Статистична звітність з праці — 2025: форми, строки, штрафи

* Подробиці — у статті «Статистична та фінансова звітність до статистики: обов’язок подавати відновлено» // «Податки & бухоблік», 2025, № 51.

Важливі моменти

Подання державної статистичної звітності має низку особливостей, про які слід пам’ятати респондентам. Нагадаємо основні.

1. Статистична звітність подається лише в електронній формі.

01.01.2023 набув чинності Закон № 2524*, яким передбачено, що статистична та фінансова звітність подається респондентами виключно в електронній формі.

* Закон України «Про офіційну статистику» від 16.08.2022 № 2524-IX.

Детальна інформація про те, як здійснити таке електронне звітування (покроково), розміщена на офіційному сайті Державної служби статистики (ukrstat.gov.ua) у розділі «Для респондентів» → «Електронна звітність». Там знаходиться й перелік програмного забезпечення, за допомогою якого можна відзвітувати в органи статистики.

Проте, на наш погляд, найпростіший спосіб це зробити — скористатися безкоштовним онлайн-сервісом «Кабінет респондента», який розміщено на офіційному сайті Держстату. Сервіс працює цілодобово та не потребує інсталяції програмного забезпечення.

Щоб скористатися сервісом, достатньо:

а) зайти на головну сторінку «Кабінету респондента» (через розділ «Для респондентів» на сайті Держстату або за прямим посиланням (statzvit.ukrstat.gov.ua);

б) зареєструватися та увійти в систему (покрокову інструкцію, як це зробити, наведено в посібнику Держстату.

2. Всі форми державних статистичних спостережень та роз’яснення щодо їх показників — на сайті Держстату.

Щороку Держстат на своєму офіційному сайті у розділі «Для респондентів» публікує:

— Альбом форм державних статистичних спостережень на відповідний рік (він містить бланки всіх форм статзвітності за галузями економіки та роз’яснення щодо показників цих форм);

— Загальний табель (перелік) форм державних статистичних спостережень на відповідний рік (у ньому наведено назви форм статзвітності, реквізити наказів, якими вони затверджені, строк та періодичність подання, а також інформацію про те, хто саме має подавати кожен із цих звітів);

— Календар подання форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності у відповідному році (тут зазначені граничні терміни подання кожної форми статзвітності).

Визначити, які саме форми статзвітності має подати протягом поточного року конкретне підприємство (установа, організація), можна двома шляхами:

1) скориставшись сервісом «Пошук за кодом ЄДРПОУ» в розділі «Для респондентів (ess.ukrstat.gov.ua)»;

2) увійшовши у «Кабінет респондента».

Що стосується періодичних статзвітів з праці, то протягом 2025 року вони подаються за такими формами:

• № 1-ПВ (місячна) та № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»;
• № 3-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці»;
• № 1-РС (один раз на чотири роки) «Звіт про витрати на утримання робочої сили».

Хто має подавати ці звіти та в які строки — розповімо далі.

Звіт за формою № 1-ПВ

Хто подає. Статистичні звіти за формою № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» та за формою № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» подають виключно:

• юридичні особи;
• відокремлені підрозділи юридичних осіб.

При цьому звітувати зобов’язані не всі суб’єкти господарювання, зазначені вище, а лише ті з них, кого Держстат включив до вибірки для проведення статистичного спостереження.

Перелік таких респондентів визначається Держстатом щорічно відповідно до Методики № 14*. Основним критерієм відбору є середня кількість працівників: чим вона більша, тим частіше підприємство включається до звітування.

* Методика формування сукупності для проведення обстеження підприємств з питань статистики праці, затверджена наказом Держкомстату від 26.01.2016 № 14.

Нагадаємо, перевірити, чи потрібно саме вашому підприємству подавати ці форми у 2025 році, можна через сервіс «Пошук за кодом ЄДРПОУ» або в «Кабінеті респондента» (див. вище).

Строки подання. Граничний строк — 7-ме число місяця, наступного за звітним періодом. Якщо цей день є вихідним, останнім днем подання вважається перший після нього робочий день.

Відповідно граничним строком для подання:

• звіту за формою № 1-ПВ (місячна) за серпень 2025 року буде 08.09.2025;
• звіту за формою № 1-ПВ (квартальна) за ІІІ квартал 2025 року — 07.10.2025.

Куди подавати. Звіти подаються до територіального органу Держстату.

