Шпаргалка по лікарняним в 2024 році

Призначаємо лікарняні-2024 

Хто замінить комісію із соцстрахування

До 01.01.2023 у ст. 30 Закону про соцстрахування було чітко заначено, що рішення про призначення матзабезпечення приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування.

Проте у новій редакції ст. 30 Закону про соцстрахування згадки про комісію (уповноваженого) із соцстрахування вже немає. Однак у ч. 3 ст. 22 цього документа вказано, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Отже, починаючи з 01.01.2023 саме страхувальник або уповноважені ним особи:

• здійснюють контроль за правильністю нарахування і своєчасністю здійснення страхових виплат;
• приймають рішення про відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково);
• розглядають підстави і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат.

Що це означає? Що з 01.01.2023 комісія (уповноважений) із соцстрахування вже не потрібна. А отже, її (його) повноваження слід припинити (відповідним наказом (розпорядженням)).

З цієї дати рішення про призначення страхових виплат приймає:

• або сам керівник підприємства (фізособа-підприємець);
• або уповноважена ним особа;
• або комісія із уповноважених ним осіб.

Як це оформити документально? Розберемо далі.

Виплати призначає сам керівник

Якщо рішення про призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності, по вагітності та пологах, допомоги на поховання прийматиме сам керівник підприємства, то достатньо оформити таке рішення відповідним наказом (розпорядженням) (див. рис. 1).

Частину «начинки» цього наказу можна запозичити у старій формі протоколу комісії із соціального страхування...

1. Якщо призначаємо допомогу по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах, то в наказі зазначається така інформація:

• П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб), якій (яким) призначаються страхові виплати;
• номер страхового свідоцтва;
• номер е-лікарняного (або номер і серію паперового листка непрацездатності), на підставі якого призначаються страхові виплати;
• причину непрацездатності;
• чи це первинний лікарняний лист, чи продовження;
• період непрацездатності;
• кількість днів, що підлягають оплаті (у тому числі за рахунок ПФУ);
• розмір допомоги (%).

2. Якщо призначаємо допомогу на поховання, то в наказі потрібно вказати:

• П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб), якій (яким) призначаються страхові виплати;
• номер страхового свідоцтва;
• документ, на підставі якого призначаються страхові виплати;
• розмір допомоги.

3. У разі відмови в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності потрібно вказати:

• П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб);
• номер страхового свідоцтва;
• номер е-лікарняного (або номер і серію паперового листка непрацездатності);
• період непрацездатності;
• кількість днів, що НЕ підлягають оплаті;
• причину відмови в призначенні виплат.

Рис. 1. Приклад наказу про призначення страхових виплат

До наказу додаються документи, на підставі яких було ухвалено рішення про призначення лікарняних (декретних) або про відмову у призначенні таких виплат. Зокрема:

• оригінал лікарняного листа, якщо його видано у паперовій формі;
• роздрукований е-лікарняний (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено їх друкування);
• інші документи (для сумісника — довідка про середню зарплату з основного місця роботи, для пільговиків — документи, що підтверджують право на пільги тощо).

На підставі цього документа бухгалтерія розраховує «непрацездатну» середню та нараховує лікарняні виплати (за перші 5 днів хвороби + допомогу за рахунок ПФУ) працівникам.

Зауважте: складати якісь додаткові документи щодо призначення керівника відповідальним за призначення страхових виплат не потрібно.

Призначаємо уповноважених

Уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат призначає керівник підприємства. І це може бути:

• або одна уповноважена особа (за наявності відокремлених підпрозділів — декілька уповноважених осіб);
• або комісія з призначення страхових виплат.

Зауважте, що кількість уповноважених осіб визначає сам керівник підприємства (законодавством вже не встановлено вимог щодо кількості уповноважених осіб залежно від чисельності працівників).

Також керівник приймає рішення, на кого саме буде покладено такі повноваження.

Звісно, такі обов’язки не передбачені трудовим договором, адже це нововведення запрацювало нещодавно. Тому при призначенні уповноважених осіб варто отримати їх згоду на виконання цих функцій. Або ж ввести зміни до посадових інструкцій і у встановленому порядку ознайомити працівників із ними.

Звичайно, для такої роботи доцільно обирати працівників, які розуміються на порядку та умовах призначення страхових виплат (бухгалтери, кадровики тощо). А головою комісії призначити, наприклад, можна самого керівника підприємства.

Якщо на підприємстві буде призначена лише одна уповноважена особа з питань призначення страхових виплат, то таке призначення керівнику слід оформити відповідним наказом (розпорядженням) (див. рис. 2).

Рис. 2. Приклад наказу про призначення уповноваженої особи з питань призначення страхових виплат

В той же час якщо мова йде про комісію із уповноважених осіб, то в такому разі доречно:

• не тільки оформити наказ про створення комісії з уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат (див. рис. 3);
• а ще й розробити Положення про комісію з уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат (далі — Положення) та затвердити цей документ відповідним наказом (розпорядженням) керівника.

Зверніть увагу, що при створенні комісії із уповноважених осіб та розробці Положення вже не потрібно дотримуватися вимог, які раніше були встановлені для комісії із соцстрахування.

Тобто не обов’язково:

• делегувати до членів комісії у рівній кількості представників від роботодавця та від працівників;
• вимагати від членів комісії брати участь у її засіданнях особисто без права передачі своїх повноважень іншим посадовим особам.

Натомість нарешті можна передбачити можливість проведення засідань онлайн, прописати порядок обміну документами про призначення страхових виплат та оформлення рішення протоколом в електронному вигляді з правом підпису КЕП;

— прописувати у Положенні всі ті функції, що передбачалися для комісії із соцстрахування у Положенні № 13*. Наприклад, тепер можна забути про ведення обліку осіб, які часто і довго хворіють, а також осіб, які отримали листки непрацездатності у зв’язку з невиробничими травмами, про контроль за правильністю нарахування та своєчасністю виплати матзабезпечення застрахованим особам тощо.

* Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 13.

Водночас не забувайте, що комісія повинна керуватися у своїй діяльності нормами Закону про соцстрахування (дотримуватися строків та порядку призначення або відмови у призначенні страхових виплат тощо). Тут послаблень немає.

Рис. 3. Приклад наказу про створення комісії з призначення страхових виплат

Рішення щодо призначення (відмову у призначенні) страхових виплат комісія з уповноважених осіб (уповноважена особа) оформлює або протоколом, або рішенням. Форму цих документів визначає сам роботодавець.

Тобто її можна розробити самостійно. Або взяти за зразок форму протоколу засідання комісії із соцстрахування (рішення уповноваженого), наведену у додатку до Положення № 13.

Проте яку б форму не обрав роботодавець, в такому документі доцільно наводити наступну інформацію:

• дані про страхувальника, присутніх на засіданні членів комісії (або лише уповноваженого), номер протоколу (рішення) та дату його складання;
• в разі призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах: П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серію паперового листка непрацездатності; причину непрацездатності; період непрацездатності, кількість днів, що підлягають оплаті (у тому числі за рахунок ПФУ), розмір допомоги (%);
• в разі призначення допомоги на поховання: П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; документ, на підставі якого призначаються страхові виплати; розмір допомоги;
• в разі відмови в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серію паперового листка непрацездатності; період непрацездатності; кількість днів, що НЕ підлягають оплаті; причину відмови в призначенні виплат.

До протоколу (рішення) обов’язково додайте документи, на підставі яких було ухвалено рішення про призначення лікарняних (декретних) або про відмову у призначенні таких виплат. Зокрема:

• оригінал паперового лікарняного листа;
• роздрукований е-лікарняний (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено їх друкування);
• інші документи (для сумісника — довідка про середню зарплату з основного місця роботи, для пільговиків — документи, що підтверджують право на пільги тощо).

Обчислення суми лікарняних 

Формула розрахунку

Лікарняні можна розрахувати за формулою:

Л = ЗП_ср х К_л х С %,

де Л - сума лікарняних;

ЗП_ср - розмір середньоденної (середньогодинної) зарплати в розрахунковому періоді;

К_л - кількість календарних днів (годин) хвороби, які підлягають оплаті;

С % - відсоток від середнього заробітку, на підставі якого оплачуються дні хвороби (залежно від розміру страхового стажу).

