Розраховуємо суму відпускних. Шпаргалка для бухгалтера
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
У цій статті розглянемо механізм обчислення суми оплати за період щорічної відпустки. Керуватимемося Порядком № 100, а також братимемо до уваги роз’яснення Мінекономіки. Навіщо знати думку цього відомства? Річ у тім, що саме Мінекономіки КМУ надав право роз’яснювати питання обчислення середньої зарплати за Порядком № 100 (див. п. 2 постанови КМУ від 08.02.95 № 100).
Що стосується обчислення суми компенсації за невикористані дні відпустки, то про її розрахунок ви могли прочитати в статті «Компенсація відпустки: настав час двох розрахункових періодів» // «Податки & бухоблік», 2024, № 16. Також цю тему піднімемо в одному з найближчих номерів нашого журналу. А зараз залишимо її за бортом, зосередившись саме на обчисленні суми випускних за період відпустки.
Розрахунок у формулах
Розрахунок відпускних (В) можна представити у вигляді формули:
В = Д x ЗПсер,
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗПсер — середньоденна зарплата.
У свою чергу, середньоденну зарплату в загальному випадку знаходимо так:
ЗПсер = ЗП : (К - Св - Ч),
де ЗП — сума зарплати та інших виплат за розрахунковий період, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припали на розрахунковий період (за наявності);
Ч — час у розрахунковому періоді, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Якщо ж у працівника в розрахунковому періоді відсутня зарплата чи відсутній розрахунковий період, то розрахунок середньої зарплати проводять з окладу (тарифної ставки) працівника, що діє в місяці, на який припав початок відпустки (початок перенесеної/продовженої відпустки).
Проте якщо такий оклад (ставка) нижчий за мінзарплату (далі — МЗП), розрахунок проводимо з МЗП. Також ураховуємо зайнятість працівника. Формула для розрахунку середньоденної зарплати в такому випадку матиме такий вигляд:
ЗПсер = ОМЗП х З х 12 : (К - Св),
де ОМЗП — оклад працівника, а якщо він менший за МЗП, то МЗП;
З — зайнятість працівника. Якщо у працівника повна зайнятість, то З = 1. Якщо ж він працює на умовах неповного робочого часу, то З = частці штатної одиниці, яку обіймає працівник (0,25, 0,5, 0,75 тощо);
12 — кількість місяців умовного розрахункового періоду.
Вчимося обчислювати середньоденну зарплату. А почнемо з визначення розрахункового періоду, за який обчислюють середню відпускну зарплату.
Розрахунковий період
Правильно визначити розрахунковий період для обчислення суми відпускних вам допоможе інформація, наведена в табл. 1.
Таблиця 1. Правила визначення розрахункового періоду
|
У трудових відносинах |
Розрахунковий період |
|
Приклад визначення |
|
|
Більше року |
12 календарних місяців* роботи у цього роботодавця, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки |
|
Приклад 1. Працівник, якого було прийнято на роботу в 2010 році, йде у щорічну відпустку з 01.05.2024. Розрахунковий період: травень 2023 року — квітень 2024 року |
|
|
Менше року |
Фактична кількість повністю відпрацьованих* (з 1-го до 1-го числа) календарних місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки |
|
Приклад 2. Працівник, якого було прийнято на роботу з 03.04.2023 (1 та 2 квітня — вихідні дні*), йде у щорічну відпустку з 29.04.2024. Розрахунковий період: квітень 2023 року — березень 2024 року. Приклад 3. Працівник, якого було прийнято на роботу з 04.04.2023, йде у щорічну відпустку з 29.04.2024. Розрахунковий період: травень 2023 року — березень 2024 року |
|
|
Менше повністю відпрацьованого календарного місяця |
Умовний: 12 календарних місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки |
|
Приклад 4. Працівниця, яку було прийнято на роботу з 06.03.2024, йде у відпустку на дітей з 29.04.2024. Розрахунковий період умовний: квітень 2023 року — березень 2024 року |
|
|
* Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо до розрахункового періоду як повний місяць. |
|
Після того, як визначили розрахунковий період для обчислення відпускної середньоденної зарплати, обчислюємо кількість календарних днів та суму виплат у ньому, що візьмуть участь у розрахунку.
