Оперативне подання відомостей до ПФУ: відповіді на запитання

Чи на всіх працівників подавати

Критично важливе підприємство повинно оперативно подавати відомості до ПФУ на всіх працівників, чи лише на військовозобов’язаних або вже заброньованих?

На наш погляд, оперативно подавати відомості до ПФУ потрібно на всіх працівників критично важливого підприємства. Зараз пояснимо чому.

У п.п. 3 п. 3 постанови № 650* зазначено, що підприємства, установи та організації, які є критично важливими, повинні подавати до ПФУ відомості про:

• прийняття працівника на роботу;
• переміщення його з одного до іншого структурного підрозділу;
• переведення на іншу постійну посаду або роботу;
• звільнення;
• поновлення на роботі;
• тимчасове припинення / відновлення дії трудового договору.

* Постанова КМУ «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану» від 05.06.2024 № 650.

Водночас, що це за працівник (тільки військовозобов’язаний чи заброньований) — у п.п. 3 п. 3 постанови № 650 не сказано. То як бути?

У пошуку відповіді на це питання ми звернулися одразу до ПФУ (направили відповідний запит). Проте у своєму листі від 18.08.2024 № 35031-42264/Ж-05/8-2800/24 пенсійники зазначили, що ПФУ не наділений повноваженнями визначати осіб, на яких поширюється дія постанови № 650. Тому доведеться шукати відповідь самостійно.

Але тут не все так просто. Якщо детально проаналізувати норми постанови № 650, то з одного боку, логічно дійти висновку, що відомості до ПФУ потрібно передавати виключно щодо військовозобов’язаних працівників, адже:

• цей документ був прийнятий з метою вирішення питань щодо бронювання працівників (а забронювати можна лише військовозобов’язаних);
• відомості до ПФУ передаються роботодавцями виключно з метою ухвалення рішень про бронювання працівників.

Водночас не забувайте, що:

• у п.п. 3 п. 3 постанови № 650 не визначено, по яких саме працівниках треба оперативно подавати відомості до ПФУ. Є лише обов’язок підприємств, установ, організацій подавати таку інформацію пенсійникам. Причому жодних винятків не передбачено;
• у п. 5 постанови № 650 йдеться про передачу відомостей про трудові відносини з працівниками віком від 17 до 60 років та забезпечення взаємодії між реєстром застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Тобто обмежуватися лише військовозобов’язаними тут не можна.

Враховуючи це, а також те, що інших офіційних роз’яснень з цього приводу не було, вважаємо, що наразі доцільно все ж таки оперативно подавати відомості до ПФУ на всіх працівників підприємства, установи, організації.

Чи можна НЕ подавати

Орган місцевого самоврядування забронював 50 % військовозобов’язаних працівників (вибрав увесь ліміт) на весь строк проведення мобілізації. Чи потрібно йому після цього оперативно подавати відомості до ПФУ?

Так, потрібно. Адже п.п. 3 п. 3 постанови № 650 встановлено обов’язок для органів місцевого самоврядування оперативно подавати до ПФУ відомості про прийняття, переміщення, переведення, звільнення, поновлення на роботі працівників, а також призупинення / відновлення дії трудового договору з ними.

У цій нормі не вказано, що орган місцевого самоврядування може відмовитися від подання відомостей до ПФУ або припинити подавати відомості до ПФУ через те, що необхідна кількість працівників вже заброньована на весь період мобілізації.

Тому навіть у тому випадку, коли ОМС забронював вже максимально дозволену кількість працівників, та ще й на весь строк проведення мобілізації, він все одно має продовжувати оперативно подавати відомості до ПФУ (за наявності) по всіх працівниках такого органу, як того вимагає п.п. 3 п. 3 постанови № 650, оскільки будь-яких винятків щодо передачі відомостей до ПФУ цією нормою не передбачено.

