Компенсація відпустки — 2025

Коли та які відпустки компенсуємо?

Оскільки мова йде про грошову компенсацію за невикористані відпустки, то звернемося до положень ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Ними передбачена можливість виплати відпускної компенсації у таких 3 випадках.

1. Звільнення працівника. У цьому разі роботодавець зобов’язаний компенсувати всі дні невикористаної:

• щорічної відпустки (як основної, так і додаткової);
• додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, якщо працівник має на неї право згідно із ст. 19 Закону про відпустки (далі — відпустка на дітей).

2. Призов / прийняття працівника на військову службу. Компенсація виплачується виключно за умови, що такий працівник виявив бажання її отримати. Для цього він має подати роботодавцю відповідну заяву. Строк її подання — не пізніше останнього дня місяця, в якому працівника було увільнено від роботи у зв’язку з військовою службою. З прикладом такої заяви можна ознайомитися тут).

Увага! Якщо працівник, якого призвано / прийнято на військову службу, не виявив бажання отримати відпускну компенсацію, така компенсація не нараховується і не виплачується

Працівник, якого призвали / прийняли на військову службу, за бажанням може отримати грошову компенсацію за невикористані дні:

• щорічної відпустки;
• відпустки на дітей (за наявності права на неї).

3. Компенсація частини щорічної відпустки без звільнення за бажанням працівника. При цьому тривалість наданої працівнику щорічної основної та додаткової відпустки за відповідний робочий рік має бути не менше 24 календарних днів.

Тобто:

1) компенсувати в цьому випадку можна виключно частину щорічної відпустки. Частину відпустки на дітей чи будь-якої іншої відпустки не компенсують;

2) фактично ця «опція» доступна для працівників, у яких тривалість щорічної (основної + додаткової) відпустки за робочий рік перевищує 24 календарних дні. При цьому 24 календарних дні працівник обов’язково повинен використати для відпочинку. А ось за решту днів щорічної відпустки, належних за той саме робочий рік, що й надані 24 календарних дні, працівнику може бути виплачена грошова компенсація.

Про бажання отримати компенсацію за частину щорічної відпустки працівник має повідомити роботодавця відповідною заявою.

Важливо! На думку Мінекономіки, висловлену в листі від 03.05.2023 № 4706-05/20086-09, працівник лише після фактичного використання 24 календарних днів щорічної відпустки (за робочий рік, за який надається відпустка), може отримати грошову компенсацію за решту днів невикористаної щорічної відпустки.

Разом з цим Мінсоцполітики свого часу допускало можливість виплати компенсації одночасно з сумою відпускних за обов’язкові 24 календарних дні відпустки (див. лист від 07.12.2016 № 731/13/116-16).

Однак пам’ятайте, що

грошова компенсація без звільнення можлива лише для працівників старше 18 років

З випадками, коли виплачується відпускна компенсація, розібралися. Наступний важливий момент — визначитися з кількістю днів, які потрібно компенсувати.

Дні відпустки, які компенсують: дії кадровика

Пропонуємо такий алгоритм дій.

Крок 1. Визначаємо загальну кількість календарних днів відпустки, які підлягають компенсації.

Якщо це щорічна основна відпустка й рік, за який вона надається, відпрацьований не повністю, то кількість зароблених днів відпустки за такий рік радимо знаходити за формулою, наведеною у статті «Щорічна основна відпустка: коли днів стало менше» // «Податки & бухоблік», 2025, № 47.

А ось відпустка на дітей надається не за робочий рік, а за календарний. Тож кількість фактично відпрацьованих днів у відповідному календарному році не впливає на її тривалість.

Крок 2. Підраховуємо окремо кількість днів невикористаної відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та з 01.01.2024. Це пов’язано з особливостями обчислення суми компенсації за такі дні (див. нижче).

Важливий момент! Сума окремо розрахованих днів відпустки, зароблених до 31.12.2023 та з 01.01.2024, має дорівнювати загальній кількості календарних днів відпустки з кроку 1, які підлягають компенсації.

Якщо це правило не спрацювало через заокруглення, то для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають компенсації, Мінекономіки в листі від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09 рекомендує діяти таким чином. Спочатку слід порівняти між собою число днів, які підлягають компенсації за період до 31.12.2023, й число днів, які підлягають компенсації за період після 01.01.2024. Порівнювати слід перші, другі чи треті цифри після коми за математичною більшістю / меншістю. А після порівняння цифр вже коригувати число днів, що підлягають компенсації за такі періоди. Наведений лист, а також приклад округлення ви знайдете в статті «Правила округлення днів компенсації: роз’яснення від Мінекономіки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 18.

Якщо ж компенсуєте виключно дні відпустки, зароблені до 31.12.2023, або тільки дні, право на які набуто з 01.01.2024, то крок 2 пропускаєте й переходите відразу до кроку 3.

Крок 3. Зазначаємо у відповідному наказі кількість днів відпустки, за які має бути виплачена грошова компенсація. Якщо компенсація виплачується при звільненні, то таким наказом зазвичай є наказ про звільнення (див. приклад наказу про звільнення з виплатою компенсації тут).

