10528 0

Хранение и уничтожение документов: зачем, когда и как

26.06.12
Кому, как не бухгалтеру, знать ценность документов, возникающих в ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятия. Глобальный смысл любого документа, в особенности бухгалтерского, заключается в подтверждении факта осуществления той или иной хозяйственной операции. Поэтому у истинного бухгалтера к любым документам отношение трепетное и бережное. В сегодняшней статье расскажем, какие документы сколько времени нужно хранить, как должным образом уничтожить документы с истекшим сроком хранения, а также напомним об ответственности в этой сфере.


Зачем и кто должен хранить документы

Зачем хранить документы? Деятельность любого предприятия или физлица-предпринимателя не может осуществляться без документального сопровождения. В ходе предпринимательской деятельности осуществляются хозяйственные операции. Точное определение понятия «хозяйственная операция» содержится в ст. 1 Закона о бухучете — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление, называется первичным. Думаем, вопрос, зачем хранить документы, уже отпал сам собой, и так ясно, что документ — это материальное подтверждение осуществляемой хозяйственной деятельности.

В п. 44.1 НКУ также указывается, что учет доходов и расходов предприятия и других показателей ведется на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов. Запрещено формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами. О значении первичных документов читайте в статье «Первичные документы: составляем, заполняем, подписываем…» // «БН», 2011, № 39, с. 10.

В ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, в частности, сказано, что предприятие должно обеспечивать надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленного срока.

Также о необходимости хранения документов говорится в п.п. 44.3 НКУ: налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления такой отчетности. Например, декларация предоставляется в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного (налогового) месяца (п.п. 49.18.1 НКУ). Декларации за май 2012 года подаются не позднее 20 июня 2012 года. Значит, для этого случая при неподаче декларации срок в 1095 дней должен отчитываться с 21 июня 2012 года.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествующих дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Да и без соответствующих первичных документов вы не сможете отразить доходы и расходы. Ведь согласно п. 135.2 НКУ доходы определяются на основании первичных документов, подтверждающих получение налогоплательщиком доходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов. Чтобы учесть расходы при определении объекта налогообложения, также необходимо наличие первичных документов (п. 138.2 НКУ). Расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли (п.п. 139.1.9 НКУ)*. По мнению налоговых органов, налогоплательщики при ведении налогового учета по налогу на прибыль в случае утери первичных документов должны применять нормы п.п. 139.1.9 НКУ, а в других случаях — нормы п. 44.5 НКУ.

* Об этом также упоминается в письме ВАдСУ от 02.06.11 г. № 742/11/13-11.

В перечне обязанностей налогоплательщика, перечисленных в НКУ, указано, что он, в частности, обязан обеспечивать хранение документов, связанных с исполнением налоговой обязанности, в течение установленных сроков, т. е. в течение 1095 календарных дней (п.п. 16.1.12 НКУ).

Что касается хранения документов, которые свидетельствуют о фактах начисления и уплаты удерживаемых до 01.01.11 г. взносов в соцфонды (в ПФУ, ФВПТ, ФБ и ФНС), и относительно удерживаемого с 01.01.11 г. ЕВС следует учитывать следующее. Сроки хранения таких первичных документов, в отличие от правил НКУ, прежде всего зависят от проведения проверок.

По пенсионным взносам ПФУ может проверить за весь период с момента проведения предыдущей проверки. ФВПТ также вправе осуществить проверку за предыдущие годы, а в случае выявления нарушений или злоупотреблений — за более ранние периоды. ФБ вправе проверить за любой год без применения срока давности. ФНС в общем случае может проверить за весь период с момента проведения предыдущей проверки (подробнее см. Почту недели «За какие периоды фонды могут проверять документы» // «БН», 2008, № 18, с. 46 и Тему недели «Проверки соцфондов с 2011 года» // «БН», 2011, № 16, с. 33).

Что касается взимаемого ныне ЕВС, то согласно ч. 16. ст. 25 Закона о ЕВС срок давности по начислению, применению и взысканию сумм недоимки, штрафов и начисленной пени не применяется. Об этом свидетельствует и письмо ПФУ от 31.01.12 г. № 2153/03-20 (см. ком. «Документы для проверок ПФУ храним бессрочно: разъясняет Пенсионный фонд» // «БН», 2012, № 16, с. 6).

Как видим, обязанность хранить документы в течение определенного срока закреплена законодательно.

Кроме того, согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, несет ответственность, в частности, за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет. Сразу скажем, что срок в 3 года применяется не ко всем документам. Сроки хранения документов систематизированы в Перечне № 41. Однако с 01.01.13 г. будет действовать новый нормативно-правовой акт, регламентирующий сроки хранения документов — Перечень № 578. В Шпаргалке бухгалтера этого номера обобщена информация о действующих и новых сроках хранения наиболее распространенных документов.

Кто должен хранить документы? В нормах Закона о бухучете, устанавливающих обязанность хранения документов, речь идет о юрлицах. Несмотря на это, физлицам-предпринимателям также рекомендовано соблюдать общие сроки хранения документов, установленные Перечнем № 41 (см. письма Госкомархива от 25.02.02 г. № 02-160, от 02.10.01 г. № 05-923).

Плательщики единого налога, как и другие субъекты хозяйствования, должны хранить документы. Так, в письме ГНСУ от 06.01.12 г. № 432/6/15-2216є сказано, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составление которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления такой отчетности.

Порядок хранения и уничтожения документов, создаваемых в деятельности юрлиц всех форм собственности, определяют Правила работы архивных подразделений. Порядок работы с документами физлиц-предпринимателей пока не урегулирован. Но Госкомархивом предполагалась разработка такого нормативного документа (см. письмо Госкомархива от 07.06.06 г. № 03-622).


Сроки и условия хранения документов

О Перечнях № 41 и № 578. Сроки хранения типовых документов, которые образуются в результате деятельности предприятия, в настоящее время регламентируются Перечнем № 41, а с 01.01.13 г. — Перечнем № 578.

Ввиду того что эти документы имеют достаточно большой объем, на страницы газеты полностью помещать их не будем. При необходимости вы сможете самостоятельно отыскать Перечни № 41 и № 578 в полном объеме (для этого советуем обратиться к достоверному источнику — сайту ВРУ: http://rada.gov.ua/). А мы в Шпаргалке бухгалтера приведем сроки хранения наиболее распространенных документов (см. с. 23).

В Перечнях № 41 и № 578 приведены сроки хранения в разрезе двух групп предприятий:

1) в графе 3 Перечней № 41 и № 578 указаны сроки хранения для организаций, в деятельности которых образуются документы НАФ;

2) в графе 4 Перечней № 41 и № 578 содержатся сроки хранения для организаций, в деятельности которых не образуются документы НАФ.

Организации, в деятельности которых образуются документы НАФ полного и выборочного приема (государственные и коммунальные организации), передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке. Другие организации передают документы на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.

В ходе деятельности предприятий в большинстве случаев не создаются документы НАФ, поэтому в Шпаргалке бухгалтера мы приведем сроки хранения только для таких организаций.

Экспертиза ценности документа. Согласно п.п. 4.2.1 Правил работы архивных подразделений учреждения независимо от форм собственности обязаны не позднее одного года с начала деятельности обратиться в один из госархивов, в зоне комплектования которого они находятся, для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения в НАФ.

Эта процедура проводится экспертными и экспертно-проверочными комиссиями при участии владельца документов или уполномоченного им лица. Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, а также Порядок отнесения документов Национального архивного фонда к уникальным, их учета и хранения утверждены постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1004.

Внесение документов в НАФ осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии об одобрении описи дел постоянного хранения и их утверждение в установленном Госархивом порядке.

Задачей экспертной комиссии юрлица является организация и проведение экспертизы ценности документов, образовавшихся в делопроизводстве юрлица. Экспертная комиссия юрлица принимает решение об одобрении и предоставлении в экспертно-проверочную комиссию (экспертную комиссию архивного отдела райгосадминистрации, городского совета) проектов следующих документов: описи дел постоянного хранения, внесенных в НАФ, описи дел по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положение о службе делопроизводства, архивные подразделения и экспертные комиссии, аннотированные перечни уникальных документов НАФ, акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, акты об изъятии документов из НАФ.

Запрещено уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.

Согласно п.п. 4.5.1 Правил работы архивных подразделений экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства учреждения вместе с экспертной комиссией под методическим руководством архива учреждения.

Имейте в виду, что исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года (п. 2.9 Перечня № 41). Сроки хранения документов, определенные в Перечнях № 41 и № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление сроков хранения документов допускается в случаях, если это требование вызвано специфическими особенностями работы конкретной организации (п. 2.11 Перечня № 41).

Формирование номенклатуры дел. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Для центральных органов исполнительной власти, совета министров АРК и местных органов исполнительной власти создана Типовая инструкция по делопроизводству. Указанные органы должны разработать в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и утвердить по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые принадлежат к сфере их управления. Что касается обычных предприятий, на наш взгляд, при организации делопроизводства им также можно ориентироваться на Типовую инструкцию по делопроизводству.

Этапы, которые проходят уже выполненные документы от выполнения до хранения на предприятии согласно Типовой инструкции по делопроизводству, проиллюстрирован на рис. 1 на с. 27. Последующие этапы движения документа от экспертизы его ценности до передачи в архив на хранение отражены на рис. 2 на с. 28. Еще раз обратим внимание, что неукоснительно следовать нормам Типовой инструкции по делопроизводству обычные предприятия не обязаны, но ее можно взять за основу при разработке собственной инструкции по делопроизводству.


Место хранения документов

Где хранить документы? Согласно ст. 32 Закону об архивах предприятия имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным общинам, передавать документы НАФ на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Предприятия обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, к проведению экспертизы их ценности и в течение года со дня регистрации этих юрлиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.

Согласно п.п. 2.1 Правил работы архивных подразделений учреждения создают архивы для хранения документов, законченных делопроизводством, пользования ими со служебной, производственной, научной и иной целью, а также для защиты законных прав и интересов граждан. При этом руководство учреждения должно обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

То есть, по сути, место, где хранятся уже выполненные документы, называют архивом.

Пункт 2.2 Правил работы архивных подразделений предлагает нам два варианта создания архива:

1) создать архив как самостоятельную структурную часть предприятия;

2) или создать архив как часть службы делопроизводства предприятия (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. п.).

На малочисленных предприятиях ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства.

В состав документов архива, в частности, входят законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, личные архивные документы работников учреждения и другие документы (п. 2.7 Правил работы архивных подразделений).

Документы передаются в архив через 2 года после окончания их в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описям. Форма описи приведена в приложении 1 к Правилам работы архивных подразделений.

Что касается документов временного хранения, то их можно передать в архив предприятия по решению руководителя. Но на практике такие документы хранятся непосредственно в тех отделах/подразделениях предприятия, в которых их создали.

На рис. 1  представлены этапы движения документов от выполнения до хранения на предприятии.

Можно ли обойтись без архива на предприятии? Да, если у предприятия нет свободного места для организации архива, нет желания набирать дополнительный персонал или есть причина более веская, чем эти, то о хранении документов можно договориться с местным архивным учреждением. Кроме государственных архивных учреждений, есть и предприятия негосударственной собственности, которые предоставляют услуги по хранению документов. Также можно воспользоваться услугами государственных нотариальных контор (согласно п. 22 ст. 34 Закона о нотариате). Если вы воспользуетесь услугами сторонних организаций, то следует наиболее тщательно проконтролировать документальное оформление отношений, потому что эти документы подтверждают осуществление расходов (например, приказ руководителя о передаче документов на хранение в архив/другое предприятие (в нем желательно обосновать причину передачи документов в архив, например ввиду отсутствия свободного места и т. п.); акт приема-передачи выполненных работ архивного учреждения; документ об оплате услуг и т. п.).


Нюансы хранения документов

Сколько хранить документы, если налоговых проверок не было? В первую очередь обращаем ваше внимание на примечания, которые приведены в графах 5 Перечней № 41 и № 578. Документы с небольшим сроком хранения можно уничтожать только при условии завершения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (например, учетные регистры, налоговые накладные, имущественные поручения). При возникновении споров, разногласий, следственных и судебных дел такие документы должны храниться до принятия окончательного решения.

Согласно п. 44.4 НКУ, если документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, то они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней. То есть для таких документов минимальный срок хранения составляет 3 года (1095 дней), уничтожить их можно только после истечения этого срока при условии окончания проверки или окончания процедуры обжалования или судебного разбирательства.

Но судя по всему, даже если за 3 года ваше предприятие не проверили, то вы, несмотря на это, вправе избавиться от старых документов. Такой вывод можно сделать, проанализировав п. 102.1 НКУ. Так, контролирующий орган в общем случае имеет право самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика в случаях, определенных НКУ, не позднее окончания 1095 дня, следующего за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если такая налоговая декларация была подана позже, — за днем ее фактического предоставления. Если в течение указанного срока контролирующий орган не определяет сумму денежных обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого денежного обязательства, а спор по такой декларации и/или налоговому уведомлению не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке. Поэтому нецелесообразно хранить документы, которые уже не смогут послужить основанием для начисления обязательств ни самим налогоплательщиком, ни налоговым органом. Но если истечение срока в 1095 дней вдруг совпадет с периодом проверки вашего предприятия, то в таком случае вам придется дождаться окончания проверки, как того требует п. 44.4 НКУ.

Что касается документов, связанных с исчислением и уплатой взносов в соцфонды и по ЕВС, то их целесообразнее хранить за все периоды, за которые не проводилась проверка (см. письмо ПФУ от 31.01.12 г. № 2153/03-20 и ком. к нему «Документы для проверок ПФУ храним бессрочно: разъясняет Пенсионный фонд» // «БН», 2012, № 16, с. 6).

img001.gif

Рис. 1. Этапы движения документов от выполнения до хранения на предприятии

img002.gif

Рис. 2. Этапы движения документов от экспертизы его ценности до сдачи в архив

Другие нюансы хранения документов. Некоторые документы необходимо хранить до ликвидации предприятия (например, годовую финансовую отчетность, документы о переоценке основных средств, коллективные договоры).

В табл. 1 приведем ответы на некоторые распространенные вопросы, связанные с хранением документов.

Таблица 1. Нюансы хранения документов

Вопрос

Ответ

1

2

Кто на предприятии должен быть ответственным за хранение бухгалтерской документации?

Согласно п. 6.7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. То есть, как правило, главный бухгалтер не может быть ответственным за хранение документов, его задача — оформить и передать в архив. Ответственность за хранение документов обычно возлагается на работника службы делопроизводства предприятия, а если предприятие небольшое и такой службы не имеет — на выбранного руководителем работника

НКУ и Перечни № 41 и № 578 по-разному определяют продолжительность хранения некоторых документов. На какой нормативный акт необходимо ориентироваться?

Действительно, НКУ предлагает один срок хранения — 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются эти документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления данной отчетности. Перечни № 41 и № 578 более универсальны, так как содержат сроки хранения документов, о которых НКУ не упоминает. Поэтому, на наш взгляд, во избежание претензий со стороны контролирующих органов советуем ориентироваться на более продолжительный срок. То есть выбирать, где указан больший срок хранения того или иного документа — или в НКУ или в Перечнях № 41, № 578, его и соблюдать. Обратим внимание, что отсчет срока хранения НКУ и Перечни № 41, № 578 также определяют по-разному. В НКУ говорится о дате предоставления отчетности (дате предельного срока предоставления), а согласно п. 2.9 Перечня № 41 (п. 2.10 Перечня № 578) срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа. Для своей же безопасности советуем отсчитывать срок с начала нового года. Например, срок хранения документа, который был составлен 21 июля 2011 года, отсчитывать с 1 января 2012 года

В каком виде (бумажном или электронном) должны храниться отчетность, присланная в ГНС средствами телекоммуникационной связи, и полученные квитанции, удостоверяющие время и факт принятия отчетности?