Дні в розрахунку середньої
Середньоденну відпускну зарплату обчислюємо в розрахунку на 1 календарний день. Проте до розрахунку потрапляють не всі календарні дні, що припадають на розрахунковий період, виняток — дні, які перелічені в табл. 2.
Таблиця 2. Дні (періоди), що не враховуємо до загальної кількості днів у розрахунковому періоді при розрахунку середньої зарплати
|
№ з/п |
Дні (періоди), що виключаємо із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді |
|
1 |
Святкові та неробочі дні, що є такими в період дії ст. 73 КЗпП |
|
З 24.03.2022 на період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Тож, визначаючи розрахунковий період для обчислення суми відпускних сьогодні, ви не матимете таких днів у розрахунковому періоді. Якщо ж ви під час дії воєнного стану надавали працівникам додаткові дні відпочинку замість святкових/неробочих днів, то їх залишаєте в розрахунку |
|
|
2 |
Час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану |
|
Якщо підприємство нараховувало зарплату працівникам, але наразі через бойові дії не має доступу до цих відомостей або до їх частини, то при розрахунку середньої зарплати виключаємо час, за який такі відомості відсутні |
|
|
3 |
Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково |
|
Це, наприклад, час: — відпустки для догляду за дитиною до 3 років; — будь-якої відпустки без збереження зарплати, у тому числі для догляду за дитиною до 6 (16, 18 років); — призупинення дії трудового договору; — військової служби, за який не зберігалася середня зарплата або який з 19.07.2022 за рішенням роботодавця був оплачений частково, тобто нижче середнього заробітку; — простою, оплаченого частково, а саме в розмірі меншому, ніж середній заробіток працівника, наприклад, виходячи з 2/3 окладу. Зверніть увагу, що у випадку з простоєм викидаємо весь період простою, визначений відповідним наказом, а не тільки робочі дні, які припали на період простою (лист Мінекономіки від 04.08.2020 № 3511-06/48200-07); — на який припадають робочі дні, невідпрацьовані працівниками у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого тижня, встановленого з ініціативи роботодавця. Детально цей випадок розбираємо в статті «Неповний робочий час: що з відпускними?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33; — тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, протягом яких працівник не працював, проте вони не були оплачені в силу вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (ср. 025135600). Наприклад, період тимчасової непрацездатності працівника-сумісника або ж дні лікарняного з «алкогольною» відміткою |
|
Приклад 5. Працівниця, що прийнята за сумісництвом, йде у щорічну відпустку з 01.05.2024. У розрахунковому періоді (травень 2023 року — квітень 2024 року, 366 к. дн.) вона:
- з 02.10.2023 по 30.12.2023 (90 к. дн.) перебувала у відпустці без збереження зарплати за свій рахунок, наданій їй як внутрішньо переміщений особі, на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136;
- з 05.02.2024 по 19.02.2024 перебувала на лікарняному. За таким лікарняним було нараховано тільки оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності. Решта днів хвороби (10 к. дн.) роботодавцем за сумісництвом оплачені не були.
Інший час відпрацьовано повністю.
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати:
366 - 90 - 10 = 266 (к. дн.).
Виплати в розрахунку середньої
Виплати. При розрахунку середньоденної зарплати враховуємо:
1) усі виплати, що входять до складу заробітної плати, за винятком тих, що перелічені в п. 4 Порядку № 100 та зібрані нами в табл. 3 нижче;
2) лікарняні та допомогу по вагітності та пологах (див. лист Мінекономіки від 06.01.2021 № 4709-06/524-07).
Зверніть увагу: якщо в розрахунковому періоді є час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним заробіток зберігався частково (наприклад, час простою, оплачений у розмірі 2/3 окладу; час військової служби, за який роботодавець добровільно нараховував оплату в розмірі, меншому за середню зарплату), то і такий час, і його оплату виключаємо з розрахунку.