У випадку, коли компенсуєте відпустку без звільнення, видаєте окремий наказ про виплату компенсації відпустки. Приклад такого наказу шукайте тут).

Якщо працівнику слід компенсувати дні відпустки, право на яке було набуто як до 31.12.2023, так і з 01.01.2024, то це варто зафіксувати в наказі, на підставі якого їх компенсують

У ньому можна зазначити, наприклад:

• загальну кількість календарних днів відпустки, що підлягають компенсації, у тому числі кількість календарних днів за період до 31.12.2023, або
• загальну кількість календарних днів відпустки, що підлягають компенсації, та окремо кількість календарних днів за період до 31.12.2023 та за період з 01.01.2024.

Звісно, можливі й інші будь-які прийнятні варіанти.

Як обчислити середньоденну зарплату?

Кількість календарних днів відпустки, що підлягають компенсації, оплачуємо за середньоденною зарплатою. При її розрахунку керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100).

Середньоденну зарплату для оплати днів відпустки, які компенсуються та зароблені:

• з 01.01.2024, обчислюємо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю звільнення / виданню наказу про виплату компенсації, якщо вона виплачується без звільнення (абзац перший п. 2 Порядку № 100);
• до 31.12.2023, — виходячи з виплат за 2023 рік (див. абзац другий п. 2 Порядку № 100).

Відповідно якщо працівнику компенсуємо дні відпустки, зароблені ним до 31.12.2023 та з 01.01.2024, то маємо два розрахункових періоди, два «набори» днів та виплат у розрахунку й дві середньоденні зарплати. Та й сама компенсація складатиметься з двох частин: за дні відпустки, право на які набуто до 31.12.2023 та після цієї дати (див. роз’яснення Мінекономіки від 01.02.2024).

Право набуто з 01.01.2024. Середньоденну зарплату для обчислення суми компенсації за дні відпустки, зароблені з 01.01.2024, визначаємо в тому ж порядку, що й середньоденну для визначення суми відпускних. Тут вам у пригоді стануть статті «Розрахунок відпускних у 2025 році: все, що потрібно знати» // «Податки & бухоблік», 2025, № 41, «Премії та річна винагорода у розрахунку відпускних» // «Податки & бухоблік», 2025, № 41, «Відпускні: якщо у розрахунковому періоді відсутній заробіток» // «Податки & бухоблік», 2025, № 47.

Право набуто до 31.12.2023. Почнемо з розрахункового періоду. Якщо працівник перебував у трудових відносинах з роботодавцем:

• протягом усього 2023 року, то розрахунковий період — січень — грудень 2023 року;
• не з початку 2023 року, розрахунковий період складуть повні календарні місяці 2023 року в трудових відносинах;
• з грудня 2023 року, проте не з першого робочого дня цього місяця (немає жодного повного місяця в трудових відносинах у 2023 році), — розрахунковий період умовний — січень — грудень 2023 року.

Після того, як визначили розрахунковий період, застосовуємо загальні правила щодо (не)врахування днів та виплат у розрахунку середньоденної зарплати (див. лист Мінекономіки від 17.09.2023 № 4707-05/49717-09). Про них розповідали в статтях щодо обчислення відпускної середньоденної, які перелічені вище.

Увага! Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було зарплати, розрахунки проводимо за умовний розрахунковий період (січень — грудень 2023 року) з установленої йому в трудовому договорі на час розрахунку тарифної ставки (окладу). Тобто

розрахунковий період сформують місяці 2023 року, а ставку (оклад) беремо ту, яка встановлена працівнику в місяці звільнення / видання наказу про компенсацію без звільнення

Якщо ж ставка (оклад) нижча за мінзарплату, встановлену на час розрахунку, то розрахунок проводимо з такої мінзарплати (див. лист Мінекономіки від 03.01.2024 № 4707-05/572-09 та роз’яснення від 01.02.2024).

При розрахунку зі ставки (окладу, мінімалки) також ураховуємо зайнятість працівника — повну чи неповну (див. приклад 2).

Компенсація відпустки у прикладах

Приклад 1. Працівник звільняється 9 червня 2025 року. Відповідно до наказу про звільнення йому слід виплатити компенсацію за невикористані 28 к. дн. щорічної основної відпустки, у тому числі за 24 к. дн. за період до 31.12.2023.

Працівнику була нарахована зарплата за період:

• з січня по лютий 2023 року — 60000 грн;
• з 7 квітня по 9 червня 2025 року — 80000 грн.

З 1 березня 2023 року по 6 квітня 2025 року він був увільнений від роботи у зв’язку з мобілізацією. Добровільних виплат не було.

Оскільки працівнику слід компенсувати дні щорічної відпустки, право на які було набуто як до 31.12.2023, так і після цієї дати, то загальна сума компенсації складатиметься з двох частин.

1. Проводимо розрахунок суми компенсації днів відпустки, накопичених до 31.12.2023.

Розрахунковий період — січень — грудень 2023 року (365 к. дн.). У ньому працівник з 1 березня по 31 грудня 2023 року (306 к. дн.) не працював у зв’язку з мобілізацією і за ним не зберігався середній заробіток. Тож ці дні нероботи не потрапляють до розрахунку.