Показник середньоденної (середньогодинної) зарплати визначайте так:

ЗП_ср = ЗП : К_кд(тв)

де ЗП - сума нарахованої за розрахунковий період зарплати, на яку нарахований ЄСВ;

К_кд(тв) - кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин 

В розділі бланки у нас на сайті можна завантажити розрахунок лікарняних в екселі с формулами 

Виключення днів не відпрацьованих з поважних причин

В 2023 році середньоденну зарплату обчислюємо шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) зарплати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з таких поважних причин:

• тимчасова непрацездатність,
• відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами,
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком,
• відпустка без збереження заробітної плати,
• призупинення дії трудового договору у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації проти України,
• період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період (далі - поважні причини).

В такому ж порядку обчислюється середньоденна сума заробітної плати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті, з якої фактично сплачено страхові внески.

Визначаємо розрахунковий період

В таблиці наведено варіанти визначення розрахункового періоду для різних випадків

Страховий стаж

Загальний страховий стаж впливає на відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності звичайних (не пільгових) категорій працівників (див. ст. 24 Закону № 1105). Так, якщо на момент настання тимчасової непрацездатності загальний страховий стаж працівника:

• до 3 років, то в розрахунку лікарняних братиме участь 50 % середньоденної зарплати працівника;
• від 3 до 5 років — 60 % середньоденної зарплати;
• від 5 до 8 років — 70 % середньоденної зарплати;
• понад 8 років — 100 % середньоденної зарплати.

Пільговим категоріям працівників лікарняні обчислюють незалежно від страхового стажу у розмірі 100 % середньоденної зарплати. Це, зокрема, чорнобильці 1 — 3 категорій; один з батьків або особа, яка їх замінює та доглядає за хворою дитиною віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветерани війни, постраждалі учасники Революції Гідності та особи, на яких поширюється чинність Закону України від 22.10.93 р. № 3551-XII; особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань; донори, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України від 30.09.2020 р. № 931-IX; особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.91 р. № 962-XII, з числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу (див. п. 5 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Допомога по вагітності та пологах надається у розмірі 100 % середньої зарплати, і від страхового стажу ця сума не залежить 

Статуси листків непрацездатності: які бувають та що означають

Відкриття е-лікарняного здійснюється автоматично в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі інформації про медичний висновок, що створюється лікарем, до якого звернулася людина (наказ МОЗ України від 17.06.2021 №1234 «Про затвердження Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності»).

Сформований листок непрацездатності надходить в кабінет страхувальника, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах, на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений».

Щоб ефективно працювати з листком непрацездатності, потрібно розуміти, що означає кожен такий статус. 

«Закритий». Це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. По електронних лікарняних з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:

• закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
• відкриття (початок строку дії медичного висновку) — для лікарняних по вагітності та пологах. 

Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни.  

«Готово до сплати». Статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. По електронних лікарняних з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду. 

«Помилково сформований»  —  статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати по таким електронним лікарняним не проводяться. 

«Недійсний». Такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.  

«Оплачений». Статус, якого листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спеціальний рахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі.

Терміни оформлення лікарняних по кожному етапу

Рішення відповідальної особи/комісії про призначення соцвиплат - 10 робочих днів* (з дня набуття е-лікарняного статусу «Готовий до сплати»** або з дня подачі працівником паперового лікарняного на розгляд комісії/уповноваженого)

* для звичайних лікарняних; 3 робочих дні – для лікарняного «вагітність і пологи»;

** статус «Готовий до сплати» е-лікарняний набуває через 7 днів після дати закриття, тоді е-лікарняний вважається виданим, див п. 3 Розділу ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2022 р. № 1234

Повідомлення про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причини відмови та порядку оскарження видається або надсилається заявникові не пізніше п’яти днів після прийняття відповідного рішення.

Заява-розрахунок - 5 робочих днів (з дня рішення уповноваженої особи, групи осіб чи комісії з соціального страхування)

Зарахування коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника - 3 робочих дні

Виплата лікарняних - У найближчий день виплати зарплати (за місяць або аванс) після дня призначення для лікарняних за перші 5 днів та дня отримання з ПФУ для решти лікарняних

Повідомлення про виплату коштів - 1 місяць з дня виплати

Відображення в бухобліку лікарняних

Працівнику нараховано за місяць:

• 10000 грн зарплату та лікарняний за рахунок установи, 
• 2000 грн лікарняний за рахунок ПФУ

В таблиці наведемо приклад всіх бухгалтерьких проведеннь для відображення в бухобліку установи для такого прикладу