20985 0

Складаємо графік відпусток — розклад релаксу для працівників на 2016 рік

23.10.15
Як упорядкувати час надання відпусток? Відповідь тільки одна — скласти графік відпусток. Це справжній помічник для кадрового спеца, адже він дає змогу розпланувати використання відпусток працівниками. Грамотно складений графік відпусток не допускає ситуацій, коли працівники одного фаху/відділу відпочивають «оптом» і виконувати їх обов’язки просто нікому. Традиційно графік відпусток на майбутній рік складають в останні місяці поточного року. Тож саме час подбати про релакс-розклад на 2016 рік! Скласти його за усіма правилами допоможе ця стаття.

Автор: Бєлєвцова Людмила, експерт з питань оплати праці (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)

ГРАФІК ВІДПУСТОК: РЕГЛАМЕНТАЦІЯ І ФОРМА

Наявність графіка відпусток продиктована не тільки практичною зручністю. Справа у тому, що трудове законодавство приписує: графік відпусток на відповідний рік обов’язково складають в установі (незалежно від кількості працівників) і це беззаперечно. Однак у трудо-законах регламенту його складання присвячено не так вже й багато — ч. 4 і 5 ст. 79 КЗпП, а також ч. 10 і 11 Закону № 504 (ср. 031233400). При цьому згадані частини КЗпП і Закону № 504 є ідентичними.

Тож напрацьований практичний досвід у такому процесі — тільки на користь. Він знадобиться, зокрема, при розробленні форми графіка відпусток, адже на нормативному рівні така форма не визначена.

Зверніть увагу! В установі самостійно визначають «шаблон» для графіка відпусток.

Як може виглядати графік відпусток? Ми пропонуємо власний варіант з усіма необхідними елементами (див. рис. 1 нижче). Звісно, що ваша форма може відрізнятися від запропонованого зразка.

 Зразок графіка відпусток

Рис. 1. Зразок графіка відпусток

КЗпП і Закон № 504 не містять приписів про граничний строк складання графіка відпусток на відповідний рік. Але про такий строк згадується у Типових правилах внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213 (застосовується на підставіпостанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII). У цих Типових правилах сказано: «графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року».

Не виключено, що початок відпустки працівника припаде вже на першу декаду січня. Тому не радимо зволікати із складанням графіка відпусток на наступний рік. З урахуванням цього

на практиці графік відпусток на майбутній рік складають у жовтні — грудні поточного року.

Виходить, що вже зараз має розпочатися процес формування графіка відпусток на 2016 рік. Але тільки вписати прізвища і дані працівників у наведену вище форму замало. Річ у тім, що трудове законодавство буквально насичене нюансами, які необхідно врахувати при складанні графіка відпусток. Про них — у наступному розділі.

ЗАНОТОВУЄМО ПРАВИЛА ДЛЯ СКЛАДАННЯ ГРАФІКА ВІДПУСТОК

З формою графіка відпусток визначилися. Так і кортить за один раз розпланувати відпустки працівників та й покінчити з цим обов’язком. Не кваптеся — поспіх тут не доречний. Пояснимо: трудове законодавство містить приписи з приводу надання обов’язкових відпусток. Так от більшість із них треба врахувати вже на етапі складання графіка відпусток на наступний рік. Де їх шукати? Ми зібрали топ-8 правил, які вам знадобляться при плануванні відпусток.

Правило 1. До графіка відпусток включаємо усі обов’язково-оплачувані відпустки.

Норми ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону № 504 диктують роботодавцю скласти графік відпусток, де розпланувати лише щорічні відпустки.Порада: ми вважаємо, що раціонально у такому графіку прописати періоди усіх відпусток, які мають оплатний і обов’язковий характер (див. рис. 2 нижче). Таким чином ви точно знатиме усі дні відсутності працівників через реалізацію ними права на обов’язкові відпустки. Погодьтеся, що це дозволить налагодити ефективну роботу як конкретного відділу, так і всієї установи.

