованием факсимиле;

2) перечень документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью;

3) способы хранения факсимиле и доступа к нему;

4) лиц, ответственных за хранение факсимиле;

5) образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Кроме того, в приказе целесообразно указать, что использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Дело в том, что субъекты хозяйствования часто допускают ошибку и оговаривают в приказах о порядке использования факсимиле возможность проставления с его помощью подписи отсутствующего должностного лица (например, наделяя таким полномочием бухгалтера предприятия в случае отсутствия руководителя). Такие действия являются грубым нарушением и требований документооборота в целом, и требований к оформлению первичных документов. Проблема подписания документов в случае отсутствия того или иного должностного лица должна решаться другим образом: путем наделения соответствующими полномочиями других должностных лиц (либо включением соответствующих положений в учредительные документы хозяйственного общества, либо изданием приказа его руководителем).

Обращение к требованиям законодательства показывает, что при оформлении первичных документов не следует злоупотреблять факсимильным воспроизведением подписи. Если уж такая необходимость возникает, то надо, как минимум, убедиться, что нет прямого законодательного запрета на такое использование. Но даже в условиях его отсутствия необходимо быть готовыми к тому, что контролирующие органы с подозрением относятся к любому документу, на котором нет «живой» подписи должностного лица.

 

6.3. Печать в договоре и документах, подтверждающих его выполнение

 

Привычку к необходимости наличия печати на документе часто называют отличительным признаком постсоветских государств, поскольку в других странах он используется гораздо реже. Тем не менее, от этой привычки не спешит отказываться прежде всего отечественный законодатель, называя печать обязательным атрибутом любого предприятия: напомним, согласно ч. 4 ст. 62 ХКУ предприятие является юридическим лицом, которое имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием и идентификационным кодом. Среди субъектов хозяйствования исключение из правила об обязательном наличии печати сделано только для физических лиц — предпринимателей.

На уровне нормативно-правового акта характеристики печати нет. Традиционно же под печатью понимают оттиск клише на документе для подтверждения аутентичности его источника.

Узнать о том, какие виды печатей на сегодняшний день существуют и каков порядок их получения и использования, можно из Инструкции № 17.
В частности, в ней названы такие виды печатей:

с изображением Государственного Герба Украины: такие печати могут использоваться только органами государственной власти и государственного управления, а также — при соблюдении предусмотренных законодательством требований — государственными высшими учебными заведениями и профессионально-техническими учебными заведениями (п.п. 3.2.1 Инструкции № 17);

основная каучуковая либо металлическая печати: используются предприятиями, учреждениями, организациями, субъектами предпринимательской деятельности. Такая печать у юридического лица может быть только в одном экземпляре (п.п. 3.2.6 Инструкции № 17). В то же время Инструкция № 17 допускает в отдельных случаях изготовление дополнительных каучуковой либо металлической печатей с цифрами «1», «2» и т. д., а также простых круглых печатей либо штампов для секретариатов, канцелярии, управлений делами, административно-хозяйственных управлений (отделов), управлений (отделов) кадров, а также для других структурных подразделений предприятия;

каучуковая либо металлическая печать для филиала или другого обособленного подразделения: в этом случае в текст печати помещается слово «Филиал» (п.п. 3.2.7 Инструкции № 17);

круглая печать для пакетов: такую печать могут заказывать управления делами и канцелярии, секретариаты;

треугольные печати: изготавливаются для организаций, у которых нет счетов в учреждениях Национального и коммерческих банков Украины (п.п. 3.2.9 Инструкции № 17).

При этом Инструкция № 17 предъявляет требования к оформлению каждого из названных видов печатей, в частности:

— эмблемы, товарные знаки могут использоваться для размещения на печати только в том случае, если они зарегистрированы в установленном законодательством Украины порядке либо предусмотрены в уставе предприятия (п.п. 3.3.2 Инструкции № 17);

— надписи на печатях и штампах должны соответствовать названию, указанному в свидетельстве о государственной регистрации (п.п. 3.3.3 Инструкции № 17);

— реквизиты печати указываются на украинском либо одновременно на украинском и русском языках. Другие языки могут использоваться в предусмотренных законодательством и международными договорами случаях (п.п. 3.3.4 Инструкции № 17);

на печатях и штампах должен указываться идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности — юридического лица либо идентификационный номер физического лица (п.п. 3.3.7 Инструкции № 17).

ДСТУ 4163-2003 причисляет печать к необязательным реквизитам документа, при этом указывая, что оттиском печати удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, определяет предприятие на основании нормативно-правовых актов. Он приводится в инструкции по делопроизводству организации (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003). Оттиск печати ставят таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.

