Зарплата, лікарняні, декретні: показуємо в додатку 4ДФ
Зарплата в додатку 4ДФ
У додатку 4ДФ податкові агенти відображають як нарахування, так і виплату зарплати, сплату ПДФО, ВЗ. Під зарплатними виплатами тут розуміємо виплати, що включаються в фонд оплати праці відповідно до Інструкції № 5*, а також лікарняні, хоч вони і не входять до нього (про них піде мова нижче).
Нарахування показують у тому місяці, в якому вони проведені в бухобліку і в тій сумі, в якій вони відображені в бухобліку. Це графи 3а — дохід нарахований, 4а — ПДФО нарахований, 5а — ВЗ нарахований. А от заповнення граф 3 (дохід виплачений), 4 (ПДФО перерахований) та 5 (ВЗ перерахований) для зарплатних виплат мають особливості.
Якщо нараховану зарплату виплачено у встановлені терміни в місяці, що йде за місяцем нарахування, то вона має бути відображена в 4ДФ за той місяць, в якому така зарплата була нарахована. Аналогічно в цьому випадку відображаємо ПДФО та ВЗ, утримані й перераховані з такої своєчасно виплаченої зарплати.
Тобто якщо зарплата виплачена, податки сплачені своєчасно, то графи 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.
У рядку, в якому відображені зарплатні виплати, у графі 6 проставляємо ознаку доходу «101».
Відпускні та відпускна компенсація
Чи показувати окремим рядком суму відпускної компенсації і відпускних та чи розбивати відпускні за тими місяцями відпустки, за які вони нараховані?
Ні. Не плутайте відображення суми відпускних у додатку Д1 з відображенням їх у додатку 4ДФ. У 4ДФ відпускні показуємо без розбивки за місяцями однією сумою разом із зарплатою в місяці, в якому такі відпускні нараховані.
Лікарняні
Допомога по тимчасовій непрацездатності і оплата перших п’яти днів хвороби роботодавцем не входять до фонду заробітної плати. Проте ПКУ в цьому випадку прирівнює їх до зарплатних виплат. Тому правила відображення лікарняних у 4ДФ такі самі, як і для зарплати зі звичайною ознакою доходу в графі 6 — «101».
Тобто в графі 3а розділу 1 додатка 4ДФ лікарняні показуємо в загальній сумі зарплати в тому місяці, в якому вони нараховані (без розбиття за місяцями, за які вони нараховані).
Відображення виплати лікарняних тотожні заробітній платі. Тобто якщо виплата лікарняних здійснюється в місяці, що йде за місяцем нарахування, то їх суму й суму сплачених ПДФО та ВЗ відображаємо в 4ДФ за місяць їх нарахування.
Декретні
Сума допомоги по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ. Водночас її треба відображати в додатку 4ДФ. Їх показуємо загальною сумою (без розбивки за місяцями) у місяці нарахування (фактичної виплати) у бухобліку в окремому від зарплати рядку з ознакою доходу «128».
Оскільки ПДФО і ВЗ не нараховуються, у графах 3а та 3 розділу І треба показати тільки нараховану і виплачену суму декретних. При цьому графи 4а, 4, 5а та 5 будуть порожніми.
Виплату допомоги по вагітності та пологах у 4ДФ (графа 3) показуємо за фактом. Зарплатні правила відображення виплати тут не працюють. Отже, якщо декретні нараховані в одному місяці, а виплачені в наступному, то у місяці нарахування показуємо їх тільки в графі 3а, при цьому графу 3 залишаємо порожньою. А в наступному місяці у додатку 4ДФ сформуємо рядок тільки на виплату декретних, де їх виплачену суму покажемо у графі 3. При цьому графа 3а буде порожньою.
Скільки рядків формувати на працівника?
Звільнення — прийняття.
У ситуації, коли працівника протягом одного місяця звільнили, а потім знову прийняли на роботу до того ж роботодавця, формуємо два зарплатні рядки з ознакою доходу «101» (звісно, якщо за обома трудовими договорами працівнику нараховувалися зарплатні виплати). При цьому:
— в одному рядку зазначаємо зарплату по дату звільнення, ПДФО, ВЗ у відповідних графах. А також фіксуємо дату звільнення у графі 08;
— у другому — дані про заробіток, починаючи з дати початку роботи за новим трудовим договором. У графі 07 показуємо дату прийняття на роботу.
Прийняття — звільнення.
У випадку, коли в одному місяці працівника було прийнято, а потім звільнено з роботи, в додатку 4ДФ формуємо один рядок. При цьому заповнюємо зарплатні показники, ПДФО, ВЗ. У графі 07 вказуємо дату прийняття на роботу, а у графі 08 — звільнення.
У місяці звільнення немає зарплатних нарахувань.
Чи формувати в 4ДФ рядок без доходів, але з датою звільнення у графі 08? Ні. Адже в додатку 4ДФ показуємо працівника лише в разі нарахування сум доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом. Немає нарахувань — немає обов’язку подавати «нульовий» рядок.
ПСП за двома підставами.
У загальному випадку до зарплати працівника, який має право на ПСП за двома підставами, застосовується лише одна ПСП. Але є виняток. Це ситуація, коли працівник користується пільгою на дитину з інвалідністю та на іншу дитину (без інвалідності). Тоді ПСП на дитину з інвалідністю надається за п.п. «б» п.п. 169.1.3 ПКУ (у 2023 році — 2013 грн, ознака пільги «02»), а на дитину без інвалідності — за п.п. 169.1.2 ПКУ (у 2023 році — 1342 грн, ознака пільги «04»).
У разі наявності у фізичної особи у звітному місяці двох ознак ПСП «02» та «04» за однією ознакою доходу «101», податковий агент у розділі I додатка 4ДФ щодо такої фізичної особи формує два рядки (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР).
В обох рядках у графі 6 потрібно зазначати ознаку доходу «101», а у графі 9 — ознаку податкової соціальної пільги «02» та «04» відповідно.
При цьому перший рядок заповнюємо в загальному порядку з відображенням усіх граф, а в другому рядку графи 3а, 3, 4а, 4 та 5а, 5 залишаються не заповненими.
Одна особа — різні ознаки доходу.
Якщо одній особі роботодавець нараховує виплати, для яких передбачені різні ознаки доходу, то на працівника формується стільки рядків, скільки видів доходу з різними ознаками у місяці нараховувалося. Наприклад, така ситуація може мати місце, коли в одному місяці були нарахування зарплати і допомоги по вагітності та пологах або зарплати і нецільової благодійної допомоги тощо.
Зарплата внутрішнього сумісника.
Зарплату, нараховану одним роботодавцем працівнику, який у цього роботодавця працює за декількома трудовими договорами (наприклад, основним і сумісництвом), відображаємо в додатку 4ДФ загальною сумою у одному рядку з ознакою доходу «101».
Висновки
- Нараховані зарплатні виплати в 4ДФ треба показувати в місяці нарахування їх в бухобліку, а також утримання ПДФО і ВЗ.
- Виплату нарахованої зарплати треба показувати у місяці, в якому вона нарахована, якщо вона виплачена у встановлені терміни в місяці, що йде за місяцем нарахування.
- Лікарняні в 4ДФ маємо відображати в загальній сумі зарплати (без розбивки за місяцями хвороби) у місяці, в якому вони нараховані. Їх виплату в додатку 4ДФ показуємо за зарплатними правилами.
