Проживання, харчування і проїзд — за рахунок організатора: що відшкодовує роботодавець?

Попри війну, життя, на щастя, триває. У більш-менш безпечних регіонах України бюджетні установи мають потребу у проведенні звичайних видатків мирного часу. Не є винятком і видатки на відрядження. Розберімося, які саме витрати має понести відряджуюча бюджетна установа, якщо більшість витрат взяла на себе приймаюча сторона.

Чи можна проводити видатки на відрядження?

Воєнний стан диктує нам свої правила проведення видатків. Тому передусім з’ясуємо, в яку чергу взагалі можна провести видатки на відрядження.

Для цього звернемось до вимог Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

ВАЖЛИВО! Видатки на відрядження працівників бюджетних установ дозволено проводити у другу чергу за рахунок коштів як загального, так і спеціального фонду

Про це свідчить п. 19 Порядку № 590. Тож турбуватися щодо можливості проведення таких видатків не варто.

Що відшкодовувати і в якому розмірі?

Умови відшкодування витрат на відрядження визначено Інструкцією № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

У зв’язку з тим, що витрати на проїзд, проживання та харчування взяла на себе приймаюча сторона, звісно, ваша установа такі видатки не проводитиме.

Лишається відшкодувати відрядженому працівнику тільки добові.

Добові витрати є окремим видом витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Суми добових витрат затверджено постановою № 98*.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Наразі сума добових при відрядженні по Україні становить 300 грн.

УВАГА! Сума добових за наявності харчування зменшується

Так, якщо працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовують у розмірах, визначених у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови № 98 (ср. USER_SHOW_ID).

При одноразовому харчуванні виплачується 80 % добових, при дворазовому — 55 % та 35 % — при триразовому. Тобто 240 грн, 165 грн та 105 грн на день відповідно.

Тож для визначення суми добових насамперед слід з’ясувати, скільки разів на добу відряджений буде забезпечений харчуванням. Виходячи з отриманої інформації можна порахувати і сплатити добові відрядженому працівникові.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

ВАЖЛИВО! За відсутності наказу добові витрати не виплачуються

Це чітко передбачено п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник і оформлює наказом (розпорядженням). У цьому наказі має бути зазначено (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59):

• мету виїзду;
• завдання (за потреби);
• пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);
• строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);
• джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;
• за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником).

Також зауважимо: у разі направлення працівника у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.