Табель обліку робочого часу: чи можна вести лише в електронному вигляді?

Звичайно, ведення табелю обліку робочого часу лише в електронному вигляді – це зручно, швидко та сучасно. Але чи дійсно можна обійтися без папірця? Розбираємось.

І перше, про що варто згадати – це обов’язок роботодавця забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Такий обов’язок покладено на нього ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95.

Облік виконуваної працівником роботи неможливий без обліку відпрацьованого працівниками робочого часу. Для цього застосовують Табель обліку використання робочого часу. Його типова форма (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. 

Загальні правила ведення Табеля 

Форма Табеля включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування.

Увага: Табель за формою № П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Тобто за необхідності цю форму можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку в установі. Більш того, дозволено застосовувати й іншу форму Табеля. Проте при цьому обов’язковою є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначені формами державних статистичних спостережень з праці.

Відкривають Табель щомісяця та заповнюють щодня на працівників структурного підрозділу та зазначають у ньому конкретну кількість робочих годин, фактично відпрацьованих (невідпрацьованих) певним працівником.

Складають цей документ в одному примірнику за 2 — 3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

Включення працівника до Табеля чи виключення з нього (у зв’язку із звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюють на підставі наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу та про припинення трудового договору (контракту).

Своєю чергою, відмітки в Табелі про фактично відпрацьований час, про причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи роблять тільки на підставі належним чином оформлених документів щодо обліку особового складу. Це можуть бути накази про направлення в службове відрядження, про надання відпустки, листки непрацездатності тощо.

Заповнений Табель обліку використання робочого часу повинен підписати керівник підрозділу.

Для відображення використаного робочого часу за кожен день у Табелі відведено два рядки:

• верхній — для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу;
• нижній — для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу (надурочний, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули, простої тощо).

У Табелі фіксують і скорочений робочий час (наприклад, у передсвятковий день), і запізнення співробітників.

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу (буквений та цифрової коди) наведено на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5.

Табель ведуть протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбивають підсумки щодо кількості годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Табель складає уповноважений на це працівник, якого спеціально призначено наказом по установі.

Важливо: обов’язки щодо ведення Табеля мають бути зазначені в посадовій інструкції працівника, який несе персональну відповідальність за достовірність і правильність ведення Табеля.

Заповнений Табель повинен підписати керівник підрозділу та перевірити працівник кадрової служби. Після цього Табель передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Згiдно зі ст. 115 КЗпП заробiтна плата виплачується працiвникам регулярно в робочi днi у строки, встановленi колективним договором, але не рiдше вiд двох разiв на мiсяць через промiжок часу, що не перевищує 16 календарних днiв.

Вiдповiдно Табель заповнюється двiчi на мiсяць: за першу половину мiсяця - для нарахування авансових платежiв та за весь мiсяць - для розрахунку заробiтної плати за мiсяць. Наприкiнцi мiсяця в табелi пiдраховується загальна кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу.

Увага: виправлення та правки в Табелі не допускаються. Тобто якщо Табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, то виправлення в ньому зробити вже не можна.

Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, у бюджетних установах Табель для нарахування зарплати за місяць передають до бухгалтерії за кілька днів до його закінчення. І нерідко буває так, що працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він захворів. Також працівник може захворіти під час відпустки. Такі ситуації і потребують внесення виправлень до раніше поданого Табеля. Як це зробити?

По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів.

По-друге, коригувати дані слід в поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який їх коригують. Виправні дані слід вносити до окремого Табеля (коригуючий Табель). В шапці документа зазначайте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого коригуючого Табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати. 

Електронний Табель: в чому заковика 

Тут не обійтися без норм Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV, який встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Таке визначення містить ч. 1 ст. 5 Закону № 851.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Важливо: аби впевнитися у цілісності електронного документа необхідно перевірити електронний цифровий підпис. Ця вимога встановлена ст. 12 Закону № 851.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Тобто без такого підпису він не вважається створеним та цілісним.

Отже, аби дотримати норм законодавства під час складання Табелю в електронному вигляді, ви зобов’язані забезпечити:

по-перше – неможливість виправити інформацію, яка зазначена в Табелі;

по-друге – наявність в Табелі кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб;

по-трете – зберігання електронної форми Табелю як мінімум протягом року.

Але, нажаль, програмне забезпечення Microsoft Office не може забезпечити дотримання цих правил.

До речі, про термін зберігання Табеля слід сказати окремо.

Так, регламентовані строки зберігання Табеля такі:

• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5);

• щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);

• щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).

Тобто в загальному випадку Табель повинен зберігатися 1 рік. Однак не варто залишати без уваги поз. 336 Переліку № 578/5. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.

На зберігання Табеля протягом 3 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ.

Відповідно, щоб уникнути непоразумінь з контролюючими органами, краще зберігати Табель протягом 3 років. 

Отже, з зазначеного вище можна зробити висновок: Табель можна вести:

• одночасно в електронній та паперовій формі або
• лише в паперовій.

Вести Табель лише в ектронній формі не можна.