Тимчасово відсутній: замінюємо та оплачуємо

Які є варіанти?

У зв’язку з тимчасовою відсутністю працівника (відпустка, хвороба, відрядження тощо) його обов’язки можна покласти на інших співробітників. Яким чином? Для цього існують такі способи побудови трудових відносин:

• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

• тимчасове заступництво (замісництво).

Порядок оформлення зазначених способів, а також умови їх оплати регламентують КЗпП, постанова № 1145¹ та Роз’яснення № 30/39². І хоча останні два нормативні документи прийняті ще за радянських часів, проте окремі їх положення продовжують діяти в частині, що не суперечить законодавству України (див. постанову ВРУ від 12.09.91 № 1545-ХІІ та лист Мінсоцполітики від 29.04.2013 № 61/06/186-13). Основні характеристики цих способів наведено в таблиці нижче.

¹ Постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145.

² Роз’яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 № 30/39.

Способи виконання працівником додаткових обов’язків

Майте на увазі: такі варіанти, як суміщення професій (посад) і розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт, у цьому випадку не підходять. Адже їх застосовують, якщо працівник виконує додаткові обов’язки за вакантною посадою.

Далі проаналізуємо детальніше, які умови висуваються до застосування кожного з наведених вище способів та як має оплачуватися робота працівника, який здійснює заміну, у кожному з них.

Виконання обов’язків відсутнього

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має місце, коли працівник разом із своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує обов’язки іншого, тимчасово відсутнього, працівника (ст. 105 КЗпП, п. 2 постанови № 1145).

Їх повинно бути достатньо, щоб впоратися з додатковим навантаженням.

Як оформити?

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється лише за згодою працівника, на якого такі обов’язки покладено.

Залежно від того, хто є ініціатором такої заміни, оформлення буде різним.

Або сам працівник надає заяву про бажання тимчасово виконувати додаткові обов’язки відсутнього працівника.

Або ж роботодавець пропонує працівнику виконувати додаткові обов’язки. З огляду на те, що додаткове навантаження належить до зміни істотних умов праці, згідно із ст. 32 КЗпП роботодавець повинен попередити про це працівника за два місяці та отримати від нього згоду. Зазвичай така згода оформлюється повідомленням, у якому працівник ставить свій підпис.

На підставі заяви або повідомлення із згодою працівника видається наказ (розпорядження), у якому зазначають:

• посаду (професію), за якою працівник виконуватиме додаткову роботу;

• перелік функцій, які тимчасово повинен виконувати працівник;

• період їх виконання;

• розмір установленої доплати.

Із наказом працівника обов’язково ознайомлюють під підпис.

Записи про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не потрібно вносити:

• до особової картки № П-2;

• до табеля обліку використання робочого часу (табелюйте працівника тільки за його основною посадою).

Як оплатити?

Як ми вже зазначили, працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги передбачена доплата. Нюанси встановлення та розмір такої доплати для працівників-бюджетників регулюють профільні нормативні акти.

Працівники-ЄТСники. У порядку встановлення доплат для працівників, оплата праці яких базується на ЄТС, головним орієнтиром є постанова № 1298. Так, згідно з п.п. «а» п.п. 3 п. 3 цієї постанови доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється в розмірі до 50 % посадового окладу. При цьому в розрахунку такої доплати бере участь посадовий оклад саме за основною посадою (того працівника, на якого покладено обов’язки тимчасово відсутнього колеги). Про це зазначили фахівці Мінсоцполітики в листах від 25.03.2010 № 319/13/84-10 та від 07.09.2010 № 784/13/84-10.

Конкретний розмір цієї доплати установлює керівник установи залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт. Також вона може встановлюватися декільком працівникам у розмірі до 50 % посадового окладу за основною посадою в межах економії за посадовим окладом відсутнього працівника.

Але є й обмеження. Доплата за виконання додаткових обов’язків, на жаль, не виплачується:

• керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ та їх заступникам;

• працівникам, для яких виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачено посадовою інструкцією. У цьому є логіка, адже в такому разі за виконання цієї роботи працівники отримують заробітну плату згідно з умовами трудового договору.

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включається до розрахунку «середньої» для оплати відпусток, тимчасової непрацездатності тощо. Також цю доплату слід ураховувати у складі зарплати при порівнянні її з рівнем МЗП.

Працівники освіти. Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника становить до 50 % посадового окладу. Про це зазначено у п.п. 3 п. 4 наказу № 557³.

³ Наказ МОН «Про впорядкування умов оплати праці та затвердження схем тарифних розрядів працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ» від 26.09.2005 № 557.

У свою чергу, порядок оплати годин заміщення тимчасово відсутніх педагогів визначено п. 73 Інструкції № 102. Зокрема, за години заміщення, яке тривало:

• не більше двох місяців, — застосовується погодинна оплата;

• понад два місяці, — оплата провадиться з першого дня заміщення за всі години фактичного педнавантаження за тарифікацією.

Тобто тут усе залежить від того, як довго був відсутній педпрацівник (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 42, с. 25).

Працівники установ соцзахисту. Для них доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачено п.п. 3.1.1 Умов № 308/519⁴. Розмір такої доплати — до 50 % окладу за основною посадою. При цьому посадовий оклад для її розрахунку слід брати з урахуванням підвищень.

⁴ Умови оплати праці працівників закладів охорони здоров’я та установ соціального захисту населення, затверджені спільним наказом Мінпраці та МОЗ від 05.10.2005 № 308/519.

