Інформація по темі "" | Публікації по тегу
02.08.21
8841 2
Друкувати
Обране

Трудові книжки: а ви вже скануєте?

Лілія Ушакова
Лілія Ушакова експерт по питанням праці та зарплати журналу "Податки & бухоблік"
З 10 червня стартував перехід на електронний облік трудової діяльності. Триватиме він 5 років. Протягом цього часу роботодавці або ж самі працівники надаватимуть Пенсійному фонду електронні копії сторінок трудових книжок та документів про стаж.Законодавче підґрунтя є. Беремося до справи


Справжній бухгалтер/кадровик не довіряє чуткам, щоб не робити зайву роботу. Він чітко знає, який документ вимагає від нього зробити ті чи інші дії. Якщо мова йде про надання Пенсійному фонду електронних копій сторінок трудової книжки та документів про стаж, то це: Порядок № 1084, Закон № 1217 та Порядок № 11-1*. Саме в такій послідовності ця нормативка набрала чинності.

* Порядок обліку трудової діяльності… в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084, Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX та Порядок подання відомостей про трудову діяльність… в електронній формі, затверджений постановою правління Пенсійного фонду від 12.03.2021 р. № 11-1 відповідно.

Механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, ФОП, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі прописано в Порядку № 11-1. Він запрацював недавно, з 23 липня. І по суті зібрав у собі все те, що й так було відомо роботодавцям, які вже сканували трудові книжки працівників. Але є й дещо новеньке.

Пробіжимося основними моментами.

Хто подає?

Уся трійка профільних документів говорить, що подавати відомості з трудової книжки та інші документи про стаж можуть:

— або роботодавець працівника;

— або працівник самостійно (ФОП сам на себе самостійно), маючи власний кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Тобто немає обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості.

Проте якщо юрособа-роботодавець зберігає у себе трудові книжки працівників, то йому й карти книжки в руки. Адже віддати трудову книжку працівникові, який прийнятий на роботу до 10.06.2021 р., роботодавець-юрособа може тільки при звільненні або ж після того, як буде передано електронні копії сторінок трудової книжки Пенсійному фонду, а останній їх обробить та прийме.

Окремо зупинимося на працівниках юросіб, які прийняті на роботу після 10.06.2021 р., а також всіх тих, що працюють у ФОП.

Такі працівники зберігають трудові книжки у себе. Тож мають змогу надати необхідну інформацію до Пенсійного фонду самостійно

Тому відповідь на запитання: «Чи потрібно ФОП сканувати трудові книжки своїх працівників» — ні!

А чи потрібно роботодавцям-юрособам сканувати трудові книжки працівників, які отримують пенсію? Законом ніяких винятків щодо них не встановлено. Проте в усних роз’ясненнях фахівці Пенсійного фонду говорять про те, що на пенсіонерів подавати дані не потрібно. Але ж хотілося б офіційних роз’яснень.

Як подавати?

Опишемо порядок дій для роботодавців.

Крок 1.Готуємо документи. Перевіряємо ще раз та скануємо трудову книжку працівника. Вимоги до скан-копій такі:

1) кольоровий формат, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;

2) формат зображення має бути jpg (якщо буде кожна сторінка трудової окремо) або pdf (якщо формуєте повний документ зі всіма сторінками трудової книжки);

3) розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;

4) мають містити всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку. Тобто скануємо не лише відомості про роботу, а й про нагородження, заохочення.

Навіщо це потрібно? Якщо якісь відомості з розділу про трудову діяльність затерті, бо дуже давнішні, чи погано читаються, то відомості з інших розділів трудової книжки будуть підтвердженням того, що людина працювала в той час на відповідному підприємстві, і це буде зараховано до стажу;

5) мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів. Проте розуміємо, що якщо в трудовій є затерті, вицвілі від часу записи, то нічого зверху не наводимо! Скануємо та відправляємо як є.

Отримувати від працівника згоду на обробку Пенсійним фондом його персональних даних більше НЕ потрібно

Чому так? Пояснюємо.

Надання згоди на обробку персональних даних працівника вимагав Порядок № 1068. Як ми вже зазначали вище, цей документ з’явився ще до появи Закону № 1217, під який його писали. Буває й так. ☺.

Тож поки працював тільки Порядок № 1068, приймати та обробляти дані скан-копій трудових книжок пенсійники могли лише за наявності згоди особи.

З набранням чинності Законом № 1217 необхідність у згоді на обробку даних відпала. Адже цей Закон наділив Пенсійний фонд відсутніми раніше повноваженнями.

Крок 2.Заходимо на портал Пенсійного фонду portal.pfu.gov.ua. У правому верхньому куті тиснемо на кнопку «Вхід». Далі обираємо варіант входу (юрособа), АЦСК, файл та пароль ключа та входимо до особистого кабінету страхувальника.

Крок 3.Вводимо дані працівника. У розділі «Комунікації з ПФУ» обираємо «Відомості про трудові відносини робітника». З’явиться інформаційне віконце, яке нагадає вам вимоги до скан-копій. Ознайомлюємося й тиснемо «Продовжити».