* Із цього приводу читайте статтю «Додаткова відпустка держслужбовцям: 10 перлин» // спецвипуск «ОП», 2015, № 12/1, с. 11.

** Подробиці — у консультації фахівця «Триденна додаткова відпустка медпрацівникам: кому та за яких умов надають» // «ОП», 2014, № 20, с. 30.

 Перелік оплачуваних відпусток, які враховують при складанні графіка відпусток

Рис. 2. Перелік оплачуваних відпусток, які враховують при складанні графіка відпусток

Не включайте до графіка відпусток навчальну відпустку (спецвипуск «ОП», 2015, № 18/1, с. 9). Вона дійсно є оплачуваною і має обов’язковий характер за основним місцем роботи, але період її надання визначає освітній заклад, в якому навчається працівник. Тому розпланувати заздалегідь, коли саме працівник нею скористається, проблемно.

Правило 2. При формуванні графіка відпусток враховуйте усіх працівників.

Право на відпустки мають усі особи, з якими укладено трудовий договір (усно чи письмово). Вони вважаються працівниками із правом на відпустки. Тому до графіка відпустки включайте усіх працівників, у тому числі сезонних та тимчасових працівників, працівників-сумісників, працівників, з якими укладені строкові трудові договори.

Візьміть на замітку! Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення дитиною 3 (6) років, не може скористатися будь-якою іншою відпусткою. Але після виходу на роботу вона зможе реалізувати право, зокрема, на оплачувану відпустку, якщо у неї є на це право. Рекомендуємо при складанні графіка відпусток зв’язатися із такою працівницею і поцікавитися, чи не планує вона вийти на роботу у наступному році. Якщо так, то далі спитайте, чи планує вона реалізовувати право на відпустки. Відштовхуючись від відповіді, формуйте графік відпусток з урахуванням такої працівниці або без неї.

Правило 3. Період надання відпусток має бути узгоджений між працівником і роботодавцем.

При складанні графіків ураховуйте особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку, а також інтереси виробництва. На цьому наполягає ч. 10 ст. 10 Закону № 504. Тому працівник, зі свого боку, може попросити роботодавця про бажаний період виходу у відпустку, а роботодавець — погодиться з ним або запропонує працівнику свій строк виходу працівника у відпустку. Зверніть увагу: таке правило стосується лише щорічних відпусток. Водночас бажано дійти згоди щодо періоду інших видів відпусток, які включають до графіка.

Як це виконати на практиці? Керівники підрозділів установи (відділів, служб) можуть провести опитування серед своїх підлеглих з приводу того, коли вони бажають скористатися відпустками. Такі побажання працівників можуть бути оформлені, наприклад, у вигляді опитувальних листів. На підставі них керівник може скласти примірний графік відпусток відділу (служби) і згодом передати його кадровику.

Нюанс: деякі фахівці кадрових служб радять керівникам відділів (служб) при опитуванні (якщо воно проводиться у письмовій формі) або розробці графіка відпусток відділу (служби) отримати від працівника підпис на одному із таких документів. У цьому разі у роботодавця з’являються докази, що із працівником дійсно узгоджували період відпустки.

Правило 4. При складанні графіка відпусток спершу враховуйте працівників, які мають переважне право на щорічну відпустку.

У ч. 13, 15 і 16 ст. 10 Закону № 504 наведено перелік категорій працівників, яким щорічні відпустки надають у зручний для них час (див. перелік у спецвипуску «ОП», 2015, № 12/1, с. 31). Працівник повинен виказати бажання для того, щоб скористатися таким переважним правом. У вашій установі є такі працівники? Тоді розпочинайте планувати розклад щорічних відпусток саме з них. Для цього поцікавтеся, коли вони бажають скористатися щорічною відпусткою. Також пам’ятайте, що керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам та спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки надають виключно у період літніх канікул (ч. 14 ст. 10 Закону № 504).

Правило 5. Працівників, які відпрацювали в установі менше 6 місяців, також можна включати до графіка відпусток.

Одразу відзначимо: надання соцвідпустки на дітей (ст. 19 Закону № 504), додаткової відпустки бійцям (ст. 162 Закону № 504) і «чорнобильської» відпустки (Закон № 796не залежить від часу, який нещодавно прийнятий працівник відпрацював в установі. При цьому графік відпусток на наступний рік розробляють у поточному році. Тож при плануванні часу використання згаданих відпусток уже зараз включайте до графіка відпусток працівників, яких нещодавно прийняли до установи і вони мають відповідні статуси.

Тепер поговоримо про щорічні відпустки. За загальним правилом у перший рік роботи в установі право на таку відпустку повної тривалості виникає у працівника після того, як він безперервно відпрацює в цій установі 6 місяців. До цього строку він може реалізувати право на щорічну відпустку, але тривалістю, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону № 504). Тому за згодою між працівником і роботодавцем такому працівнику можна надати частину щорічної відпустки і, відповідно, включити його до графіка відпусток до настання 6 місяців безперервної роботи в установі.

Також не забувайте про категорію працівників, яким щорічну відпустку обов’язково надають до відпрацювання 6-місячного строку (ч. 7 ст. 10 Закону № 504). Ми наводили їх у спецвипуску «ОП», 2015, № 12/1, с. 30. Поцікавтеся, чи бажають вони скористатися щорічною відпусткою до згаданого періоду. Якщо так, то ви зобов’язані задовольнити прохання таких працівників. Тоді сміливо плануйте для них період щорічної відпустки у графіку відпусток до 6-місячного відпрацювання в установі.

Правило 6. Відпустку за другий і наступний роки роботи «закладайте» на будь-який час відповідного року.

Тут поговоримо про працівників, які працюють у вашій установі більше одного року. Соцвідпустка на дітей, додаткова відпустка бійцям і «чорнобильська» відпустка прив’язані до календарного року. Розпочинається новий рік — працівник з відповідним статусом автоматично отримує право на згадані відпустки. Тож узгоджуйте з ними дати цих відпусток і сміливо включайте до графіка відпусток.

При наданні щорічної відпустки відштовхуються від робочого року. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону № 504). Наприклад, другий робочий рік працівника припадає на 19.04.2016 р. — 18.04.2017 р. Він може піти у щорічну відпустку повної тривалості з 19.04.2016 р. Тож при формуванні графіка відпусток допустимо запланувати, що працівник скористається щорічною відпусткою у квітні 2016 року.

Правило 7. При складанні графіка відпусток враховуйте правила поділу відпусток.

Додаткова відпустка учасникам бойових дій / інвалідам війни та «чорнобильська» відпустка не належать до щорічних. А тому їх поділ на частини не допускається.

Соцвідпустка на дітей також не є щорічною відпусткою. Тому працівник може скористатися такою відпусткою тільки повної тривалості —без розбиття на частини. Щоправда, на думку Мінсоцполітики (лист від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13), вказана категоричність стосується лише соцвідпустки, яку надають за однією підставою (тривалість — 10 календарних днів). При цьому головне трудове відомство допускає поділяти зазначену відпустку, якщо вона надається за двома підставами (загальна тривалість — 17 календарних днів), на 10 і 7 календарних днів.

Тепер про щорічну відпустку. На прохання працівника її може бути поділено на частини, якщо основна безперервна її частина становитьне менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону № 504). Інакше кажучи, працівник може поділити щорічну відпустку таким чином, що її неподільна частина (14 календарних днів) буде другою або третьою використаною частиною відпустки. При цьому майте на увазі: такий поділ відпустки можливий тільки з дозволу роботодавця, оскільки поділ відпустки на частини визначено у ст. 12 Закону № 504 як можливість, а не обов’язок роботодавця.

Правило 8. Не усі відпустки, не використані у поточному році, автоматично переносять на наступний рік.

Ми вже говорили, що додаткова відпустка бійцям і «чорнобильська» відпустка не належать до щорічних. Це означає: якщо працівник не скористався такими відпустками у поточному календарному році, їх не переносять на наступний рік.

Наприклад, працівник не реалізував право на відпустку як учасник бойових дій у 2015 році. У 2016 році він не зможе скористатися днями відпустки за ст. 162 Закону № 504, не використаними у 2015 році. Тобто у 2016 році він матиме право на цю відпустку тривалістю 14 календарних днів. Отже, у графіку відпусток виключено задвоїння додаткової відпустки бійцям і «чорнобильської» відпустки.

Водночас законодавством не передбачено строку давності, після якого втрачається право на щорічну відпустку і соцвідпустку працівникам, які мають дітей. Не реалізував працівник право на ці відпустки у відповідному році? Він зможе скористатися ними у наступному.

Пам’ятайте! Використання щорічної відпустки супроводжується особливими умовами, які враховують при розробці графіка відпусток: невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону № 504).

Приклад 1. Працівник не скористався щорічною відпусткою за восьмий робочий рік, що тривав для нього з 14.09.2014 р. по 13.09.2015 р. Тому щорічну відпустку за вказаний робочий рік має бути надано не пізніше 13.09.2016 р. Якщо працівник не виявить бажання скористатися цими днями щорічної відпустки до кінця 2015 року*, її обов’язково треба запланувати у графіку відпусток на 2016 рік.

* У нагоді стане консультація фахівця «Працівник відмовляється від щорічної відпустки: як бути роботодавцю» // спецвипуск «ОП», 2015, № 16/1, с. 18.

Також перевірте по кожному працівнику: чи надавалась йому частина такої невикористаної відпустки у 2015 році в разі перенесеннящорічної відпустки / соцвідпустки на дітей (ст. 11 і 20 Закону № 504). Якщо ні — використання цієї частини бажано передбачити у графіку відпусток на 2016 рік.

СКЛАДАЄМО ГРАФІК ВІДПУСТОК: КРОК ЗА КРОКОМ

Запаслися правилами, потрібними для складання графіка відпусток, — тепер у нас усе на руках для його складання. Подекуди цей процес розпочинає керівник установи — він видає наказ, в якому доручає керівнику кадрової служби скласти графік відпусток на майбутній рік. Однак, на нашу думку, цього етапу може й не бути. Погодьтеся, до функціональних обов’язків кадрової служби і так входить розробка і складання графіка відпусток. Отже, нагадувати ще раз про такі повноваження — зайвий момент.

Пропонуємо вам пройти 6 кроків на шляху до появи графіка відпусток на 2016 рік.

Крок 1. Керівники підрозділів опитують підлеглих про бажані дати відпусток.

Керівник кадрової служби доручає керівникам структурних підрозділів провести опитування серед їх підлеглих стосовно періодів, коли вони бажають реалізувати своє право на щорічні відпустки. Оскільки керівники підрозділів можуть бути необізнаними у питанні надання відпусток, доцільно таке доручення оформити у формі повідомлення, в якому вказати:

— безпосередньо висунуте завдання — скласти проект графіка відпусток працівників відділу на 2016 рік, форма якого додається (див. рис. 3 нижче);

— інформацію, яка стосується правил надання відпусток (стисло описати правила, викладені у попередньому розділі);

— головні відомості про використання оплачуваних відпусток працівниками відділу.

Як вже акцентувалось, щоб дізнатися міркування працівників про бажаний період відпустки, можна запропонувати їм заповнити опитувальний лист. Наголосимо на одній із порад: для уникнення непорозумінь отримайте підпис від працівника на такому листі або вже у графіку відпусток відділу. Завдяки таким діям у вас на руках будуть докази, що дата відпустки узгоджувалась із працівником.

Крок 2. Керівники підрозділів складають проекти графіків відпусток ввірених їм відділів (служб).

Керівник підрозділу (відділу, служби) дізнався про побажання своїх підлеглих працівників стосовно періодів відпусток. Далі він виділяє тих, кому щорічну відпустку необхідно надати у зручний для них час. Потім керівник переходить до інших працівників. Тут він враховує інтереси робочого процесу — з урахуванням цього факту він може дати згоду або не погодитися на використання відпустки у період, запропонований працівником.

Далі керівник підрозділу заповнює проект графіка відпусток свого відділу/служби (див. рис. 3 нижче) і передає його кадровій службі установи.

Примірна форма проекту графіка відпусток відділу (служби) 
 

Рис. 3. Примірна форма проекту графіка відпусток відділу (служби) 


Крок 3. Складаємо зведений проект графіка відпусток установи.

На цьому кроці спеціаліст кадрової служби, відповідальний за складання графіка відпусток, отримує міні-версії таких графіків від керівників відділів. Він ще раз перевіряє отриману інформацію, зіставляє її із правилами (див. попередній розділ), звіряє з даними особових карток працівників. За необхідності — узгоджує новий період відпусток із працівником. На підставі зібраного матеріалу кадровик складаєпроект графіка відпусток установи на відповідний рік (див. рис. 1 на с. 3).

Крок 4. Погоджуємо графік відпусток установи із профспілкою.

Графік відпусток установи має бути погоджений виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Це вимога ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону № 504. Тож під графіком відпусток має з’явитися напис:

 

Крок 5. Керівник установи затверджує графік відпусток установи.

Керівник установи ознайомлюється із графіком відпусток установи і затверджує його (ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону № 504). Запис про затвердження виглядає так:

 

Крок 6. Доводимо графік відпусток установи до відома усіх працівників.

Погоджений і затверджений графік доводять до відома всіх працівників установи. Про це йдеться у ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону № 504. Нормативна база не розкриває, як виконати такий припис. Найбільш оптимальний спосіб — передбачити у графіку відпусток окрему графу «Підпис працівника про ознайомлення із графіком».

На цьому процес складання графіка відпусток закінчується. Може статися, що розплановані періоди відпусток зіб’ються — працівник змінить свої плани чи набуде нового статусу або ж роботодавець запропонує нові дати відпусток. Трапляється всяке. Як бути у такому разі? Про це ми розповідали у спецвипуску «ОП», 2015, № 2/1, с. 19. А от про обов’язок роботодавця повідомити працівників про початок їх відпусток читайте у спецвипуску «ОП», 2015, № 8/1, с. 12, приклад «відпускного» повідомлення також див. у спецвипуску «ОП», 2015, № 10/1, с. 30.

Махнути рукою на складання графіка відпусток не вдасться. На думку Мінсоцполітики (лист від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15), відсутність графіка відпусток в установі має розглядатися як «інші порушення вимог законодавства про працю».

За такий проступок передбачені фінансові санкції за ст. 265 КЗпП — штраф у розмірі мінімальної заробітної плати. Відповідно до ст. 41 КУпАП посадовим особам установи загрожує штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).Повторне протягом року вчинення посадовою особою установи порушень, передбачених ч. 1 ст. 41 КУпАП і за яке особу вже було піддано адмінстягненню, призведе до штрафу у розмірі від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 1700 до 5100 грн.).

Висновки:

— Графік відпусток визначає черговість відпочинку працівників.

— При складанні графіка враховуються як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників. При цьому пам’ятайте про правила надання відпусток.

— Форма графіка відпусток не регламентована на нормативному рівні, тому її самостійно розробляють в установі.

— Графік відпусток складає кадровик, його погоджують із профспілкою, а затверджує — керівник установи.

— Графік відпусток доводять до відома усіх працівників.

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон № 504 — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Закон № 796 — Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)