Трудовий стаж: переходимо на електронний облік

ОПЛАТА ПРАЦІ СІЧЕНЬ, 2020/№ 2/1

Боршовська Валентина, заступник директора Департаменту інформаційних систем та електронних реестрів ПФУ

Трудовий/страховий стаж

Спочатку нагадаємо основні поняття, які використовуються для обліку трудової діяльності.

Термін «страховий стаж» введено Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсій-не страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV (далі — Закон № 1058), який набрав чинності з 1 січня 2004 року. З цього моменту поняття «трудовий стаж» заміняється поняттям «страховий стаж» та є одним із основних факторів, що впливають на розмір майбутньої пенсії.

Під поняттям «загальний трудовий стаж» розуміється сумарна тривалість роботи робітником або службовцем, або участь в іншій суспільно корисній діяльності, якщо їх включення у трудовий стаж передбачено чинним законодавством.

Спеціальний трудовий стаж — це тривалість роботи у певних галузях народного господарства, у певних умовах праці, у визначених місцевостях чи природно-кліматичних умовах, за професіями, посадами. Спеціальний трудовий стаж враховується при призначенні пенсії за віком на пільгових умовах, а також пенсії за вислугу років (науковці, вчителі, медики тощо).

Відповідно до ст. 48 КЗпП та п. 1.1 Інструкції № 58 основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Їх ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. До трудової книжки заносяться, зокрема, відомості про роботу.

Страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Страховий стаж обчислюється відповідно до вимог Закону № 1058 за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку — на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.

Електронний облік трудової діяльності

Згаданою вище постановою Кабмін затвердив Порядок № 1084*, який визначає механізм організації обліку трудової діяльності в електронній формі.

* Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

Акцентуємо увагу на основних його положеннях.

Основна мета. Облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.

Такі дані можна буде отримати в електронній формі. Їх не потрібно буде підтверджувати довідками чи якимись додатковими документами.

Згода на обробку даних. Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.

Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

Якщо ж відомості про трудову діяльність працівник подає особисто, то надання згоди на обробку персональних даних здійснюється шляхом проставлення відмітки про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи (ЗО) на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Які дані будуть у Реєстрі ЗО. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр ЗО). Наведемо перелік таких відомостей у таблиці.

Інформація про трудову діяльність працівника, яка включається до Реєстру ЗО

Крім того, у Реєстрі ЗО буде фіксуватись інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю.

Як подавати відомості до Реєстру ЗО

Відомості про трудову діяльність працівника будуть подаватись через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Як ми вже згадували вище, такі відомості матиме змогу подати сам працівник через особистий електронний кабінет застрахованої особи. Або ж його роботодавець.

Подавати потрібно буде копії передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді (у вигляді бази даних). Формат, в якому будуть подавати інформацію, має встановити ПФУ.

Крім того, Пенсійний фонд України має:

1) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі;

2) визначити порядок надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID;

3) забезпечити створення програмних засобів для надання на безоплатній основі особам, які виявили бажання подати відомості, передбачені Порядком № 1084 в електронній формі.

Водночас Мінфін має переглянути форму ЄСВ-звіту з метою обліку відомостей про посади, кваліфікацію та умови праці застрахованих осіб.

Які документи буде подавати роботодавець

Як ми вже згадували, на сьогодні головний документ, який містить інформацію про трудову діяльність — це трудова книжка. Саме її скан-копію потрібно буде надіслати до ПФУ.

Крім того, потрібно буде надати скан-копії документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

Вони мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів буде здійснювати відповідальна особа органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки в Реєстрі ЗО інформацією, наявною в сканованих копіях документів.

Якщо працівник ПФУ виявить, що в трудовій книжці відсутні необхідні записи або неправильні чи неточні дані про періоди роботи, або знайде інші розбіжності (зокрема, за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року за даними Реєстру ЗО), то застрахованій особі через її електронний кабінет буде направлятись відповідне повідомлення. Ці дані можна буде відкоригувати.

Яку інформацію можна отримати з Реєстру ЗО

Роботодавці (страхувальники) зможуть отримати інформацію з Реєстру ЗО у вигляді таких довідок:

• довідка про трудовий та страховий стаж;
• довідка ОК-7.

Інформація про працівника та набутий ним стаж роботи, освіту, кваліфікацію, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату його народження, надається тільки особі, якої такі відомості стосуються. Якщо її потрібно надати іншим особам (наприклад, роботодавцю), то це можливо лише за згодою працівника, наданою через електронний кабінет ЗО.

Оприлюднення інформації про трудову діяльність працівника допускається тільки у знеособленому вигляді.