Сума середньоденної зарплати становить:

60000 : (365 - 306) = 1016,95 (грн/к. дн.).

Сума компенсації за 24 к. дн. відпустки, накопичених до 31.12.2023, дорівнює:

1016,95 х 24 = 24406,80 (грн).

2. Проводимо розрахунок суми компенсації днів відпустки, накопичених з 01.01.2024.

У розрахунковому періоді — червні 2024 року — травні 2025 року (365 к. дн.) працівник перебував на військовій службі з 1 червня 2024 року по 6 квітня 2025 року (310 к. дн.). Календарні дні такої нероботи виключаємо з розрахунку середньоденної зарплати.

Сума середньоденної зарплати становить:

80000 : (365 - 310) = 1454,55 (грн/к. дн.).

Сума компенсації за 4 к. дн. відпустки, зароблених з 01.01.2024, дорівнює:

1454,55 х 4 = 5818,20 (грн).

3. Загальна сума компенсації при звільненні за 28 к. дн. відпустки становить:

24406,80 + 5818,20 = 30225 (грн).

Приклад 2. Працівниця, яка не працювала з 1 листопада 2022 року у зв’язку з призупиненням дії трудового договору, звільняється 16 червня 2025 року. При звільненні їй слід виплатити компенсацію за 10 к. дн. невикористаної відпустки на дітей за 2022 рік. Працівниця займає 0,5 штатної одиниці, оклад на дату звільнення — 7500 грн.

Оскільки працівниці треба компенсувати лише дні відпустки, право на які вона набула у 2022 році, тобто до 31.12.2023, то маємо один розрахунковий період — з січня по грудень 2023 року. У цьому періоді вона не відпрацювала жодного дня у зв’язку з призупиненням дії трудового договору. Заробіток не нараховувався.

У такому випадку визначаємо умовний розрахунковий період, який складуть 12 місяців 2023 року, тобто все ті ж січень — грудень 2023 року (365 к. дн.).

Оклад працівниці в червні 2025 року (7500 грн) нижчий за мінзарплату, що встановлена для такого місяця (8000 грн). Тож у розрахунку середньоденної — мінімалка з урахуванням зайнятості.

Ще раз підкреслюємо — і оклад, і мінзарплату беремо на дату звільнення. Те, яким був оклад працівниці у 2023 році, — не важливо.

Середньоденна зарплата дорівнює:

8000 х 0,5 х 12 : 365 = 131,51 (грн/к. дн.),

де 0,5 — частка штатної одиниці, яку займає працівниця на дату звільнення; 12 — кількість місяців в умовному розрахунковому періоді.

Сума компенсації за 10 к. дн. відпустки становитиме:

131,51 х 10 = 1315,10 (грн).

Приклад 3. Працівник з інвалідністю ІІ групи має право на 30 к. дн. щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік. У травні 2025 року йому була надана щорічна основна відпустка за робочий рік з 08.03.2024 по 07.03.2025 тривалістю 24 к. дн. У липні він написав заяву з проханням надати грошову компенсацію за 6 к. дн. (30 - 24) невикористаної щорічної основної відпустки. На підставі заяви у липні роботодавець видав відповідний наказ про виплату компенсації.

Працівник набув право на 6 к. дн. щорічної основної відпустки за робочий рік з 08.03.2024 по 07.03.2025 після 01.01.2024. Тому розрахунковий період для обчислення компенсації за такі дні визначаємо за загальним правилом. Його складуть 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому видано наказ про виплату компенсації. Це — липень 2024 року — червень 2025 року (365 к. дн.).

Припустимо, що розрахунковий період працівник відпрацював повністю, а загальна сума зарплати в ньому становила 384000 грн.

Середньоденна зарплата дорівнює:

384000 : 365 = 1052,05 (грн/к. дн.).

Сума грошової компенсації за 6 к. дн. відпустки становитиме:

1052,05 х 6 = 6312,30 (грн).

Висновки

• Грошовій компенсації підлягають тільки 2 види відпусток — щорічна відпустка та відпустка на дітей (за наявності права на неї).
• Відпускну компенсацію роботодавець виплачує: (1) при звільненні працівника (обов’язково); (2) при призові / прийнятті на військову службу (за бажанням працівника); (3) без звільнення працівника, але лише за частину щорічної відпустки за певний робочий рік, якщо її тривалість перевищує 24 календарних дні, та за умови використання 24 календарних днів за цей робочий рік.
• Для обчислення компенсації за дні відпустки, право на які було набуто до 31.12.2023 і після цієї дати, визначають різні розрахункові періоді й, відповідно, різні середньоденні зарплати.
• Розрахунковий період для обчислення компенсації за дні відпустки, накопичені до 31.12.2023, — це повні місяці у трудових відносинах у 2023 році, а за дні відпустки, накопичені з 01.01.2024, — у загальному випадку 12 місяців, що передують місяцю виплати компенсації.
• У випадках, коли середньоденну зарплату обчислюємо виходячи з окладу / ставки чи мінзарплати, їх розмір беремо на час розрахунку.