Конкретний розмір доплати установлює, як завжди, керівник установи залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт.

Працівники спорту. Для зазначеної категорії працівників доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників передбачено п.п. 4 п. 2 наказу № 2097⁵. Її встановлюють у розмірі до 50 % окладу за основною посадою. Оклади для її розрахунку також беремо з урахуванням законодавчо встановлених підвищень.

⁵ Наказ Мінсім’ямолодьспорту «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій галузі фізичної культури і спорту» від 23.09.2005 № 2097.

Працівники культури. Установлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі до 50 % посадового окладу (тарифної ставки) передбачено п.п. «а» п.п. 4 п. 2 наказу № 745⁶.

⁶ Наказ Мінкультури «Про впорядкування умов оплати праці працівників культури на основі Єдиної тарифної сітки» від 18.10.2005 № 745.

ОМС. Відповідно до п.п. «г» п.п. 1 п. 2 постанови № 268 керівники ОМС мають право установлювати доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Але при цьому має бути дотримано таких умов:

по-перше, доплату встановлюють спеціалістам і службовцям ОМС (аналогічних категорій відсутнього працівника);

по-друге, її встановлюють у межах затвердженого фонду оплати праці;

по-третє, розмір доплати має становити до 50 % посадового окладу за основною роботою з використанням для цього до 50 % посадового окладу відсутнього працівника.

Також у згаданій нормі наведено перелік причин відсутності працівника, при виконанні обов’язків якого іншому працівникові виплачується доплата.

Серед них, зокрема:

• тимчасова непрацездатність;

• відпустка без збереження заробітної плати;

• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку.

Проте цей перелік не є вичерпним. Фахівці Мінсоцполітики у листі від 21.08.2019 № 1177/0/206-19 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 34, с. 8) зазначили, що до таких причин слід відносити також періоди:

• оплачуваної відпустки (незалежно від її виду);

• відрядження;

• виконання громадських обов’язків;

• інші періоди, коли відповідно до законодавства за працівником зберігається посада.

Держслужба. Державному службовцю, на якого покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього держслужбовця, встановлюється виплата в розмірі 50 % посадового окладу тимчасово відсутнього держслужбовця. Таку умову містить ч. 3 ст. 52 Закону про держслужбу⁷.

⁷ Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

При цьому виконання обов’язків тимчасово відсутнього держслужбовця, який обіймає посаду держслужби категорії «Б», може бути покладено:

• як на держслужбовця, який обіймає посаду держслужби категорії «Б»,

• так і на держслужбовця, який обіймає посаду держслужби категорії «В».

На цьому свого часу наголошували фахівці НАДС у листі від 10.08.2020 № 5738/13-20 (ср. USER_SHOW_ID).

Тимчасове заступництво

Тимчасове заступництво можливе:

• за умови виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від своїх основних обов’язків (абз. 1 п. 1 Роз’яснення № 30/39);

• якщо обов’язки виконуються за більш відповідальною посадою (див. лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11);

• коли це викликано виробничою необхідністю;

• коли працівник — тимчасовий заступник не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15).

При цьому посада, на яку його прийнято за основним робочим місцем, зберігається.

Не вважається тимчасовим заступництвом призначення виконання обов’язків працівника за вакантною посадою (п. 2 Роз’яснення № 30/39, лист Мінсоцполітики від 19.04.2011 № 126/06/186-11). Виняток — випадок, коли для призначення працівника на посаду потрібна згода вищого за рівнем органу. При цьому процедура затвердження на посаді не повинна перевищувати двох місяців.

Як оформити?

Тимчасове виконання обов’язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника відповідним наказом (розпорядженням) по установі, з яким він ознайомлюється під підпис (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Без згоди працівника примусити його виконувати роботу, не передбачену його основним трудовим договором, не можна.

Найкращим варіантом для встановлення заступництва буде написання працівником, який заміщуватиме, заяви про своє бажання виконувати обов’язки на період відсутності працівника.

Дані про тимчасове заступництво не вносять до особової картки працівника та табеля обліку використання робочого часу.

Як оплатити?

Тимчасовому заступнику виплачується доплата в розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує.

Доплати та надбавки, установлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, слід виплачувати в тому розмірі, в якому вони виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39, лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11).

Крім того, роботодавець має право преміювати тимчасових заступників за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, якого він заміщає.

При цьому премію нараховують на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах.

Якщо згідно з посадовою інструкцією працівник на час відсутності керівника має виконувати його функції, йому різниця в окладах не виплачується і саме його має бути призначено тимчасовим заступником (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15). Розглянемо приклад.

Визначимо різницю в окладах. При цьому не забуваємо, що оклади кожного з працівників слід брати з урахуванням усіх підвищень, установлених згідно з чинним законодавством (за роботу в певних типах закладу, за педагогічні звання тощо).

⁸ Постанова КМУ «Про підвищення оплати праці педагогічних працівників» від 11.01.2018 № 22.

Але вихователя було звільнено від своїх основних обов’язків для виконання обов’язків завідувача ЗДО протягом 9 роб. дн. Тож різницю між окладами слід розрахувати пропорційно відпрацьованому ним часу. Покажемо нарахування зарплати вихователя за лютий 2022 року (20 роб. дн. у місяці) з відпрацюванням повного місяця та з урахуванням тимчасового заступництва.