Оновлення наказів про надбавки, доплати та преміювання на початку року: обов’язок чи формальність?

Загальне правило: термін дії наказу

Одразу зазначимо: жоден нормативний документ не містить вимог щодо поновлення будь-яких наказів на початку календарного року.

Ключовим критерієм тут є формулювання у первинному наказі та природа самої виплати (обов’язкова постійна чи стимулююча, непостійна, та, що встановлюється за рішенням керівника установи в межах фонду оплати праці). Якщо в наказі було зазначено термін (наприклад, «до 31.12.2025»), оновлення обов’язкове. Якщо термін не вказано — орієнтуємося на вид виплати. 

Обов’язкові виплати (встановлюються один раз)

Надбавки, що мають сталий характер і гарантовані законодавством залежно від статусу чи стажу працівника, не потребують щорічного переоформлення.Їх встановлення не залежить від рішення керівника установи. Розглянемо їх.

Надбавка за вислугу років 

Встановлюється один раз при прийнятті на роботу або при досягненні певного стажу. Наказ оновлюється лише у разі зміни відсотка (наприклад, при переході зі стажу 10 років на 20 років).

Надбавка за ранг

Присвоюється наказом одноразово при прийнятті на роботу (або після закінчення випробувального терміну). Оновлюється за наказом керівника лише при присвоєнні наступного рангу.

Надбавки за почесне / спортивне звання, вчене звання / науковий ступінь

Встановлюються наказом після надання відповідного диплома чи посвідчення. Оскільки статус працівника не змінюється з настанням нового року, дублювати накази не потрібно.

Доплата за роботу в нічний час, надурочний час

Якщо така робота передбачена графіком змінності та колективним договором, достатньо загального наказу по установі (або положення про оплату праці) та відображення годин у табелі. 

Виплати, що залежать від умов праці та атестації

Наприклад, доплата за важкі та шкідливі умови працівстановлюється за результатами атестації робочих місць. Наказ діє протягом усього періоду до наступної атестації (зазвичай 5 років). Щороку оновлювати його не потрібно, якщо умови праці не змінилися. 

Виплати, що потребують щорічного (або регулярного) оновлення

Тут йдеться про виплати, обсяг яких залежить від наявного фонду оплати праці, затвердженого у кошторисі на поточний рік.

Надбавки за високі досягнення, виконання особливо важливої роботи, складність та напруженість

Згідно з постановою КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 №1298 та галузевими наказами, ці надбавки можуть установлюватися на певний термін.

Надбавка за високі досягнення у праці може встановлюватися працівникам за якісне, своєчасне і в повному обсязі виконання функцій (обов’язків), встановлених положеннями про відповідні установи, організації, та посадовими інструкціями, також з урахуванням їх ініціативи, особистого вкладу в загальні результати роботи.

Надбавка за виконання особливо важливої роботи встановлюється на чітко визначений термін, тобто на період виконання цієї роботи, з метою стимулювання прискорення її виконання та підвищення якості виконуваної роботи. При встановленні такої надбавки повинна бути чітко визначена кінцева мета роботи і терміни виконання.

Надбавку за складність, напруженість у роботі встановлюють працівникам, коли вони якісно виконують свої посадові обов’язки, а їх робота при цьому потребує уваги, зосередженості та додаткових зусиль і часу (це залежить від завдань конкретного підрозділу чи працівника).

Оскільки кошторис затверджується на рік, право на встановлення таких стимулюючих виплат має бути підтверджено новим наказом на 2026 рік відповідно до лімітів нового кошторису.

Надбавки водіям за класність та ненормований робочий день

Законодавством не передбачено, що такі надбавки встановлюються на певний строк, отже вони мають постійний характер. Але хоча класність водія не змінюється, сама надбавка часто прив’язується до режиму роботи та фонду оплати праці. Тож, доцільно включати ці виплати до нового наказу про встановлення надбавок на рік.

Преміювання

Положення про преміювання діє постійно, але накази про преміювання мають бути періодичними (щомісячними або квартальними). На початку року варто видати наказ «Про преміювання у 2026 році», де визначити загальні параметри або просто дотримуватися процедури видання окремих розпоряджень на кожен період. 

Тимчасові виплати

Тут мова йде про доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, за суміщення, розширення зони обслуговування

Доплата працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників здійснюється під час заміни працівника, відсутнього на роботі з поважних причин (хвороба, відпустка, відрядження тощо), коли згідно із законодавством за ним зберігається робоче місце, без звільнення працівника від своєї основної роботи.

Доплата за суміщення професій (посад) здійснюється за виконання на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації разом з основною роботою, яка обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою). Суміщення професій (посад) передбачає, що суміщувана посада (робоче місце за відповідною професією) є у штатному розписі, але не заповнена, залишається вакантною.

Доплата за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт здійснюється за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт дозволяється в межах професій з тотожними професійними кваліфікаціями. Умовою встановлення доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт є наявність відповідних вакантних посад в штатному розписі. Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт допускається лише тимчасово з дотриманням вимог чинного законодавства.

Ці виплати мають суто тимчасовий характер. Якщо термін дії попереднього наказу завершився 31 грудня, а виробнича потреба залишилася — слід видати новий наказ з 1 січня. 

До відома. Мінекономіки в листі від 31.12.2024 № 4702-05/94989-09 зазначило, що нормативно-правові акти з оплати праці працівників бюджетної сфери не визначають строків установлення таких виплат, як:

• надбавка за високі досягнення у праці;
• надбавка за виконання особливо важливої роботи;
• надбавка за складність, напруженість у роботі;
• доплати працівникам:

-за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;
-за суміщення професій (посад);
-за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт.

Однак, Мінекономіки вважає, що рішення про такі виплати слід приймати протягом одного бюджетного року. 

Висновки

• Щорічне оновлення наказів не є вимогою законодавства.
• Безстрокові накази діють постійно.
• Виплати, що залежать від атестації та умов праці, діють до зміни обставин.
• Стимулюючі виплати (премії, надбавки за досягнення, складність, напруженість…) мають оновлюватися щороку, оскільки залежать від річного кошторису.
• Премії оформлюються періодично.
• Тимчасові виплати (суміщення, заміщення, розширення зони обслуговування) встановлюються лише на конкретний період.

Головний висновок: перевидавати всі накази на початку року — не обов’язково. Оновлення потрібне лише для тих виплат, що прив’язані до кошторису нового року, мають строк дії або тимчасовий характер. Постійні надбавки та доплати, визначені законом чи статусом працівника, залишаються чинними без додаткових наказів.