Статті, аналітика, консультації

Копирование данных — едва ли не самая востребованная операция при работе с MS Excel. Как, впрочем, и с любым другим приложением Windows. Но Excel в этом плане имеет одну особенность. Операция копирования в этой программе не просто дублирует данные, — она попутно изменяет ссылки в формулах, выстраивает правильную систему адресов. И это очень важный момент при разработке электронных таблиц. В подавляющем большинстве случаев проблем в данном вопросе не возникает. Тем не менее, недавно мне попался документ, когда стандартные инструменты копирования формул оказались малоэффективны. В результате, провозившись с отчетом около получаса, я пришел к выводу, что мне нужен другой, более быстрый способ решения проблемы. В чем он состоит и где может быть полезен практикующему бухгалтеру, я расскажу в этой статье.

Работа с большими таблицами для бухгалтера — штука привычная. Объемными отчетами здесь никого не удивишь. Читать документы, которые перекрывают площадь современного монитора, бухгалтеру приходится постоянно. И не просто читать, а сверять, анализировать, искать ошибки, выполнять сложную и ответственную работу. Что бы ни говорили, занятие это не из приятных. Просматривать большие документы на экране тяжело. Пробегая взглядом вдоль таблицы, легко «перепрыгнуть» на соседнюю строку и допустить ошибку. В этом смысле с бумажным документом все намного проще — можно положить линейку или же листок бумаги. И тогда работать с таблицей будет удобнее. Многих ошибок удастся избежать. В связи с этим возникает вопрос: как создать такую линейку в MS Excel, чтобы, перемещаясь по листу, подсвечивать строку и колонку для активной ячейки. К сожалению, среди стандартных инструментов такой возможности нет. О том, как исправить эту ситуацию (причем простыми и доступными средствами!), я расскажу в этой статье.

Уважаемые сотрудники «Б & К»! Мне часто приходится заполнять большие базы данных в программе Excel. Разумеется, я использую для этой работы буфер обмена. Но, честно говоря, хотелось бы найти более удобное решение. Посоветуйте, как ускорить заполнение баз данных в Excel 2010, какие для этого есть инструменты?

Уважаемые сотрудники «Б & K»! В программе Excel 2003 я часто пользовался встроенным буфером обмена MS Office. Раньше, чтобы отобразить такой буфер, нужно было дважды нажать комбинацию «Ctrl+C». После перехода на Excel 2010 у меня такая возможность не работает — нажатие «Ctrl+C» буфер не включает, никаких настроек в параметрах Excel 2010 мне найти не удалось. Подскажите, остался ли встроенный буфер обмена в программе новой версии Excel и как его активизировать?

Начну с цитаты из письма одного нашего читателя, которая звучит так: «Уважаемые сотрудники «Б & K»! Как и большинство моих коллег, я пользуюсь программой MS Excel. Недавно, создавая резервные копии документов, я заметил, что некоторые файлы стали занимать очень много места. То есть изначально их объем был невелик, а со временем почему-то вырос в несколько раз! Подскажите, что стало причиной такого увеличения и как вернуть размер таблицы MS Excel в нормальное состояние? Что можно сказать по этому поводу? Современный компьютер, конечно, не тот, что десять лет назад. Объем памяти, емкость жесткого диска, быстродействие — прогресс в этом плане не может не впечатлять. Но как бы там ни было, все эти ресурсы нужно использовать с умом. И в первую очередь — следить за тем, что представляют собой ваши данные, и нет ли в них ничего лишнего. Особенно это важно для бухгалтера, который хранит огромное количество документов в формате MS Excel. Как правильно работать с такими документами, как предупредить необоснованное увеличение их объема — мы рассмотрим в этой статье.

Уважаемые сотрудники «Б&K»! Мне часто приходится работать с таблицами, которые содержат много формул. При отладке этих формул хотелось бы сделать так, чтобы на одном экране видеть сразу и текст самой формулы, и результат ее работы. Подскажите, можно ли организовать такой режим просмотра в программе Excel? Я пользуюсь версией MS Excel 2010.

Вместо введения к этой статье я процитирую фрагмент письма нашего постоянного читателя, где он пишет: «Уважаемые сотрудники «Б & К»! У меня такая проблема. Есть две таблицы Excel, обе являются базами данных. В первой таблице хранятся сведения о заказах и контрагентах, сделавших эти заказы. Вторая таблица — это справочник, где находятся подробные данные о каждом контрагенте. Можно ли в Excel как-то связать эти таблицы по общему признаку в одно целое? Например, чтобы из таблицы заказов одним щелчком переходить в справочник контрагентов, причем сразу к тому предприятию, которое сделало конкретный заказ? Думаю, что способ решения такой задачи будет интересен многим моим коллегам. По крайней мере, в моей практике такая функция была бы очень полезна. Заранее благодарю. Вадим Донец, глав. бухгалтер, г. Харьков». Вопрос нам тоже показался интересным. Одному из способов решения данной задачи мы решили посвятить эту статью.

Уважаемые сотрудники «Б & K»! Помогите решить такую проблему. Есть база данных в формате MS Excel. Известно, что в определенной колонке этой базы должны находиться уникальные значения. Нужно сделать так, чтобы при ее заполнении Excel автоматически проверял эту колонку. И в случае, когда введенное значение уже есть в базе данных, — выдавал сообщение об ошибке. Работаю с программой Excel 2010.

Достоверная информация — важнейший элемент в работе любого бухгалтера. Никакой компьютер, никакой самый совершенный инструмент не помогут решить бухгалтерскую задачу, если она изначально опирается на неправильные данные. Поэтому практические приемы поиска и устранения ошибок в базах данных для бухгалтера чрезвычайно актуальны. И от того, насколько разнообразными и эффективными будут эти приемы, во многом зависит успешность всей его работы. Один из таких приемов, направленных на выявление возможных ошибок, я предлагаю рассмотреть этой статье. А точнее, речь в ней пойдет о поиске записей-дубликатов в базе данных. Тех самых записей, которые так часто становятся причиной досадных недоразумений и головной боли при обработке больших объемов информации.

В почту нашей редакции периодически поступают вопросы по работе с текстом в программе Excel. Чтобы не перефразировать проблему своими словами, просто приведу цитату из одного такого письма: «Уважаемые сотрудники «Б & K»! В большинстве офисных приложений есть удобная функция для проверки текста на соответствие шаблону. При работе с документом в программе Word такая функция позволяет найти слова, которые содержат определенную комбинацию символов. В программе Excel при обработке баз данных инструментом «Автофильтр» использование шаблонов позволяет отобрать записи по признаку «Содержит». Но все эти функции вызываются через меню. А хотелось бы иметь возможность анализировать текст по шаблону при помощи формул. К сожалению, среди встроенных функций работы с текстом в MS Excel я подходящего варианта не нашел. Подскажите, как можно решить эту проблему?». Что ж, как говорится, задача поставлена, остается самая малость — найти ее решение. Чем мы сейчас и займемся.