У віконці «РНОКПП особи» вводимо реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника, трудову книжку якого передаємо пенсійникам. Якщо ж він відмовився від отримання такого номера, то заповнюємо поле «Серія та номер паспорта».

Далі у відповідних комірках вказуємо прізвище, ім’я та по батькові працівника й тиснемо кнопку «Продовжити».

Крок 4.Додаємо відомості про трудову діяльність. Це можна зробити одним з двох способів (!) на вибір.

1 спосіб: додати скан-копії трудової книжки. У цьому випадку тиснемо на поле «Додати файл». Обираємо із запропонованого переліку, що хочемо додати (трудова книжка або документи про стаж). Додаємо файл із заздалегідь відсканованою трудовою книжкою.

Якщо файлів декілька, то після того, як додали один, додаємо другий і так далі. Тобто якщо кожна сторінка трудової книжки однієї особи відсканована окремо, то додаємо всі файли з усіма сторінками трудової.

Після завантаження файлів тиснемо «Підписати та відправити ПФУ». Обираємо файл з КЕП та вводимо пароль. Усе!

2 спосіб: самостійно внести записи трудової книжки + обов’язково додати скан-копії трудової книжки.

Тобто якщо у вас є бажання (та час) ви можете самостійно оцифрувати трудову книжку працівника. Для цього тиснемо на поле «Записи про трудову діяльність» та переносимо у відповідні поля відомості з трудової книжки працівника, зберігаючи кожен запис.

Після того, як записи будуть перенесені, обов’язково додаємо скан-копії трудової книжки, підписуємо та відправляємо пенсійникам таким же чином, як описано в способі 1.

Крок 5.Чекаємо на результат — на появу статусу «Виконано» за переданою скан-копією трудової книжки у розділі «Звернення» порталу Пенсійного фонду.

Увага! Оброблення відомостей може тривати дуже довго. Не слід панікувати, якщо місяць минув, а нічого не відбувається.

Річ у тім, що в першу чергу сьогодні обробляють скани працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 роки. Також Пенсійний фонд планує встановити графіки, якими буде визначено порядок подання електронних відомостей про трудову діяльність.

А що всередині?

Дочекалися появи статусу «Виконано»? Супер! Але загляньте, що всередині повідомлення.

Там можуть бути зауваження щодо записів у трудовій книжці та/або вимоги про необхідність надання документів для зарахування до стажу відповідних періодів.

Що з цим робити? Якщо зауваження/вимоги стосуються записів вашого підприємства, то виправлятися. Якщо ж до вас вони не мають відношення, то повідомте про них працівника.

Після обробки Пенсійним фондом скан-копій трудову книжку ви віддасте працівникові на зберігання під підпис. Тож у нього з’явиться можливість попрацювати з нею, зібрати необхідні документи для підтвердження стажу та звернутися до попередніх роботодавців для виправлення/уточнення записів у трудовій книжці або ж до архівних установ.

А ще порекомендуйте працівникові ознайомитеся з Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. Цей документ підкаже, якими документами слід підтверджувати періоди, що входять до стажу.

Наприклад, час навчання у вишах, училищах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.

Зібрані документи працівник може самостійно відсканувати та передати пенсійникам через особистий кабінет на порталі ПФУ за описаним вище порядком. Звісно, маючи КЕП.

Якщо ж працівник не товаришує з цифровими технологіями, то він може звернутися напряму до Пенсійного фонду. Там обіцяють допомогти.

А на завершення відповідь на запитання, яке часто ставлять роботодавці: чи потрібно сьогодні окремо вносити через портал Пенсійного фонду записи про прийняття, переведення, звільнення працівників для поповнення електронної трудової книжки? Ні! Не потрібно.

Наразі ці дані система черпає з додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту. Як буде далі, поживемо — побачимо.

ВИСНОВКИ

  • Трудові книжки працівників сканує та передає юрособа-роботодавець, яка їх зберігає.
  • Для Пенсійного фонду більше не потрібно отримувати згоду на обробку персональних даних працівника.
  • Оброблення відомостей може тривати дуже довго. Не слід панікувати, якщо місяць пройшов, ви заглядаєте на портал, а там нічого не відбувається.

 

ПОДАТКИ & БУХОБЛІК, СЕРПЕНЬ, 2021/№ 61

env_icon Отримуйте новини поштою!

Ми будемо надсилати вам найсвіжіші матеріали кожного тижня

Для цього вкажіть своє ім'я та електронну скриньку

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
Журнал «Податки & бухоблік»



коментарі
(2)
Оксана
02.08.2021
Чи існує механізм уточнення даних на електронному порталі, оскільки в мене багато розбіжностей з трудовою книжкою? Працюючи в школі з 1993 року, я чомусь маю тільки 18 років стажу. Мене кілька разів звільняли потім брали на роботу, хоча я ніколи не міняла місце роботи. До речі, в ПФУ не змогли відповісти на моє запитання. Дякую)
Лариса
07.09.2021
Дякую. Було цікаво.
Залишити коментар:
pw-image
Читайте сайт за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн