Щорічна основна відпустка за декілька років: обмеження, заява, наказ, середня

Щорічні відпустки: обмеження та строки використання

У сфері кадрового діловодства та оплати праці одним із критичних моментів є своєчасне та правильне надання щорічних відпусток. Правила надання відпусток диктує Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Він передбачає як обов’язкові строки для їх використання, так і обмеження щодо тривалості. Розглянемо п’ять ключових правових вимог до щорічних відпусток.

1. Щорічна відпустка має надаватися не рідше одного разу на два роки. У загальному випадку забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).

2. Відпустку слід надати не пізніше ніж через 12 місяців після завершення робочого року. Якщо відпустку не було використано у робочому році, її необхідно надати до завершення наступних 12 місяців (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки). Такий строк є орієнтиром для бухгалтерів при контролі графіків відпусток і розрахунку залишків.

3. Обмеження на тривалість щорічних відпусток діють лише в межах одного робочого року. Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток у межах одного робочого року не повинна перевищувати 59 календарних днів (для підземних гірників — 69 днів) (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки). Водночас якщо працівник використовує за один календарний рік відпустки за кілька попередніх періодів, це обмеження не застосовується (лист Мінсоцполітики від 08.07.2019 № 793/0/204-19).

До речі, про надання відпусток тривалістю більше 59 днів ви можете прочитати у статті «Дитяча» & щорічна відпустка: чи надавати більше 59 днів?» // «Оплата праці», 2025, № 11.

4. Працівник не втрачає права на щорічну відпустку незалежно від строку її невикористання. Законодавство не встановлює строку давності для реалізації права на щорічну відпустку. Це означає, що навіть після тривалого періоду невикористання працівник має право її отримати. Важливо враховувати це при формуванні резервів на оплату відпусток та при звільненні працівників.

5. При звільненні компенсуються всі невикористані щорічні відпустки. Незалежно від причин звільнення, роботодавець зобов’язаний виплатити грошову компенсацію за всі дні щорічної основної та додаткових відпусток, які не були використані працівником.

Чи можна надати відпустку «одним шматком» за декілька років?

Так, можна надати щорічну основну відпустку за декілька робочих років одночасно. Законодавство не містить заборон щодо такого об’єднання невикористаних днів відпусток. Якщо працівник накопичив невикористані щорічні основні відпустки за попередні роки, він має право (за згодою роботодавця) приєднати їх до відпустки за поточний рік або використати окремо.

Важливо! Під час дії воєнного стану роботодавець має право, але не зобов’язаний обмежувати надання щорічних відпусток. Тобто підприємство може надавати щорічні відпустки у повному обсязі як за поточний, так і за попередні робочі роки (згідно зі ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Скільки заяв має надати працівник?

Як правило, відпустки працівників плануються у графіку відпусток. У такому графіку відпустка працівника може зазначатися конкретною датою або тільки вказівкою місяця відпустки і тривалістю.

Безпосереднє надання відпустки оформлюється, зокрема, або заявою від працівника, або повідомленням роботодавця про вихід працівника у відпустку. Як правило, більшість роботодавців використовують для оформлення відпустки саме заяву від працівника про бажання піти у відпустку. Навіть якщо її терміни чітко передбачені графіком відпустки.

Є також ситуації, коли заява про бажану відпустку є обов’язковою. Це, зокрема, у випадках надання відпусток поза графіком, іншої тривалості, ніж передбачено графіком, тощо.

Поряд із цим рішення про надання відпустки працівникові приймає роботодавець. Хоча працівник має право на щорічну відпустку та може подати заяву на її надання, роботодавець має погодити цю відпустку.

Отже, про заяву при наданні щорічної основної відпустки за декілька робочих років поговоримо детальніше.

Для надання щорічної основної відпустки, яка охоплює декілька робочих років, достатньо однієї заяви від працівника

Трудове законодавство не містить заборон щодо об’єднання декількох робочих років в одній заяві на відпустку.

У заяві працівник повинен зазначити, зокрема:

• дату початку відпустки;
• загальну кількість календарних днів відпустки.

Зазначати, за який саме робочий рік надається відпустка, не обов’язково, оскільки ця інформація буде відображена у наказі про надання відпустки. Але деякі роботодавці практикують зазначати в заяві і робочий рік. Проте працівник часто не володіє цією інформацією, і тоді кадрова служба має довести її до відома працівника, щоб він зазначив це у заяві.

Звісно, працівник може подати окремі заяви за кожен робочий рік. Це його право, і законодавство не забороняє такий варіант.

Розглянемо приклад.

Приклад 1. Працівник хоче піти у щорічну основну відпустку на 48 к. дн. за 2 робочих роки 24.06.2024 — 23.06.2025 та 24.06.2025 — 23.06.2026 (по 24 к. дн. за кожний рік). Працівник надав роботодавцю заяву про відпустку. Роботодавець не проти такої тривалої відсутності працівника та погоджує йому заяву.

На рис. 1 ви бачите приклад заяви про надання відпустки за два робочих роки.

Рис. 1. Заява про надання відпустки за 2 робочих роки

Скільки потрібно наказів?

На підставі заяви працівника про надання відпустки роботодавець видає наказ про надання відпустки.

У випадку надання щорічної основної відпустки за декілька робочих років «одним шматком», тобто безперервно, потрібен один наказ

У цьому наказі слід чітко зазначити розподіл днів відпустки за відповідними робочими роками для коректного обліку.

Приклад наказу про надання щорічної основної відпустки за 2 робочих роки ви бачите на рис. 2.

Рис. 2. Наказ про надання відпустки за декілька робочих років

Важливо: Якщо ж мова йде про різні види відпусток (наприклад, щорічна основна та щорічна додаткова за шкідливі умови праці, або щорічна основна та відпустка без збереження зарплати), то кількість наказів залежить від строків зберігання цих документів. Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5:

• наказ про надання щорічної основної відпустки має тимчасовий строк зберігання (5 років);
• накази про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці або відпусток без збереження заробітної плати мають тривалий строк зберігання (75 років).

Скільки рахувати середніх?

Одна середня. Механізм обчислення середньої зарплати для відпускних регулює Порядок № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

У загальному випадку середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100). Отже, відправною точкою тут є саме місяць, на який припадає початок відпустки.

І коли працівнику надається щорічна основна відпустка за декілька років, то виникає таке питання: обчислювати одну середню для такої відпустки чи ділити відпустку на періоди, за які вона надається, і орієнтуватися на місяць початку кожної частини відпустки відповідно до періоду надання?

Для розрахунку відпускних за щорічну основну відпустку, що надається за декілька робочих років «одним шматком» (безперервно), обчислюється ОДНА середня зарплата

Мінекономіки у роз’ясненні від 24.05.2023 № 4707-05/23798-09 підтвердило, що порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних. Якщо ці відпустки належать до одного виду (щорічна основна) і надані працівнику безперервно, розрахунковим періодом для всіх днів буде період, що передує місяцю початку першої відпустки.

Приклад 2. Скористаємося умовами прикладу 1. Працівнику надано відпустку на 48 к. дн. з 14.07.2025 по 30.08.2025. З них 24 к. дн. з 14 07.2025 по 06.08.2025 за робочий рік 24.06.2024 — 23.06.2025 та 24 календарних дні з 07.08.2025 за робочий рік 24.06.2025 — 23.06.2026.

У цьому випадку розрахунковим періодом для обчислення середньої зарплати буде липень 2024 року — червень 2025 року. Виходячи з цього розрахункового періоду рахуємо одну середньоденну зарплату для 48 к. дн. щорічної основної відпустки.

Об’єднаний звіт

У Об’єднаному звіті відпускні мають свої правила відображення. Їх показуємо у Податковому розрахунку та двох додатках до нього: Д1 та 4ДФ.

У табличній частині Д1 суму відпускних відображаємо в окремому від зарплати рядку, з КТН «10» у графі 09. У графі 10 обов’язково зазначаємо місяць та рік, за дні якого відпускні нараховані. При цьому робочий рік, за який відпустка надається, значення не має. Також не потрібно вказувати кількість днів щорічної відпустки.

У 4ДФ відпускні показуємо в загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101» у графі 6.

До речі, про нюанси відображення відпускних в Об’єднаному звіті читайте у статті «Довготривала щорічна відпустка: показуємо в Д1 та 4ДФ» // «Оплата праці», 2025, № 12.

Висновки

• Щорічну основну відпустку за декілька робочих років можна надавати одним періодом без розділення за роками і без обмеження загальної тривалості.
• Для оформлення відпустки за декілька років поспіль працівник може подати одну заяву. В ній треба вказати загальну тривалість відпустки та дати початку.
• Достатньо одного наказу на всю відпустку за кілька років. У наказі обов’язково вказуємо розподіл наданих днів за робочими роками.
• Для розрахунку відпускних за безперервну щорічну основну відпустку за декілька років використовуємо одну середню зарплату.

Оплата праці Липень, 2025/№ 14