Ревізія в установі: що потрібно знати бухгалтеру?
Підготовка до ревізії
Почнемо з того, що функції державного фінансового контролю на сьогодні виконує Державна аудиторська служба (далі — Держаудитслужба). І керується ця служба насамперед нормами Закону № 2939*.
Зокрема, згідно зі ст. 4 Закону № 2939 інспектування здійснюється Держаудитслужбою у формі ревізії. Полягає воно у документальній і фактичній перевірці певного комплексу або окремих питань фінансово-господарської діяльності підконтрольної установи, яка повинна забезпечувати виявлення наявних фактів порушення законодавства, встановлення винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб.
Вивчення нормативно-правової бази
Для підготовки до ревізії фінансово-господарської діяльності та виявлення порушень фахівці Держаудитслужби передусім вивчають нормативні документи, відповідно до яких має здійснюватися діяльність установи, що підлягає ревізії.
Адже бюджетні установи різних галузей можуть мати свої особливості і керуватися різними нормативно-правовими актами у різних сферах.
Та, наприклад, зарплата фахівців закладів освіти нараховується відповідно до наказу № 557*, а закладів культури — відповідно до наказу № 745**. Аналогічно, платні послуги у сфері освіти надаються відповідно до Порядку № 736***, а у сфері культури — відповідно до наказу № 1004****.
ЦІННА ПОРАДА!
Перегляньте основні нормативні документи, які визначають порядок діяльності вашої установи, з’ясуйте, чи не були внесені зміни до цих документів за період, що підлягає ревізії, та чи враховані всі ці зміни у роботі
Не знаючи законодавства, ані бухгалтер, ані інша посадова особа об’єкта контролю не тільки не зможе виконувати свої посадові обов’язки належним чином, а й не зможе оскаржувати неправомірні дії ревізорів.
Тому радимо постійно підвищувати свою кваліфікацію, відвідувати різні семінари та вебінари, яких наразі існує чимало.
Аналіз матеріалів попередніх перевірок
Далі на етапі підготовки до ревізії фахівці Держаудитслужби аналізують матеріали контрольних заходів, проведених на об’єктi контролю за попередній ревізійний період. При цьому вивчають акти ревізій, акти перевірок публічних закупівель, аудиторські звіти, довідки зустрічних звірок тощо. На підставі такого аналізу фахівці Держаудитслужби визначають типові порушення майбутнього об’єкта контролю, ризикові напрями діяльності та «слабкі» місця. Крім того, приділяють увагу тому, чи усунуті порушення попередніх контрольних заходів.
До речі, стан усунення порушення попередньої ревізії, як правило, є одним із напрямів програми ревізії.
З огляду на це, рекомендуємо і бухгалтерам, й іншим посадовим особам об’єкта контролю також переглянути матеріали попередніх контрольних заходів. При цьому слід переконатися, що всі виявлені порушення було усунуто своєчасно.
Отримання даних від офіційних органів
Інколи перед початком проведення ревізії фахівці Держаудитслужби можуть звертатися до офіційних органів з метою отримання інформації про об’єкт контролю.
Така можливість передбачена п. 6 Порядку № 550*. Зокрема, органи держфінконтролю за письмовим зверненням можуть отримувати від органів державної влади та органів місцевого самоврядування (далі — ОМС), підприємств, установ і організацій інформацію щодо діяльності та фінансового стану об’єкта контролю.
Тож іще до початку ревізії фахівці Держаудитслужби вже можуть мати інформацію щодо відкритих рахунків в органах Казначейства, операцій на рахунках, зареєстрованих зобов’язань, стану дебіторської та кредиторської заборгованості тощо.
Тому не радимо бухгалтерам приховувати бодай якусь інформацію, адже ревізори ще до початку ревізії вже можуть володіти нею. Краще повідомляти про реальний стан справ та надавати всі необхідні для ревізії документи.
Якщо за даними бухгалтерського обліку установи й отриманих запитів буде встановлено розбіжності, то бухгалтеру доведеться надавати пояснення.
Крім того, фахівці Держаудитслужби беруть до уваги доручення правоохоронних органів щодо ймовірних фактів порушень, сумнівних операцій, звернення громадян, отриману інформацію за «телефоном довiри», інформацію від підприємств, установ та організацій, які мали відносини з об’єктом контролю в процесi фiнансово-господарської діяльності.
Також ревізори враховують інформацію про об’єкт контролю з відкритих джерел у мережі «Інтернет».
Поведінка бухгалтера під час ревізії
Як правильно будувати відносини з ревізорами? Як правильно будувати відносини з ревізорами? Це питання виникає у всіх бухгалтерів, які стикаються з ревізією. Тож поміркуємо над цим разом.
І насамперед слід розуміти, що ревізор — така ж людина, як і ви, а проведення ревізії — це його робота. І зазвичай, під час виконання своїх посадових обов’язків фахівці Держаудитслужби почувають себе впевнено. Тому така впевненість не завадить і бухгалтеру.
На жаль, бувають випадки виявлення порушень не лише через недотримання норм законодавства, а й через невпевненість та невміння відстоювати свої позиції.
З чого починається ревізія?
Часи, коли в установі зненацька повідомляли «До вас їде ревізор!», давно в минулому.
Адже згідно з п. 8 Порядку № 550 відповідний підрозділ Держаудитслужби, який проводитиме планову виїзну ревізію, повідомляє об’єкт контролю про дати її початку та закінчення. І це відбувається заздалегідь.
При цьому планова виїзна ревізія розпочинається не раніше ніж через 10 календарних днів після надіслання об’єкту контролю повідомлення.
Повідомлення здійснюється одним із таких способів:
а) особисто керівнику або головному бухгалтеру об’єкта контролю;
б) через канцелярію (підрозділ з питань діловодства);
в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення.
Виняток –– позапланові виїзні ревізії та зустрічні звірки. Про їх проведення не повідомляється.
Склад, кількість посадових осіб підрозділу Держаудитслужби та строки проведення ревізії визначаються з урахуванням обсягу передбачених програмою ревізії питань та в межах визначеної її тривалості. Така тривалість прописана в п. 9 Порядку № 550 і становить 30 робочих днів для планової ревізії та 15 робочих днів — для позапланової.
Втім, строк проведення ревізії може бути продовжено за рішенням керівника підрозділу Держаудитслужби або за рішенням суду на строк, що не перевищує 15 робочих днів для планової ревізії та на 5 робочих днів — для позапланової.
На проведення ревізії Держаудитслужбою на кожну посадову особу та залученого фахівця оформляється направлення встановленого Мінфіном зразка у двох примірниках (п. 11 Порядку № 550).
Таке направлення фахівці Держаудитслужби перед початком ревізії повинні під розписку на примірнику органу Держаудитслужби видати керівнику об’єкта контролю чи його заступнику. У разі ж проведення позапланової ревізії за рішенням суду фахівці Держаудитслужби мають надати ще й копію рішення суду.
Якщо матиме місце продовження строку планової або позапланової виїзної ревізії, посадові особи Держаудитслужби зобов’язані надати керівнику об’єкта контролю чи його заступнику направлення з продовженим строком проведення ревізії.
У разі якщо керівник об’єкта контролю чи його заступник відмовляється підписувати направлення, але не заперечує проти проведення ревізії, фахівці Держаудитслужби зазначать про це у вступній частині акта ревізії.
Працівники об’єкта контролю мають надати журнал реєстрації перевірок. А посадові особи Держаудитслужби зобов’язані в ньому розписатися. Це передбачено п. 14 Порядку № 550.
До речі, факт ненадання об’єктом контролю журналу фіксують у вступній частині акта ревізії.
Встановленої форми для такого журналу немає, тож його можна вести в довільній формі. При цьому в журналі слід зазначати назву органу контролю, вид перевірки, строк її проведення, місце для підпису ревізора тощо.
ВАЖЛИВО!
Керівники об’єкта контролю мають забезпечити посадовим особам Держаудитслужби місце для роботи, створення умов для зберігання документів, можливість користування зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою, а також надання інших послуг для виконання службових обов’язків.
Це прямо передбачено п. 15 Порядку № 550.
І звісно ж, для проведення документальної перевірки ревізори вимагатимуть надання певних документів. Так-от, такі документи слід надавати за описом.
Підсумуємо, що саме повинні зробити посадові особи об’єкта ревізії:
— по-перше, перевірити, чи обґрунтований візит ревізора та чи є в нього всі необхідні документи (направлення, рішення суду тощо);
— по-друге, надати ревізору журнал реєстрації перевірок;
— по-третє, забезпечити ревізору місце для роботи та надати все необхідне приладдя для роботи;
— по-четверте, надати необхідні для ревізії документи за описом.
ЦІННА ПОРАДА!
Чинним законодавством не передбачено складання довідок посадовими особами об’єкта контролю на прохання фахівців Держаудитслужби. Тому нехай такі дії виконують ревізори самостійно.
Складання таких довідок фахівцями Держаудитслужби якраз передбачено п. 35 Порядку № 550 (ср. USER_SHOW_ID).
Так, за результатами проведення ревізії з окремих питань програми посадові особи Держаудитслужби та залучені фахівці, які проводили ревізію у складі групи, можуть за рішенням керівника групи складати довідки. Ці довідки складають в одному примірнику, надають керівнику групи для прийняття рішення щодо включення до акта ревізії викладених у них фактів та долучають до акта ревізії.
Підписують ці довідки відповідні посадові особи Держаудитслужби, залучені фахівці та надають об’єкту контролю одним із способів, про які ми розповідали вище (аналогічно наданню направлення).
Зі свого боку, працівники об’єкта контролю, які є відповідальними з цих питань, підписують протягом двох робочих днів такі довідки та повертають їх посадовим особам органу Держаудитслужби або залученим фахівцям, які їх склали. На вимогу об’єкта контролю йому повинні видати копії довідок.
Зауважте: аби уникнути непорозумінь з ревізорами і зняти відповідальність з бухгалтера та інших посадових осіб об’єкта контролю за збереження документів, радимо видати наказ, який регламентуватиме порядок дії посадових осіб установи під час ревізій та особливості документообігу в установі.
У такому наказі слід зафіксувати, що ревізори мають щоденно надавати заявку з переліком документів, які їм необхідні для ревізії. Видачу документів варто проводити за описом із відповідною нумерацією документів та під підпис ревізора щодо їх отримання.
При цьому наприкінці дня слід приймати документи назад під підпис посадової особи об’єкта контролю. Це дозволить уникнути винесення документів за межі установи. Крім того, це забезпечить наявність письмового підтвердження того, які саме документи фактично були перевірені.
УВАГА!
Проведення ревізії не повинно порушувати нормального режиму роботи об’єкта контролю, на якому проводиться ревізія
Програма ревізії
Під час підготовки до ревізії посадові особи органу Держаудитслужби складають програму ревізії. Це передбачено п. 7 Порядку № 550.
Програма ревізії містить найменування об’єкта контролю, тему, період та питання, що підлягають ревізії відповідно до компетенції органу Держаудитслужби. Затверджує її керівник органу Держаудитслужби або його заступник чи уповноважена керівником цього органу посадова особа.
При цьому під час ревізії до програми можуть бути внесені зміни у порядку її затвердження.
За потреби зміни періоду ревізії, після внесення в установленому порядку змін до плану проведення заходів державного фінконтролю (або отримання відповідного рішення суду в разі проведення позапланової виїзної ревізії) до програми ревізії вносять відповідні зміни, які затверджуються та видаються у порядку затвердження програми ревізії. При цьому нове направлення не оформлюється.
Посадова особа Держаудитслужби, яка проводить ревізію, повинна надати копію програми ревізії на вимогу керівника об’єкта контролю чи його заступника.
Програму ревізії складають, керуючись наказом № 80*. Зокрема, цим наказом затверджено Примірну програму ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи. Звісно, що під час фактичного складання програми враховують особливості діяльності об’єкта контролю, а також його «слабкі» та «ризикові» місця.
* Наказ Держфінінспекції «Про затвердження Примірних програм ревізії» від14.03.2014 № 80.
Наведемо приклад такої програми.
Права ревізорів
Для того, щоб правильно побудувати взаємовідносини з ревізорами, обов’язково слід знати їх права.
Вони визначені у ст. 10 Закону № 2939.
