Статті, аналітика, консультації

Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: КЗоТ, Законом об отпусках, Инструкцией № 58 и др.

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, трудовые книжки, характеристики и т. п.

Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки.

Условия оплаты труда и трудовой дисциплины, права и обязанности руководителей, а также их подчиненных — вот основные вопросы, которыми интересуется каждый работник при приеме на работу. Ответ на них можно найти во внутреннем трудовом распорядке, разрабатываемом в каждой организации. Сразу отметим, что на законодательном уровне составление такого документа предусмотрено Кодексом законов о труде Украины.

При оформлении служебных документов в первую очередь акцентируют внимание на содержании, а правильности составления и стилю оформления внимания уделяют мало. И напрасно, ведь каждый документ является своего рода «лицом» предприятия. Поэтому грамотно составленные документы во многом являются залогом успешности предприятия, формируя положительный имидж в глазах их пользователей. В этом спецвыпуске рассмотрим основные правила оформления самых разных видов документов, как создаваемых на предприятии, так и поступающих извне.

Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.

Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.

Организационно-распорядительная документация — это подсистема управленческой документации, которая обеспечивает осуществление организационной и распорядительной функций управления (ДСТУ 2732).

Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.