ХКУ прямо предусматривает, что хозяйственный договор по общему правилу излагается в форме единого документа, подписанного сторонами и скрепленного печатями.

Что касается первичных документов, оформляемых в ходе выполнения договора, то для того чтобы определиться, на каких документах необходимо проставлять печать, следует обратиться к нормативно-правовым актам. Так, перечень обязательных для первичных документов реквизитов приведен в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. И в нем такой реквизит как печать не назван. Однако необходимо учесть еще два немаловажных нюанса:

— не предусмотрено ли наличие печати в качестве реквизита первичного документа в бланках типовых форм, утвержденных Минстатом, либо в бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами (п. 2.7 Положения № 88), при наличии таких утвержденных форм бланков;

— не указана ли печать в перечне реквизитов первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, которые предусмотрены другими нормативно-правовыми актами (п. 2.8 Положения № 88), специально посвященными требованиям к оформлению того или иного первичного документа. Так, например, согласно п. 7.12 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22, чек скрепляется оттиском печати чекодателя (за исключением чеков, которые выдаются физическими лицами). Проставления печати предприятия на отрывной части приходного кассового ордера требует, например, Положение № 637 (абзац второй п. 3.3).

Аналогичным образом рассуждают и авторы одной из консультаций журнала «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 30, которые указывают на то, что п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете наличие оттиска печати на первичном документе не предусмотрено в качестве общего правила. В то же время печать становится обязательной, если она указана в качестве обязательного реквизита в утвержденной типовой форме. Словом, следует, прежде всего, удостовериться, что требования о наличии печати на документе не предъявляет специальный нормативно-правовой акт.

Хотим обратить внимание: даже при отсутствии дополнительных требований к наличию печати на первичном документе не следует забывать о том, что отсутствие этого реквизита может стать дополнительным поводом для спора с налоговым органом. Безусловно, это не должно становиться основанием для отказа субъектом хозяйствования от своих законных возможностей, но все же советуем трезво оценить, стоит ли удобство в определенных случаях не использовать печать усилий, которые потом могут быть затрачены на такой спор. Традиционно налоговые органы в этих случаях ссылаются на п.п. 5.3.9 ст. 5 Закона о налоге на прибыль, в соответствии с которым «не относятся в состав валовых расходов какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета». Первичный документ, на котором, по мнению налогового органа, должна стоять печать, в случае ее отсутствия не признается подтверждающим валовые расходы документом. Однако субъект хозяйствования всегда может рассчитывать на поддержку суда в таком споре (см. определение ВАСУ от 04.10.2006 г.).

Кроме того, в истории отношений налогоплательщиков и налоговых органов возникал вопрос о том, обязательно ли, чтобы на документе стоял оттиск именно основной печати. Результатом этой дискуссии стало признание ГНАУ возможности заверения подписей должностных лиц на документах не только основной, но и другими печатями при условии, что они соответствуют предусмотренным Инструкцией № 17 требованиям (см. письма ГНАУ от 04.08.99 г. № 11497/7/16-1120, от 10.09.2007 г. № 17898/7/16-1517-3).

Отдельный вопрос представляет собой дискуссия о необходимости проставления печатей физическими лицами — предпринимателями. То, что на договорах и актах приемки-передачи данный реквизит не обязателен, Госкомпредпринимательства признал достаточно давно (см. письмо от 11.11.2005 г. № 10006). И если исходить из того, что госорганы вслед за Госкомпредпринимательства распространяют действие ст. 207 ГКУ, посвященной требованиям к оформлению сделок, и на первичные документы, было бы логично признать, что на первичных документах, выписываемых физическим лицом — предпринимателем, такой реквизит как печать не обязателен. Однако налоговые органы избирательны в своих выводах и продолжают настаивать на том, что если необходимость проставления печати предусмотрена, это требование распространяется на всех субъектов хозяйствования, в том числе физлиц-предпринимателей. Об этом свидетельствует устоявшаяся уже позиция ГНАУ в отношении оформления налоговых накладных (см. письмо от 21.12.2005 г. № 12922/6/16-1116). Не делает исключения для предпринимателей и Минфин. В письме от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353 он распространяет требование о проставлении печати на командировочных удостоверениях и на физических лиц — предпринимателей.

 

Как известно, все бизнес-связи субъекта хозяйствования только тогда приобретают реальный характер, когда облекаются в форму договора. Заключение и выполнение сделок — значительная часть деятельности предприятия, от которой бухгалтер не может и не должен оставаться в стороне. В данном спецвыпуске мы постарались максимально полно охватить все те моменты, о которых бухгалтеру необходимо помнить при работе с договором.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)