Так, Держаудитслужбі надається право:
1) перевіряти під час держфінконтролю грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси й інші документи, які підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, документи щодо проведення закупівель, проводити перевірки фактичної наявності цінностей (коштів, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо);
2) безперешкодного доступу під час держфінконтролю на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, які належать підприємствам, установам та організаціям, що контролюються; призупиняти в межах своїх повноважень бюджетні асигнування, зупиняти операції з бюджетними коштами в установленому законодавством порядку, а також застосовувати та ініціювати застосування відповідно до закону інших заходів впливу у разі виявлення порушень законодавства;
3) залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок;
4) вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризацій основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, у разі відмови у проведенні таких інвентаризацій — звернутися до суду щодо спонукання до проведення таких інвентаризацій, а до ухвалення відповідного рішення судом — у присутності понятих та представників зазначених підприємств, установ і організацій, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на строк не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі;
під час проведення ревізій вилучати у підприємств, установ і організацій копії фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про порушення, а на підставі рішення суду — вилучати до закінчення ревізії оригінали первинних фінансово-господарських та бухгалтерських документів із складенням опису, який скріплюється підписами представника органу Держаудитслужби та керівника відповідного підприємства, відповідної установи, організації, та залишенням копій таких документів таким підприємствам, установам, організаціям;
5) одержувати від НБУ та його установ, банків та інших кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об’єктів, що контролюються, а від інших підприємств і організацій, в тому числі недержавної форми власності, що мали правові відносини із зазначеними об’єктами, — довідки і копії документів про операції та розрахунки з підприємствами, установами, організаціями;
6) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб об’єктів, що контролюються, письмові пояснення з питань, які виникають під час здійснення держфінконтролю;
7) пред’являти керівникам та іншим особам підприємств, установ та організацій, що контролюються, обов’язкові до виконання вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства, вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені ревізіями приховані і занижені валютні та інші платежі, ставити перед відповідними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування, якщо отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням чинного законодавства;
8) порушувати перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства, у судовому порядку стягувати у дохід держави кошти, отримані підконтрольними установами за незаконними договорами, без установлених законом підстав та з порушенням законодавства;
9) накладати у випадках, передбачених законодавчими актами, на керівників та інших службових осіб підконтрольних установ адміністративні стягнення;
10) звертатися до суду в інтересах держави, якщо підконтрольною установою не забезпечено виконання вимог щодо усунення виявлених під час здійснення держфінконтролю порушень законодавства з питань збереження і використання активів;
11) одержувати від державних органів та ОМС, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб — підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
12) проводити на підприємствах, в установах та організаціях зустрічні звірки з метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підприємства, установи та організації, що контролюється;
13) у разі виявлення збитків, завданих державі чи підприємству, установі, організації, що контролюється, визначати їх розмір у встановленому законодавством порядку;
14) ініціювати проведення перевірок робочими групами центральних органів виконавчої влади;
15) порушувати перед керівниками відповідних органів державної влади, ОМС, підприємств, установ та організацій питання про притягнення до відповідальності осіб, винних у допущених порушеннях.
ВАЖЛИВО!
Дії або бездіяльність посадових осіб органу Держаудитслужби можуть бути оскаржені у порядку адміністративного оскарження або до адміністративного суду
Така можливість передбачена ст. 13 Закону № 2939.
Це основні моменти, на які варто звернути увагу бухгалтеру та іншим посадовим особам установи під час підготовки до ревізії фінансово-господарської діяльності. У наступному номері розповімо про типові порушення, які виявляють ревізори під час перевірок, та пояснимо, як правильно їх усунути і завершити ревізію.
Висновки
- Бухгалтер та інші посадові особи об’єкта контролю для належного виконання своїх посадових обов’язків та, за потреби, оскарження дій ревізорів, мають чітко знати норми чинного законодавства.
- Перед проведенням ревізії бухгалтеру варто ретельно проаналізувати матеріали попередніх контрольних заходів і пропрацювати «слабкі місця».
- Керівник об’єкта контролю має забезпечити посадових осіб Держаудитслужби місцем для роботи та всіма необхідними матеріалами.
- Проведення ревізії не повинно порушувати нормального режиму роботи об’єкта контролю, на якому проводиться ревізія.
- Дії або бездіяльність посадових осіб органу Держаудитслужби можуть бути оскаржені у порядку адміністративного оскарження або до адміністративного суду.
Бюджетна бухгалтерія, лютий, 2025/№ 6
у Facebook
у Viber
у Telegram
