Працівник змінив адресу проживання: в яких кадрових документах це врахувати

Особова картка працівника

Особові картки оформлюють на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами:

• на підприємствах, в установах, організаціях — за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656;
• в держорганах — за формою, затвердженою наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20;
• в ОМС — за формою № П-2ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.95 № 343, хоч він і втратив чинність згідно з наказом Держстату від 26.08.2016 № 154 (див. лист НАДС від 09.06.2017 № 5263/13-17).

Водночас на думку Мінекономіки*, комерційні підприємства мають право самі визначити необхідність ведення кадрового обліку з використанням особової картки працівника за формою № П-2. А ось для держслужбовців та працівників ОМС ведення особових карток є обов’язковим.

* Див. лист Мінекономіки від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09.

Зауважте, що в особовій картці (незалежно від форми), крім інших персональних даних про працівника, зазначаються:

• його фактичне місце проживання;
• зареєстроване місце проживання.

Заповнюють таку інформацію при прийнятті на роботу:

• або з даних, які надав сам працівник;
• або на підставі даних, зазначених у його паспорті (якщо цей документ містить такі дані).

Пам’ятайте, при укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які приймаються на роботу, відомості про їх реєстрацію місця проживання чи перебування (ст. 25 КЗпП)*. Відсутність такої інформації не може бути підставою для відмови у працевлаштуванні. Проте працівник може добровільно надати таку інформацію, наприклад, для листування (у своїй заяві чи анкеті).

* Про вимоги для військовозобов'язаних читайте у статті «Працівник змінив адресу проживання: військовий облік, соцвиплати, ВПО-компенсація» // «Оплата праці 2025, № 4.

Якщо згодом адреса проживання / реєстрації працівника змінюється:

а) працівник може надати роботодавцю заяву про зміну адреси проживання / реєстрації та копію документа, що підтверджує цей факт (наприклад, копію паспорта із відповідною відміткою або копію оновленої довідки про реєстрацію місця проживання);

б) на підставі отриманих документів відділ кадрів вносить зміни в особову картку працівника:

— за формою № П-2 та № П-2ДС — коректурним способом. Для цього акуратно закреслюють запис зі старою адресою (однією лінією) і над ним пишуть нові дані. Виправлення завіряють підписом особи, яка внесла зміни, із зазначенням дати виправлення. У полі «Додаткові відомості» зазначають підставу для таких коригувань (номер та дату заяви, отриманої від працівника);

— за формою, затвердженою наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20, — шляхом оновлення відомостей, зазначених в особовій картці працівника, в інформаційній системі управління людськими ресурсами або заміни відповідних сторінок у роздрукованій формі особової картки.

Зауважте, якщо працівник не надав документи, що підтверджують зміну адреси його проживання / реєстрації, вносити корективи в кадрові документи такого працівника не слід.

Документи від працівника отримано та дані в його особовій картці відкориговано? Час переходити до особової справи такого працівника.

Особова справа

Відповідно до Переліку № 578/5* особові справи ведуть в обов’язковому порядку для таких категорій працівників:

• керівники організацій;
• службовці;
• професіонали;
• фахівці;
• працівники громадських організацій;
• сумісники.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Правила формування особової справи працівників:

• підприємств, установ, організацій (крім держслужби) визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5*;
• держслужби — Порядок № 64**.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

** Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом НАДС від 22.03.2016 № 64.

Протягом усього часу роботи працівника на підприємстві (в держоргані) в особових справах групуються відповідні документи в міру їх надходження.

Серед таких документів можуть бути:

• письмовий трудовий договір (контракт);
• особовий листок з обліку кадрів;
• копія облікової картки платника податків.

Чи вносити зміни в такі документи в разі зміни працівником місця його проживання? Читайте далі.

Трудовий договір. Трудовий договір може укладатися як у письмовій, так і в усній формі. Виняток — якщо додержання письмової форми трудового договору вимагає саме законодавство. Такі випадки перелічені у ст. 24 КЗпП (зокрема, якщо на цьому наполягає сам працівник, якщо це трудовий договір про дистанційну роботу тощо).

У письмовому трудовому договорі, крім переліку прав і обов’язків сторін, умов праці, її оплати, строків та підстав припинення трудових відносин, зазначаються також і відомості про роботодавця і працівника. Зокрема, адреса проживання останнього.

Чи потрібно вносити корективи у трудовий договір, якщо згодом адреса проживання працівника зміниться? Так. Порядок внесення таких змін чинним трудовим законодавством не встановлений. Він може бути прописаний у самому тексті договору. Зазвичай зміни вносять у вигляді додаткових угод до договору.

До речі, якщо з працівником укладений ще й цивільно-правовий договір, доведеться внести відповідні зміни ще й до нього.

Особовий листок з обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється працівником самостійно один раз при прийнятті на роботу. У ньому працівник зазначає відомості про себе, а також наводить адресу свого фактичного місця проживання та адресу місця реєстрації на момент заповнення документа.

Проте зауважте, якщо згодом адреса проживання / реєстрації працівника змінюється, особовий листок не коригується.

Не відображаються такі зміни і в доповненні до особового листка з обліку кадрів. Оскільки до цього документа вносяться лише дані про прийняття на роботу працівника, його переведення, звільнення з роботи, заохочення та/або про дисциплінарні стягнення, якщо вони накладалися на працівника.

Облікова картка платника податків. Облікова картка платника податків не містить інформації про місце проживання / реєстрації особи. Тому оновлювати цей документ у разі зміни зазначених даних не потрібно.

Водночас працівник, у якого змінилися облікові дані (зокрема, податкова адреса (адреса реєстрації), відбулося перейменування вулиць тощо), зобов’язаний самостійно звернутися в податкову та повідомити про зміну таких даних. А саме — подати заяву за формою № 5ДР (або заяву за формою № 5ДРП) та документи, які підтверджують відповідні зміни.

Зверніть увагу! Повідомляти податкову про зміну місця проживання працівника роботодавець не повинен. Він може лише повідомити такого працівника про його обов’язок звернутися до податкової для оновлення його облікових даних.

Висновки

• Якщо працівник змінив адресу проживання і має документи, що підтверджують цей факт, роботодавець має внести відповідні зміни до особової картки працівника (за її наявності).
• Також внести корективи доведеться до трудового договору працівника (якщо він укладений у письмовій формі).
• А ось коригувати особовий листок з обліку кадрів чи оновлювати картку платника податків працівника не потрібно.

"Оплата праці", 2025, № 4