Таблиця 3. Виплати, що перелічені в п. 4 Порядку № 100 та не враховуються при розрахунку відпускних
|
№ з/п |
Виплати, що визначені п. 4 Порядку № 100, як такі, що не беруть участі в розрахунку відпускної середньоденної зарплати |
|
1 |
Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками) |
|
2 |
Одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо) |
|
3 |
Компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових) |
|
4 |
Премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) |
|
5 |
Грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
|
6 |
Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати |
|
7 |
Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором |
|
8 |
Вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування |
|
9 |
Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку |
|
10 |
Виплати, пов’язані з святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
|
11 |
Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування |
|
12 |
Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством). Тобто в загальному випадку середньоденну зарплату за основним місцем роботи та за сумісництвом розраховуємо окремо |
|
13 |
Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
|
14 |
Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства |
|
15 |
Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати |
|
16 |
Заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму |
|
17 |
Винагороди державним виконавцям |
|
18 |
Грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків |
Порядок включення виплат. За загальним правилом, суми нарахованої зарплати, лікарняні та допомогу по вагітності та пологах враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані. Тобто
не має значення, в якому місяці нарахована зарплатна/непрацездатна виплата. Її слід віднести до того місяця, за який вона нарахована
Це справедливо й для ситуації, коли такі виплати донараховуєте/сторнуєте. Їх обов’язково відносите до того періоду, за який вони були здійснені.
Виняток із цього правила — премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період, наприклад, винагорода за підсумками роботи за рік (далі — премії). Їх ураховуємо (1) в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, (2) починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Тобто якщо це:
— щомісячна премія, то її враховуємо в заробіток 1 місяця, а саме того, в якому вона нарахована. Наприклад, премію за квітень, нараховану у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Премію за квітень, нараховану у травні, враховуємо в заробіток травня;
— премія, нарахована за квартал, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 3 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 2 місяці);
— винагорода за рік, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 12 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 11 місяців).
При такому розподілі не має значення, потрапив місяць нарахування премії до розрахункового періоду чи ні.
Премія (її частина) візьме участь у розрахунку середньої, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які вона розподіляється
Як визначити суму премії, що візьме участь у розрахунку середньої у складі зарплати відповідного місяця? Потрібно загальну суму премії розділити на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована, та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період. І так за кожним місяцем, що увійшов до розрахункового періоду та на який розподіляється премія.
Крім того, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, під час обчислення середньої враховуємо суму у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії.
Детально про включення місячних, квартальних та річних премій до розрахунку відпускних, читайте в наступних статтях цього тематичного номера («Податки & бухоблік», 2024, № 33). Тут же розглянемо порядок включення зарплати (крім премій) до розрахунку середньої зарплати.
Приклад 6. Працівник йде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 01.05.2024. У розрахунковому періоді (травень 2023 року — квітень 2024 року, 366 к. дн.) він з 1 по 24 травня 2023 року перебував у щорічній відпустці, проте відпускні за її час (15600 грн) були нараховані у квітні 2023 року (тобто за межами розрахункового періоду). Сума зарплати за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді — 258000 грн. Крім того, у травні 2023 року йому було надано матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 23000 грн, а в березні 2024 року — премію до ювілею в розмірі 8000 грн. Інших нарахувань не було.
При розрахунку відпускної середньоденної зарплати не враховуємо в загальну суму зарплати в розрахунковому періоді:
— матеріальну допомогу незалежно від того, оподатковувана вона чи ні (див. п. 2 табл. 4 вище, а також лист Мінпраці від 13.12.2005 № 694/13/84-05).
— премію до ювілею (див. п. 10 табл. 4 вище).
Що стосується суми відпускних за травень, що нараховані у квітні 2023 року, то їх відносимо до місяця, за який вони нараховані. У результаті ці відпускні візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати.
Середньоденна зарплата становитиме:
(258000 + 15600) : 366 = 747,54 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнює:
747,54 х 24 = 17940,96 (грн).
Увага!
Якщо в розрахунковому періоді відсутній заробіток, то розрахунок середньоденної зарплати проводимо виходячи з окладу працівника або МЗП, якщо оклад нижчий за МЗП
Про такий розрахунок детально говоримо в статті «Розрахунок відпускних: якщо немає зарплати» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33. Звісно, без прикладів не обійдемося.
ВИСНОВКИ
- У загальному випадку відпускну середньоденну зарплату обчислюємо за розрахунковий період, що складають 12 календарних місяців роботи у роботодавця, які передують місяцю, на який припадає початок відпустки.
- При визначенні кількості календарних днів, що візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати, не враховуємо (1) святкові та неробочі дні, що були такими в період дії ст. 73 КЗпП, (2) час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також (3) час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
- При розрахунку середньоденної зарплати суми нарахованої зарплати враховуємо в тих місяцях, за які вони нараховані. Виняток — премії. Їх ураховуємо в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
%20(1).png){kind=logo}