Як це впливає на ЕТК

Якщо підприємство оперативно подало відомості до ПФУ по працівниках, чи треба ще передавати таку інформацію класичним способом?

Так, потрібно. І ось чому.

Оперативна передача відомостей до ПФУ була запроваджена з єдиною метою — забезпечити швидке потрапляння даних про трудову діяльність працівника до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр соцстрахування). А саме — протягом доби.

Для чого? Щоб підприємства, установи, організації могли хутко та без зайвого клопоту забронювати своїх працівників через портал Дія.

Покладатися в цьому питанні на Об’єднаний звіт не можна. Адже ця звітність наразі є квартальною. Термін її подання досить тривалий (40 календарних днів після звітного кварталу). Ба більше, деяких даних, необхідних для прийняття рішення щодо бронювання працівників, у ньому немає.

Тому Пенсійний фонд на виконання вимог п. 6 постанови № 650 створив на порталі ПФУ окремий сервіс — «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)».

Як із ним працювати, ми докладно писали у статті «Критично важливі підприємства: як подати відомості про працівників до ПФУ» // «Податки & бухоблік», 2024, № 56.

Але зауважте, що

записи, введенні за допомогою сервісу «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» не формують записи в електронній трудовій книжці (ЕТК)

Відомості про трудову діяльність працівника потрапляють до ЕТК, як і раніше, виключно на підставі даних:

• зазначених у Об’єднаній звітності;
• поданих через сервіс «Відомості про трудові відносини робітника» на порталі ПФУ. Детальніше, як це відбувається, читайте у статті «Електронні трудові книжки: загальні питання» // «Оплата праці», 2024, № 11.

Тому навіть після передачі оперативних даних до ПФУ роботодавцю все одно доведеться вносити відомості про трудову діяльність такого працівника до його ЕТК класичним способом.

В який строк подавати

26.08.2024 оформлено наказ про прийняття на роботу Сидоренка І. І. на посаду сторожа. Дата прийняття — 31.08.2024 (це субота — вихідний день у відділу кадрів). Чи можна в такому випадку відомості про трудові відносини оперативно подати до ПФУ раніше (30.08.2024 — п’ятниця)?

Ні. Якщо працівника прийнято на роботу 31.08.2024, то оперативно подати відомості до ПФУ 30.08.2024 не вийде. Зараз пояснимо чому.

Справа в тому, що у п.п. 3 п. 3 постанови № 650 чітко визначений строк, у який критично важливі підприємства, установи, організації повинні оперативно подавати відомості до ПФУ — не пізніше ніж протягом наступного дня після певної події (прийняття на роботу, переведення, переміщення, звільнення тощо).

Зверніть увагу:

• дата оформлення відповідного наказу (розпорядження) тут ролі не відіграє;
• відлік ведеться у календарних днях.

Відповідно до цих вимог ПФУ налаштував і роботу сервісу «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)», через який подаються оперативні відомості.

Відповідно, якщо датою прийняття Сидоренка І. І. на роботу буде 31.08.2024, то портал ПФУ дозволить підприємству оперативно подати відомості про початок трудових відносин не пізніше 01.09.2024. Тобто 31.08.2024 (у суботу), та 01.09.2024 (у неділю).

Звісно, 01.09.2024 також є вихідним днем для відділу кадрів, тому оперативно подати відомості про прийнятого працівника у цей день теж не вийде. Як бути?

Аби уникати таких ситуацій, радимо не приймати працівників на роботу у вихідні дні для відділу кадрів, а намагатися робити це у робочі дні тижня. Наприклад, в нашому випадку, прийняття на роботу Сидоренка І. І. можна оформити раніше — у п’ятницю (30.08.2024). В таком уразі підприємство матиме можливість оперативно подати відомості до ПФУ вчасно. А саме — протягом 30.08.2024.

26.08.2024 на критично важливому підприємстві видано наказ про переведення працівника на іншу посаду. Дата переведення — 29.08.2024. Якою датою слід подавати відомості про зміну в трудових відносинах до ПФУ?