Налогоплательщики могут хранить отчетность, отправленную в ГНС, средствами телекоммуникационной связи и полученные квитанции, удостоверяющие время и факт принятия отчетности, в электронном виде: в виде архива переданных в орган ГНС файлов налоговых документов с наложенными на них ЭЦП (см. консультацию в ЕБНЗ, разд. 020.03). То есть без надобности распечатывать документы не нужно(1). Подробные требования к электронным документам см. в ст. 13 Закона об электронных документах.В сокращенном варианте эти требования указаны также в п. 6.4 Положения № 88. Еще хотелось бы добавить: согласно абз. второму ст. 7 Закона об электронных документах при отправке электронного документа нескольким адресатам или его хранении на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа. Основы хранения электронных документов в архивных подразделениях регламентированы Порядком № 49

Каков срок хранения архива файлов о предоставлении отчетности органам ГНС в электронном виде (в том числе, если проверка не проводилась 3 года)?

Согласно п. 4 разд. II Инструкции № 233, налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами (в том числе с ЭЦП налогоплательщика (его должностных лиц)), поданные в соответствии с этой Инструкцией, согласно законодательству являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться в ходе судебного или досудебного разрешения споров.

Согласно ст. 13 Закона об электронных документах срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. Поэтому архив файлов о предоставлении отчетности органам ГНС в электронном виде (в том числе, если проверка не проводилась 3 года) должен храниться у налогоплательщика не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности (см. консультацию в ЕБНЗ, разд. 020.03). От себя добавим: в примерном договоре о признании электронных документов, без которого не обойтись в случае подачи отчетности в электронном виде, в п. 1.4 также упоминается о том, что налогоплательщик обязан хранить архив электронных документов в течение срока, предусмотренного законодательством для хранения налоговой отчетности на бумажных носителях(2) (об этом также говорится в письме ГНАУ от 30.07.10 г. № 5187/Н/28-8015). Сейчас этот срок установлен не менее 1095 дней

Можно ли уничтожить документы, если на предприятии имеются их копии в электронном виде?

Нет, в таком случае бумажные оригиналы документов придется хранить в течение законодательно установленных сроков. Это связано с тем, что отсканированные документы, т. е. те, которые изначально создавались не в электронном виде, не могут быть признаны электронными документами как таковыми. Вы можете возразить — на нем же видны подписи и печати, однако все равно такой отсканированный документ не является электронным в понимании Закона об электронных документах и не имеет юридической силы ввиду отсутствия на нем обязательного реквизита — ЭЦП

Какие сроки предусмотрены для хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов субъектов хозяйствования (физлиц и юрлиц), если проверка органом ГНС не проводилась более 1095 дней?

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления такой отчетности.

Налогоплательщики в случае, когда проверка органом ГНС не проводилась в течение срока, превышающего 1095 дней, должны обеспечить надлежащее хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, и сдать их в архив (см. консультацию в ЕБНЗ, разд. 020.01). На наш взгляд, хранить налоговые документы более 1095 дней не имеет смысла, так как все равно по ним налоговые органы уже не смогут доначислить налоговые обязательства в соответствии с п. 102.1 НКУ (рассуждения по этому поводу см. на с. 22)

Как быть с документами, по которым еще не истек срок хранения, а предприятие ликвидируется?

Избавиться от документов по причине ликвидации предприятия не получится. Согласно ч. 3 ст. 32 Закона об архивах в случае ликвидации юрлиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность их архивных документов по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юрлиц (все первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей) за период 1095 дней, предшествующих дате последней хозяйственной операции, — в течение 3 лет со дня сдачи в архив, документы о начислении и выплате зарплаты наемным работникам — в течение 70 лет)

Что делать, если документ поврежден или утерян?

К счастью, что делать в такой ситуации, описано в самом НКУ. Так, в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить орган ГНС по месту учета в порядке, установленном НКУ для подачи налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации (п. 44.5 НКУ) (3).Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в орган ГНС, таможенный орган.

Если была назначена проверка налогоплательщика и ее проведение стало невозможно ввиду отсутствия документации, то сроки проведения проверки переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке

(1) Согласно части 6 ст. 9 Закона о бухучете в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

(2) Примерный договор о признании электронных документов содержится в приложении 1 к Инструкции № 233.

(3)Кроме того, в п. 6.10 Положения № 88 сказано, что в случае пропажи или уничтожения документов руководитель должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также ГНИ — предприятиями в 10-дневный срок.


Уничтожение документов

Что нужно сделать перед уничтожением документов? Уничтожить документы, которые не представляют ценности для НАФ, можно только в том случае, когда истек срок их хранения.

Согласно п. 3.6 Перечня № 41 организации, в деятельности которых не образуются документы НАФ, составляют акты об изъятии для уничтожения документов после подготовки описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Акты одновременно с описями дел представляются на рассмотрение экспертной комиссии организации, после чего одобренные акты об изъятии для уничтожения вместе с описями дел по личному составу подаются на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего госархива.

Уничтожение документов производится после утверждения акта руководителем организации, если практическая потребность в них отпала и сроки их хранения исчерпаны.

Форма акта об изъятии документов для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, приведена в приложении 7 к Правилам работы архивных подразделений.

Роль предприятий вторсырья. Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки*. Дата сдачи документов их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда организации и хранятся в архиве организации (п. 3.7 Перечня № 41).

* В соответствии с письмом Госкомархивов от 12.01.01 г. № 05-26 отнесение организации к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

При незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка. Для того чтобы определить, является ли объем незначительным, предприятия могут обратиться к предприятиям по заготовке вторсырья. Эти предприятия проводят экспертизу количества документов и предоставляют заключение о том, что их объем незначителен. Если предприятие получит положительное заключение, то может провести уничтожение самостоятельно.


Ответственность за нарушения порядка хранения и уничтожения документов

Нюансы применения штрафов в сфере хранения документов. Нарушая порядок хранения и уничтожения документов, готовьтесь к достаточно существенным финансовым санкциям.

Согласно п. 3.8 Перечня № 41 нарушение сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству.

В первую очередь об ответственности за нарушения в сфере хранения документов упоминается в п. 121.1 НКУ. Кроме НКУ, о нарушениях в сфере хранения документов и ответственности за такие нарушения говорится, в частности, в УКУ и КоАП.

Кроме того, имейте в виду, что согласно п. 112.1 НКУ привлечение к финансовой ответственности налогоплательщиков за нарушение законов по вопросам налогообложения, другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не освобождает их должностных лиц при наличии соответствующих оснований от привлечения к административной или уголовной ответственности. Представляя практическую реализацию этой нормы, можно заключить, что если вас привлекли к ответственности по п. 121.1 НКУ и вы уплатили штраф в размере 510 грн., это вас не освобождает от ответственности по УКУ, КоАП.

Санкции. В табл. 2 систематизированы наиболее распространенные нарушения, связанные с хранением документов, и ответственность за них.

Таблица 2. Ответственность за нарушения в сфере хранения документов

№ п/п

Нарушение

Ответственность

Чем предусмотрена

Кто компетентен применить санкцию

1

2

3

4

5

1

Необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения и/или непредоставления налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля

Штраф в размере 510 грн.

Ч. 1 п. 121.1 НКУ

Налоговые органы

Повторное нарушение в течение года

Штраф в размере 1020 грн.

Ч. 2 п. 121.1 НКУ

2

Умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие, совершенное из корыстных побуждений или в других личных интересах

Штраф до 850 грн.

