Номенклатура справ у військових адміністраціях населених пунктів
Військова адміністрація населеного пункту, відповідно до норм Закону України «Про правовий режим воєнного стану» є тимчасовим державним органом. З урахуванням цього на її діяльність поширюються дія норм як постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі - Постанова № 55) та наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 «Про затвердження Правил діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (далі – Правила № 1000/5).
Пунктом 6 Правил № 1000/5 визначено, що відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Тож, у військовій адміністрації населеного пункту це буде начальник військової адміністрації.
Номенклатура справ, згідно з визначенням у цих Правилах - обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Існують такі види номенклатур справ:
|
Типова
|
типові або примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ та строків їх зберігання
|
|
примірна |
|
|
номенклатура справ установи
|
типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом
примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер
|
|
номенклатура справ структурного підрозділу |
|
|
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ. |
|
Номенклатура справ військової адміністрації населеного пункту буде мати свої особливості!
По-перше. Військова адміністрація населеного пункту є тимчасовим органом, номенклатура справ, яка ведеться в ньому, також є тимчасовою.
По-друге. Військова адміністрація населеного пункту тимчасово здійснює повноваження місцевого самоврядування, і це зумовлює необхідність врахування цієї особливості при затвердженні номенклатури.
Не зважаючи на те, що військова адміністрація є державним та тимчасовим органом, вона виконує повноваження органів місцевого самоврядування.
Таким чином, затверджуючи номенклатуру справ військової адміністрації населеного пункту, варто орієнтуватися на ту номенклатуру справ, яка була затверджена у відповідному органі місцевого самоврядування до утворення військової адміністрації.
Таким чином буде збережено послідовність діяльності з реалізації функцій місцевого самоврядування, водночас, буде відокремлена діяльність військової адміністрації.
Під час розробки та затвердження номенклатури справ необхідно враховувати також положення Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення. Перелік, також, використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
Погоджена ЕПК (експертно-перевірною комісією) відповідного державного архіву номенклатура справ затверджується начальником військової адміністрації населеного пункту.
