Як замінити працівника на час відпустки — без помилок і штрафів

Почнемо з того, що роботодавець не зобов’язаний когось замінювати. Це його право, а не обов’язок. Але якщо без підстраховки не обійтись — є два законних варіанти:

Варіант 1: задіяти своїх працівників

Тобто частину обов’язків відпускника тимчасово доручити комусь із колективу. Наприклад, шляхом:

Варіанти заміни:

• Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника
• Тимчасове замісництво
• Внутрішнього сумісництва

Чим ці способи відрізняються — розкажу далі, не перемикайтесь.

Варіант 2: найняти нового працівника

Другий варіант — найняти нового працівника за строковим трудовим договором. Але тут важливо чітко прописати, що його беруть саме на період відпустки основного працівника.

Тож далі вже розберемося як всі ці варіанти оформити правильно і де є ризики отримати штраф.

Доручити обов’язки комусь із колег

Перший і найпростіший варіант — доручити обов’язки комусь із колег. Це цілком нормально, особливо якщо посади схожі за рівнем або навантаженням.

Особливості:

• працівник не звільняється зі своєї основної роботи — просто бере на себе ще частину чужої;
• працює у межах свого робочого часу, а не залишається після роботи чи виходить у вихідні.

Причому покласти обов’язки відсутнього можна як на одного працівника, так і на декількох. Наприклад, один — відповідає за документи, другий — за клієнтів. Головне – у наказі чітко прописати, хто що робить.

Тут часто допускають 3 помилки:

1 помилка – не отримувати згоду працівника

Держпраці наголошує на тому, що роботодавець не може в односторонньому випадку вирішувати такі питання. Тому перш за все, потрібно отримати від працівника згоду.  

Вона може бути усна або письмова, але краще — заява.

На підставі цієї заяви роботодавець видає відповідний наказ.

2 помилка – нехтувати доплатою

Одразу скажу, доплата має бути. Розмір — вирішує сам роботодавець, але логічно, щоб це відповідало обсягу додаткової роботи. Якщо замінює кілька людей — доплату отримує кожен.

Єдиний виняток, коли можна не доплачувати – коли в посадовій інструкції вже є пункт про підстраховку — тоді наказ і доплата не потрібні. Тож ознайомлюйтеся уважніше із вашою посадовою інструкцією..

3 помилка – табелювати за двома посадами

У табелі обліку не робимо ніяких додаткових записів. Просто основна посада — і все.

До речі, які за які ще помилки часто штрафують роботодавців – ось у цьому відео. 

І ще важливо: щойно працівник повертається з відпустки — заміна автоматично припиняється. Додаткові накази не потрібні.

Далі, як і обіцяла, про тимчасове замісництво.

Тимчасове заступництво

Тимчасове заступництво частіше використовується, коли йдеться про заміну на посадах керівників підприємства або структурних підрозділів. В такому разі працівник виконує обов’язки виключно за «чужою» посадою. Проте це не переведення працівника на іншу посаду. Формально він залишається на своїй посаді.

А ще тимчасовий виконувач обов’язків працює за графіком роботи відсутнього працівника.

Тут основні помилки теж пов’язані із оформленням та доплатою.

Так, призначення працівника виконувачем обов’язків можливе лише за його згодою, яка може бути оформлена у вигляді заяви.

Після цього роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження), і ознайомлює працівника під підпис.

Як це правильно оплатити?

Як це правильно оплатити? У загальному випадку працівнику, який заміщає, встановлюють доплату.

Її розмір дорівнює різниці між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщує. Виняток -штатні заступники.

І знову ж таки, інформацію про тимчасове замісництво не треба вносити ані в табель, ані в особову картку № П-2.

Строковий трудовий договір

Якщо розглянуті вище варіанти не підходять, завжди можна залучити іншу особу на підставі строкового трудового договору. Це може бути як свій працівник, який вже працює, так і стороння особа.

Що для цього потрібно?

 Заява від працівника

і наказ від роботодавця. І звісно, повідомлення податківцям. Куди ж без нього.

При цьому строк дії трудового договору може бути визначений:

• конкретною датою;
• настанням певної події, якщо дату закінчення відпустки основного працівника-відпускника встановити заздалегідь неможливо (наприклад, якщо основному працівнику надано за угодою сторін відпустку без збереження зарплати на час дії воєнного стану).

Проте в будь-якому випадку датою звільнення працівника, що працював за строковим трудовим договором, повинен бути останній день перед днем, в який основний працівник стає до виконання обов’язків, передбачених трудовим договором.

Тут основні помилки – в неправильному оформленні заяви та наказу (наприклад, не зазначають вказати статус працівника (основний чи сумісник), вказують, що приймають на 0,5 ставки тощо).

Наступні помилки – неподання повідомлення до податківців та робота не у вільний від основної роботи час.

Тож як бачите, варіанти для заміни відпускника є. Залишається тільки вибрати той із них, який підходить для вашої ситуації  і все правильно оформити. Тож будьте уважні.