Форма звіту. Починаючи із звітності за січень 2025 року (І квартал 2025 року), застосовуються оновлені бланки, затверджені наказом Держстату від 15.04.2024 № 117.

Порядок заповнення. Для заповнення форм використовуються дані первинної облікової документації підприємств, установ, організацій.

Показники визначаються згідно з:

• положеннями Інструкції № 5* та Інструкції № 286**;
• роз’ясненнями Держстату, наведеними у листах від 28.11.2024 № 19.1.2-12/25-24 та від 28.11.2024 № 19.1.2-12/24-24.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

** Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286.

Звіт за формою № 3-борг

Хто подає. Звіт за формою № 3-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці» подають лише юридичні особи — підприємства, установи, організації. Причому звітують не всі, а лише ті, кого Держстат щорічно відбирає для статистичного спостереження.

Відбір респондентів проводиться станом на 1 листопада року, що передує звітному, відповідно до Методики № 374*. Критеріями є кількість працівників та вид економічної діяльності підприємства.

* Методологічні положення Державного статистичного спостереження «Стан виплати заробітної плати», затверджені наказом Держстату від 30.12.2020 № 374.

Перевірити, чи зобов’язане ваше підприємство звітувати у 2025 році, можна через сервіс «Пошук за кодом ЄДРПОУ» або у «Кабінеті респондента» (див. вище).

Строки подання. Граничний строк — 7-ме число місяця, що настає за звітним. Якщо цей день є вихідним, останнім днем подання вважається перший після нього робочий день.

Відповідно звіт за формою № 3-борг (місячна) за серпень 2025 року потрібно подати до 08.09.2025.

Куди подавати. Звіт за формою № 3-борг подають до територіального органу Держстату.

Форма звіту. Починаючи із звітності за січень 2025 року застосовуються оновлені бланки, затверджені наказом Держстату від 15.04.2024 № 115.

Порядок заповнення. Показники форми № 3-борг формуються:

• на підставі даних первинної облікової документації, документів бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства;
• відповідно до роз’яснень Держстату, наведених у листі від 01.08.2022 19.1.2-12/12-22.

Звіт за формою № 1-РС

Хто подає. Статистичний звіт за формою № 1-РС ««Звіт про витрати на утримання робочої сили» подають юридичні особи та їх відокремлені підрозділи, включені Держстатом до переліку респондентів.

Відбір здійснюється за критерієм чисельності найманих працівників: якщо їх 10 і більше, підприємство може потрапити до вибірки для участі у спостереженні.

Кожне підприємство може перевірити, чи є воно респондентом відповідного спостереження, на сайті Держстату за кодом ЄДРПОУ (сервіс «Пошук за кодом ЄДРПОУ») або у «Кабінеті респондента».

Строки подання. Звіт подають один раз на чотири роки. Граничний строк — 7 квітня року, що настає за звітним періодом. Якщо цей день припадає на вихідний, останнім днем подання є перший робочий день після нього.

Куди подавати. Звіт подають до територіального органу Держстату.

Форма звіту. Починаючи із січня 2025 року діють оновлені форми звіту (затверджені наказом Держстату від 15.04.2024 № 113).

Порядок заповнення. Джерелом даних для заповнення форми є первинна облікова документація підприємств, установ та організацій.

Показники звіту визначаються відповідно до:

• положень Інструкції № 5 та Інструкції № 286;
• роз’яснень Держстату, наведених у листі від 07.10.2024 № 19.1.2-12/22-24.

Відповідальність

Попереджаємо! За неподання органам державної статистики даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, чи із запізненням посадовим особам підприємства, установи, організації загрожує адмінвідповідальність за ст. 186³ КпАП* у вигляді штрафу у розмірі від 170 до 255 грн.

* Кодекс про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

За повторне порушення протягом року — від 255 до 425 грн.

Висновки

• З 5 липня 2025 року відновлено обов’язок підприємств подавати статистичну звітність. Ті, хто не подавав звіти у попередні періоди, зобов’язані подати їх до 05.10.2025.
• Найзручніше це зробити через «Кабінет респондента» на сайті Держстату, де також розміщені всі актуальні форми статзвітності.
• Протягом 2025 року статистичні звіти з праці подаються за такими формами: № 1-ПВ (місячна), № 1-ПВ (квартальна), № 3-борг та № 1-РС.
• За неподання, несвоєчасне подання або подання недостовірних даних посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф.

Оплата праці, Вересень, 2025/№ 17