или ограничение свободы на срок до 3 лет

Ч. 1 ст. 357 УКУ

Суд

Те же действия, повлекшие нарушение работы предприятия, учреждения или организации или совершенные в отношении особо важных документов

Штраф до 1190 грн. или

ограничение свободы сроком до 3 лет, либо лишение свободы на тот же срок

Ч. 2 ст. 357 УКУ

3

Небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния

Предупреждение или наложение штрафа на граждан от 51 до 119 грн.

Ч. 1 ст. 921 КоАП

Суды (ст. 221 КоАП)

Предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц — от 85 до 170 грн.

4

Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за одно из нарушений, предусмотренных ч. 1 ст. 921 КоАП

Штраф на граждан от 119 до 340 грн.

Ч. 2 ст. 921КоАП

Штраф на должностных лиц — от 170 до 680 грн.

5

Отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка

Штраф от 136 до 255 грн.

Ч. 1 ст. 1642 КоАП

Органы государственной контрольно-ревизионной службы (ст. 2341 КоАП)

6

Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за одно из правонарушений, указанных в ч. 1 ст. 1642 КоАП

Штраф от 170 до 340 грн.

Ч. 2 ст. 1642 КоАП

7

Нарушение руководителями и другими должностными лицами предприятий, учреждений, организаций установленного законом порядка ведения налогового учета

Штраф в размере от 85 до 170 грн.

Ч. 1 ст. 1631 КоАП

Органы ГНС составляют протокол об административном правонарушении (п. 1 ст. 255 КоАП), а суд выносит решение (ст. 211 КоАП)

8

Действия, предусмотренные ч. 1 ст. 1631 КоАП, совершенные лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за то же нарушение

Штраф в размере от 170 до 255 грн.

Ч. 2 ст. 1631 КоАП

9

Необеспечение надлежащего состояния первичного учета

Штраф на должностных лиц — от 170 до 255 грн.

Ч. 1 ст. 1863 КоАП

Органы госстатистики (ст. 2443 КоАП). Органы внутренних дел (п. 1 ст. 255 КоАП)

10

Действия, предусмотренные ч. 1 ст. 1863 КоАП, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания

Штраф на должностных лиц — от 255 до 425 грн.

Ч. 2 ст. 1863 КоАП

Некоторые специалисты считают, что при умышленном уничтожении, порче, сокрытии документов и в других случаях, в которых можно заподозрить наличие умысла, существует вероятность привлечения к ответственности по ст. 364, 365 и 367 УКУ — как превышение, злоупотребление властью или служебными полномочиями, либо халатность. На наш взгляд, ответственность по этим нормам применима в сфере хранения документов в зависимости от того, к чему приведут умышленное уничтожение, порча и сокрытие документов.

На этом заканчиваем говорить о хранении документов. Таблица со сроками хранения наиболее распространенных документов помещена в Шпаргалке бухгалтера на с. 23. Надеемся, что вы соблюдали порядок хранения документов и вам не придется платить штрафы.


Документы и сокращения статьи

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.

УКУ — Уголовный кодекс Украины от 05.04.01 г. № 2341-III.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Закон об архивах — Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.

Закон о нотариате — Закон Украины «О нотариате» от 02.09.93 г. № 3425-XII.

Закон об электронных документах — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.

Перечень № 41 — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (утратит силу с 01.01.13 г.).

Перечень № 578/5 — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (вступит в силу с 01.01.13 г.).

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Правила работы архивных подразделений — Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархивов от 16.03.01 г. № 16.

Типовая инструкция по делопроизводству — Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением КМУ от 30.11.11 г. № 1242.

Инструкция № 233 — Инструкция по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.08 г. № 233.

Порядок № 49 — Порядок хранения электронных документов в архивных учреждениях, утвержденный приказом Госкомархивов от 25.04.05 г. № 49.

ЕБНЗ Единая база налоговых знаний, размещенная на сайте ГНСУ: http://sts.gov.ua/ebpz

НАФ — Национальный архивный фонд.

ЭЦП — электронная цифровая подпись.

ГНС — государственная налоговая служба.

ПФУ Пенсионный фонд Украины.

ФВПТ — Фонд социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности.

ФБ Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы.

ФНС Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины.

ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)