Відомості слід подати не пізніше 30.08.2024. Зараз пояснимо чому.

Відповідно до п.п. 3 п. 3 постанови № 650 підприємства, що належать до критичної інфраструктури, мають подавати до ПФУ відомості про трудові відносини із працівниками, зокрема про переведення їх на іншу посаду, не пізніше ніж протягом наступного дня після такої події.

Тобто якщо працівника буде переведено на іншу посаду 29.08.2024, то повідомлення про зміну в трудових відносинах у цьому випадку слід подати не пізніше 30.08.2024. Той факт, що наказ про переведення було видано раніше (26.08.2024), на строк подання відомостей не впливає.

Чи є відповідальність

Критично важливе підприємство своєчасно не подало до ПФУ відомості про прийняття / звільнення працівників у період з 08.06.2024 по 31.07.2024. Чи загрожує йому якась відповідальність?

Штрафу бути не повинно. Пояснимо.

Після впровадження нового сервісу для оперативного подання трудових відомостей на порталі ПФУ пенсійники встановили апробаційний період. Протягом цього часу (до 01.08.2024) роботодавці мали змогу подавати трудові відомості про працівників за період з 08.06.2024 по 31.07.2024 без дотримання строку, встановленого п.п. 3 п. 3 постанови № 650.

А от починаючи

з 01.08.2024 оперативно подавати відомості про зміни в трудових відносинах можна лише не пізніше ніж протягом наступного дня після відповідної події

На жаль, деякі роботодавці не встигли скористатися таким апробаційним періодом. В цьому випадку відомості про прийняття / звільнення працівників у період 08.06.2024 по 31.07.2024 зможуть потрапити до реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування виключно традиційними способом (через Об’єднану звітність або через сервіс «Відомості про трудову діяльність» на порталі ПФУ).

Чи загрожує таким роботодавцям якась відповідальність? Якщо проаналізувати постанову № 650, то цим документом прямої відповідальності за порушення строків подання оперативної інформації до ПФУ не передбачено.

Однак не забуваємо про ст. 210¹ КУпАП*. Нагадаємо, що за цією нормою на посадових осіб підприємства може бути накладений штраф у разі порушення ними законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в особливий період.

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Враховуючи те, що бронювання працівників на період мобілізації та на воєнний час входить до мобілізаційної підготовки, порушувати строки, передбачені для оперативного подання відомостей, не варто.

Водночас нагадаємо, що штрафи, передбачені ст. 210¹ КУпАП, не застосовуються в разі можливості отримання Міноборони персональних даних призовника, військовозобов’язаного, резервіста шляхом електронної інформаційної взаємодії з іншими інформаційно-комунікаційними системами, реєстрами (у тому числі публічними), базами (банками) даних, держателями (розпорядниками, адміністраторами) яких є державні органи (примітка до ст. 210 КУпАП).

Тому якщо Міноборони отримає відомості про трудову діяльність працівника з інших джерел, штрафи за ст. 210¹ КУпАП застосовуватися не повинні.

А отже, аби уникнути претензій перевіряючих, роботодавцю в цьому випадку є сенс надати необхідну інформацію за допомогою іншого блоку «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини».

Висновки

• Оперативно подавати відомості до ПФУ слід про всіх працівників підприємства.
• Відмову від подання відомостей до ПФУ або припинення подання відомостей до ПФУ з будь-яких причин постановою № 650 не передбачено.
• Записи, введенні за допомогою сервісу «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» не формують записи в електронній трудовій книжці працівника.
• Подавати відомості до ПФУ слід не пізніше ніж протягом наступного дня після певної події (прийняття на роботу, переведення, переміщення, звільнення тощо).
• В разі порушення строків подання відомостей варто подати таку інформацію за допомогою іншого блоку «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини».