Щорічна додаткова відпустка: компенсуємо без звільнення

Умови для виплати компенсації

Перш за все давайте відповімо на головне запитання: а чи можна компенсувати щорічну додаткову відпустку без звільнення? Адже зазвичай відпускну компенсацію працівнику нараховують і виплачують при звільненні. І то за основну відпустку.

Так, компенсувати щорічну додаткову відпустку та ще і без звільнення можна! Але мають бути виконані важливі умови.

1. Працівник повнолітній. Заміна відпустки грошовою компенсацією можлива лише для повнолітніх працівників. Хоч при звільненні, хоч без нього. Це зафіксовано приписом ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки*: особам до 18 років заміна будь-якого виду відпустки на компенсацію не допускається.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

2. Працівник відгуляв 24 дні відпустки. Без звільнення компенсувати грошима можна частину щорічної відпустки (основну та/або додаткову), що належить працівнику за відповідний робочий рік. При цьому тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток має бути не менше 24 календарних днів (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Фахівці Мінекономіки в листі від 03.05.2023 № 4706-05/20086-09 зауважують: за бажанням працівника, лише після використання ним 24 календарних днів щорічної відпустки (за робочий рік, за який надається відпустка), за решту днів невикористаної щорічної відпустки має бути виплачено грошову компенсацію.

Не можна спочатку виплатити компенсацію за частину відпустки, а потім надати саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 № 248/13/116-14).

І ще варто зауважити: компенсації без звільнення підлягає щорічна відпустка. А до неї належать як основна, так і додаткові: за шкідливість та особливий характер праці (ст. 4 Закону про відпустки). А ще додаткові відпустки, передбачені законами. Наприклад, за стаж державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.

Роботодавець не може відмовити працівнику у виплаті грошової компенсації, якщо виконано всі умови для її отримання.

Для того щоб отримати компенсацію, працівник повинен написати заяву в довільній формі. На її підставі роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження).

3. Працівник перед військовою службою. З 24.12.2023 з’явилась категорія працівників, яким можна надавати компенсацію за всі не використані ними дні щорічної відпустки та додаткової соціальної на дітей. Без звільнення і виконання умови використання 24 днів. Це працівники, призвані або прийняті на військову службу (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки):

• на строкову військову службу;
• військову службу за призовом осіб офіцерського складу;
• військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період;
• військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період;
• військову службу за контрактом.

Виплачувати компенсацію слід лише за їх бажанням. А воно має бути оформлено заявою, поданою не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу. До речі, приклад заяви та наказу про виплату компенсації працівнику, який пішов захищати нашу країну, наведено у журналі «Кадровику», № 4.

Як порахувати компенсацію?

Рахуючи відпускні та компенсацію за невикористану відпустку, керуємося нормами Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Зазвичай для обчислення середньої зарплати розрахунковим періодом є 12 місяців, які передують відповідній події. Із відпускними все просто. Тут відповідною подією є місяць початку відпустки. А от із компенсацією ситуація дещо інша.

Подією для визначення розрахункового періоду при обчисленні відпускної компенсації є дата наказу про нарахування і виплату грошової компенсації

Але з 12.09.2023 маємо ще одну заковику в розрахунку компенсації. Нагадаємо, відпускних (коли саме гуляють відпустку, а не замінюють її грошима) ці правила не стосуються.

Отже, для розрахунку відпускної компенсації вирішальним є рік набуття права на відпустку. Середню зарплату за дні невикористаної відпустки, зароблені:

• до 31.12.2023, рахують виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році;
• з 01.01.2024, — за загальними правилами, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

А тепер нарешті розглянемо приклад. І не аби який «зі стелі», а реальний від нашої читачки.

Приклад. Працівник у заяві від 26.07.2024 просить компенсувати йому без звільнення невикористані дні відпустки за ненормований робочий день за робочі роки 25.09.2021 — 24.09.2022 та 25.09.2022 — 24.09.2023. По 7 календарних днів за кожен відпрацьований робочий рік. Щорічна основна відпустка за ці роки в кількості 24 календарних дні використана. Як правильно порахувати компенсацію?

По-перше, відпустка за ненормований робочий день належить до щорічних додаткових. Тож теоретично її можна компенсувати.

По-друге, по 24 календарних дні щорічної основної відпустки за відповідні робочі роки використано. Тому щорічну додаткову відпустку можна компенсувати грошима без звільнення.

По-третє, усі 14 днів додаткової відпустки (7 + 7) зароблені до 31.12.2023. А отже, діють спецправила розрахунку відпускної компенсації: треба брати виплати за 2023 рік.

І звідси випливає по-четверте: для визначення розрахункового періоду дата наказу про нарахування відпускної компенсації не важлива. При застосуванні особливих правил 2023 року розрахунковим періодом є січень — грудень 2023 року.

Дохід (який ураховується при розрахунку відпускної компенсації) за 2023 рік становить 105240 грн.

Середньоденна зарплата дорівнює:

105240 грн : 365 к. дн. = 288,33 грн,

де 365 к. дн. — кількість календарних днів у розрахунковому періоді січень — грудень 2023 року (неробочі та святкові дні за ст. 73 КЗпП під час дії воєнного стану є звичайними, тому не віднімаємо їх із загальної кількості).

Сума відпускної компенсації дорівнює:

288,33 грн х 14 к. дн. = 4036,62 грн,

де 14 к. дн. — загальна кількість днів невикористаної додаткової відпустки за ненормований робочий день.

До речі, якщо у 2023 році не було заробітку, то компенсацію слід рахувати із посадового окладу, встановленого працівникові на момент розрахунку компенсації. А якщо він менший за поточну мінзарплату, то слід брати МЗП. Детально про це читайте у статті «Компенсація відпустки у 2024 році: рік без заробітку» // «Оплата праці», 2024, № 2.

Висновки

• Без звільнення компенсувати грошима можна частину щорічної відпустки (основну та/або додаткову), що належить працівнику за відповідний робочий рік. Але тільки після використання ним 24 календарних днів щорічної відпустки за відповідний робочий рік.
• Середню для відпускної компенсації за дні невикористаної відпустки, зароблені до 31.12.2023, рахують виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
• Якщо у 2023 році не було заробітку, то компенсацію слід рахувати із посадового окладу, встановленого працівникові на момент розрахунку компенсації. А якщо він менший за поточну мінзарплату, то слід брати МЗП.