Зарплатні коригування: як правильно заповнити Д1 і 4ДФ

Донарахована / сторнована зарплата в Д1

Про що піде мова? Ми розглядатимемо, як відобразити у Д1 зарплату (за відпрацьований час, доплату, надбавку, індексацію, премію тощо), яка нарахована або сторнована в поточному місяці за минулі місяці. Наприклад, якщо помилились і занизили зарплату або забули нарахувати доплату працівнику вчасно. Також розкажемо про ситуації, коли виробничі премії роботодавці нараховують працівникам у поточному місяці за попередній або за певний час роботи.

Донарахована зарплата за минулий період. Якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до зарплати місяця, в якому були здійснені такі донарахування

Таке правило встановлено п. 1 розд. IV Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

З цього випливає, що донараховані суми зарплати відображаємо в Д1, сформованому за той місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку), в загальній сумі зарплати поточного місяця одним рядком. Розбивати за місяцями, за які проведено донарахування, не потрібно.

Відповідно у Д1 такі коригування не стосуються попередніх звітних періодів і, відповідно, не потребують виправлення як помилки.

Зауважте, відображення у Д1 коригування відпускних та лікарняних виглядає дещо інакше. Про це варто почитати у статтях «Об’єднаний звіт: відображаємо донараховані/сторновані відпускні без помилок» та «Як заповнити Д1 і 4ДФ, якщо ви донарахували або сторнували лікарняні» // «Оплата праці», 2024, № 11.

Сторнована зарплата за минулий період. У загальному порядку, як і при донарахуванні, сума сторнованої зарплати за попередні місяці враховується у зарплаті того місяця, коли це сторнування було фактично проведене.

Тут також сторнування зарплати не зачепить попередніх звітних періодів у Д1.

Поряд із цим є виняток, коли у Д1 маємо показати сторновану зарплату з від’ємним значенням і періодом, за який його проводимо.

Заміна зарплати на лікарняні / відпускні. Для випадку, коли зарплату сторнують і замість неї нараховують відпускні або лікарняні, у п. 1 розд. IV Порядку № 4 передбачений окремий механізм відображення такої «рокіровки» в Д1. У такій ситуації в додатку Д1 сторновану суму зарплати відображаємо в окремому рядку зі знаком «мінус» із прив’язкою до місяця, за який вона була сторнована. Одночасно формуємо рядок із нарахованими лікарняними або відпускними за цей місяць.

До речі, детальне роз’яснення щодо такої ситуації з практично розтлумаченим прикладом і візуалізацією заповненого додатка Д1 у разі заміни зарплати на лікарняні читайте у статті «Заміна зарплати на лікарняні: заповнюємо Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку» // «Оплата праці», 2025, № 8.

Донарахована / сторнована зарплата в 4ДФ

Донарахування зарплати за минулі звітні періоди відображаємо у додатку 4ДФ за той звітний місяць, в якому фактично здійснено відповідне донарахування (виплату).

Так само у випадку сторнування раніше нарахованих сум — відкориговані (від’ємні) суми включаємо до доходу поточного місяця, зменшуючи загальний розмір зарплатного доходу.

Розглянемо практичну ситуацію.

Приклад. У травні 2025 року працівнику Олешку Сергію Івановичу (основний, без інвалідності, повний робочий час) було донараховано своєчасно не нараховані суми доплати за суміщення посад у сумі 7380,00 грн (за березень 2025 року — 410,00 грн та за квітень 2025 року — 6970,00 грн). Крім того, у травні працівнику нарахована зарплата за травень у сумі 24000,00 грн та виробнича премія за квітень 2025 року у сумі 6000,00 грн.

Загальна сума зарплати за травень з урахуванням донарахованої доплати та премії становить 37380,00 грн (24000,00 + 6000,00 + 410,00 + 6970,00). Усі ці виплати входять до бази нарахування ЄСВ за травень 2025 року. Відповідно ЄСВ становить 8223,60 грн (37380 х 22 %). Також з усієї цієї суми утримуємо податки: ПДФО — 6728,40 грн (37380 х 18 %), ВЗ — 1869,00 грн (37380 х 5 %).

У Д1 за травень 2025 року донараховану доплату за березень і квітень та зарплату за травень показуємо в одному рядку загальною сумою. Разом вони формують базу нарахування ЄСВ за травень 2025 року.

Як заповнити Д1 на працівника за травень, див. на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д1 за травень 2025

Як заповнити 4ДФ за травень за умовами, наведеними у прикладі, див. на рис. 2

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за травень 2025 року

Висновки

• У Д1 всі суми донарахувань та сторнувань зарплати (зарплата, премії, доплати) за минулі періоди подаємо одним рядком загальною сумою у складі поточного місяця. Окремо уточнювати попередні звіти не потрібно.
• Якщо відбувається заміна зарплати на лікарняні або відпускні, у Д1 необхідно відобразити сторновану зарплату зі знаком «мінус» із зазначенням періоду, за який вона була сторнована.
• У 4ДФ як донарахування, так і сторнування зарплати завжди відображаються у складі доходу того місяця, коли таке коригування проведено з ознакою «101».